فایل اکسل خود را گم کرده‌اید؟ راهنمای کامل برای درک و اجتناب از خطاهای ذخیره

آیا در ذخیره فایل‌ها در اکسل مشکل دارید؟ این وضعیت می‌تواند واقعاً ناامیدکننده باشد، مخصوصاً اگر زمان زیادی را صرف کار روی صفحه گسترده خود کرده باشید و از از دست دادن تمام تغییرات خود بترسید. مایکروسافت اکسل یکی از پرکاربردترین ابزارها برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها است، بنابراین مواجهه با خطا هنگام تلاش برای ذخیره اسناد یکی از رایج‌ترین سوالات است. و باعث نگرانی در بین کاربران آن شده است.

در این مقاله قصد داریم تمام موارد را بررسی کنیم دلایل احتمالی که ممکن است مانع از ذخیره فایل‌های اکسل شما شوندو ما برای هر مورد راه‌حل‌های دقیقی ارائه خواهیم داد. در اینجا نه تنها مراحل گام به گام، بلکه توضیحات واضح و نکات مفیدی برای جلوگیری از این نوع مشکلات در آینده نیز خواهید یافت. بیا، بمون، برات توضیح می‌دیم. چگونه از این موقعیت‌ها بهبود یابیم و از آنها جلوگیری کنیم.

نحوه‌ی عملکرد فرآیند ذخیره در اکسل و دلیل عدم موفقیت آن

قبل از پرداختن به راهکارها، درک این نکته ضروری است که نحوه ذخیره فایل‌ها در اکسل، زیرا این فرآیند آنقدرها هم که به نظر می‌رسد ساده نیست. اکسل، وقتی شما به صورت دستی یا خودکار یک فایل اکسل را ذخیره می‌کنید، ابتدا یک فایل موقت در همان محل سند اصلی ایجاد می‌کند.. پس از اتمام ذخیره، فایل اصلی را حذف کرده و نام صحیح را به فایل موقت بدهید. اگر در طول این فرآیند مشکلی پیش بیاید، ممکن است انواع مختلفی از خطاها رخ دهد و فایل با آخرین تغییرات ممکن است به درستی ذخیره نشود.

وقفه در فرآیند ذخیره سازی می‌تواند به دلایل زیادی باشد: از فشار دادن کلید "Esc"، مشکلات سخت‌افزاری، مشکلات نرم‌افزاری، مشکلات آنتی‌ویروس، تداخل مجوزها، مسیرهای فایل خیلی طولانی یا حتی کمبود فضای دیسک. همچنین باید مراقب مکان‌های شبکه یا درایوهای خارجی باشید، زیرا اگر اتصال هنگام ذخیره اکسل قطع شود، ممکن است فایل‌های شما خراب شوند یا تغییرات ذخیره نشده باقی بمانند.

پیام‌های خطای رایج هنگام ذخیره فایل‌ها در اکسل

از جمله رایج‌ترین پیام‌های خطا هنگام ذخیره نشدن فایل در اکسل، موارد زیر برجسته هستند:

• «سند ذخیره نشد»
• «سند به طور کامل ذخیره نشده است»
• «دسترسی به سند فقط خواندنی امکان‌پذیر نیست.» »
• "دیسک کامل"
• "هنگام ذخیره سازی خطاهایی شناسایی شد..."
• «نام فایل معتبر نیست»

هر یک از این خطاها به علت متفاوتی اشاره دارند.بنابراین بهتر است قبل از جستجوی راه حل مناسب، پیام دقیق را شناسایی کنید.

