مشاهده تغییرات در یک فایل اکسل: راهنمای مورد نیاز شما

وقتی صفحات گسترده را به اشتراک می‌گذاریم، طبیعی است که از خود بپرسیم هر شخص چه چیزی را و چه زمانی لمس کرده است. مشاهده تغییرات در فایل اکسلامروزه ما چندین گزینه داریم: پنل نمایش تغییرات، تاریخچه نسخه‌ها و در سناریوهای کلاسیک‌تر، گزینه قدیمی «ردیابی تغییرات».

در این مقاله توضیح می‌دهیم چگونه آن را انجام دهیم، هر گزینه چه محدودیت‌هایی دارد و چه جایگزین‌هایی وجود دارد اگر خارج از فضای ابری کار می‌کنید، به علاوه نکات کاربردی دیگر.

«نمایش تغییرات» در اکسل چیست و چه اطلاعاتی را نشان می‌دهد؟

ویژگی «نمایش تغییرات» (Show Changes) سابقه‌ای از ویرایش‌های اخیر در یک کتاب را متمرکز می‌کند. پنل آن جدیدترین تغییرات را در بالا نمایش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد آنها را با جزئیات شناسایی کنید. چه کسی تغییر را انجام داده، سلول تحت تأثیر قرار گرفته، زمان دقیق و مقدار قبلیاین قابلیت به ویژه زمانی مفید است که چندین نفر در حال ویرایش یک فایل مشترک هستند و شما به یک جدول زمانی مشخص نیاز دارید.

این پنل همچنین به شما امکان می‌دهد ویرایش‌هایی را که «به صورت دسته‌ای» اجرا شده‌اند، بررسی کنید. برای این موارد، اکسل این برنامه یک کارت با عملکرد دسته‌ای ایجاد می‌کند و دسترسی به «مشاهده تغییرات» را در آن کارت فراهم می‌کند، بنابراین می‌توانید عمیق‌تر به آن بپردازید. جزئیات هر اصلاح گروه‌بندی‌شده بدون از دست دادن زمینه.

به خاطر داشته باشید که اکسل فعالیت‌های اخیر را در این پنل نگه می‌دارد و حداکثر تا ... را ارائه می‌دهد. حدود 60 روزاگر می‌خواهید محدوده زمانی را گسترش دهید تا ببینید قبلاً چه اتفاقی می‌افتاده است، نوبت به تاریخچه نسخه‌ها می‌رسد که بعداً در مورد آن صحبت خواهیم کرد. سفر به نسخه‌های قبلی و بدون هیچ گونه غافلگیری آنها را مرور کنید.

مشاهده تغییرات در سراسر کتاب: مراحل سریع

برای مرور کلی و جامع از فایل اکسل و مشاهده تغییرات در آن، این فرآیند بسیار ساده است و شما را به پنلی با تمام ویرایش‌های اخیر هدایت می‌کند. با این مراحل، می‌توانید فوراً آنها را مشاهده کنید. همه چیز که اتفاق افتاد در فایل:

1. در برگه «بررسی»، را انتخاب کنید نمایش تغییرات برای باز کردن پنل حاوی ویرایش‌های اخیر.
2. توجه داشته باشید که تغییرات به ترتیب نمایش داده می‌شوند و جدیدترین آنها در بالا قرار دارد، که نشان دهنده ... ترتیب زمانی واقعی از اعدام
3. شما قادر خواهید بود شناسایی کنید که چه کسی، چه چیزی را در کدام سلول تغییر داده است، به همراه تاریخ و زمان دقیق، که کار را آسان‌تر می‌کند. همکاری‌های حسابرسی.
4. اگر ویرایش‌های دسته‌ای وجود داشته باشد، کارتی پیدا خواهید کرد که آن عملیات را گروه‌بندی می‌کند و دکمه‌ای برای تغییرات را ببینید و از طریق هر اصلاحیه موجود حرکت کنید.

