نحوه تولید اسناد ورد و ارائه‌های پاورپوینت با پایتون و Copilot در مایکروسافت ۳۶۵

¿چگونه با پایتون در Copilot اسناد Word یا PowerPoint ایجاد کنیم؟ با گسترش گسترده هوش مصنوعی در محیط‌های تولیدی، کاربران بیشتری به دنبال راه‌هایی برای خودکارسازی ایجاد اسناد ورد یا ارائه‌های پاورپوینت با استفاده از پایتون و قدرت Copilot در مایکروسافت ۳۶۵ هستند. به نظر می‌رسد امکانات بی‌پایان هستند، از تولید پیش‌نویس‌های سریع گرفته تا ایجاد ارائه‌های بصری جذاب بر اساس داده‌ها یا دستورالعمل‌های ارائه شده به زبان طبیعی.

با این حال، ادغام بین پایتون و Copilot در مایکروسافت ۳۶۵ نه تنها درهای اتوماسیون را باز می‌کند، بلکه باعث بهبود قابل توجهی در کارایی روزانه مشاغل و متخصصان نیز می‌شود. بنابراین، در این مقاله، گام به گام، نحوه‌ی بهره‌برداری از تمام ویژگی‌های ارائه شده توسط این فناوری‌ها را بر اساس توصیه‌های خود مایکروسافت و با در نظر گرفتن تجربیات و نکات برای به حداکثر رساندن بهره‌وری از گردش کار شما، بررسی خواهیم کرد.

مایکروسافت ۳۶۵ کوپایلوت چیست و چه کاربردی دارد؟

مایکروسافت ۳۶۵ کوپایلوت به دستیار هوشمند پرکاربرد در محیط بهره‌وری مایکروسافت تبدیل شده است و به عنوان یک متحد مولد مبتنی بر هوش مصنوعی عمل می‌کند که قادر به درک زمینه، تفسیر دستورالعمل‌ها و تولید محتوای مرتبط با حداقل تلاش است. Copilot با برنامه‌های محبوبی مانند Word، Excel، PowerPoint، Outlook و Teams ادغام می‌شود و ایجاد، ویرایش، تجزیه و تحلیل و طراحی اسناد را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند.

• کلمه: این به شما امکان می‌دهد متن‌ها را به صورت خودکار بنویسید، بازنویسی کنید، بهبود بخشید و ساختار دهید.
• پاورپوینت: ارائه‌های کاملی از نمودارها، اسناد یا دستورالعمل‌های ساده ایجاد کنید، و روایت‌ها و بهبودهای بصری را پیشنهاد دهید.
• اکسل: داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید، مثال‌ها یا الگوها را ایجاد کنید و فرمول‌ها را خودکار کنید.
• چشم انداز: ایمیل‌ها را مدیریت کنید، پاسخ پیشنهاد دهید و وظایف را اولویت‌بندی کنید.

وقتی قدرت پردازش پایتون را به Copilot اضافه می‌کنید، طیف امکانات برای ایجاد اطلاعات، تجزیه و تحلیل داده‌ها یا طراحی ارائه‌ها به صورت تصاعدی گسترش می‌یابد. خود مایکروسافت در حال سرمایه‌گذاری برای اتصال هر دو جهان است تا زندگی را برای همه کاربران، از مبتدی‌ترین تا باتجربه‌ترین، آسان‌تر کند.

اتوماسیون و ایجاد اسناد با Copilot و پایتون

اضافه شدن پایتون به مایکروسافت ۳۶۵ از طریق Copilot نشان‌دهنده جهشی کوانتومی در ایجاد اسناد و ارائه‌ها تنها با چند کلیک است. این امر به ویژه برای شرکت‌هایی که نیاز به تهیه قالب‌ها، گزارش‌ها، اسناد داخلی یا ارائه‌ها به صورت مکرر دارند، مفید است، زیرا به لطف اتوماسیون و تولید محتوای با کیفیت، زمان صرف شده به شدت کاهش می‌یابد.

نمونه‌هایی از استفاده مشترک

• تولید اسناد Word: می‌توانید از Copilot بخواهید که مقالات، گزارش‌ها، طرح‌های کلی یا نامه‌هایی را تنها با چند سوال و متن تهیه کند.
• ساخت ارائه‌های پاورپوینت: کوپایلوت می‌تواند یک سند ورد، یک طرح کلی یا دستورالعمل‌های زبان طبیعی را برای ساخت یک ارائه منسجم و از نظر بصری جذاب دریافت کند.
• نمونه داده‌ها در اکسل: با بهره‌گیری از مفسر پایتون، Copilot می‌تواند به‌طور خودکار داده‌های شبیه‌سازی‌شده را برای آزمایش، مدل‌سازی جداول یا حتی تحلیل روندها ایجاد کند.
• تبدیل نمودارها به ارائه‌ها: از OneNote یا Word به عنوان نقطه شروع استفاده کنید و اجازه دهید Copilot آن را به اسلایدهای سازمان‌یافته متناسب با مخاطبان شما تبدیل کند.

