حالت محرمانه جیمیل چیست و چه زمانی باید آن را فعال کنید؟

¿«حالت محرمانه» جیمیل چیست و چه زمانی باید آن را فعال کنید؟ این حالت ارسال ویژه به شما امکان می‌دهد تا کارهایی که گیرنده می‌تواند با ایمیل شما انجام دهد را محدود کنید.این کار مانع از ارسال مجدد، کپی کردن متن، دانلود پیوست‌ها یا چاپ محتویات آن توسط کاربران می‌شود. همچنین می‌توانید تاریخ انقضا تعیین کنید یا حتی برای باز کردن آن، کد پیامکی درخواست کنید. این روش کاملاً بی‌نقص نیست، اما در صورت استفاده صحیح، خطرات کار با اطلاعات حساس را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

حالت محرمانه جیمیل، روشی ویژه برای ارسال ایمیل است. در این حالت، گوگل محدودیت‌هایی را برای پیام و پیوست‌های آن اعمال می‌کند و توانایی گیرنده را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات محدود می‌کند. وقتی این حالت را فعال می‌کنید، گزینه‌های اشتراک‌گذاری معمول گیرنده ناپدید می‌شوند. ارسال، کپی، دانلود و چاپ محتوا.

علاوه بر مسدود کردن این اقدامات، جیمیل به شما امکان می‌دهد تاریخ انقضا تعیین کنید. برای پیام: پس از آن دوره، گیرنده دیگر قادر به مشاهده آن نخواهد بود. همچنین می‌توانید در هر زمانی که از ارسال پیام پشیمان شدید یا خطایی از طرف گیرنده مشاهده کردید، دسترسی را به صورت دستی لغو کنید. این امر به ویژه هنگام برخورد با اسناد محرمانه، داده‌های شخصی یا ارتباطات داخلی حساس مفید است.

این ویژگی همچنین شامل یک سیستم تأیید رمز عبور اضافی استمی‌توانید از گیرنده بخواهید که برای باز کردن ایمیل به یک کد نیاز داشته باشد: یا یک تأیید ساده (که در برخی موارد از طریق ایمیل ارسال می‌شود) یا کدی که از طریق پیامک به تلفن همراه گیرنده ارسال می‌شود. در این سناریوی دوم، فقط کسی که به آن شماره تلفن دسترسی دارد، قادر به مشاهده محتوا خواهد بود.

مهم است بدانید که حالت محرمانه، ایمیل‌ها را به طور جادویی و از ابتدا تا انتها رمزگذاری نمی‌کند.در عوض، نحوه‌ی ارائه‌ی محتوا را تغییر می‌دهد. جیمیل متن و پیوست‌ها را مستقیماً مانند یک پیام معمولی ارسال نمی‌کند؛ در عوض، یک لینک امن ایجاد می‌کند که فقط تحت شرایطی که شما تعیین کرده‌اید (انقضا، تأیید و غیره) قابل دسترسی است.

این ویژگی هم برای حساب‌های جیمیل شخصی و هم برای گوگل ورک‌اسپیس در دسترس است.و در محیط‌های تجاری، مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند که آیا اجازه استفاده از آن را بدهند یا خیر، چه در کل دامنه و چه فقط در واحدهای سازمانی خاص (برای مثال، آن را برای بخش حقوقی فعال و برای بقیه غیرفعال کنند).

نحوه عملکرد حالت محرمانه در داخل

وقتی پیامی را در حالت محرمانه ارسال می‌کنید، جیمیل متن ایمیل را «به همان شکل» ارسال نمی‌کند. به سرور گیرنده. کاری که انجام می‌دهد این است که محتوا را در سیستم‌های گوگل ذخیره می‌کند و آن را با یک لینک کنترل‌شده جایگزین می‌کند. برای کسی که از Gmail استفاده می‌کند، نتیجه مانند یک ایمیل معمولی به نظر می‌رسد، اما در واقع، آنها به روشی مدیریت‌شده به آن محتوای میزبانی‌شده دسترسی دارند.