فیلتر کردن تغییرات بر اساس برگه، محدوده یا سلول خاص

وقتی می‌خواهید تمرکز خود را محدودتر کنید، می‌توانید تغییرات در یک فایل اکسل را فقط برای یک برگه خاص، یک محدوده یا حتی یک سلول واحد مشاهده کنید. این فیلتر به شما کمک می‌کند تا جزئیات را بررسی کنید. چه اتفاقی در یک منطقه خاص افتاده است از روی کتاب بدون سر و صدای اضافی.

برای فیلتر کردن سریع از صفحه: یک صفحه، یک محدوده یا یک سلول را انتخاب کنید، سپس برای باز کردن منوی زمینه کلیک راست کرده و گزینه نمایش تغییراتبا این عمل، اکسل پنل را به موارد زیر محدود می‌کند: آن انتخاب.

همچنین می‌توانید از خود پنل تغییرات، فیلتر را انجام دهید. در بالا، یک آیکون فیلتر خواهید دید: انتخاب آن به شما امکان می‌دهد مشخص کنید که آیا می‌خواهید بر اساس ... فیلتر کنید یا خیر. Rango یا توسط Hojaاگر محدوده (Range) را انتخاب می‌کنید، محدوده یا سلول مورد نظر را در کادر متن تایپ کنید و با استفاده از نماد فلش کنار آن فیلد، تأیید کنید تا تغییرات اعمال شوند. فوراً فیلتر کنید.

این رویکرد فیلترینگ، هنگام بررسی حوادث یا زمانی که نیاز به تمرکز روی موارد زیر دارید، در زمان شما صرفه‌جویی زیادی می‌کند. یک منطقه بحرانی از برگه (برای مثال، محدوده‌ای که مجموع‌ها در آن محاسبه می‌شوند یا جایی که کسی منابع را تغییر داده است).

«نمایش تغییرات» کجا کار می‌کند و الزامات ثبت همه چیز چیست؟

«نمایش تغییرات» هم در اکسل دسکتاپ و هم در اکسل وب موجود است و در پنل خود، ویرایش‌های انجام‌شده توسط برنامه‌های اکسلی که از آن پشتیبانی می‌کنند را نشان می‌دهد. نویسنده مشترکاین بدان معناست که برای مشاهده کامل‌ترین تاریخچه در داشبورد، همه کاربران باید از یک برنامه اکسل سازگار استفاده کنند و با فایل در مکان‌هایی کار کنند که حفظ انتشار مشترک فعال (برای مثال، OneDrive یا SharePoint).

اگر داشبورد خالی به نظر برسد، با اینکه می‌دانید فعالیتی انجام شده است، چه؟ اقدامات خاصی می‌توانند باعث شوند اکسل آن گزارش را پاک کند. اگر کسی، مثلاً با یک خرید یکباره یا نسخه قدیمی اکسل که با همکاری در نویسندگی همسو نیست، ویرایش کرده باشد، یا اگر از توابعی استفاده شده باشد که آنها سازگار نیستند با انتشار مشترک یا اگر فایل جایگزین شد یا یک کپی ذخیره شدو تداوم نظارت را مختل می‌کند.

خبر خوب این است که از آن به بعد، هر تغییر جدیدی که شما یا شخص دیگری از برنامه‌های سازگار ایجاد کنید، دوباره در پنل تغییرات ثبت می‌شود. این امر قابلیت مشاهده را برای رویدادهای بعدی بازیابی می‌کند و به شما امکان می‌دهد دنبال کردن مسیر بدون نیاز به تنظیم مجدد سند.

کدام تغییرات ثبت می‌شوند و کدام‌ها در پنل نمایش داده نمی‌شوند

پنل تغییرات (Changes panel) بر فرمول‌ها و مقادیر سلول‌ها و همچنین عملیاتی مانند جابجایی، مرتب‌سازی، درج یا حذف سلول‌ها و محدوده‌ها تمرکز دارد. بنابراین، به وضوح هم ویرایش‌های یکباره و هم تغییرات ساختاری را که بر ... تأثیر می‌گذارند، خواهید یافت. بلوک های داده.

