DMS Softwarea: Dokumentazioa modu seguruan gordetzeko aukera ematen duten aplikazioak

La dokumentazio juridikoen kudeaketa Jada ez da ulertzen bat gabe DMS softwarea fitxategiak edozein gailutatik zentralizatzen, babesten eta eskuragarri jartzen dituztenak. Zuzenbide-bulego askok oraindik ere paperezko prozesuekin arazoak dituzten arren, errealitatea da gai juridikoak konplexuak direla eta software modernoa behar dutela lan-fluxuak arintzeko, arriskuak minimizatzeko eta bezeroekiko harremanak hobetzeko. Zein aplikaziok ahalbidetzen dute dokumentazio legala gordetzea? Artikulu honetan horri buruz hitz egin dugu.

Bertan, segurtasunez nola erabili azaltzen dugu, haien ezaugarri aipagarrienak eta erabil ditzakegun irtenbide onenak.

Zer da dokumentazio juridikoa kudeatzeko eta gordetzeko softwarea?

Dokumentu juridikoen kudeaketa softwarea (DMS) da Enpresetan, aholkularitza-etxeetan eta lege-sailetan fitxategi digitalak gordetzeko, antolatzeko, bertsioztatzeko eta jarraitzeko tresna espezializatua.Bere helburua da dokumentu kritikoak seguruak baina erraz aurkitzen dira, bilaketa aurreratuekin, roletan oinarritutako baimenekin eta trazabilitatearekin.

Plataforma hauek normalean bilaketa indartsua, denbora errealeko lankidetza, bertsioen kontrola eta betetze-ezaugarriak dituzte. sektore juridikoaHorrez gain, funtsezkoa da sistemak lan-fluxuen automatizazioa, bezeroekin truke segurua, sinadura elektronikoak eta ekintzen auditoria onartzea.

Lege-esparrutik harago, DMSak enpresako edukien kudeaketa (ECM) ekosistemaren parte dira., digitalizazioa (eskaneoak eta OCR), artxibatze elektronikoa, babeskopiak eta enpresa-mailako segurtasun-geruzak barneratuz, GDPR eta ISO estandarrak betetzeko.

DMS legal bati eskatu behar dizkiozun ezaugarri nagusiak

• Kudeaketa eta biltegiratzea hodeian eta/edo zerbitzari propioetan24/7 sarbidea webetik eta mugikorretik, sinkronizazio seguruarekin eta datu-bolumenaren araberako plan eskalagarriekin, eta zure IT politikak hala eskatzen badu, hodei hibrido lokalaren aukerarekin.
• Erabilera eta inplementazio errazaInterfaze intuitibo batek adopzioa bizkortzen du eta ikaskuntza-kurba murrizten du; zenbat eta lehenago eman balioa, orduan eta etekin hobea lortuko duzu, eta orduan eta barne-erresistentzia gutxiago egongo da.
• Txantiloi, aginte-panel eta metadatu pertsonalizagarriakEstandarizatu kontratuak, erreklamazioak edo dokumentuak berrerabilgarriak diren txantiloi eta aginte-panelekin, aurrerapena, mugarriak eta mendekotasunak ikusteko; metadatuak eta etiketak funtsezkoak dira sailkatzeko.
• Fluxuen automatizazioaOrdeztu eskuzko urratsak arau eta abiarazleekin (baimenekin, alertak, esleipenak), bertsioen eta jardueren erregistroekin auditoria egiteko.

DMS motak eta funtzio ohikoenak

• Hedapenaren araberaHodeian (nonahikoa den sarbidea, marruskadura eta hirugarrenen menpekotasuna murriztua) edo lokalean (kontrol osoa, barne inbertsioa eta mantentze-lanak). Hibridoak ere badaude abantailak konbinatzeko.
• Lizentziaren bidezJabeduna (laguntza ofiziala, prestakuntza, SLA, kostu handiagoa) vs. kode irekikoa (malgutasuna eta komunitatea, saltzaile esperientziaduna edo barne taldea behar du mantentze-lanetarako).
• Funtsezko gaitasunakEskaneatzea eta OCR, metadatuen indexazioa, edukiaren edo gako-hitzaren bilaketa, bertsioen kontrola, baimenak eta auditoria, integrazioak (ERP, CRM, posta elektronikoa) eta lan-fluxuak (baimenak).

