نحوه مدیریت SharePoint آنلاین با Copilot: مراحل، بهترین شیوه‌ها و کنترل کامل داده‌ها

¿چگونه SharePoint آنلاین را با Copilot مدیریت کنیم؟ مدیریت مدرن SharePoint Online به لطف ادغام بومی Microsoft Copilot و مجموعه مدیریت پیشرفته‌ای که Microsoft 365 در اختیار ما قرار می‌دهد، جهشی کوانتومی به جلو برداشته است. مدیران فناوری اطلاعات و مدیران سایت می‌دانند که ایجاد تعادل بین بهره‌وری، کنترل داده‌ها، امنیت و یک تجربه کاربری یکپارچه می‌تواند پیچیده باشد. اکنون، دستیار کمک خلبان به متحدی کلیدی در تبدیل این پیچیدگی به نتایج چابک، مشارکتی و ایمن تبدیل می‌شود.، چه برای شرکت‌های بزرگ و چه برای سازمان‌های کوچکی که به کار دیجیتال متعهد هستند.

اما چگونه SharePoint Online را مدیریت می‌کنید تا از Copilot به طور کامل بهره ببرید؟ این راهنما به‌روزترین و جامع‌ترین راهنما به زبان اسپانیایی است که با مرتبط‌ترین و جدیدترین اطلاعات تهیه شده است. در اینجا، ما به شما نشان می‌دهیم که چگونه Copilot و مدیریت پیشرفته SharePoint را پیاده‌سازی، پیکربندی و استفاده کنید، شیوه‌های امنیتی، جلوگیری از افشای بیش از حد داده‌ها و اتوماسیون هوشمند فرآیند و محتوا را با رویکردی عملی متناسب با کار تیمی در دنیای واقعی ادغام کنید.

Copilot در SharePoint Online چیست و چرا سنگ بنای جدید مدیریت است؟

Copilot دستیار هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی است که مایکروسافت آن را در کل مجموعه ۳۶۵، از جمله SharePoint Online، ادغام کرده است.این دستیار همه چیز را از ایجاد و مدیریت محتوا گرفته تا مدیریت عامل هوشمند، کنترل دسترسی و امنیت اسناد، توانمند می‌سازد. به لطف مدل‌های زبانی پیشرفته و اتصال بومی آن به مجوزها و داده‌های مستاجر، کوپایلوت پاسخ‌های زمینه‌ای ارائه می‌دهد، وظایف را خودکار می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد بدون از دست دادن چابکی، کنترل اطلاعات را حفظ کنند..

در شیرپوینت آنلاین، Copilot به شما امکان می‌دهد نه تنها صفحات و محتوا را ایجاد و اصلاح کنید، بلکه سیاست‌های چرخه عمر را نیز اجرا کنید، خطرات مواجهه بیش از حد را شناسایی کنید، پشتیبانی از پیکربندی مجوزها و حتی تعامل با عوامل سفارشی که به پاسخ به سؤالات و انجام وظایف پیچیده کمک می‌کنند. قبل از ادامه، به شما هشدار می‌دهیم که در Tecnobits ما ده‌ها راهنما در مورد Copilot و تنظیمات آن داریم، مانند این یکی در نحوه نصب Copilot در آفیس 365، ممکن است برای شما مفید باشد.

پیش‌نیازها و اولین گام‌ها برای آماده‌سازی SharePoint Online با Copilot

قبل از فعال‌سازی Copilot و بهره‌برداری حداکثری از SharePoint Online، ضروری است که یک سری الزامات را برآورده کرده و برنامه‌ریزی خوبی انجام دهید.:

