شما ساعتها وقت صرف نوشتن یک متن، قالببندی آن، اضافه کردن تصاویر، جداول، نمودارها و اشکال دیگر میکنید. همه چیز آماده است، اما وقتی فایل را در رایانه دیگری باز میکنید، متوجه میشوید که عناصر جابجا شدهاند و حتی متن قالببندی خود را از دست داده است.شما از خود میپرسید: «چرا سند ورد من در یک کامپیوتر دیگر به هم میریزد و چگونه میتوانم آن را درست کنم؟» بیایید به آن بپردازیم.
چرا سند ورد من در رایانه دیگر به هم میریزد؟
اگر سند ورد شما در رایانه دیگری از کار افتاده است، شما تنها نیستید. در واقع، این یکی از رایجترین مشکلاتی است که کاربران مجموعه آفیس مایکروسافت با آن مواجه میشوند. پس از کار دقیق روی سند، آن را در رایانه دیگری باز میکنید و متوجه میشوید که همه عناصر بینظم شدهاند: حاشیه ها، فونت ها، محل قرارگیری جداول، کادرها و شکل ها و غیره. خیلی کلافه کننده است!
و اگر سند بزرگی با تصاویر، کادرهای متنی، فونتها، فرمتها و عناصر دیگر باشد، مشکل حتی بزرگتر هم میشود. به هم ریختن غیرمنتظره همه چیز... اتلاف وقت و تلاش، همراه با کار خسته کننده مرتب کردن مجدد آن. چرا یک سند Word در رایانه شخصی دیگر بهم ریخته می شود، اما در رایانه ما دست نخورده باقی می ماند؟ دلایل مختلفی برای این پدیده وجود دارد.
تفاوت در نسخههای ورد
اولین دلیلی که ممکن است یک سند ورد در رایانه دیگری از کار بیفتد، مربوط به نسخه ورد مورد استفاده است. همانطور که احتمالاً میدانید، چندین نسخه از مایکروسافت ورد (۲۰۱۰، ۲۰۱۶، ۲۰۱۹، ۲۰۲۱ و غیره) وجود دارد و هر کدام ممکن است فرمتها را به روشی کمی متفاوت تفسیر کنند..
بنابراین، سندی که در ورد ۲۰۱۰ ایجاد شده است، اگر با ورد ۲۰۱۹ یا مایکروسافت ۳۶۵ باز شود، ممکن است متفاوت به نظر برسد. همین اتفاق میتواند در صورت استفاده از نسخه آنلاین ورد یا ورد برای مک، به خصوص اگر فرمتهای مختلفی اعمال شده باشد یا عناصر زیادی به سند اضافه شده باشد.
استفاده از فونتهای غیرمعمول
یکی دیگر از دلایل رایج این است که این سند از فونتهای سفارشی استفاده میکند که در رایانه دوم در دسترس نیستند.وقتی ورد نمیتواند فونت اصلی را پیدا کند، آن را با یک فونت پیشفرض جایگزین میکند که میتواند باعث ایجاد تغییراتی در متن شود.
بنابراین، اگر شما از یک یا چند فونت غیرمعمول در سند استفاده کردهاید، این ممکن است هنگام تلاش برای باز کردن آن در رایانه دیگری متفاوت باشد. اگر رایانه جدید آن فونتها را نصب نکرده باشد، ورد آنها را با یک فونت مشابه یا با فونتهای پیشفرض (تایمز نیو رومن, آریال، کالیبری، و غیره).
تنظیمات چاپ و حاشیههای مختلف
اگر سند Word در رایانه دیگری با جابجایی حاشیهها به اشتباه پیکربندی شده است، ممکن است به دلیل تنظیمات چاپ باشد. به یاد داشته باشید که هر رایانه ممکن است تنظیمات چاپگر متفاوتی داشته باشد که میتواند منجر به تغییر موقعیت حاشیههااین باعث میشود پاراگرافهای متن به بالا یا پایین جابجا شوند، تصاویر و اشیاء موقعیت خود را تغییر دهند و شمارهگذاری صفحات نیز تغییر کند.
با استفاده از قالبهای سفارشی
مایکروسافت ورد چندین سبک قالب پیشفرض برای کار دارد، اما به شما این امکان را نیز میدهد که قالب سفارشی خود را بسازیداگر مورد دوم را انجام داده باشید، ممکن است سند پس از باز کردن در رایانه دیگر تغییر کند. این منطقی است، زیرا الگوی سفارشی که استفاده کردهاید در رایانه جدید موجود نیست، بنابراین از الگوی پیشفرض استفاده خواهد شد.
مشکلات مربوط به تصاویر، جداول و اشیاء جاسازی شده
یکی دیگر از دلایلی که ممکن است یک سند Word در رایانه شخصی دیگر پیکربندی نشود، مربوط به وجود تصاویر، جداول و اشیاء تعبیه شده در متن است. اگر این عناصر روی «مطابق با متن» تنظیم شده باشدهرگونه تغییر در قالببندی متن، بر محل قرارگیری آن تأثیر میگذارد. در این موارد، بهتر است یک «طرحبندی ثابت» (Fixed Layout) برای عناصر جاسازیشده اعمال کنید تا موقعیت خود را حفظ کنند.