DMS (Lege Dokumentuen Kudeaketa) Software Onena

Kasuen kudeaketarako, dokumentaziorako, lan-kargarako eta bezeroekiko harremanetarako lege-taldeek erabiltzen dituzten irtenbideak bildu ditugu. Alderaketa zehatza egiteko, indarguneak, mugak, prezioak eta balorazioak sartu ditugu.

Egin klik gora

Egin klik Docs Proiektu-ingurune berean dokumentu legalak sortzeko, bilatzeko eta haietan lankidetzan aritzeko modu arin bat eskaintzen du. Bere bilaketa-motor indartsuak fitxategien kokapena bizkortzen du eta Segurtasuna eta irisgarritasuna bikainak dira. Bota legezko txantiloiak (bezeroen kudeaketa, kasuen jarraipena eta fakturazioa) eta ClickUp AI laburpenak eta eguneraketak idazteko.

PrezioakDoan betirako; Mugarik gabe 7 $/erabiltzaile/hilean; Enpresak 12 $/erabiltzaile/hilean; Enpresa (kontaktua). ClickUp AI +5 $/hileko kide bakoitzeko ordainpeko planetan.

ProProfs proiektua

Zeregin, egutegi eta baliabideetarako suite sinplea, ez da legezkoa, baina baliagarria bilatzen ari bazara sinpletasuna eta prezio ona. ProProfs proiektua Fakturak eta txostenak sortzen ditu, denbora kontrolatzen du eta Gantt eta Kanban taulak eskaintzen ditu. CRM aurreratu eta talde-txat falta zaio.

prezioa39,97 $/hilean erabiltzaile mugagabeentzat (urtekoa).

Asana

Asana bat da Automatizazioarekin, mendekotasunekin eta txostenekin osatutako lan-fluxu plataforma integrala.Arazoak denbora-lerro, zerrenda edo arbel batean ikusteko, helburu adimendunak ezartzeko eta koderik gabeko arauak sortzeko aukera ematen du. Hasierako ikaskuntza-kurba eta hierarkia konplexuak oztopo izan daitezke erabiltzaile batzuentzat.

PrezioakOinarrizkoa (doan), Premium 10,99 $/erabiltzaile/hilean (urteko), Business 24,99 $/erabiltzaile/hilean (urteko).

Redbooth

Konbinatzen diren taldeetan zentratuta Zereginak, HD bideo-deiak eta fluxu pertsonalizatuak plataforma bakarrean. Redbooth Txantiloiak, Gantt eta larrialdi-bandera ditu zeregin kritikoetarako.

PrezioakPro 9 $; Business 15 $/erabiltzaile/hileko (urteko); Enterprise (kontaktua).

Trello

Trello bere Kanban sinpleagatik da ezaguna, orain honekin Butlerren automatizazioak eta ikuspegi anitz (Kronologia, Egutegia, Taula, Mapa)DMS software bat potentziazio eta integrazio ekosistema bikainarekin.

PrezioakDoan; Estandarra 5 $; Premium 10 $/erabiltzaile/hileko (urtekoa); Enpresa (kontaktua).

Evernote

Jatorriz oharretarako sortu bazen ere, abokatu-bulego askok erabiltzen dute Evernote bezala biltegi arin eta kolaboratiboaEskaneatu, gorde eta bilatu bilaketa aurreratuarekin. Integratu egutegiak eta zereginak.

PrezioakDoan; Pertsonala 10,83 $; Profesionala 14,17 $/erabiltzaile/hileko (urtean).

DMS, ECM eta CMS: argi izan behar diren desberdintasunak

DMS software bat aukeratzerakoan, askotan nahasten diren kontzeptu batzuk argitzea komeni da:

• DMSak dokumentuen bizi-zikloan jartzen du arreta. (eskaneatzea, ordenatzea, biltegiratzea, bertsioatzea, argitaratzea eta partekatzea).
• ECM-k enpresaren eduki guztia hartzen du barne. (dokumentuak, mezu elektronikoak, multimedia, datuak), informazio-fluxuekin eta gobernantzarekin.
• CMS normalean bideratuta dago web edukien kudeaketa (webguneak, blogak, intranetak).