ایجاد یک سند Word با Copilot و پایتون

Copilot به شما امکان می‌دهد بر اساس دستورالعمل‌های ساده، به‌طور خودکار پیش‌نویس‌هایی را در Word ایجاد کنید و در صورت نیاز، داده‌های تولید شده با پایتون را ادغام کنید. در اینجا نحوه ساختاردهی فرآیند با استفاده از هوش مصنوعی آورده شده است:

1. مایکروسافت ۳۶۵ را باز کنید و به ورد بروید. مطمئن شوید که Copilot در نوار ابزار فعال است.
2. یک دستورالعمل دقیق برای کمک خلبان بنویسید. برای مثال: «به عنوان یک متخصص تحلیل داده عمل کنید. با استفاده از داده‌های ارائه شده، گزارشی از روند فروش سه‌ماهه گذشته تهیه کنید.»
3. اگر می‌خواهید نتایج پایتون را ادغام کنید، داده‌ها (مثلاً جداول خلاصه) را تولید کرده و آن را جای‌گذاری کنید یا به Copilot بگویید که آن را به بخشی از سند تبدیل کند.
4. پیش‌نویس خود را بررسی، ویرایش و سفارشی‌سازی کنید. کوپایلوت به شما گزینه‌هایی برای بازنویسی، تطبیق لحن، بهبود ساختار و بهینه‌سازی طراحی بصری بدون دردسر می‌دهد.
5. از کمک خلبان بخواهید تصاویر یا گرافیک‌ها را وارد کند. به سادگی می‌توان گفت: «برای توضیح این بخش، یک تصویر معرف اضافه کنید.»
6. ذخیره سند در OneDrive برای اطمینان از حفظ کار در فضای ابری و امکان همکاری همزمان.

مزایای این سیستم:

• با پیش‌نویس‌های فوری، مانع نویسندگی را از بین ببرید.
• این به شما امکان می‌دهد از قالب‌ها یا طرح‌های قبلی ایجاد شده با پایتون یا Copilot شروع کنید.
• به تطبیق لحن و سبک با مخاطب هدف کمک می‌کند.
• شامل تصاویر و گرافیک‌های پیشنهادی هوش مصنوعی است.

از طرح کلی تا ارائه: از OneNote و Word تا PowerPoint با Copilot

یکی از ویژگی‌های مورد توجه کاربران، امکان تبدیل طرح کلی توسعه‌یافته در OneNote یا یک سند Word به یک ارائه حرفه‌ای پاورپوینت است که همه این‌ها به لطف Copilot امکان‌پذیر است. این روند توصیه شده در اسناد رسمی است که خطاها و زمان کار مقدماتی را کاهش می‌دهد:

1. طرح کلی خود را در OneNote تعریف کنید. از کمک خلبان (Copilot) استفاده کنید تا از آنها بخواهید به عنوان یک متخصص در این زمینه عمل کنند و نکات کلیدی ارائه را شرح دهند.
2. طرح را سفارشی کنید. بخش‌های غیرضروری را مرور، بسط یا حذف کنید و محتوا را با مخاطب تطبیق دهید.
3. طرح کلی را در یک سند Word قرار دهید. به این ترتیب، Word و Copilot می‌توانند یک مقاله یا بروشور با جزئیات بیشتر تولید کنند.
4. از Copilot در Word بخواهید متن شما را ساختاردهی و بهبود بخشد. لحن، سطح جزئیات را مشخص کنید و درخواست کنید که تصاویر با کیفیتی برای غنی‌سازی آن درج کنید.
5. سند را در OneDrive ذخیره کنید. ادغام ابر برای استفاده مجدد از مطالب پاورپوینت ضروری است.
6. پاورپوینت را باز کنید و Copilot را انتخاب کنید. درخواست: «ایجاد یک ارائه از فایل» و سند Word که قبلاً ایجاد شده است را انتخاب کنید.
7. پیش‌نویس تهیه‌شده توسط Copilot را در پاورپوینت مرور کنید. به صلاحدید خود، اسلایدها را اضافه، حذف، مرتب‌سازی مجدد و درخواست بهبودهای بصری یا روایی کنید.
8. در صورت نیاز، تصاویر پیشنهادی را تغییر دهید. از منوی زمینه خود پاورپوینت.

