چگونه پیام‌های «یادداشت برای خود» را در Outlook غیرفعال کنیم؟

در طول استفاده روزمره از چشم انداز گاهی اوقات پیام‌های خودکاری ظاهر می‌شوند که می‌توانند آزاردهنده باشند، مانند پیام‌های کلاسیک «یادداشتی برای خود» (یا «یادداشت به خود»)، که در موقعیت‌هایی ظاهر می‌شوند که ایمیل تشخیص می‌دهد شما در حال ارسال پیام به آدرس خودتان هستید. نحوه غیرفعال کردن پیام‌ها توجه به خود در Outlook؟ در زیر می بینیم

در این مقاله، هر یک از گزینه‌ها و تنظیماتی را که می‌توانند بر مدیریت پیام‌های خودکار در Outlook تأثیر بگذارند، بررسی خواهیم کرد و به بررسی فیلترها، فهرست‌های فرستنده و گیرنده، اعلان‌ها، سطوح محرمانگی و سایر جنبه‌های مرتبط خواهیم پرداخت.

چرا در Outlook پیام‌های «به خودم مربوط نیست» یا «به خودم مربوط است» را می‌بینم؟

یکی از رفتارهایی که بسیاری از کاربران را گیج می‌کند، پیام «به خود نه» است که معمولاً هنگام ارسال ایمیل به آدرس خودتان ظاهر می‌شود. اوت‌لوک با تشخیص این الگو، می‌تواند اعلان‌هایی را برچسب‌گذاری یا نمایش دهد که به شما هشدار می‌دهد که شما هم فرستنده و هم گیرنده هستید. این امر به دنبال جلوگیری از خطاهای احتمالی، هرزنامه‌های خودکار یا حتی روال‌های سازمانی شخصی است که ممکن است عمدی نباشند..

با این حال، این ویژگی فاقد کنترل‌های مستقیم و صریح برای غیرفعال کردن آن از تنظیمات استاندارد است، و اگر واقعاً به آن نیاز ندارید، کاهش ظاهر آن دشوار می‌شود. اینجاست که دانستن نحوه غیرفعال کردن پیام‌های «یادداشت برای خود» در Outlook بسیار مهم می‌شود.

در مواقع دیگر، Outlook ممکن است هشدارهای مشابهی را برای پیام‌های مشکوک نمایش دهد، به عنوان مثال اگر کسی آدرس شما یا آدرس یک مخاطب معمولی را جعل کند. در این موارد، این پلتفرم با نظارت بر هرگونه ناهنجاری در مبدا ایمیل‌ها، سعی می‌کند از شما در برابر تلاش‌های فیشینگ محافظت کند. در هر صورت، هدف همیشه تضمین امنیت و سازماندهی مناسب صندوق پستی است.حتی اگر این باعث دریافت اعلان‌های خودکار ناخواسته شود.

پیکربندی فیلترها و مدیریت هرزنامه‌ها

فراتر از دانستن نحوه غیرفعال کردن پیام‌های «یادداشت برای خود» در Outlook، باید بدانید که این سرویس روش‌های مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا مدیریت کنید کدام پیام‌ها به صندوق ورودی شما می‌رسند، کدام‌ها به عنوان هرزنامه علامت‌گذاری می‌شوند و چگونه با فرستندگان تکراری برخورد کنید..

اغلب، ظاهر شدن پیام‌های خودکار به دلیل فیلترهای فعال شده یا قرار گرفتن آدرس خودتان در لیست‌های کنترل خاص است. برای دسترسی به این تنظیمات، گزینه‌ای وجود دارد «مسدود کردن یا اجازه دادن» در مدرن‌ترین نسخه‌ها، به شما این امکان را می‌دهد که تصمیم بگیرید چه کسی را امن می‌دانید و چه کسی را می‌خواهید برای همیشه مسدود کنید.

تنظیمات فیلتر را می‌توان با دسترسی به تنظیمات Outlook Web App یا گزینه‌های کلاینت دسکتاپ تغییر داد:

1. دسترسی به پیکر بندی (آیکون چرخ دنده) و انتخاب کنید پست.
2. وارد شوید گزینه و جستجو کنید مسدود کردن یا اجازه دادن.

در اینجا می‌توانید این تنظیمات را انجام دهید:

• با تیک زدن گزینه مربوطه، فیلترینگ هرزنامه را غیرفعال کنید، اگرچه این کار سایر مکانیسم‌های محافظتی را غیرفعال می‌کند.
• مدیریت لیست‌های امن فرستندگان و گیرندگان: اگر اغلب برای انجام وظایف یا یادآوری‌ها ایمیل ارسال می‌کنید، آدرس خودتان را به عنوان آدرس امن اضافه کنید.، به این ترتیب از بلاک‌ها یا فیلترهای غیرمنتظره جلوگیری خواهید کرد.
• فرستنده‌های مسدود شده: مطمئن شوید که آدرس ایمیل شخصی شما در این لیست نباشد، زیرا می‌تواند باعث رفتار عجیب یا حتی مانع از دریافت پیام‌های خودتان شود.