• مجوزهای مربوطه: داشتن Microsoft 365 Copilot و برای ویژگی‌های پیشرفته، لایسنس‌های E5 و SharePoint Advanced Management (SAM) اساس کار است.
• تنظیمات محیط آزمایش: یک محیط سندباکس (sandbox) آماده کنید که در آن بتوانید پیکربندی‌ها را بدون تأثیر بر عملیات روزانه، اعتبارسنجی کنید.
• آزمایش‌های پایلوت: گروهی از پذیرندگان اولیه را برای آزمایش ادغام و جمع‌آوری بازخورد واقع‌بینانه انتخاب کنید.
• طرح ارتباطی: کاربران را در مورد تغییرات و ویژگی‌های جدید Copilot آگاه و آموزش دهید و اختلافات را به حداقل برسانید.
• بررسی سیاست‌های دسترسی و امنیتی: برای جلوگیری از ریسک، دسترسی مشروط، احراز هویت چند عاملی و سیاست‌های جستجو و اشتراک‌گذاری را تنظیم کنید.
• بررسی و تنظیم شبکه: تضمین می‌کند که زیرساخت‌ها با ... مطابقت دارند. الزامات اتصال و امنیت که به Microsoft 365 Copilot نیاز دارد.

داشتن یک پایه محکم تضمین می‌کند که Copilot و SharePoint به طور ایمن و کارآمد با هم کار خواهند کرد. از لحظه اول

مدیریت پیشرفته SharePoint: مرکز عملیات برای Copilot

مکمل مدیریت پیشرفته شیرپوینت (SAM) این یک شتاب‌دهنده ضروری برای هر سازمانی است که می‌خواهد از هوش و اتوماسیونی که Copilot ارائه می‌دهد، بهره‌مند شود.

• از اشتراک‌گذاری بیش از حد و شلوغ کردن منابع داده خودداری کنید، بهبود دقت نتایج تولید شده توسط Copilot.
• چرخه حیات سایت‌ها و محتوا را رصد می‌کند، شناسایی و پاکسازی آنچه منسوخ یا غیرفعال است.
• کنترل، محدود کردن و ممیزی دسترسی به اسناد و سایت‌ها، اعمال سیاست‌های هوشمند و برچسب‌های حساسیت.

از طریق مرکز مدیریت SAM، می‌توانید گزارش‌های دقیقی را مشاهده کنید، اقدامات انبوه را اعمال کنید، اعلان‌ها را خودکار کنید و امنیت و انطباق را در سراسر سازمان خود همگام‌سازی کنید. یکپارچه‌سازی کمک‌خلبان، یک لایه محاوره‌ای و هوشمند اضافه می‌کند که تصمیم‌گیری و مدیریت روزانه را ساده می‌کند..

بهترین شیوه‌ها و مراحل کلیدی برای آماده‌سازی SharePoint برای Copilot

آماده‌سازی داده‌ها، مدیریت و امنیت آنها ضروری است. در اینجا چند توصیه وجود دارد که نمی‌توانید نادیده بگیرید:

۱. اشتراک‌گذاری تصادفی و مجوزهای کنترل را کاهش دهید

در شیرپوینت، اجتناب از نمایش بیش از حد اطلاعات ضروری است تا Copilot فقط اطلاعات مرتبط و معتبر را برگرداند.. برای این:

• تنظیمات اشتراک‌گذاری را در سطح مستاجر و سایت پیکربندی کنید، تنظیم مجوزهای پیش‌فرض برای «افراد خاص» به جای کل سازمان.
• گزینه‌هایی با ریسک‌های گسترده را پنهان می‌کند به عنوان «همه به جز کاربران خارجی» برای محدود کردن شعاع قرار گرفتن در معرض.
• صاحبان سایت را آموزش و تربیت می‌کند برای مدیریت درخواست‌های دسترسی و بررسی کامل اینکه چه کسی می‌تواند به داده‌ها دسترسی داشته باشد.

۲. از اعتبار صاحبان سایت اطمینان حاصل کنید

صاحبان سایت آخرین خط دفاعی برای مدیریت محتوا و پاکیزگی آن هستند.