این گردش کار به شما امکان می‌دهد تا تنها در چند مرحله از ایده به ارائه برسید، همیشه هر مرحله از فرآیند را کنترل کنید و به شما امکان می‌دهد هم محتوا و هم طرح نهایی را سفارشی کنید.

اتوماسیون پیشرفته با پایتون در اکسل و کاربرد آن در ورد یا پاورپوینت

ادغام پایتون در اکسل یک انقلاب واقعی بوده است. اکنون می‌توان با درخواست از Copilot که می‌تواند کد پایتون را به زبان طبیعی اجرا و توضیح دهد، شبیه‌سازی‌های داده ایجاد کرد، حجم زیادی از اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرد و نمودارها یا گراف‌های خودکار را توسعه داد.

این چطور به ورد و پاورپوینت وصل میشه؟

• تولید داده‌های فروش، آمار یا جداول با پایتون در اکسل
• از کمک خلبان بخواهید که آن داده‌ها را به گزارش یا ارائه تبدیل کند. برای مثال، بپرسید: «این داده‌ها را در یک گزارش Word خلاصه کنید» یا «از این جدول یک ارائه پاورپوینت ایجاد کنید».
• نتیجه را در هر برنامه سفارشی کنید. کمک‌خلبان قالب را تطبیق می‌دهد و توضیحات، گرافیک یا تجسم‌های مرتبط را اضافه می‌کند.

علاوه بر این، این راهنما را از یکی از متخصصان کوپایلوت خود برای شما می‌گذاریم: من با Copilot ارائه‌هایی ایجاد کرده‌ام و اینها ترفندهایی هستند که واقعاً تفاوت ایجاد می‌کنند.

نکات کاربردی برای بهره‌گیری هرچه بیشتر از Copilot با پایتون

اگر می‌خواهید Copilot و Python واقعاً برای شما کار کنند، یادگیری نحوه ارائه دستورالعمل‌های دقیق و خاص ضروری است. هرچه زمینه و جزئیات بیشتری ارائه دهید، نتیجه دقیق‌تر خواهد بود:

• نقش و مخاطب را مشخص کنید. مثال: «او به عنوان یک تحلیلگر مالی برای مدیران می‌نویسد.»
• نوع سند یا ارائه را مشخص می‌کند. به این ترتیب ساختار بهتر تطبیق داده خواهد شد.
• درخواست جزئیات بصری: از تصاویر خاص گرفته تا طرح‌های رنگی یا سبک‌های قالب.
• از ادغام با OneDrive و Teams بهره‌مند شوید برای همکاری در زمان واقعی.
• همیشه درخواست بررسی نهایی را داشته باشید. می‌توانید از کوپایلوت بخواهید قبل از به اشتراک گذاشتن سند، لحن، انسجام یا خلاصه نکات کلیدی را بررسی کند.

مقاله مرتبط:

نحوه استفاده از Notion AI برای ایجاد سریعتر اسناد: یک راهنمای کامل

اتوماسیون و صرفه‌جویی در زمان: مثال‌ها و مزایای واقعی

مزایای اصلی استفاده از Copilot و Python برای ایجاد اسناد و ارائه‌ها، خودکارسازی، کاهش خطا و امکان تبدیل فوری داده‌ها به محتوای مفید است. برخی از موقعیت‌های رایج عبارتند از:

• گزارش نویسی خودکار: شما فقط باید مشکل را شرح دهید و Copilot در عرض چند ثانیه یک سند کامل به شما تحویل می‌دهد.
• تهیه خلاصه‌های اجرایی: به سادگی گزیده‌ای از نکات کلیدی را، چه در قالب ورد و چه به صورت اسلایدهای پاورپوینت، درخواست کنید.
• تبدیل داده‌ها به نمودار و جدول: نتایج عددی پایتون در اکسل را می‌توان به تجسم‌های قابل توجهی برای ارائه‌ها تبدیل کرد.
• بهبودهای بصری خودکار: کوپایلوت طرح‌بندی‌ها، طرح‌های رنگی و انتقال‌های پاورپوینت را فقط با ذکر آنها پیشنهاد می‌دهد.
• قالب های سفارشی: ایده‌آل برای شرکت‌هایی که از گزارش‌ها یا ارائه‌ها با داده‌های مرتباً به‌روز شده، دوباره استفاده می‌کنند.

تنظیمات و الزامات برای شروع

قبل از اینکه شروع کنید و از Copilot و Python نهایت استفاده را ببرید، باید مطمئن شوید که چند الزام فنی و پیکربندی را برآورده می‌کنید:

• اشتراک فعال مایکروسافت ۳۶۵ با دسترسی به Copilot.
• مجوزهای مدیر در صورت نیاز به فعال کردن ابزار در سازمان شما.
• اتصال اینترنتی پایدار برای دسترسی به تمام ویژگی‌های ابری.
• برنامه‌های مایکروسافت ۳۶۵ را در دستگاه خود به‌روزرسانی کنید.
• داده‌ها و فایل‌های ساختاریافته در OneDrive برای اینکه کمک خلبان از آن به عنوان پایگاه استفاده کند.