اگر گیرنده از Gmail استفاده نکند، پیامی حاوی یک لینک دریافت خواهد کرد. از نوع «مشاهده ایمیل» یا مشابه آن. با کلیک بر روی آن، یک صفحه امن گوگل باز می‌شود که در آن باید وارد سیستم شوید یا کد تأیید را وارد کنید، بسته به نحوه پیکربندی تحویل. به این ترتیب، صرف نظر از ارائه دهنده ایمیل گیرنده، کنترل را در دست دارید.

محدودیت‌های معمول در این حالت، کل بسته محتوا را تحت تأثیر قرار می‌دهد.متن، تصاویر جاسازی‌شده و پیوست‌ها. گیرنده قادر خواهد بود آن را بخواند و در صورت سازگاری فرمت، پیش‌نمایشی از پیوست‌ها را مشاهده کند، اما به عملکردهای ذخیره آنها در رایانه خود، ارسال آنها به شخص دیگر یا چاپ ایمیل از Gmail دسترسی نخواهد داشت.

یک محدودیت مهم وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.حتی اگر گزینه‌های کپی، دانلود یا چاپ مسدود شده باشند، Gmail نمی‌تواند به‌طور کامل مانع انجام این کار توسط کسی شود. تصویر صفحهبا گوشی خود از صفحه اسکرین‌شات بگیرید یا از نرم‌افزارهای مخرب برای کپی کردن محتوا استفاده کنید. گوگل سعی می‌کند در برخی محیط‌ها اسکرین‌شات‌ها را محدود کند، اما در عمل، همیشه راهی برای دور زدن این محافظت وجود دارد.

یکی دیگر از جزئیات فنی کلیدی این است که ایمیل‌ها در حالت محرمانه قابل برنامه‌ریزی نیستند. اگر از آن دسته افرادی هستید که همیشه از گزینه «ارسال زمان‌بندی‌شده» برای ارسال پیام‌ها در زمان مشخص استفاده می‌کنید، به خاطر داشته باشید که این ویژگی با حالت محرمانه سازگار نیست: باید فوراً آنها را ارسال کنید.

مزایا، محدودیت‌ها و زمان فعال‌سازی آن

مزیت اصلی حالت محرمانه این است که افشای غیرعمدی اطلاعات حساس را کاهش می‌دهد.اگر گیرنده‌ای به‌طور تصادفی روی «ارسال» کلیک کند یا سعی کند پیوستی را برای اشتراک‌گذاری دانلود کند، به سادگی قادر به انجام این کار نخواهد بود. این امر از بسیاری از اشتباهات رایج در محیط کار و زندگی شخصی جلوگیری می‌کند.

انقضای پیام‌ها نکته بسیار جالب دیگری استشما می‌توانید انتخاب کنید که یک ایمیل فقط برای یک روز، یک هفته، یک ماه یا حتی چند سال قابل دسترسی باشد (محدوده‌های معمول از ۱ روز تا ۵ سال است). پس از این مدت، هم متن پیام و هم هرگونه پیوست برای گیرنده غیرقابل دسترسی می‌شوند، حتی اگر هنوز آن را در صندوق ورودی خود ببینند.

امکان لغو دسترسی در هر زمان، یک شبکه ایمنی اضافی ایجاد می‌کند.اگر ایمیلی را به شخص اشتباهی ارسال کرده‌اید، اطلاعاتی را در آن گنجانده‌اید که بعداً پشیمان شده‌اید، یا نظرتان عوض شده است، کافیست به پوشه‌ی موارد ارسالی خود بروید، ایمیل محرمانه را باز کنید و روی گزینه‌ی حذف دسترسی کلیک کنید. از آن لحظه به بعد، گیرنده دیگر نمی‌تواند آن را باز کند.