• دستورالعمل‌های مربوط به ویژگی‌ها را اجرا می‌کند برای شناسایی سایت‌هایی که حداقل دو طرف مسئول مشخص ندارند.
• اعلان‌های خودکار را برای این مالکان فعال کنید تا فعالیت، مجوزها و نیاز به ادامه نگهداری سایت را تأیید کنند.
• سوابق املاک را در حالت فعال به‌روزرسانی می‌کند و نیاز به بررسی‌های دوره‌ای دارد.

۳. پاکسازی سایت‌های غیرفعال و مدیریت چرخه حیات

محتوای قدیمی بدترین دشمن دقت در نرم‌افزار Copilot است.انباشت داده‌های منسوخ، منابع را پراکنده می‌کند و پاسخ‌های گیج‌کننده یا نامربوط ایجاد می‌کند.

• مکان‌های بدون فعالیت مرتبط را برای دوره‌های تعریف‌شده (۳، ۶، ۹ یا ۱۲ ماه) شناسایی می‌کند.
• برای تأیید مفید بودن آنها، اعلان‌هایی برای مالکان صادر کنید.
• موارد غیرضروری را در حالت فقط خواندنی قرار دهید و بایگانی خودکار را پس از زمان توافق‌شده برنامه‌ریزی کنید.
• استفاده کنید گزارش‌ها با هوش مصنوعی از SAM برای دریافت توصیه‌های خودکار در مورد اقداماتی که باید انجام شود.

۴. تشخیص محتوای بالقوه بیش از حد به اشتراک گذاشته شده

با گزارش‌های فعالیت و مجوز، می‌توانید نقاط حساسِ مواجهه‌ی بیش از حد را شناسایی کنید:

• گزارش‌های فعالیت مربوط به محتوای به اشتراک گذاشته شده با «همه»، «همه به جز افراد خارجی» یا «اعضای سازمان» را بررسی کنید.
• از گزارش پایه‌ی مواجهه‌ی بیش از حد برای ارزیابی تعداد کاربرانی که بر اساس آستانه‌های تعریف‌شده دسترسی دارند، استفاده کنید.
• داده‌ها را دانلود، فیلتر و تجزیه و تحلیل کنید تا به سرعت به موقعیت‌های مشکوک واکنش نشان دهید.

۵. کنترل و محدود کردن دسترسی به محتوا

وقتی خطرات را شناسایی می‌کنید، Copilot به شما کمک می‌کند تا دسترسی غیرمجاز را متمرکز کرده و کاهش دهید.، اما تصمیم و اجرا همیشه بر عهده مدیر است:

• بررسی‌های دسترسی را با صاحبان سایت آغاز کنید.
• دسترسی به گروه‌های خاص را با استفاده از سیاست «کنترل دسترسی محدود (RAC)» محدود کنید تا فقط کاربران ضروری بتوانند اطلاعات را هم در SharePoint و هم در OneDrive مشاهده کنند.
• سیاست «شناسایی محتوای محدود» را فعال کنید تا محتوا از Copilot و جستجوی سازمانی بدون تغییر مجوزها پنهان شود.
• هر دو گزینه را در بحرانی‌ترین مناطق با هم ترکیب کنید.

۶. اقدامات پیشگیرانه در مکان‌های استراتژیک

سایت‌های کلیدی سازمان از همان دقیقه اول به حفاظت بیشتری نیاز دارند.:

• هنگام آماده‌سازی سایت‌های جدید، RAC را اعمال کنید و از اشتراک‌گذاری بیش از حد از همان ابتدا اجتناب کنید.
• در صورت لزوم، دانلودها، به خصوص ضبط‌های تیمز را مسدود کنید.
• رمزگذاری با «حق استخراج» را برای اسناد با تأثیر بالا در نظر بگیرید.