دلایل اصلی ذخیره نشدن تغییرات در اکسل

طبق مستندات رسمی، انجمن‌های راهنما و تجربیات کاربران، رایج‌ترین دلایلی که اکسل هنگام ذخیره فایل‌ها با مشکل مواجه می‌شود عبارتند از::

• عدم دسترسی به پوشه مقصداگر مجوزهای خواندن، نوشتن یا تغییر را در پوشه‌ای که می‌خواهید فایل اکسل را در آن ذخیره کنید، نداشته باشید، اکسل قادر به تکمیل ذخیره نخواهد بود.
• پلاگین های شخص ثالثبرخی از افزونه‌های نصب‌شده در اکسل ممکن است در فرآیند ذخیره اختلال ایجاد کنند و باعث خرابی یا خطاهای غیرمنتظره شوند.
• فایل های آسیب دیده یا خراباگر فایل اصلی خراب باشد، اکسل ممکن است از ذخیره صحیح تغییرات جلوگیری کند.
• فضای دیسک ناکافی: اگر مکان مقصد فضای خالی نداشته باشد، اکسل عملیات ذخیره را کامل نخواهد کرد.
• آنتی ویروس نرم افزار: برخی از برنامه‌های آنتی‌ویروس ممکن است فرآیند ذخیره را مسدود کنند، به خصوص اگر در حین اسکن، فایل‌های جدید را اسکن کنند یا فایل‌های باز را تغییر دهند.
• اشتراک‌گذاری تداخل‌ها یا قفل‌هااگر فایل توسط شخص دیگری یا در نمونه دیگری از اکسل باز شود، ممکن است هنگام ذخیره سازی خطاهایی رخ دهد.
• مسیر فایل خیلی طولانی استاکسل نام فایل به همراه مسیر کامل را به ۲۱۸ کاراکتر محدود می‌کند. اگر از این مقدار بیشتر شود، خطای نام نامعتبر دریافت خواهید کرد.
• مشکلات اتصال در مکان‌های شبکهاگر فایل‌ها را در درایو شبکه ذخیره کنید و اتصال قطع شود، ممکن است ذخیره با شکست مواجه شود و داده‌های اخیر را از دست بدهید.
• فایل‌ها در حالت فقط خواندنی: ممکن است این حالت روی فایل فعال باشد یا شما مالک آن نباشید، که این امر امکان ذخیره آن با تغییرات را محدود می‌کند.
• خطاهای سخت‌افزاری (دیسک، درایوهای USB و غیره): خرابی فیزیکی یا قطع شدن درایو هنگام ذخیره سازی نیز می‌تواند باعث خطا و خراب شدن فایل‌ها شود.
• فایل‌هایی که توسط سیستم یا برنامه دیگری قفل شده‌انداگر فایل توسط برنامه‌ی دیگری در حال استفاده باشد، ممکن است از ذخیره شدن آن جلوگیری شود.

چگونه مشکل ذخیره نشدن تغییرات اکسل را حل کنیم؟

بیایید یک به یک موثرترین راه حل ها را برای هر مورد خاص بررسی کنیم.

۱. بررسی و تغییر مجوزهای پوشه

اول از همه بررسی کنید که در پوشه‌ای که فایل را ذخیره می‌کنید، مجوزهای کافی داشته باشید. روی پوشه کلیک راست کنید، گزینه خواصدسترسی به برگه امنیت و مجوزهای اختصاص داده شده به کاربر خود را بررسی کنید. اگر مجوز نوشتن یا تغییر ندارید، از مدیر تیم بخواهید که آنها را به شما اعطا کند یا سعی کنید فایل را در مکان دیگری که آنها را دارید ذخیره کنید.

۲. فایل را به عنوان یک فایل جدید یا با نام دیگری ذخیره کنید

یکی از اولین اقدامات توصیه شده زمانی که اکسل به شما اجازه ذخیره نمی‌دهد، استفاده از گزینه ... است. ذخیره به عنوان و نام یا مسیر فایل را تغییر دهید. به این ترتیب، از رونویسی فایل اصلی و جلوگیری از خرابی یا محدودیت زمانی جلوگیری می‌کنید. برای انجام این کار:

1. دسترسی به منو بایگانی و انتخاب کنید ذخیره به عنوان.
2. نام دیگری وارد کنید و سعی کنید آن را در مکان دیگری ذخیره کنید.