با این حال، این حالت یک سپر مطلق نیست و محدودیت‌های مشخصی دارد.همانطور که قبلاً ذکر شد، نمی‌تواند مسدود کردن اسکرین‌شات‌ها یا عکس‌ها را بی‌خطر کند، و اگر گیرنده قصد نقض اعتماد شما را داشته باشد، همیشه راه‌هایی برای ذخیره اطلاعات پیدا خواهد کرد. علاوه بر این، در محیط‌های شرکتی سختگیرانه، می‌تواند با سیاست‌های بایگانی، حسابرسی یا eDiscovery در تضاد باشد زیرا برخی از دسترسی‌ها خارج از گردش‌های کاری استاندارد قرار می‌گیرند.

توصیه می‌شود در موقعیت‌هایی که به کنترل بیشتری نیاز دارید، حالت محرمانه را فعال کنید.ارسال قراردادها، گواهینامه‌ها، اسناد هویتی، اطلاعات مالی، داده‌های پزشکی، ارتباطات داخلی حساس یا لینک‌هایی که باید در یک تاریخ خاص از کار بیفتند توصیه نمی‌شود. نباید بدون تمایز از آنها استفاده شود، زیرا مراحلی را برای گیرنده اضافه می‌کند و در صورت عدم نیاز، می‌تواند اوضاع را پیچیده کند.

نحوه ارسال ایمیل محرمانه از Gmail در رایانه

روند استفاده از حالت محرمانه از نسخه وب جیمیل کاملاً شهودی است.اما ارزشش را دارد که قدم به قدم آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید چیزی را از قلم نمی‌اندازید. ایده این است که ایمیل خود را طبق معمول بنویسید و درست قبل از ارسال، حالت را فعال کنید و تنظیمات انقضا و تأیید را انجام دهید.

اینها مراحل اساسی کار با کامپیوتر هستند:

• جیمیل را باز کنید و روی «نوشتن» کلیک کنید برای ایجاد یک پیام جدید.
• گیرنده، موضوع و محتوا را بنویسید از ایمیل، و فایل‌هایی را که باید ارسال کنید پیوست کنید.
• در پایین کادر نوشتن، روی نماد قفل با یک ساعت کلیک کنید. (این دکمه حالت محرمانه است.) اگر قبلاً از آن استفاده کرده‌اید و می‌خواهید تنظیمات را تغییر دهید، گزینه «ویرایش» را خواهید دید.
• یک پنجره بازشو باز می‌شود که می‌توانید تاریخ انقضا را انتخاب کنید. از پیام و اینکه آیا می‌خواهید رمز عبور لازم باشد یا خیر.
• در بخش رمز عبور می‌توانید بین دو حالت یکی را انتخاب کنید:
  • «رمز عبور از طریق پیامک امکان‌پذیر نیست»کاربرانی که ایمیل را از طریق برنامه یا وب‌سایت جیمیل باز می‌کنند، می‌توانند آن را مستقیماً مشاهده کنند؛ کسانی که از جیمیل استفاده نمی‌کنند، ممکن است کدی را در ایمیل دیگری برای تأیید هویت خود دریافت کنند.
  • «رمز عبور از طریق پیامک»گیرنده باید کدی را که از طریق پیامک برای او ارسال می‌شود وارد کند. وارد کردن شماره تلفن گیرنده الزامی است، نه شماره تلفن شما.
• وقتی همه چیز را تنظیم کردید، روی «ذخیره» کلیک کنید و سپس ایمیل را طبق معمول ارسال کنید.

به یاد داشته باشید که تنظیم حالت محرمانه هم روی متن و هم روی پیوست‌ها تأثیر می‌گذارد.تمام محتوای پیام مشمول محدودیت‌های انقضا، تأیید و کپی یا دانلودی است که شما تعریف کرده‌اید.

نحوه فعال کردن حالت محرمانه از طریق تلفن همراه

اگر معمولاً از جیمیل روی موبایل خود (اندروید یا iOS) استفاده می‌کنید، حالت محرمانه را هم در اختیار دارید.محل تنظیمات در مقایسه با نسخه دسکتاپ کمی تغییر می‌کند، اما منطق آن یکسان است: شما ایمیل را می‌نویسید و قبل از ارسال، این گزینه را فعال می‌کنید و نحوه محافظت از آن را انتخاب می‌کنید.