به یاد داشته باشید که هر چیزی که در فهرست فرستندگان و گیرندگان ایمن قرار دهید، هرگز به عنوان هرزنامه یا ایمیل ناخواسته تلقی نخواهد شد.

چگونه مدیریت هرزنامه را مسدود، مجاز یا سفارشی کنیم؟

محیط از چشم انداز ofrece چندین سطح فیلتر خودکار برای شناسایی و مدیریت ایمیل‌های مشکوک یا اسپمتنظیمات کلیدی شامل موارد زیر است:

• ایمیل را به پوشه ایمیل‌های ناخواسته من منتقل نکنید: اگر می‌خواهید فیلترینگ هرزنامه را حذف کنید، این گزینه را فعال کنید، اگرچه سایر محافظت‌ها و سفارشی‌سازی‌ها را از دست خواهید داد.
• فیلتر کردن خودکار ایمیل‌های اسپم: به Outlook اجازه می‌دهد تا به طور خودکار قوانینی را برای شناسایی و تشخیص پیام‌های مشکوک، بر اساس فیلترهای از پیش تنظیم شده و فیلترهای تنظیم شده توسط مدیر سازمان شما، اعمال کند.
• فرستنده‌ها و گیرنده‌های ایمن: اینجا جایی است که باید مطمئن شوید حساب کاربری خودتان نمایش داده می‌شود، به خصوص اگر پیام‌هایی از نوع «یادداشت برای خودتان» برای یادآوری‌ها یا فایل‌های شخصی ایجاد می‌کنید.
• به ایمیل مخاطبین من اعتماد کن: با فعال کردن این گزینه، تمام پیام‌های ارسالی از مخاطبین ذخیره شده ایمن در نظر گرفته می‌شوند و هشدارها و بلاک‌ها به حداقل می‌رسند.

اگر متوجه شدید که ایمیل‌هایی که برای خودتان می‌فرستید به پوشه‌ی اسپم یا هرزنامه می‌روند، بررسی کنید که آدرس ایمیل شما به‌طور تصادفی در لیست فرستندگان مسدود شده قرار نگرفته باشد. این یک اشتباه رایج است که می‌تواند باعث هشدارهای ناخواسته و رفتار خودکار شود.

اهمیت فرستنده‌های امن و فرستنده‌های مسدود شده

فهرست‌های فرستنده‌های امن و مسدود شده به Outlook اجازه می‌دهد تا به طور دقیق تشخیص دهد که کدام پیام‌ها باید به صندوق ورودی ارسال شوند و کدام‌ها نباید ارسال شوند.برای کاربرانی که از ویژگی «ارسال ایمیل به خودتان» استفاده می‌کنند، پیگیری این لیست‌ها ضروری است:

• فرستندگان ایمن: آدرس ایمیل خود و آدرس‌های ایمیل سایر دستگاه‌ها یا حساب‌های کاربری مرتبط خود را اضافه کنید. این کار باعث می‌شود Outlook این ایمیل‌ها را به عنوان ایمیل‌های مشکوک یا غیرضروری شناسایی نکند.
• ارسال کنندگان مسدود شده- مطمئن شوید که آدرس شما و هرگونه گونه‌ی دیگری (در صورت وجود، مانند نام‌های مستعار، زیردامنه‌ها و غیره) در اینجا ظاهر نمی‌شوند. در این صورت، فوراً آنها را حذف کنید تا از هرگونه مشکلی جلوگیری شود.

در بعضی موارد ، خود سرور ایمیل یا مدیر شبکه ممکن است قوانینی را پیکربندی کرده باشد که به طور خودکار پیام‌های خاصی را قبل از رسیدن به صندوق پستی شما مسدود کند.اگر پس از بررسی تمام تنظیمات شخصی‌تان، مشکل همچنان ادامه داشت، با پشتیبانی شرکت یا ارائه‌دهنده خدمات خود تماس بگیرید تا فیلترهای سطح سرور شما را بررسی کنند.

اعلان‌ها، هشدارها و عملکرد پیام‌های خودکار

Outlook نه تنها ایمیل‌ها را فیلتر می‌کند، بلکه آنها را نمایش نیز می‌دهد. اطلاعیه‌ها و هشدارهای مربوط به امنیت و فراوانی تبادل پیامدیدن پیامی مانند «من معمولاً از ... ایمیل دریافت نمی‌کنم» رایج است، به خصوص هنگام برخورد با آدرس‌های جدید یا غیرمعمول. این ویژگی برای هشدار دادن به شما در مورد سرقت هویت یا تلاش‌های فیشینگ احتمالی طراحی شده است، اما ممکن است با سایر اعلان‌های فوری، مانند پیام‌های «یادداشت برای خود»، اشتباه گرفته شود..