یکپارچه‌سازی و مدیریت عامل‌ها در SharePoint و Copilot

یکی دیگر از انقلاب‌هایی که Copilot با خود به ارمغان می‌آورد، امکان ... است. ایجاد، مدیریت و اشتراک‌گذاری عامل‌های هوشمند در SharePoint برای کمک، یادگیری و وظایف اتوماسیون:

• هر عضوی که مجوز ویرایش داشته باشد می‌تواند نماینده خود را ایجاد کند.، که سپس می‌تواند توسط صاحب سایت ویرایش، به اشتراک گذاشته یا حتی تأیید شود.
• مالکان می‌توانند یک نماینده را به عنوان «تایید شده» علامت‌گذاری کنند و او را به عنوان اولین تجربه پیش‌فرض برای بازدیدکنندگان تعیین کنند.
• می‌توان ایجنت‌ها را از پنل چت Copilot پین، ویرایش یا به اشتراک گذاشت که این امر همکاری و دسترسی را تسهیل می‌کند.
• آنها را می‌توان مانند هر فایل دیگری در سایت حذف کرد، که این امر چرخش و پاکسازی عامل‌های منسوخ را آسان می‌کند.

ایجاد محتوای غنی با Copilot در SharePoint

کوپایلوت نه تنها یک موتور مدیریت و امنیت است، بلکه شیوه ایجاد و انتشار محتوا در SharePoint را نیز متحول می‌کند.:

• ایجاد صفحات از قالب‌ها: از میان قالب‌های از پیش طراحی‌شده مانند خبرنامه‌ها، اطلاعیه‌های رویدادها یا به‌روزرسانی‌ها انتخاب کنید و آن‌ها را با پیام‌های هوشمند و پیوست‌ها سفارشی کنید.
• ایجاد از اعلان‌های باز: با یک جمله شروع کنید و اجازه دهید Copilot ساختار، طراحی و محتوا را پیشنهاد دهد و نتیجه را هر چند بار که لازم باشد تنظیم کند.
• ایده‌های طراحی: کوپایلوت برای جذاب و حرفه‌ای کردن هر صفحه، بهبودهای بصری و طرح‌بندی را پیشنهاد می‌دهد.
• بازنویسی هوشمند: ویرایشگر متن غنی به شما امکان می‌دهد پیام‌ها را اصلاح کنید، به آنها لحنی طبیعی یا حرفه‌ای بدهید، یا حتی در صورت نیاز اطلاعات را خلاصه یا بسط دهید.

نحوه اضافه کردن SharePoint به عنوان منبع دانش در Copilot Studio

Copilot به شما امکان می‌دهد SharePoint را به عنوان منبع داده برای پاسخ‌های تولیدی ادغام کنید.که ارتباط اطلاعات ارائه شده از طریق نمایندگان و دستیاران را افزایش می‌دهد:

1. عامل را در استودیوی Copilot باز کنید.
2. از بخش مربوطه روی «افزودن دانش» کلیک کنید.
3. «SharePoint» را انتخاب کنید و URL سایت‌هایی را که می‌خواهید اضافه کنید وارد کنید (می‌توانید با استفاده از shift + enter چندین مورد را وارد کنید).
4. یک نام و توضیح دقیق به آن بدهید، زیرا هوش مصنوعی از آن اطلاعات به عنوان زمینه استفاده خواهد کرد.
5. روی «افزودن» کلیک کنید و سناریوهای احراز هویت را تعریف کنید: به طور پیش‌فرض، Copilot Studio با Microsoft Enter ID احراز هویت می‌کند، اما می‌توانید آن را تنظیم کنید. Scopes و احراز هویت دستی در صورت نیاز به سناریوهای محدودتر.

اقدامات امنیتی ضروری برای مدیریت SharePoint Online با Copilot

احراز هویت چند عاملی (MFA)

فعال کردن MFA برای همه کاربران و رایانه‌های مدیریت‌شده از طریق مرکز مدیریت مایکروسافت ۳۶۵، و همچنین پیکربندی سیاست‌های دسترسی مشروط بر اساس سطح ریسک، موقعیت مکانی و دستگاه.