با این حال، برخی از اقدامات در حال حاضر نمایش داده نمی‌شوند: تغییرات در گرافیک، شکل‌ها یا سایر اشیاء، حرکات یا تنظیمات در جداول محوریاین شامل تغییرات قالب‌بندی (رنگ‌ها، فونت‌ها، سبک‌ها)، پنهان کردن سلول‌ها/محدوده‌ها و اعمال فیلترها می‌شود. این را در نظر داشته باشید، زیرا این «لایه بصری» در پنلی که بر عملکردهای اصلی تمرکز دارد، منعکس نمی‌شود. عددی و تابعی.

علاوه بر این، برای ارائه کامل‌ترین تاریخچه ممکن، اکسل ممکن است در صورت عدم دسترسی به تغییرات خاص، فواصلی را در جدول زمانی باقی بگذارد. در نتیجه، ممکن است متوجه «پرش»هایی شوید که در آن‌ها ویرایش‌ها، به دلیل ماهیت یا ابزار مورد استفاده، قابل انجام نیستند. روی پنل ضبط کنید.

چرا گاهی اوقات مقادیر قبلی در برخی از ورودی‌ها وجود ندارند؟ این اتفاق می‌تواند زمانی رخ دهد که داده‌ها با استفاده از کد (مثلاً VBA یا افزونه‌ها) تغییر داده شوند یا اگر کسی فایل اکسل را بدون به‌روزرسانی آن ویرایش کرده باشد. آخرین نسخهدر چنین مواردی، ممکن است قابلیت ردیابی «مقدار قبل/مقدار بعد» برای آن اقدام خاص از بین برود.

نحوه مشاهده تغییرات قدیمی‌تر: تاریخچه نسخه

پنل تغییرات، جدیدترین تغییرات را نشان می‌دهد؛ اگر نیاز به تمدید دوره دارید، از Historial de versionesاز مسیر File > Info > Version History می‌توانید نسخه قبلی را باز کنید تا پیش‌نمایشی از آن را ببینید و در صورت نیاز، آن را بازیابی کنید. این قابلیت هنگام تحقیق بسیار مفید است. eventos anteriores به محدوده‌ای که نمایش تغییرات پوشش می‌دهد.

تاریخچه نسخه‌ها با یک «مقایسه‌کننده بصری» بین دو نقطه در زمان یکسان نیست: هدف آن امکان پیمایش در وضعیت فایل‌ها، با قابلیت باز کردن نسخه‌های قبلی و کار بر روی آنها است. با این حال، ترکیب این ویژگی با نمایش تغییرات می‌تواند یک مرور کلی متعادل ارائه دهد. سریع و اخیر با حسابرسی بلندمدت‌تر.

اگر فایل شما در SharePoint قرار دارد، به یاد داشته باشید که کنترل نسخه محدودیت‌های قابل تنظیمی دارد. در طول راه‌اندازی، می‌توانید حداکثر تعداد نسخه‌هایی را که می‌خواهید نگه دارید تعیین کنید و وقتی سیستم به حد نصاب رسید، آخرین نسخه را حذف می‌کند. قدیمی ترین برای ایجاد فضای بیشتر برای موارد جدید. اگر به آزادی عمل بیشتری نیاز دارید، می‌توانید این تعداد را تا حد مجاز سیستم افزایش دهید، که این امر امکان بازگشت به عقب را بهبود می‌بخشد. تحقیقات گسترده.

برای تیم‌هایی که به نسخه‌های قدیمی متکی هستند، توصیه می‌شود که به صورت دوره‌ای این پیکربندی را در کتابخانه SharePoint بررسی کرده و آن را با گردش کار تطبیق دهند: هرچه تغییرات روزانه بیشتر باشد، افزایش تعداد ... منطقی‌تر است. نسخه‌های توقیف‌شده تا یک مسیر مفید را از دست ندهیم.