محدودیت‌ها و ملاحظات ایمنی

علیرغم مزایای قابل توجه، مهم است که برخی از محدودیت‌های Copilot و استفاده از هوش مصنوعی در محیط‌های تجاری را در نظر داشته باشید:

• حریم خصوصی: کوپایلت می‌تواند برای تولید محتوا به اسناد و ایمیل‌ها دسترسی پیدا کند، که این امر مستلزم اجرای سیاست‌های امنیتی و کنترل مجوزهای دسترسی است، به خصوص اگر اطلاعات محرمانه باشند.
• کیفیت داده: نتایج به کیفیت و سازماندهی مستندات موجود بستگی دارد. پایگاه‌های داده قدیمی یا با ساختار ضعیف می‌توانند منجر به خطا شوند.
• تطبیق کاربر: برخی از کارمندان برای کسب اعتماد به نفس در واگذاری وظایف به هوش مصنوعی، نیاز به آموزش دارند.
• بررسی دستی: کوپایلوت خودکار عمل می‌کند، اما همیشه ایده خوبی است که قبل از ارسال نتایج به مشتریان یا ارائه عمومی آنها، آنها را به طور کامل بررسی کنید.

ادغام و همکاری تیمی

پتانسیل بالای Copilot و پایتون زمانی آشکار می‌شود که با همکاری بلادرنگ در Teams، OneDrive و بقیه مجموعه Microsoft 365 ترکیب شوند. تیم‌ها می‌توانند:

• ویرایش همزمان اسناد.
• از کوپایلوت بخواهید که به طور خودکار خلاصه‌ها، نکات کلیدی یا نتیجه‌گیری‌ها را در طول جلسات تولید کند.
• از طرح‌ها و قالب‌های شرکتی دوباره استفاده کنید و هر بار داده‌های تازه را ادغام کنید.
• با دسترسی فوری به تجزیه و تحلیل‌ها و ارائه‌های مبتنی بر هوش مصنوعی، تصمیم‌گیری را ساده کنید.

موارد عملی و سناریوهای رایج

در اینجا چند مثال از دنیای واقعی آورده شده است که در آنها ادغام پایتون، Copilot و مایکروسافت ۳۶۵ می‌تواند تفاوت ایجاد کند:

• شرکت‌های مشاوره‌ای و شرکت‌های داده: آنها گزارش‌های منظمی را برای مشتریان خود در Word تولید می‌کنند و نتایج تحلیلی پایتون را به مصورسازی‌های آماده برای پاورپوینت تبدیل می‌کنند.
• بخش‌های منابع انسانی: آنها از Copilot برای تهیه نامه‌ها، گزارش‌های عملکرد یا ارائه نتایج در عرض چند دقیقه استفاده می‌کنند.
• تیم‌های فروش: آنها بر اساس داده‌های اکسل پردازش شده با پایتون، ایجاد ارائه‌های تجاری یا پیشنهادهای متناسب با هر مشتری را خودکار می‌کنند.
• آموزش و شکل گیری: معلمان مطالب آموزشی، نمودارها و ارائه‌ها را در کمترین زمان برای دانش‌آموزان تهیه می‌کنند.

ترکیب پایتون و Copilot در مایکروسافت ۳۶۵ قرار است بهره‌وری را در هر بخشی متحول کند. تسلط بر این ادغام، باعث صرفه‌جویی در زمان، بهبود کیفیت نتایج و ایجاد جهشی کوانتومی در ارائه اطلاعات می‌شود. اگر تصمیم بگیرید این گردش کار را امتحان کنید، خواهید دید که چگونه تولید خودکار اسناد و ارائه‌ها از یک وعده به یک واقعیت روزمره تبدیل می‌شود، بدون اینکه هرگز کنترل یا سفارشی‌سازی کامل کار خود را از دست بدهید.

گارسیا مسیحی

از کودکی علاقه زیادی به فناوری داشت. من عاشق به روز بودن در این بخش و مهمتر از همه، برقراری ارتباط با آن هستم. به همین دلیل است که من سال‌هاست که به ارتباطات در وب‌سایت‌های فناوری و بازی‌های ویدیویی اختصاص داده‌ام. می‌توانید در مورد Android، Windows، MacOS، iOS، Nintendo یا هر موضوع مرتبط دیگری که به ذهنم می‌آید بنویسم.