- قفل کردن سلولها در اکسل، کنترل و امنیت بیشتری را بر ویرایش دادههای حساس فراهم میکند.
- روشها و سطوح مختلفی برای محافظت از سلولها، محدودهها، برگهها و کتابها وجود دارد که با هر نیازی سازگار است.
- حفاظت را میتوان با رمزهای عبور و مجوزهای سفارشی پیکربندی کرد و کار مشارکتی بدون ریسک را تسهیل نمود.
هیچ چیز بدتر از این نیست که ساعتها وقت خود را صرف کار با یک صفحه گسترده کنید و در نهایت کسی به طور تصادفی دادههای مهم را تغییر، حذف یا جایگزین کند. خوشبختانه، ابزارهای قدرتمندی وجود دارند که قفل کردن سلولها و برگهها در اکسل، به شما این امکان را میدهد که دقیقاً تصمیم بگیرید هر کاربر چه چیزی را میتواند ویرایش کند و امنیت بیشتری برای فایلهای شما فراهم میکند.
در این مقاله، گام به گام و با جزئیات کامل، نحوه پیکربندی ... را کشف خواهید کرد. محافظت از سلولها، محدودهها، کل برگهها یا کل کتابها در اکسل. هر آنچه که باید بدانید تا از غافلگیریها جلوگیری کنید و صفحات گسترده خود را با اطمینان به اشتراک بگذارید.
چرا سلولها و صفحات را در اکسل قفل کنیم؟
گزینهی سلولهای بلوک این امر به ویژه در محیطهای مشارکتی مفید است، جایی که چندین کاربر ممکن است به یک صفحه گسترده دسترسی داشته باشند. با محافظت از محتوای خاص، میتوانید اطمینان حاصل کنید که فرمولها، جداول محوری یا دادههای حساس به طور تصادفی یا عمدی تغییر داده نمیشوند.. این امر هنگام کار با دادههای مالی، گزارشهای دورهای یا هرگونه سندی که در آن صحت اطلاعات حیاتی است، کلیدی است.
علاوه بر این، قفل کردن سلولها به شما امکان میدهد:
- جلوگیری از تغییر تصادفی از کدها، فرمولها و قالبهای اساسی برای برگه شما.
- کنترل اینکه کدام کاربران میتوانند ویرایش کنند کدام بخشهای صفحه گسترده.
- از محرمانگی محافظت کنید اطلاعات مشترک، به خصوص هنگام استفاده از رمزهای عبور.
- از حذف یا تغییر اشتباه آنها جلوگیری کنید مهمترین عناصر کار شما.
این یک ویژگی بسیار ارزشمند برای کسانی است که فایلها را با دیگران به اشتراک میگذارند و همچنین کسانی که به دنبال کاهش خطاها در دستکاری دادهها هستند.
مزایا و سناریوهای استفاده رایج
شاید از خود بپرسید که آیا واقعاً نیاز به قفل کردن سلولها در صفحات اکسل خود دارید یا خیر. بفرمایید، بفرمایید برخی موقعیتهای معمول که در آن عملکردهای قفل کردن سلولها و برگهها در اکسل ضروری است:
- توزیع نت برگ برای شما توسط چند نفر پر شده استاما اطمینان حاصل شود که آنها به اطلاعات حساس دست نمیزنند.
- محافظت از فرمولهای پیچیده یا ارجاعاتی که تحت هیچ شرایطی نباید اصلاح شوند.
- ایجاد فرم های تعاملی، که در آن فقط سلولهای خاصی باید قابل ویرایش باشند.
- تهیه گزارشهای مورد نیاز یکپارچگی کامل دادهها برای حسابرسی یا ارائههای رسمی.
- جلوگیری از خطاها در فایلهای کاری مشترک در فضای ابری یا در تیمهای کاری بزرگ.
نحوه قفل کردن سلولها و محافظت از صفحات: راهنمای گام به گام
بیایید ببینیم چگونه می توانید قفل کردن سلولها یا محافظت از ورقها در نسخههای مختلف اکسل: ویندوز، مک و اکسل آنلاین. به این ترتیب، میتوانید مطمئن شوید که صرف نظر از پلتفرمی که استفاده میکنید، میتوانید از کار خود محافظت کنید.
در ویندوز
برای قفل کردن سلولهایی که نمیخواهید تغییر کنند، باید مراحل زیر را دنبال کنید:
- سلولهایی را انتخاب کنید که قابل ویرایش باقی میمانند: با انتخاب سلولهایی که میتوان آنها را تغییر داد شروع کنید، زیرا بقیه سلولها به طور پیشفرض قفل شدهاند. اگر میخواهید همه سلولها به جز چند مورد را قفل کنید، این مرحله کلیدی است.