برای استفاده از حالت محرمانه در برنامه Gmailاین جریان کلی به شرح زیر است:

• برنامه جیمیل را در گوشی هوشمند خود باز کنید و برای نوشتن ایمیل جدید روی دکمه کلیک کنید.
• گیرنده، موضوع و پیام را بنویسیدو در صورت لزوم فایل‌ها را پیوست کنید.
• روی منوی سه نقطه‌ای در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید از روی صفحه نمایش هنگام تایپ کردن.
• گزینه «حالت محرمانه» را انتخاب کنید در منوی کشویی.
• صفحه‌ای برای پیکربندی تاریخ انقضا و رمز عبور باز می‌شود.با محدوده‌های انقضای مشابه موارد موجود در وب (از ۱ روز تا ۵ سال) و دو گزینه تأیید (استاندارد یا پیامکی).
• تنظیمات مورد نظر خود را پیکربندی کنید و روی «ذخیره» کلیک کنید.
• ایمیل را به صورت عادی ارسال کنیداز آن لحظه به بعد، تمام محدودیت‌های تعریف‌شده اعمال خواهند شد.

در عملیات روزمره، این روش فقط چند ثانیه بیشتر از یک محموله معمولی طول می‌کشد.بنابراین، تا زمانی که محتوای آن توجیه‌پذیر باشد، می‌توان مرتباً از آن استفاده کرد. با این حال، به یاد داشته باشید که اگر گیرنده با این سیستم آشنا نیست، به او اطلاع دهید تا در صورت درخواست کد نگران نشود یا متوجه نشود که نمی‌تواند پیام را ارسال کند.

نحوه باز کردن یک ایمیل محرمانه به عنوان گیرنده

تجربه دریافت ایمیل محرمانه توسط یک فرد به دو عامل کلیدی بستگی دارداینکه آیا آنها از Gmail استفاده می‌کنند یا خیر و اینکه آیا فرستنده تأیید رمز عبور را فعال کرده است یا خیر (به خصوص اگر از طریق پیامک باشد) عواملی هستند که باید در نظر گرفته شوند. با این حال، این فرآیند معمولاً کاملاً هدایت شده است و رابط کاربری به شما می‌گوید که در هر مرحله چه کاری باید انجام دهید.

اگر از حساب Gmail استفاده می‌کنید و فرستنده از طریق پیامک درخواست رمز عبور نکرده استدر بیشتر موارد، می‌توانید ایمیل را مستقیماً از وب‌سایت یا برنامه به‌روزرسانی‌شده و بدون هیچ مرحله اضافی باز کنید. پیام را طبق معمول مشاهده خواهید کرد، اما بدون دکمه‌های فوروارد، دانلود یا چاپ. اگر از یک سرویس ایمیل دیگر متصل به Gmail استفاده می‌کنید (مثلاً چشم‌انداز) ، ممکن است پیوندی مانند «مشاهده ایمیل» ظاهر شود که شما را به صفحه گوگل می‌برد که در آنجا باید وارد سیستم شوید.

وقتی فرستنده گزینه «رمز عبور از طریق پیامک» را فعال می‌کنداین فرآیند یک مرحله امنیتی اضافی اضافه می‌کند. وقتی سعی می‌کنید پیام را باز کنید، سیستم دکمه‌ای مانند «ارسال رمز عبور» را نمایش می‌دهد؛ با فشار دادن آن، یک کد از طریق پیامک به شماره تلفنی که برای شما پیکربندی شده است ارسال می‌شود. برای دسترسی به محتوا، باید آن کد را روی صفحه وارد کنید.

اگر آدرس شما یک آدرس Gmail نیست (برای مثال، از یک ایمیل شرکتی یا از یک ارائه دهنده دیگر استفاده می‌کنید)همچنین پیامی حاوی لینک «مشاهده ایمیل» در رابط کاربری امن گوگل دریافت خواهید کرد. از آنجا، ممکن است از شما خواسته شود روی «ارسال رمز عبور» کلیک کنید و پیامک‌های خود را بررسی کنید یا بسته به تنظیمات فرستنده، ایمیل دیگری حاوی کد تأیید را بررسی کنید.