حسابرسی و نگهداری سوابق

• فعال کردن گزارش‌گیری یکپارچه در Microsoft Purview برای ثبت تمام اقدامات کاربر و مدیر.
• سیاست‌های نگهداری را بر اساس نیازهای نظارتی تعریف کنید و گزارش‌ها را به صورت دوره‌ای برای یافتن ناهنجاری‌ها بررسی کنید.

کنترل‌های اطلاعات محرمانه

• ۱۰۰ سایت پراستفاده را استخراج کنید و خطرات احتمالی مواجهه بیش از حد را با گزارش‌های SAM و Microsoft Purview DSPM بررسی کنید.
• اشتراک‌گذاری گسترده را غیرفعال کنید و فعالیت Copilot را برای جلوگیری از نشت اطلاعات، بررسی کنید.
• از برچسب‌های حساسیت برای طبقه‌بندی، رمزگذاری و محدود کردن داده‌ها در اسناد، سایت‌ها و گروه‌ها استفاده کنید.

اعمال و مدیریت برچسب‌های حساسیت در SharePoint با Copilot

برچسب‌های حساسیت Microsoft Purview کلید محافظت از اطلاعات و کنترل نحوه استفاده از Copilot هستند.:

1. برچسب‌هایی را از پورتال Microsoft Purview ایجاد کنید و آنها را برای همه کاربران یا فقط گروه‌های خاص منتشر کنید.
2. پیکربندی کنید که آیا برچسب فقط محتوا را علامت‌گذاری می‌کند یا رمزگذاری و محدودیت‌های دسترسی را نیز اعمال می‌کند.
3. برچسب‌های پیش‌فرض را به کتابخانه‌های اسناد اختصاص دهید، و در صورت نیاز به حداکثر امنیت، از گزینه گسترش حفاظت حتی به دانلودها استفاده کنید.
4. همگام‌سازی تگ‌ها را برای سایت‌ها، گروه‌ها و فضاهای کاری تنظیم کنید.
5. برای سناریوهایی که نمی‌خواهید به ورودی دستی کاربر تکیه کنید، از برچسب‌گذاری خودکار سرویس استفاده کنید.

پیشگیری از نشت داده‌ها (DLP) و کنترل تطبیقی ​​بر اطلاعات حساس

La پیشگیری از از دست دادن اطلاعات (DLP) قابلیت تعبیه‌شده در Purview به جلوگیری از نشت تصادفی اطلاعات در تمام نقاط کمک می‌کند: SharePoint، Teams، Exchange و دستگاه‌ها.

• سیاست‌هایی را تعریف می‌کند که داده‌های حساس (مانند کارت‌های اعتباری، شماره‌های تأمین اجتماعی، داده‌های پزشکی) را تجزیه و تحلیل و محافظت می‌کنند.
• اقدامات خودکار انجام دهید: ارسال‌ها را مسدود کنید، به کاربران هشدار دهید یا جریان‌های اعلان و اصلاح را فعال کنید.
• با اتصال DLP به مدیریت ریسک داخلی، محافظت تطبیقی ​​را فعال کنید تا سطح کنترل را بر اساس حوادث رفتاری به صورت پویا تنظیم کنید.

نظارت و حسابرسی مداوم در Copilot و SharePoint Online

بررسی‌های منظم، تحلیل گزارش‌ها و نظارت بر درخواست‌ها و پاسخ‌های Copilot برای حفظ امنیت و انطباق با قوانین حیاتی هستند.:

• از گزارش‌های تاریخچه تغییرات برای بررسی اینکه چه کسی، چه کاری را و چه زمانی انجام داده است، هم در سطح سایت و هم در سطح جهانی، استفاده کنید.
• این گزارش‌ها را در طول مرحله اولیه پذیرش به صورت هفتگی اجرا کنید و پس از آن، تعداد دفعات انتشار را تنظیم کنید.
• از ابزارهای کاوشگر محتوا و فعالیت برای نظارت بر اعمال برچسب‌های نگهداری و حساسیت و همچنین حوادث احتمالی مربوط به داده‌های حساس استفاده کنید.