این تاکتیک اغلب زمانی مؤثر است که اختلاف بر سر مجوزها، فایل‌های موقت خراب یا از کار افتادن‌های موقت باشد.

۳. صفحات گسترده اصلی را به یک کتاب کار دیگر منتقل کنید

اگر فایل خراب به نظر می‌رسد یا مدام ذخیره نمی‌شود، یک تکنیک مفید این است که تمام برگه‌ها (به جز یک برگه پرکننده) را به یک کتاب کار جدید منتقل کنید. الف) بله:

1. یک ورق پرکننده اضافه کنید Shift + F11.
2. تمام برگه‌های اصلی به جز برگه پرکننده را گروه‌بندی کنید (روی اولین برگه کلیک کنید، Shift را نگه دارید و روی آخرین برگه کلیک کنید).
3. کلیک راست کرده و انتخاب کنید انتقال یا کپی… > انتخاب کنید (کتاب جدید) > بپذیرید.

به این ترتیب، اغلب می‌توانید فایل جدید را بدون خطا ذخیره کنید و با کپی کردن دستی ماژول‌ها، تمام محتوا، از جمله ماکروهای VBA را بازیابی کنید. اگر می‌خواهید در مورد چگونگی جلوگیری از خطاها در اکسل اطلاعات بیشتری کسب کنید، توصیه می‌کنیم مقاله ما را در مورد ... مرور کنید. خطاهای BitLocker در ویندوز.

۴. ذخیره به عنوان یک نوع فایل متفاوت (.xlsx، .xlsm و غیره)

گاهی اوقات فرمت فایل اصلی خراب می‌شود. تغییر نوع فایل ممکن است مشکل را حل کند. برای انجام این کار:

1. En بایگانی، مطبوعات ذخیره به عنوان.
2. در گزینه TIPO، قالب متفاوتی را انتخاب کنید (برای مثال، xlsm برای فایل‌هایی با ماکرو یا .xlsx اگر اصل بود اکسل).

با این کار می‌توانید ناسازگاری‌های قدیمی یا خطاهای قالب‌بندی را از بین ببرید.

۵. سعی کنید فایل را در مکان دیگری ذخیره کنید

اگر گمان می‌کنید مشکل از درایو مقصد است (مثلاً یک درایو خارجی، یک درایو شبکه یا یک پوشه‌ی محدود شده)، فایل را در دسکتاپ یا پوشه محلی دیگری ذخیره کنید از تیم شما. این امر مشکلات شبکه، مجوزها یا فضا را منتفی می‌کند. همچنین، اگر در مورد بازیابی فایل‌های ذخیره نشده سؤالی دارید، می‌توانید آموزش ما را در اینجا بررسی کنید. بازیابی فایل‌های ذخیره نشده ورد.

۶. فایل‌های جدید را در محل اصلی ذخیره کنید

یک فایل اکسل جدید ایجاد کنید و یک کپی از آن را در همان پوشه‌ای که فایل اصلی قرار داشت، ذخیره کنید. اگر نمی‌توانید، احتمالاً مشکل از مجوزها، فضای ناکافی درایو یا تداخل نرم‌افزاری است. اگر بتوانید فایل جدید را ذخیره کنید، ممکن است مشکل از قالب یا محتوای فایل اصلی باشد.

۷. اکسل را در حالت ایمن اجرا کنید

چند بار افزونه‌های شخص ثالث هنگام ذخیره فایل‌ها مشکل ایجاد می‌کنند. برای آزمایش اینکه آیا علت این است:

• گزینه 1: کلید را فشار داده و نگه دارید کلیدهای Ctrl و اکسل را باز کنید، پیام حالت ایمن را تأیید کنید.
• گزینه 2: مطبوعات ویندوز + Rمی نویسد برتری / امن و Enter را بزنید.