بهترین راه برای کاهش یا کنترل این اعلان‌ها این است که آدرس‌های معمولی (از جمله آدرس خودتان) را به مخاطبین اضافه کنید، که باعث اطمینان بیشتر و هشدارهای کمتر می‌شود.اگر می‌دانید که پیام‌های «نه به خودتان» رایج هستند و خطری ایجاد نمی‌کنند، می‌توانید این هشدارها را نادیده بگیرید یا اعلان‌های دسکتاپ را با استفاده از گزینه‌های پیشرفته غیرفعال کنید.

تنظیم سطح محرمانگی پیام‌های ارسالی

Outlook به شما امکان تنظیم می‌دهد سطح محرمانگی در ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنیداین برای آگاه کردن گیرندگان از اهمیت یا حریم خصوصی پیام مفید است، اگرچه در واقع اقدامات آنها را محدود نمی‌کند (برای مثال، هر کاربری همچنان می‌تواند پیام را فوروارد کند). رایج‌ترین سطوح عبارتند از عادی، شخصی، خصوصی و محرمانه:

• معمولی: هیچ گونه حفاظت یا اطلاعیه خاصی اعمال نمی‌شود.
• شخصی: به گیرنده هشدار می‌دهد که پیام را شخصی تلقی کند.
• خصوصی: توصیه می‌کند که پیام به عنوان خصوصی در نظر گرفته شود و با استفاده از قوانین صندوق ورودی، از ارسال مجدد آن جلوگیری می‌کند.
• محرمانه: درخواست می‌کند که پیام با دقت ویژه‌ای مدیریت شود.

تغییر سطح محرمانگی

1. در پیامی که در حال نوشتن آن هستید، به بایگانی > خواص.
2. در بخش محرمانه، سطح مورد نظر را انتخاب کنید.
3. پنجره Properties را ببندید و پس از اتمام پیام، روی ارسال.

تنظیم سطح پیش‌فرض برای همه پیام‌های جدید

1. دسترسی به بایگانی > گزینه > پست.
2. En ارسال پیام، انتخاب کنید محرمانگی پیش‌فرض برای همه ایمیل‌های ارسالی جدید.

این مرحله اختیاری است، اما می‌تواند به شما کمک کند پیام‌هایی را که خودتان ایجاد می‌کنید، به طور واضح‌تری سازماندهی و تفکیک کنید و در صورت تکرار، شناسایی اعلان‌های خودکار را آسان‌تر کنید.

نکاتی برای بهینه‌سازی تجربه کاربری و کاهش پیام‌های خودکار

بسیاری از پیام‌ها و اعلان‌های خودکار در Outlook (مانند پیام مبارک) توجه به خود) را می‌توان با به‌کارگیری چند نکته‌ی کاربردی به حداقل رساند، هرچند نمی‌توان به‌طور کامل از بین برد:

• آدرس خود را به مخاطبین و فهرست فرستندگان امن اضافه کنید: این کار فیلترهای خودکار و هشدارهای ایمیل مشکوک را کاهش می‌دهد.
• لیست‌های مسدود شده خود را به صورت دوره‌ای بررسی کنید.: مطمئن شوید که شامل حساب‌ها، نام‌های مستعار یا تغییر مسیرهای خودتان نباشند.
• غیرفعال کردن اعلان‌های غیرضروری دسکتاپ: از تنظیمات Outlook، می‌توانید انتخاب کنید که می‌خواهید کدام اعلان‌ها را دریافت کنید، و به این ترتیب تعداد پیام‌های خودکار را کاهش دهید.
• از پوشه‌ها و خط‌کش‌ها استفاده کنید برای سازماندهی بهتر پیام‌هایتان با طبقه‌بندی خودکار ایمیل‌های «نه به خود»
• برنامه Outlook خود را به‌روز نگه دارید: گاهی اوقات مشکلات اعلان به دلیل اشکالاتی است که در نسخه‌های بعدی برطرف شده‌اند.

در بیشتر موارد، دنبال کردن مراحل بالا، نمایش پیام‌های «یادداشت برای خود» یا اعلان‌های خودکار اخیر را به شدت کاهش می‌دهد. با این حال، برخی از هشدارها به عنوان یک اقدام امنیتی در برابر حملات، جعل هویت یا دسترسی غیرمجاز در نظر گرفته شده‌اند. اگر با وجود پیکربندی صحیح Outlook، پیام‌های بسیار غیرمعمول یا تکراری را مشاهده کردید، ممکن است به دلیل قوانین یا فیلترهای سفارشی شرکت شما باشد که بر روی سرور ایمیل اعمال شده و خارج از کنترل مستقیم شماست.

مدیریت صحیح تنظیمات Outlook و درک دلیل نمایش برخی پیام‌های خودکار، به ایجاد محیطی پاک‌تر، مؤثرتر و بدون حواس‌پرتی کمک می‌کند.