ECM merkatuak 67.590 milioi dolar inguru izatea espero da 2023an, eta 131.200 milioi dolar baino gehiago izan ditzake bost urtean., % 14ko urteko hazkundearekin. ETE askok kapitala xahutzen dute eraginkortasun ezagatik: urtean 20.000 dolar arte dokumentu arazoengatik eta batez beste 18 minutu fitxategi bat aurkitzeko.

Kode irekikoa eta auto-ostatatua: aldea eragiten duten irtenbideak

Behar baduzu Datuen kontrol eta pertsonalizazio osoa, kode irekiko ekosistemak alternatiba indartsuak eskaintzen dituHona hemen 10 aukera aipagarri eta haien puntu nagusiak.

• Paper markaKode irekikoa, auto-ostatatutakoa, dokumentu eta karpeta mugagabeak, etiketa zuria, domeinu pertsonalizatuak eta ur-markak. Prezioak: Doako plana; 29 $ (3 eserleku) dokumentuak partekatzeko; 59 $ datu-gela segurua; 149 $ gela mugagabeak; auto-ostatatutako bertsio osoa.
• NextcloudFiles, Talk, Groupware eta Office (lineako edizioa, egutegia, kontaktuak eta posta elektronikoa) dituen lankidetza-suitea. Enpresa-mailako segurtasuna eta sarbide-kontrola, eta dauden azpiegiturekin integrazioa. Prezioa: 37,49 €–195 €/erabiltzaile/urte, planaren arabera.
• Dokumentala: Kode irekiko dokumentuak sinatzeko plataforma, Txantiloi eta arau adimendunekin auto-ostatatutakoa; Zapier-ekin integratzen da. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PrezioakEnterprise 1188 $ eserleku/urteko; Jokalari bakarrekoa (prezio publikorik gabe).
• OpenDocMan: PHP arautzen duen web DMS softwarea ISO 17025 eta OIE, sarbide-kontrolarekin, berrikuspen automatizatua, metadatuak, egilearen/sailaren/kategoriaren araberako bilaketak eta URL seguruak. mugak: UI honekin pertsonalizazio mugatua eta kurba ZURETZAT. 
• PapermergeOCR eta testu osoko bilaketa duten eskaneatutako dokumentuetarako diseinatua; erabiltzaile anitzekoa, bertsioen kontrola, REST APIa eta baimen zehatzak. Mugak: Eskaneatzeetan zentratzen da eta funtzio aurreratuak falta izan ditzake.

Nola aukeratu zure DMS softwarea

Hauek dira DMS software bat edo beste aukeratu aurretik kontuan hartu beharreko alderdiak:

• Hornitzaileen esperientziaBilatu prozesu legalak ulertzen dituzten eta inplementazioan, prestakuntzan eta negozioaren jarraitutasunean lagun zaitzaketen bazkideak.
• Erabilera erraztasunaTresna erabilgarri batek barne erresistentzia murrizten du; prestakuntza labur batekin, edonork oinarrizko gauzak erabiltzeko gai izan beharko luke (kontabilitatetik hasi eta salmentaraino).
• Datuen babesaLehentasuna eman enkriptazioari, babeskopiei, sarbide-kontrolari, jarduera-erregistroei eta GDPR/ISO betetzeari; segurtasuna ez da negoziagarria.
• Mugikorreko eta urruneko sarbideaBeraz, fluxuak abiarazi eta erabakiak hartu ahal izango dituzu zure telefono mugikorretik bulegotik kanpo, arazorik gabe.
• EskalagarritasunaEbaluatu zurekin batera hazteko duen gaitasuna (erabiltzaileak, GB/TB, sail berriak) eta ERP/CRM/posta elektronikoarekin integratzeko duen malgutasuna.

DMS software on batek zentralizatu, sailkatu eta automatizatzen ditu, segurtasuna, betetzea eta dokumentua segundo gutxitan aurkitzen duen bilaketa aurreratua bermatuz.Hemen azaldutako guztiarekin, tresna sorta frogatua duzu oinarri digital sendo eta emankor bat ezartzeko, bulego bakarretik hasi eta korporazio zorrotzenetaraino dena onartzen duena.