در همه موارد، محدودیت‌های کپی، ارسال، دانلود یا چاپ همچنان پابرجا خواهد بود.شما قادر خواهید بود ایمیل را بخوانید و اگر منقضی نشده باشد و دسترسی شما لغو نشده باشد، پیش‌نمایشی از پیوست‌های سازگار را مشاهده کنید؛ اما به ویژگی‌های معمول برای اشتراک‌گذاری یا ذخیره مستقیم محتوا از Gmail دسترسی نخواهید داشت.

چه اتفاقی می‌افتد وقتی یک ایمیل منقضی می‌شود یا دسترسی لغو می‌شود؟

پس از رسیدن تاریخ انقضای تعیین‌شده توسط فرستنده، پیام دیگر قابل دسترسی نخواهد بود. برای گیرنده، اگرچه ممکن است هنوز به صورت بصری در صندوق ورودی یا بایگانی او ظاهر شود، اما وقتی سعی می‌کند آن را باز کند، متوجه می‌شود که دیگر نمی‌تواند محتوا را مشاهده کند یا با پیامی مبنی بر منقضی شدن ایمیل مواجه می‌شود.

فرستنده همچنین می‌تواند ابتکار عمل را به دست بگیرد و دسترسی را قبل از تاریخ انقضا لغو کند.برای انجام این کار، جیمیل را در رایانه باز کنید، به پوشه «ارسال‌شده» بروید، ایمیل محرمانه را پیدا کنید و روی گزینه «حذف دسترسی» کلیک کنید. از آن لحظه به بعد، هرگونه تلاش گیرنده برای باز کردن پیام، خطا یا هشداری مبنی بر عدم دسترسی به آن نمایش داده می‌شود.

اگر شما کسی هستید که خطای ایمیل منقضی شده یا دسترسی حذف شده را دریافت می‌کنیدبه احتمال زیاد فرستنده تصمیم به قطع دسترسی گرفته است یا اینکه شما از محدودیت زمانی اولیه پیکربندی شده عبور کرده‌اید. در این صورت، تنها گزینه شما این است که با آن شخص تماس بگیرید تا تاریخ انقضا را تمدید کنید یا از او بخواهید اطلاعات را در یک پیام جدید و محرمانه دوباره ارسال کند.

همچنین ممکن است خطاهایی در رابطه با شماره تلفن‌های مورد استفاده برای تأیید پیامکی رخ دهد.جیمیل فقط از کدهایی که به کشورها و مناطق خاصی ارسال می‌شوند (مانند آمریکای شمالی، بخش بزرگی از آمریکای جنوبی، اروپا، استرالیا و برخی از مناطق آسیایی مانند کره، هند و ژاپن) پشتیبانی می‌کند. اگر سعی کنید شماره‌ای را تنظیم کنید که در منطقه پشتیبانی‌شده نباشد، پیامی مبنی بر عدم امکان استفاده از آن مشاهده خواهید کرد.

این مکانیسم‌های انقضا و ابطال به ویژه در زمینه‌های کاری مفید هستند. جایی که اسناد موقت، گزارش‌های حساس یا داده‌های شخصی که نباید به طور نامحدود در دسترس باشند، به اشتراک گذاشته می‌شوند. با تعیین دقیق محدودیت‌های زمانی، می‌توانید میزان افشای اطلاعات را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

مدیریت حالت محرمانه برای مدیران Google Workspace

در محیط‌های شرکتی، مدیران حرف آخر را در مورد در دسترس بودن یا نبودن حالت محرمانه می‌زنند. برای کاربران. از طریق کنسول مدیریت گوگل، می‌توان آن را در سطح دامنه فعال یا غیرفعال کرد یا طبق سیاست داخلی شرکت، فقط برای واحدهای سازمانی خاصی اعمال کرد.