تنظیم مجدد پنل تغییرات: چه زمانی و چگونه

در اکسل تحت وب، گزینه‌ای برای پاک کردن تاریخچه تغییرات مشاهده شده در داشبورد وجود دارد. این گزینه در مسیر File > Info قرار دارد و تأیید آن... پنل را تمیز کنید برای همه کاربران کتاب. این یک اقدام برگشت‌ناپذیر است و بنابراین، اگر نیاز به حفظ شواهد دارید، باید قبل از انجام آن به دقت بررسی شود. همکاری اخیر.

حتی اگر آن ورودی را از پنل حذف کنید، همچنان می‌توانید نسخه‌های قبلی را از طریق تاریخچه نسخه‌ها باز یا بازیابی کنید. به عبارت دیگر، شما «لیست رویدادها» را از پنل حذف می‌کنید، اما توانایی ... را از دست نمی‌دهید. به حالت‌های قبلی برمی‌گردند از فایل تا زمانی که آن نسخه‌ها در سیستم وجود داشته باشند.

«ردیابی تغییرات» کلاسیک در اکسل: آنچه ارائه می‌دهد و نحوه بررسی آن

سال‌ها، این برنامه دارای سیستم سنتی «ردیابی تغییرات» بود که اکنون به عنوان یک سیستم قدیمی در نظر گرفته می‌شود. این روش خوبی برای مشاهده تغییرات در یک فایل اکسل بود. در ورک‌بوک‌های پیکربندی‌شده با این ویژگی، ذخیره و اشتراک‌گذاری هر ویرایش، علامت‌هایی را در سلول‌ها (مثلث‌های آبی) و نظرات پاپ‌آپ باقی می‌گذاشت. شرح تغییر و کاربر مسئول. اگرچه هنوز در سناریوهای خاص وجود دارد، اما در محیط‌های مدرن نویسندگی مشترک با Show Changes جایگزین شده است.

اگر سازمان شما هنوز از آن رویکرد استفاده می‌کند، می‌توانید تغییرات را در یک برگه جداگانه فهرست کنید. برای انجام این کار، از برگه «بررسی»، «ردیابی تغییرات» را باز کنید و انتخاب کنید. برجسته کردن تغییراتگزینه «نمایش تغییرات در یک برگه جدید» را انتخاب کرده و با تأیید تأیید کنید: اکسل یک برگه به ​​نام «تاریخچه» با جزئیات برای تغییر از کتاب استخراج شده است.

بررسی این ویرایش‌ها نیز از طریق «بررسی > پیگیری تغییرات > پذیرش یا رد تغییرات» مدیریت می‌شد. در آنجا می‌توانید آنها را تک تک بپذیرید یا رد کنید، یا از گزینه‌های «پذیرش همه» یا «رد همه» برای پردازش آنها به صورت دسته‌ای، با قابلیت بستن در هر زمان، استفاده کنید. بازگشت به صفحه.

این روش در کتاب‌هایی که قبلاً با آن سیستم ایجاد شده‌اند، ارزشمند است، اما تجربه ادغام و همکاری در نویسندگی را که امروزه فضای ابری و پنل Show Changes ارائه می‌دهند، ارائه نمی‌دهد، جایی که اطلاعات بهتر با ... همسو می‌شوند. ویرایش مشارکتی در زمان واقعی.

مقایسه نسخه‌ها و محدودیت‌ها: آنچه می‌توانید و نمی‌توانید از اکسل انتظار داشته باشید

بسیاری از کاربران به جای مشاهده تغییرات در یک فایل اکسل، می‌خواهند بدون باز کردن دو فایل در کنار هم، «در یک نگاه» بدانند که چه چیزی بین نسخه قبلی و نسخه فعلی تغییر کرده است. در عمل، اکسل ابزار بومی برای انجام این کار ندارد. تفاوت جزئی بین هر دو فایل محلی. این برنامه نمایش تغییرات برای کتاب‌های تألیف‌شده مشترک (یک ویژگی جدید و بسیار کاربردی) و تاریخچه نسخه را برای باز کردن نسخه‌های قبلی و در صورت لزوم، ارائه می‌دهد. restaurarlos.