چگونه از خراب شدن یک سند Word در رایانه دیگر جلوگیری کنیم
شاید بخواهید یک سند Word را برای ویرایش با همکارتان به اشتراک بگذارید، یا برای چاپ، فقط نیاز داشته باشید آن را در رایانه دیگری باز کنید. مشکل این است که عناصر تشکیل دهنده آن و قالب بندی که به آن اختصاص داده اید، به محض باز کردن آن در رایانه دیگر تغییر می کنند. اگر می خواهید از این اتفاق جلوگیری کنید، میتوانید راهکارهای زیر را به کار ببرید:
ذخیره سند با فرمت PDF
استفاده از فرمت PDF بهترین جایگزین برای زمانی است که یک سند Word در رایانه دیگری خراب شده است. این قالب، طرحبندی اصلی را حفظ میکند و از تغییر یا ویرایش سند جلوگیری میکند.و فرقی نمیکند از چه نسخهای از ورد برای ایجاد آن استفاده شده باشد یا چه چیزی خواننده PDF که برای باز کردن آن استفاده میشود.
برای ذخیره یک سند Word با فرمت PDF، فقط باید ... روی File - Save As کلیک کنید و از بین گزینههای ذخیره، گزینه PDF را انتخاب کنید.به این ترتیب، حاشیهها، فونتها، تصاویر، شکلها و هر عنصر دیگری در متن دست نخورده باقی میمانند، مهم نیست فایل را کجا باز کنید. از طرف دیگر، اگر به ویرایش فایل توسط دیگران نیاز دارید، از این گزینه صرف نظر کنید.
سند را با فرمتی سازگار ذخیره کنید
اگر ذخیره سند با فرمت PDF امکانپذیر نیست، پس آن را با فرمتی سازگار با نسخههای قدیمیتر Word ذخیره کنیدبرای انجام این کار، روی «ذخیره به عنوان» کلیک کنید و فرمت .doc را از گزینههای ذخیره انتخاب کنید. روش دیگر، فرمت .docx در مقایسه با .doc مدرنتر و بهینهتر است.، بنابراین اگر رایانه مقصد نسخه جدیدتری از Word نسبت به رایانه شما دارد، میتوانید از آن استفاده کنید.
استفاده از فونتها و سبکهای استاندارد
به یاد داشته باشید که وقتی از فونتها یا سبکهای سفارشی استفاده میکنیم، یک سند Word در رایانه شخصی دیگر پیکربندی خود را از دست میدهد. بنابراین، در صورت امکان، سعی کنید از فونتهای رایج استفاده کنیدمانند فونت تایم نیو رومن یا آریال، و قالبهای پیشفرض به جای قالبهای تنظیمشده دستی. همه اینها احتمال وقوع تغییرات غیرمنتظره هنگام باز کردن سند در رایانه دیگر را کاهش میدهد.
جاسازی فونتها در سند
اگر سند ورد در رایانه دیگری به اشتباه پیکربندی شده باشد، جاسازی فونتها مفید است. باعث میشود فایل، فونتها را حتی اگر کامپیوتر دیگر آنها را نصب نکرده باشد، حفظ کند.برای جاسازی فونتها در یک سند Word، این مراحل ساده را دنبال کنید:
- به فایل - گزینهها بروید.
- ذخیره را انتخاب کنید.
- گزینهی «قراردادن فونتها در فایل» را فعال کنید.
برای همکاری از OneDrive یا Google Docs استفاده کنید
یک راه حل نهایی برای مشکل خارج شدن یک سند Word از پیکربندی در رایانه دیگر، استفاده از پلتفرمهای ابری مانند OneDrive یا Google Docs است. این امر ثبات بیشتری را تضمین میکند و اجازه میدهد همه کاربران نسخه یکسانی از سند را بدون مشکل سازگاری مشاهده میکنند.
از سنین جوانی، مجذوب همه چیزهای علمی و فناوری، به خصوص پیشرفتهایی که زندگی ما را آسانتر و لذتبخشتر میکنند، بودهام. من عاشق بهروز ماندن در مورد آخرین اخبار و روندها و به اشتراک گذاشتن تجربیات، نظرات و نکات خود در مورد دستگاهها و گجتهایی هستم که استفاده میکنم. این باعث شد که کمی بیش از پنج سال پیش به یک نویسنده وب تبدیل شوم و عمدتاً روی دستگاههای اندروید و سیستم عاملهای ویندوز تمرکز کنم. من یاد گرفتهام که مفاهیم پیچیده را به زبان ساده توضیح دهم تا خوانندگانم بتوانند به راحتی آنها را درک کنند.