اگر می‌توانید در حالت ایمن ذخیره کنید، افزونه‌ها را یکی یکی غیرفعال یا حذف کنید تا مقصر را پیدا کنید. برای انجام این کار:

1. اکسل را به طور معمول باز کنید.
2. منو بایگانی > گزینه > مکمل.
3. در پایین، انتخاب کنید پلاگین های COM و مطبوعات Ir.
4. تیک همه افزونه‌ها را بردارید و اکسل را مجدداً راه‌اندازی کنید.

۸. فضای دیسک موجود را بررسی کنید

یکی از دلایل کلاسیک، نداشتن فضای خالی کافی است. برای بررسی فضای موجود از File Explorer استفاده کنید. اگر پر است، با خالی کردن سطل زباله، حذف فایل‌های موقت یا گسترش پارتیشن با ابزارهایی مانند ...، فضا را آزاد کنید. EaseUS Partition Master یا مشابه آن

۹. نرم‌افزار آنتی‌ویروس را به‌طور موقت غیرفعال کنید

برخی از برنامه‌های آنتی‌ویروس ممکن است فایل‌ها یا اسناد جدید را به‌صورت آنی اسکن کنند و به‌طور موقت مانع از ذخیره شدن آنها شوند. هنگام ذخیره، آنتی ویروس خود را موقتاً غیرفعال کنیداما به یاد داشته باشید که بعداً آن را فعال کنید. اگر خطا برطرف شد، تنظیمات آنتی‌ویروس خود را بررسی کنید تا پوشه‌هایی که اسناد اکسل را در آنها ذخیره می‌کنید، حذف شوند.

۱۰. نصب آفیس خود را تعمیر کنید

اگر هیچ کدام از این کارها جواب نداد، ممکن است نصب آفیس شما خراب شده باشد. برای تعمیر آن:

1. به کنترل پنل > برنامه‌ها و ویژگی‌ها بروید.
2. جستجو دفتر مایکروسافت، کلیک راست کرده و انتخاب کنید تعمیر.
3. انتخاب کنید تعمیر سریع (سریع‌تر) یا تعمیر آنلاین (عمیق‌تر).

پس از آن، دوباره سعی کنید فایل‌های اکسل خود را ذخیره کنید.

خطاهای خاص و راه حل آنها

«دسترسی به سند فقط خواندنی امکان‌پذیر نیست.»

این می‌تواند به این دلیل باشد که فایل به عنوان فقط خواندنی علامت‌گذاری شده است یا اینکه نمونه دیگری آن را قفل کرده است. راه حل ها:

• مطمئن شوید که مجوزهای ویرایش را دارید.
• فایل را با نام دیگری یا در مکان دیگری ذخیره کنید.
• تمام نمونه‌های اکسل را ببندید و فقط یکی را دوباره باز کنید.

«دیسک پر است»

همانطور که ذکر کردیم ، فضای درایو را آزاد کنید یا سعی کنید در دیسک دیگری ذخیره کنید. اگر در درایوهای خارجی ذخیره می‌کنید، مطمئن شوید که آنها به درستی متصل هستند و در حین ذخیره سازی جدا نمی‌شوند.

«نام فایل معتبر نیست»

بررسی کنید که کل مسیر (شامل پوشه‌ها و نام فایل‌ها) از ۲۱۸ کاراکتر تجاوز نکند. در این صورت، با ذخیره فایل در یک پوشه ریشه (مانند ...)، مسیر را کوتاه کنید. C: \) و از یک نام کوتاه استفاده کنید.

خطاها هنگام ذخیره در مکان‌های شبکه

اگر در حال کار بر روی یک شبکه هستید و اتصال خود را در حین کار از دست می‌دهید، اکسل ممکن است از ذخیره کردن جلوگیری کند و حتی پیام‌های خطایی در مورد مسیرهای شبکه غیرقابل دسترس نمایش دهد. اگر این اتفاق بیفتد:

• فایل را به صورت محلی ذخیره کنید و وقتی اتصال برقرار شد، آن را دوباره در درایو شبکه کپی کنید.
• در شبکه‌های ویندوز، می‌توانید رجیستری را تغییر دهید تا مقاومت در برابر قطع اتصال‌های تصادفی را بهبود بخشید.