برای مدیریت این عملکرد به صورت سراسری در سازمان، مدیر باید:

• با حسابی که دارای امتیازات مدیر است، وارد کنسول مدیریت شوید.
• به بخش «برنامه‌ها»، سپس به «Google Workspace» و بعد به «Gmail» بروید..
• بخش «تنظیمات کاربر» را باز کنید و به پایین بروید تا به «حالت محرمانه» برسید..
• کادر «فعال کردن حالت محرمانه» را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.و تغییرات را ذخیره کنید.

تغییرات معمولاً فوری نیستند.گوگل اشاره می‌کند که این تغییرات می‌توانند تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا به طور کامل در کل دامنه منتشر شوند، اگرچه در عمل اغلب خیلی زودتر اعمال می‌شوند. توصیه می‌شود هنگام برنامه‌ریزی برای استقرار یا تغییر سیاست، این نکته را در نظر داشته باشید.

اگر می‌خواهید حالت محرمانه را بر اساس واحدهای سازمانی (OU) مدیریت کنیدروند کار مشابه است، اما قبل از تنظیم تنظیمات، باید واحد سازمانی (OU) خاص را در پنل سمت چپ انتخاب کنید (برای مثال، "منابع انسانی"، "مالی"، "بازاریابی" و غیره). سپس به بخش "حالت محرمانه" بروید، آن را فعال یا غیرفعال کنید و تغییرات را برای آن واحد خاص ذخیره کنید.

غیرفعال کردن حالت محرمانه، مانع از ارسال ایمیل توسط کاربران با استفاده از این حالت می‌شود.با این حال، این به خودی خود مانع دریافت آنها نمی‌شود. اگر سازمانی پیام‌های محرمانه دریافتی را برای اهداف حسابرسی، انطباق یا بایگانی مشکل‌ساز بداند، باید قوانین انطباق خاصی را برای مدیریت این نوع ایمیل‌ها ایجاد کند.

مسدود کردن پیام‌های ورودی در حالت محرمانه در کسب‌وکارها

برخی سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از رسیدن ایمیل‌های محرمانه به کاربران خود جلوگیری کنند.از آنجا که این نوع پیام‌ها، فرآیندهای بازرسی محتوا، بایگانی یا کشف الکترونیکی قانونی را محدود می‌کنند، برای رفع این مشکل، Google Workspace یک سیستم قوانین انطباق ارائه می‌دهد که امکان شناسایی و رد این نوع ایمیل‌ها را پس از ورود به دامنه فراهم می‌کند.

روش کلی مسدود کردن پیام‌های محرمانه دریافتی به شرح زیر است:

• در کنسول مدیریت، به تنظیمات جیمیل دسترسی پیدا کنید. و وارد بخش اختصاص داده شده به «رعایت استانداردهای محتوا» شوید.
• برای ایجاد یک تنظیم جدید، روی «پیکربندی» کلیک کنیداگر قوانین از قبل وجود دارند، می‌توانید «افزودن یک قانون دیگر» را انتخاب کنید.
• یک نام توصیفی به قانون اختصاص دهید (برای مثال، «مسدود کردن حالت محرمانه ورودی»).
• در بخش «پیام‌های تحت تأثیر»، گزینه «پیام‌های دریافتی» را انتخاب کنید. به طوری که این قانون فقط برای ایمیل‌هایی که به دامنه می‌رسند اعمال شود.
• در بخش عبارات، یک شرط مبتنی بر فراداده اضافه کنید و به عنوان ویژگی، «حالت محرمانه جیمیل» را با نوع تطابق «پیام در حالت محرمانه جیمیل است» انتخاب کنید.
• در بخش اقدامات، «رد پیام» را انتخاب کنید و در صورت تمایل، یک متن شخصی‌سازی‌شده تهیه کنید که به‌طور خودکار برای فرستنده ارسال شود و دلیل رد شدن را توضیح دهد.
• قانون را رعایت کنید و منتظر بمانید تا همه‌گیر شود (باز هم، حداکثر بازه زمانی تخمینی حدود ۲۴ ساعت است).