غیرفعال کردن جستجوی محدود SharePoint (RSS) هنگام انتقال به Copilot

RSS یک راه‌حل موقت است که جستجو را به سایت‌های مجاز محدود می‌کند تا مجوزها بررسی و اصلاح شوند.وقتی پیکربندی از قبل امن است، RSS را غیرفعال کنید و به Copilot و search اجازه دهید به تمام محتوای مجاز دسترسی داشته باشند.، افزایش دقت و ارزش پاسخ‌های تولید شده.

• غیرفعال کردن کامل RSS با استفاده از PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• حذف سایت‌ها از لیست مجاز با Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• اگر RSS را نگهداری می‌کنید، مطمئن شوید که فقط سایت‌های واقعاً امن در لیست مجاز قرار دارند.

نگهداری داده‌ها و چرخه حیات: حذف داده‌های غیرضروری و رعایت مقررات

• از سیاست‌های نگهداری Purview برای نگهداری یا حذف خودکار اسناد، ایمیل‌ها و محتوای Copilot بر اساس نیازهای قانونی یا تجاری استفاده کنید.
• برای محتوای حیاتی، استثنائاتی با برچسب‌های نگهداری خاص تعیین کنید.
• با ابزارهای گزارش‌دهی و کاوشگرهای فعالیت، بر پایبندی و اجرای حفظ و نگهداری نظارت کنید.

تعاملات و پاسخ‌های ایجاد شده توسط Copilot را نظارت و کنترل می‌کند.

• سیاست‌های انطباق ارتباطات از پیش تعریف‌شده را در Purview اعمال کنید تا زبان نامناسب، نشت اطلاعات یا سوءاستفاده در درخواست‌ها و پاسخ‌های Copilot را تشخیص دهید.
• به صورت دوره‌ای گزارش‌ها و ممیزی‌ها را بررسی کنید تا حوادث را اصلاح کنید و میزان استفاده واقعی از Copilot را اندازه‌گیری کنید.

بهینه‌سازی مداوم: منابع، پذیرش و آموزش در کمک خلبان و شیرپوینت

پیاده‌سازی و مدیریت بهینه‌ی Copilot در SharePoint Online یک فرآیند مداوم است.:

• ایجاد انجمن‌های کاربری پیشگام برای جمع‌آوری بازخورد و شناسایی فرصت‌های بهبود.
• با استفاده از ابزارهای Viva Insights و گزارش‌های استفاده از Microsoft 365، پذیرش تدریجی، نظارت بر تأثیر، آمادگی و رضایت را گسترش دهید.
• از منابع آموزشی مایکروسافت و کیت‌های آموزشی برای گسترش دانش در تمام تیم‌ها استفاده کنید.
• اگر حجم لایسنس بالایی دارید، گزینه‌های پشتیبانی و کمک FastTrack را بررسی کنید یا پروژه‌های سرمایه‌گذاری مشترک را با مایکروسافت و شرکای رسمی پیاده‌سازی کنید..

در نهایت، اگر سازمان شما به سناریوهای سفارشی‌تری نیاز دارد، Copilot Studio و اکوسیستم Power Platform به شما امکان می‌دهند عملکرد را گسترش دهید، یکپارچه‌سازی‌ها و اتوماسیون‌های خاصی را اضافه کنید، در حالی که همیشه امنیت و مدیریت موجود را رعایت می‌کنید.

مدیریت پیشرفته SharePoint Online با کمک Copilot، افق جدیدی از کارایی، امنیت و راحتی را پیش روی شما قرار می‌دهد.ترکیبی از کنترل متمرکز، اتوماسیون، حفاظت یکپارچه و کمک زمینه‌ای به هر تیمی اجازه می‌دهد تا داده‌های خود را محافظت‌شده، کارآمد و همیشه تحت کنترل نگه دارد. برای اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع، به صفحه رسمی مایکروسافت ۳۶۵ کوپایلوت.