اتوماسیون‌ها و میانبرهای ضروری Outlook برای افزایش بهره‌وری

نرم افزار Microsoft Outlook این یکی از پرکاربردترین ابزارها در محیط‌های حرفه‌ای و شخصی برای مدیریت ایمیل، تقویم و سایر جنبه‌های بهره‌وری روزانه است. چیزی که بسیاری از مردم نمی‌دانند این است که، با تسلط بر اتوماسیون‌ها و میانبرهای Outlook، امکانات عملکردی این ابزار چند برابر می‌شود.

به طور خلاصه، یک ناوبری چابک‌تر برای کسانی که روزانه با ایمیل‌ها، قرار ملاقات‌ها یا وظایف زیادی سر و کار دارند، در این مقاله، مهم‌ترین میانبرهایی را که می‌توانید برای مدیریت ایمیل و تقویم، سازماندهی مخاطبین و وظایف و سایر ویژگی‌های کلیدی استفاده کنید، به شما نشان خواهیم داد.

کلیدهای میانبر ضروری برای نوشتن و مدیریت ایمیل در Outlook

برای کسانی که از Outlook عمدتاً به عنوان یک سرویس گیرنده ایمیل استفاده می‌کنند، تعدادی کلید میانبر وجود دارد که بهتر است از همان ابتدا آنها را به خاطر بسپارند.

• Ctrl + N: ایجاد پیام جدید
• Ctrl+Shift+M: همچنین برای نوشتن ایمیل جدید از هر کجای برنامه استفاده می‌شود
• Ctrl + R: پاسخ به فرستنده
• Ctrl+Shift+R: پاسخ به همه گیرندگان
• کلیدهای Ctrl + F: ارسال ایمیل
• Ctrl + D: حذف پیام انتخاب شده
• Alt + S o Ctrl+Enter: ارسال پیام فعلی
• Alt+I: پیوست کردن فایل‌ها
• F7: بررسی املا

این میانبرها به شما امکان می‌دهند بدون برداشتن دست از روی صفحه کلید، اقدامات کلیدی را انجام دهید.که اگر به ایمیل‌های زیادی پشت سر هم پاسخ می‌دهید یا پیام‌های طولانی می‌نویسید، بسیار مهم است.

میانبرهای اوت‌لوک برای پیمایش سریع 

نه تنها می‌توانید به سرعت ایمیل ایجاد و مدیریت کنید، بلکه می‌توانید با استفاده از این میانبرهای Outlook، با سرعت بسیار بالایی بین بخش‌های مختلف برنامه حرکت کنید:

• Ctrl + 1: رفتن به ایمیل
• Ctrl + 2: باز کردن تقویم
• Ctrl + 3: به بخش مخاطبین مراجعه کنید
• Ctrl + 4دسترسی به وظایف
• Ctrl + Y: انتخاب پوشه برای باز کردن

با استفاده از این کلیدها، می‌توانید بدون نیاز به کلیک کردن روی تب‌ها یا منوهای مختلف، کل سازمان خود را پیگیری کنید.

تقویم Outlook میانبرهای زیادی برای به حداکثر رساندن استفاده از آن دارد

تقویم در Outlook یکی از ارکان آن است و همچنین میانبرهای زیادی برای استفاده هرچه بیشتر از آن دارد:

• Ctrl + Shift + A: ایجاد یک قرار ملاقات جدید
• Ctrl + Shift + Q: ایجاد درخواست جلسه
• Alt+H، M، R: راه دیگری برای ایجاد جلسه
• Ctrl + G: رفتن به یک تاریخ خاص
• Alt + صفحه پایین: برو به ماه بعد
• Alt + صفحه به بالارفتن به ماه قبل
• Ctrl + پیکان راست: روز بعد
• Ctrl + پیکان چپ: روز قبل

شما همچنین می توانید نمایش دوره‌های زمانی مختلف با تغییر عدد استفاده شده با Alt:

• Alt+1: یک روز
• Alt+7: یک هفته کامل
• Alt+0: ده روز

با استفاده از این منابع، می‌توانید جلسات خود را با یک نگاه و بدون حواس‌پرتی بصری برنامه‌ریزی و مشاهده کنید.

اقدامات سریع برای قرار ملاقات‌ها و یادآوری‌ها

میانبرهای بیشتر برای Outlook: هنگام مدیریت چندین جلسه یا قرار ملاقات، این میانبرها مفید خواهند بود:

• Alt+O: وقتی اعلانی ظاهر می‌شود، قرار ملاقات را باز کنید
• Alt + S: یادآوری تعویق
• Alt + D: رد کردن یادآوری
• Alt+V، M: باز کردن پنجره اعلان

مدیریت سریع مخاطبین، یادداشت‌ها و وظایف

Outlook همچنین به شما امکان می‌دهد اقدامات سریعی روی مخاطبین، یادداشت‌ها و وظایف انجام دهید:

• Ctrl + Shift + T: ایجاد وظیفه جدید
• Ctrl + Shift + V: انتقال یک مورد (ایمیل، وظیفه یا قرار ملاقات) به پوشه دیگر
• Alt+H، A، B: باز کردن دفترچه آدرس
• Alt+H، C، G: ایجاد گروه تقویم

این ابزارها برای کسانی که با گروه‌های پیچیده یا فهرست‌های توزیع کار می‌کنند، ایده‌آل هستند.

توابع داخلی و سفارشی‌سازی در Outlook

میانبرهای خاصی در Outlook وجود دارد که به ما کمک می‌کند تا در عملکردهای داخلی آن حرکت کنیم:

• Ctrl + E o F3: پرش به فیلد جستجو
• Ctrl + M o F9: همگام‌سازی دستی ایمیل
• Ctrl + Shift + G: علامت‌گذاری یا حذف علامت مکالمه
• برگرداندنبایگانی مکالمه انتخاب شده
• Ctrl + Q: علامت گذاری به عنوان خوانده شده
• CTRL + S: علامت‌گذاری به عنوان خوانده نشده

این ویژگی‌ها مانع از گم شدن شما در پیام‌ها یا پوشه‌ها می‌شوند و به شما امکان می‌دهند همیشه از آنچه در صندوق ورودی‌تان می‌گذرد، مطلع باشید.

گزینه‌های دسترسی و سفارشی‌سازی بصری

اوت‌لوک برای کاربرانی که با ویژگی‌های دسترسی کار می‌کنند، میانبرهایی اضافه می‌کند:

• Alt+Ctrl+Shift+Mفعال کردن اطلاعات MSAA برای خوانندگانی مانند JAWS
• Alt+F، T، A → Alt+P: اختصاص صدا به یک اعلان

همچنین می‌توانید ایمیل‌ها را بزرگنمایی کنید:

• Ctrl + +: بزرگنمایی
• Ctrl + -: کوچک نمایی

این میانبرهای مفید Outlook برای کسانی که نیاز به سفارشی‌سازی بصری یا صوتی محیط خود دارند، ایده‌آل هستند.

با درونی‌سازی خوب همه این میانبرها، این امکان وجود دارد در Microsoft Outlook بسیار چابک‌تر کار کنیداز ایجاد ایمیل گرفته تا برنامه‌ریزی رویدادها یا مدیریت وظایف، این کلیدهای ترکیبی می‌توانند کلیک‌ها و پیمایش روی صفحه را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.اگرچه در ابتدا ممکن است به خاطر سپردن آنها دشوار به نظر برسد، اما به زودی متوجه خواهید شد که به طور خودکار از آنها استفاده خواهید کرد و متوجه بهبود بهره‌وری روزانه خود خواهید شد.