اکسس چیست و برای چیست؟

این یکی از کم شناخته شده ترین برنامه ها در مجموعه آفیس مایکروسافت 365 است، علیرغم اینکه از نسخه 1992 گنجانده شده است، اما ابزار بسیار مفیدی است. در این پست توضیح می دهیم مایکروسافت اکسس چیست و چه کاربردی دارد؟.

جدیدترین نسخه از مایکروسافت اکسس، که در اینجا قصد داریم در مورد آن صحبت کنیم، در تاریخ 5 اکتبر 2021 برای استفاده در ویندوز 10 و ویندوز 11 منتشر شد. بسته به گزینه های نصب، این درایو بین 44 مگابایت تا 60 مگابایت را اشغال می کند.

مایکروسافت اکسس چیست؟

مایکروسافت یک است سامانهی مدیریت پایگاه داده در مجموعه برنامه های Microsoft Office (اکنون Microsoft 365) گنجانده شده است. این ابزاری است که با هدف کمک به کاربران در ایجاد و مدیریت پایگاه داده با هدف ذخیره، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات است.

دلیل استفاده کم از این برنامه عمدتاً به دلیل عدم اطلاع از مفید بودن واقعی آن است. بسیاری از کاربران به اشتباه بر این باورند که هر کاری که با اکسس انجام شود در واقع با اکسس قابل انجام است. اکسل.

اگرچه درست است که هر دو برنامه نقاط مشترک دارند، اکسل برای مدیریت داده های عددی و انجام محاسبات روی آن داده ها مناسب تر است. دسترسی، به نوبه خود، درجه بیشتری از تخصص را اضافه می کند و شامل عملکردهای خاصی برای مدیریت انواع مختلف داده است. علاوه بر این، به شما این امکان را می‌دهد که داده‌هایی را که کاربران در هر قسمت وارد می‌کنند، محدود کنید و همچنین داده‌های مرتبط را در چندین جدول پیوند دهید.

پایگاه های داده ای که با مایکروسافت اکسس ذخیره می شوند نشان می دهند فرمت فایل ".accdb". اگرچه این رایج ترین و همچنین رایج ترین است، هنوز هم می توان افزونه های دیگری را پیدا کرد (".mdbe" o ".mde")، که مربوط به نسخه های قبل از سال 2007 است. در برخی موارد، برای باز کردن این نوع پسوندها، کاربر باید ابتدا از یک ابزار تبدیل استفاده کند تا آن را به «.accdb».

کارهایی که می توانیم با Access انجام دهیم

چگونه می توان از Access برای مدیریت پایگاه داده استفاده کرد؟ در زیر برخی از رایج ترین کارهایی که می توانیم با این ابزار انجام دهیم را توضیح می دهیم.

ایجاد یک بانک اطلاعاتی

در صفحه اصلی Access، روی "File" کلیک کنید و در ستون گزینه ها در سمت چپ، "New" را انتخاب کنید. از بین گزینه های مختلف نشان داده شده در صفحه، باید یکی را با عنوان انتخاب کنیم "پایگاه داده دسکتاپ خالی".

این پایگاه داده جدید ایجاد شده را می توان به عنوان یک مرحله مقدماتی برای دسترسی به الگوی جدید و شروع استفاده از آن نامی اختصاص داد.

یک جدول ایجاد کنید

برای افزودن یک جدول داده به پایگاه داده ای که ایجاد کرده ایم، باید به نوار ابزار رفته و بر روی تب کلیک کنید. «میز». هر تعداد فیلد که بخواهیم را می توان به این جدول جدید اضافه کرد. برای این کار باید راست کلیک کرده و گزینه را انتخاب کنید «برای افزودن کلیک کنید».

بخش Combo box برای فهرست کردن انواع داده‌های مختلف که می‌توان به یک فیلد اختصاص داد استفاده می‌شود (در Access، اختصاص یک نوع داده به هر فیلد الزامی است).

داده ها را به جدول اضافه کنید

راه‌های زیادی برای افزودن داده‌ها به جدول Access وجود دارد: استفاده از فرم، وارد کردن آن از یک فایل خارجی، استفاده از SQL یا وارد کردن مستقیم داده‌ها (یعنی به صورت دستی). رایج ترین گزینه این است وارد کردن از طریق فایل ها ".csv". اینطوری باید انجام اش بدی:

1. روی نوار ابزار، روی آن کلیک کنید "داده های خارجی".
2. سپس روی آن کلیک می کنیم "فایل متنی".
3. سپس فایل مبدا و جدول مقصد را انتخاب می کنیم.
4. قبل از ادامه وارد کردن، می‌توانیم تمام جزئیات فایل را بررسی کنیم (استفاده از نقطه یا کاما به عنوان جداکننده، نیاز به حذف فیلدهای خاص).
5. در نهایت دکمه را فشار می دهیم «پایان» برای اجرای واردات

از اینجا به بعد با جداول مختلفی که معرفی کرده ایم اقدامات زیادی در اپلیکیشن وجود دارد. مثلا ممکن است ایجاد روابط بین جداول برای استعلام داده ها از جداول مختلف شما همچنین می توانید یک ایجاد کنید جدول جست و جو، که حاوی داده هایی است که توسط جدول دیگری به آنها ارجاع داده شده است، یا حتی پرس و جوهای پیچیده را در چندین جدول با انواع مختلف داده ایجاد می کند.

سایر اقدامات ممکن است تهیه نسخه پشتیبان، ایجاد پایگاه داده های اجرایی (که کاربران خارجی نمی توانند آن را تغییر دهند) ماکرو ایجاد کنید برای خودکار کردن وظایف پیچیده یا صادرات داده به اکسل، در میان بسیاری از احتمالات دیگر.

برای انجام همه این اقدامات، Microsoft Access شامل یک ابزار مفید است دستیار که بدون شک برای کسانی که برای اولین بار از این اپلیکیشن استفاده می کنند کمک شایانی می کند.

نتیجه

مایکروسافت اکسس یک گزینه بسیار توصیه شده برای مشاغل کوچک و متوسط ​​است که نیاز دارند یک ابزار ساده و آسان برای مدیریت داده ها. ایده آل برای کارهایی مانند gمدیریت موجودی یا نظارت بر پروژه برای همه این موارد، ارزش یادگیری نحوه استفاده از آن را دارد.