خطاهای مربوط به ویژوال بیسیک برای برنامه‌های کاربردی (VBA)

اگر فایل شامل ماکرو یا VBA باشد و خراب شود، می‌توانید با حذف پروژه‌های VBA آسیب‌دیده، آن را تعمیر کنید.. به عنوان یک راه حل پیشرفته، توصیه می‌شود یک نسخه پشتیبان تهیه کنید و از ابزارهای تجسم ذخیره‌سازی ساختاریافته برای حذف اجزای خراب قبل از بازگشایی و ذخیره سند استفاده کنید.

مشکلات مربوط به فایل‌های آسیب‌دیده یا خراب

اگر مشکوک هستید که فایل شما خراب است، اکسل تابعی را برای ... در نظر گرفته است. باز کنید و تعمیر کنید:

1. اکسل را باز کنید، به بایگانی > باز.
2. فایل مشکل‌دار را انتخاب کنید.
3. روی دکمه باز کردن، روی فلش رو به پایین کلیک کنید و انتخاب کنید باز کنید و تعمیر کنید.

در موارد پیچیده، می‌توانید به ابزارهای شخص ثالث مانند موارد زیر متوسل شوید: تعمیر Wondershare o تعمیر ستارگان برای اکسلکه به شما امکان می‌دهند با بازیابی جداول، فرمول‌ها و سایر عناصر، فایل‌های آسیب‌دیده را تعمیر کنید.

نکات پیشگیرانه و بازیابی فایل‌های ذخیره نشده

برای جلوگیری از از دست دادن شغل خود در آینده، ضروری است که:

• فعال کردن و پیکربندی ذخیره خودکار: به این ترتیب اکسل نسخه‌های خودکار را به صورت دوره‌ای ذخیره می‌کند.
• حساب مایکروسافت خود را لینک کنید و از OneDrive استفاده کنید: این به شما امکان می‌دهد پشتیبان‌گیری‌های خودکار را در فضای ابری ذخیره کنید.
• تنظیم فرکانس ذخیره خودکار: شما می‌توانید برای افزایش امنیت داده‌های خود، بازه زمانی را کاهش دهید.

چگونه فایل‌های ذخیره نشده را بازیابی کنیم؟

اگر اکسل را بدون ذخیره کردن بستید، این روش‌ها را امتحان کنید:

• اکسل را باز کنید، به بایگانی > اطلاعات > مدیریت کتاب > بازیابی کتاب‌های ذخیره نشده. در اینجا می‌توانید نسخه‌های موقت را پیدا کنید.
• جستجوی فایل‌های موقت در C:\Users\YourName\AppData\Local\Temp (به جای YourName، نام کاربری خودتان را بنویسید.) جستجوی فایل‌ها با پسوند .tmp.

این روش‌ها شانس بازیابی کار شما را پس از یک شکست غیرمنتظره افزایش می‌دهند.

نکات و ترفندهایی برای جلوگیری از اشتباهات آینده در اکسل

• همیشه آفیس را به‌روز نگه دارید برای بهره‌مندی از وصله‌ها و اصلاحات امنیتی.
• از کار کردن روی فایل‌هایی که صرفاً روی درایوهای USB ذخیره شده‌اند، خودداری کنید. یا مکان‌های شبکه ناپایدار.
• ساختن کپی های مکرر در مکان‌های مختلف (محلی، ابری، درایو خارجی).
• مراقب افزونه‌های شخص ثالث تأیید نشده باشید و اگر به آنها نیاز ندارید، آنها را غیرفعال کنید.
• قبل از کار با فایل‌های بزرگ، فضای ذخیره‌سازی خود را بررسی کنید.

این مجموعه توصیه‌ها به کاهش احتمال خطا هنگام ذخیره در اکسل کمک می‌کند و یکپارچگی داده‌های خود را همیشه حفظ کنید.