- دسترسی به ویژگیهای سلول: روی انتخاب کلیک راست کرده و روی قالببندی سلول. به برگه بروید حفاظت و تیک کادر را بردارید مسدود شدهکلیک کنید پذیرفتن.
- فعال کردن محافظت از برگه: به برگه بروید نقد و بررسی روی روبان و انتخاب کنید محافظت از ورق. پنجرهای باز میشود که میتوانید در آن رمز عبور را وارد کنید تا هیچکس نتواند بدون اجازه، محافظت را حذف کند.
- پیکربندی گزینه های حفاظتی: در پنجره حفاظت، میتوانید تصمیم بگیرید که کدام عملکردها حتی اگر صفحه محافظت شده باشد، همچنان مجاز هستند (انتخاب سلولهای قفل نشده، فیلتر کردن، درج ردیف یا ستون و غیره). تنظیمات برگزیده خود را انتخاب کرده و تأیید کنید.
- پایان و ذخیره تغییرات: پس از پذیرش حفاظت، فقط سلولهای قفلگشاییشده قابل ویرایش هستند. بقیه موارد کاملاً محافظت خواهند شد و هر کسی که سعی در ایجاد تغییرات داشته باشد، اخطار دریافت خواهد کرد.
فقط محدوده خاصی از سلولها را قفل کنید
اگر فقط میخواهید مجموعه خاصی از سلولها (مثلاً F4:G10) را محافظت کنید، روش به شرح زیر است:
- باز کردن قفل کل صفحه گسترده: برای انتخاب همه سلولها، روی گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید. کلیک راست، قالببندی سلولها > محافظت و تیک کادر را بردارید مسدود شده.
- محدوده مورد نظر برای محافظت را انتخاب کنید: فقط گروه سلولهایی را که میخواهید قفل کنید علامت بزنید، سپس دوباره کلیک کنید. قالببندی سلولها > محافظت و کادر را علامت بزنید مسدود شده.
- فعال کردن محافظت از برگه: از مرور > Protect Sheet، در صورت تمایل رمز عبور تعیین کنید.
- تایید و ذخیره: فقط محدوده انتخاب شده قفل خواهد شد؛ بقیه برگه را میتوان بدون محدودیت ویرایش کرد.
در مک
این فرآیند در مک بسیار مشابه است، اگرچه منوها ممکن است کمی متفاوت باشند:
- سلولها را برای قفل کردن انتخاب کنید و به منو دسترسی پیدا کنید قالب > سلولها.
- روی برگه حفاظت، تأیید کنید که گزینه مسدود شده فقط در سلولهایی که میخواهید محافظت شوند، بررسی میشود.
- برای باز کردن قفل سلولها، آنها را انتخاب کرده و تیک کنارشان را بردارید. مسدود شده با استفاده از میانبر دستور + ۱.
- از نوارِ نقد و بررسیانتخاب کنید محافظت از ورق o محافظت از کتاب و یک رمز عبور وارد کنید.
- میتوانید پیکربندی کنید که آیا سایر کاربران میتوانند سلولهای قفلشده را انتخاب کنند، فقط سلولهای قفلنشده را پر کنند و موارد دیگر.
- بستن با پذیرفتن و برگه شما همانطور که پیکربندی کردهاید محافظت خواهد شد.
در اکسل آنلاین
در نسخه وب اکسل، محافظت محدودتر است، اما اگر فایل را مستقیماً در برنامه دسکتاپ باز کنید، میتوانید محدودههای خاصی را محافظت کنید:
- برگه را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید ویرایش در اکسل از وب.
- En نقد و بررسیانتخاب کنید به کاربران اجازه دهید محدودهها را ویرایش کنند.
- یک محدوده جدید ایجاد کنید، سلولهایی را که میخواهید محدود کنید انتخاب کنید و مجوزها یا گروههایی را که میتوانند آنها را ویرایش کنند، تعریف کنید.
- کلیک کنید پذیرفتن برای ذخیره تغییرات و بررسی مجدد فایل به صورت آنلاین.
گزینههای پیشرفته حفاظت در اکسل
محافظت فقط به قفل کردن و باز کردن قفل سلولها محدود نمیشود. اکسل گزینههای متنوعی برای سفارشیسازی تجربه کاربری ارائه میدهد. ایمنی و کار گروهی:
- اجازه انجام اقدامات خاص: شما میتوانید تصمیم بگیرید که آیا کاربران میتوانند سطرها و ستونها را درج یا حذف کنند، اشیایی مانند نمودارها یا دکمهها را تغییر دهند، هایپرلینکها را ویرایش کنند، از فیلتر خودکار استفاده کنند، سناریوها را تغییر دهند یا حتی قالببندی سلولهای قفل شده را تغییر دهند.
- محافظت از کل کتاب کار: علاوه بر برگهها، میتوانید کل فایل را از [موارد زیر] محافظت کنید: نقد و بررسی > محافظت از کتاب. این کار مانع از اضافه یا حذف شدن شیتها یا تغییر ساختار ورکبوک میشود.