این رویکرد امکان اعمال سیاست‌های امنیتی و انطباق بسیار دقیقی را فراهم می‌کند.برای مثال، می‌توانید دریافت ایمیل‌های محرمانه از خارج از سازمان را مسدود کنید اما همچنان اجازه استفاده داخلی از آنها را بدهید، یا آنها را فقط به بخش‌های خاصی محدود کنید. همه اینها به نیازهای قانونی و عملیاتی هر سازمان بستگی دارد.

بهترین شیوه‌ها و نکات امنیتی هنگام استفاده از حالت محرمانه

اگرچه حالت محرمانه لایه‌های حفاظتی بیشتری فراهم می‌کند، اما جایگزینی برای عقل سلیم نیست.قبل از ارسال ایمیلی با اطلاعات بسیار حساس، ارزش دارد که بررسی کنید آیا واقعاً نیاز به ارسال آن از طریق ایمیل است یا استفاده از روش‌های رمزگذاری قوی‌تر یا اشتراک‌گذاری امن فایل، عاقلانه‌تر خواهد بود.

یک توصیه کلیدی این است که تاریخ انقضا را با دقت تنظیم کنید.برای اسناد بسیار حساس، ممکن است بخواهید مهلت‌های کوتاهی (یک روز، یک هفته) تعیین کنید؛ برای سایر ارتباطات، مانند قراردادهای در دست بررسی که نیاز به زمان دارند، ترجیحاً مدت زمان معقولی به گیرنده بدهید. استفاده از مهلت‌های کوتاه و بی‌معنی فقط گیرنده را ناامید می‌کند و باعث ارسال مجدد یا سردرگمی بیشتر می‌شود.

وقتی ریسک بالا باشد، گزینه رمز عبور پیامکی اکیداً توصیه می‌شود.مشروط بر اینکه بتوانید شماره تلفن گیرنده را به طور ایمن مدیریت کنید و آنها در منطقه‌ای باشند که توسط گوگل پشتیبانی می‌شود. این مرحله اضافی، خواندن محتوا را برای کسی که به ایمیل دسترسی پیدا کرده است (مثلاً با ورود به حساب کاربری بدون اجازه) بدون داشتن شماره تلفن گیرنده، دشوارتر می‌کند.

قبل از ارسال، بررسی مجدد آدرس‌های ایمیل و شماره تلفن‌ها ضروری است.یک خطا در رقم می‌تواند اطلاعات را به شخص اشتباهی ارسال کند یا گیرنده نتواند پیام را باز کند. همچنین ایده خوبی است که از قبل به گیرنده هشدار دهید که یک ایمیل محرمانه با تأیید دریافت خواهد کرد، تا فکر نکند که این یک فیشینگ یا هرزنامه است.

در شرکت‌ها، استقرار حالت محرمانه باید با حداقل آموزش همراه باشد.توضیح دهید که این تابع چه کاری انجام می‌دهد و چه کاری انجام نمی‌دهد، چه زمانی استفاده از آن توصیه می‌شود، تاریخ انقضای معمول چیست و چگونه می‌توان مشکلاتی مانند دسترسی منقضی شده یا پیامک‌های تحویل داده نشده را مدیریت کرد. این کار مانع از آن می‌شود که کاربران به دلیل کمبود دانش به راه‌حل‌های ناامن متوسل شوند.

حالت محرمانه جیمیل به ابزاری بسیار کاربردی تبدیل می‌شود برای به دست گرفتن کنترل انتشار اطلاعات از طریق ایمیل، به ویژه هنگامی که با سیاست‌های روشن، عقل سلیم و سایر اقدامات امنیتی مکمل ترکیب شود. استفاده‌ی هوشمندانه از این روش، به داده‌های حساس اجازه می‌دهد تا با امنیت بیشتر و با ترس‌های غیرضروری کمتر، چه از نظر شخصی و چه از نظر حرفه‌ای، به گردش درآیند.