- سفارشیسازی مجوزها برای هر کاربر: در نسخههای پیشرفتهتر و با فایلهای ذخیرهشده در فضای ابری، میتوان مجوزهای خاصی را به کاربران یا گروههای مختلف اختصاص داد.
- کاربرد رمز عبور: با تنظیم رمز عبور، فقط کسانی که آن را میدانند میتوانند محافظت را لغو کنند. به یاد داشته باشید که اگر آن را فراموش کنید، بازیابی آن بسیار دشوار خواهد بود و ممکن است دسترسی به سلولهای قفل شده را از دست بدهید.
چه کارهایی را میتوانم به کاربران دیگر اجازه دهم روی یک برگه محافظتشده انجام دهند؟
وقتی محافظت را فعال میکنید، میتوانید تنظیمات را به طور دقیق انجام دهید چه نوع سهامی در دسترس خواهد بود حتی بدون برداشتن محافظ ورق. از جمله رایجترینها:
- انتخاب سلولهای قفلشده: - به طور پیشفرض مجاز است، اما میتوان آن را غیرفعال کرد.
- سلولهای قفلگشاییشده را انتخاب کنید: تضمین میکند که حداقل سلولهای مجاز همیشه قابل ویرایش باشند.
- قالببندی سلولها، ردیفها و ستونها: میتوانید از تغییر ابعاد یا سبکها جلوگیری کنید.
- درج یا حذف سطرها و ستونها: تصمیم میگیرد که آیا کاربران میتوانند ساختار برگه را تغییر دهند یا خیر.
- استفاده از فیلترهای خودکار و مرتبسازی دادهها: اگر با حجم زیادی از دادهها و نماهای سفارشی کار میکنید، مهم است.
- تغییر اشیاء و گزارشهای PivotTable: از عناصر گرافیکی پیشرفته و گزارشها محافظت میکند.
- یادداشتها و نظرات را اضافه یا ویرایش کنید: بازخورد و ارتباطات درون فایل را کنترل میکند.
نحوه باز کردن قفل سلولهای محافظتشده
در برخی موارد، ممکن است نیاز به ویرایش سلولهای محافظتشده داشته باشید. این روش بسته به نوع محافظتی که اعمال کردهاید متفاوت است:
- از برگه مرور، محافظت از برگه را لغو کنید: به سادگی انتخاب کنید ورق بدون محافظ. اگر برگه رمز عبور دارد، باید آن را وارد کنید.
- ویرایش سلولهای قفلشده: زمانی که شیت محافظت نشده باشد، میتوانید هر سلولی را تغییر دهید، البته تا زمانی که در سطح ورکبوک یا با مجوزهای بالاتر محافظت نشده باشند.
- فعالسازی مجدد محافظت: وقتی تغییرات را انجام دادید، میتوانید دوباره با استفاده از همان فرآیند از برگه محافظت کنید تا فایل شما ایمن بماند.
چه اتفاقی برای فرمولها، اشیاء و نظرات میافتد؟
گزینههای حفاظتی به شما این امکان را میدهند که تصمیم بگیرید آیا کاربران میتوانند یا خیر اصلاح، پنهان کردن یا حذف فرمولها. معمولاً از سلولهای حاوی فرمول بهطور خاص محافظت میشود تا از تغییر اشتباه آنها و ایجاد اختلال در نتایج سند جلوگیری شود.
در مورد اینکه اشیاء گرافیکی، گرافیکهای تعبیهشده یا کنترلها (مانند دکمهها یا کادرهای متنی)، میتوانید تغییرات آنها را مجاز یا غیرمجاز کنید. اگر مثلاً دکمهای برای اجرای یک ماکرو دارید، میتوانید تصمیم بگیرید که آن را عملیاتی اما غیرقابل تخریب نگه دارید.
Los نظرات و یادداشت ها همچنین میتوان از آنها محافظت کرد و از حذف یا تغییر آنها توسط دیگران جلوگیری کرد. به این ترتیب، تمام متن و بازخوردها در برگههای مشترک ایمن نگه داشته میشوند.
ویراستار متخصص در مسائل فناوری و اینترنت با بیش از ده سال تجربه در رسانه های مختلف دیجیتال. من به عنوان ویراستار و تولید کننده محتوا برای شرکت های تجارت الکترونیک، ارتباطات، بازاریابی آنلاین و تبلیغات کار کرده ام. من همچنین در وب سایت های اقتصاد، دارایی و سایر بخش ها نوشته ام. کار من نیز علاقه من است. اکنون، از طریق مقالات من در Tecnobits، سعی می کنم تمام اخبار و فرصت های جدیدی را که دنیای فناوری هر روز برای بهبود زندگی مان به ما ارائه می دهد، کشف کنم.