برخی از کاربران از ابزاری به نام Spreadsheet Compare (بخشی از برخی از نسخه‌های آفیس) برای مقایسه دو فایل ذخیره شده نام می‌برند. برای استفاده از آن، به یک کپی از نسخه قبلی در رایانه خود نیاز دارید؛ این یک "دکمه جادویی" در اکسل نیست، بلکه ابزاری جداگانه است که کتاب‌های کاری را مقایسه کرده و نتایج را نمایش می‌دهد. تفاوت‌هااگر در فضای ابری کار نمی‌کنید، مفید است، اگرچه به مرحله اضافی نگهداری نسخه‌های محلی نیاز دارد.

معمولاً در انجمن‌ها می‌خوانیم که «هیچ راه بومی، سریع و جهانی» برای مقایسه هر نسخه‌ای با نسخه فعلی بدون آماده‌سازی قبلی مطالب وجود ندارد. و این منطقی است: برای ثبت هر تغییر کوچک، بایگانی باید حجم عظیمی از اطلاعات را ذخیره کند. فرادادهاین امر به شدت اندازه آن را افزایش داده و مدیریت آن را پیچیده می‌کند، به خصوص در کتاب‌هایی که روزانه به‌روزرسانی می‌شوند.

اگر با ویندوز کار می‌کنید، فایل اکسپلورر به شما امکان می‌دهد ستون‌های اطلاعاتی (تاریخ ایجاد، تاریخ اصلاح و غیره) اضافه کنید، اما اینها فراداده‌های سطح فایل هستند، نه تاریخچه‌ی ... تغییرات در هر سلولیکی دیگر از گزینه‌های سیستم این است که Historial de archivosکه از فایل‌های تغییر یافته کپی می‌گیرد تا بتوان آنها را بازیابی کرد؛ در عوض، فضای دیسک را اشغال می‌کند و نمایشگر فایل‌های تغییر یافته نیست. تغییرات دانه‌ای como tal.

خلاصه عملیاتی: اگر با اکسل (OneDrive/SharePoint) به صورت مشترک در حال نوشتن هستید، برای تغییرات اخیر از Show Changes و برای دوره‌های طولانی‌تر از Version History استفاده کنید. اگر گردش کار شما محلی است، نسخه‌ها را ذخیره کنید و وقتی نیاز به مقایسه دارید، استفاده از ابزارهای مقایسه مانند Spreadsheet Compare را برای دریافت نقشه تغییرات در نظر بگیرید. تفاوت‌ها بین فایل‌ها.

اکوسیستم مشاهده تغییرات در یک فایل اکسل، هنگام کار در فضای ابری و با همکاری در نوشتن، راهکارهای قدرتمندی ارائه می‌دهد: پنجره نمایش تغییرات، «اینجا و اکنون» را در اختیار شما قرار می‌دهد، در حالی که تاریخچه نسخه‌ها و تنظیمات SharePoint افق زمانی را گسترش می‌دهند. در سناریوهای محلی، مقایسه نیاز به ذخیره نسخه‌ها و تکیه بر ابزارهای خارجی دارد. با دانستن اینکه چه چیزی ثبت شده است و چه چیزی ثبت نشده است، و اطمینان از پیکربندی مناسب، می‌توانید کنترل واقع‌بینانه و کارآمدی بر فرآیند داشته باشید. اثری از ادیملاقات در صفحات گسترده شما

مقاله مرتبط:

آفیس به دلیل AppVIsvSubsystems64.dll باز نمی‌شود: راه‌حل‌های اثبات‌شده

دانیل تراسا

ویراستار متخصص در مسائل فناوری و اینترنت با بیش از ده سال تجربه در رسانه های مختلف دیجیتال. من به عنوان ویراستار و تولید کننده محتوا برای شرکت های تجارت الکترونیک، ارتباطات، بازاریابی آنلاین و تبلیغات کار کرده ام. من همچنین در وب سایت های اقتصاد، دارایی و سایر بخش ها نوشته ام. کار من نیز علاقه من است. اکنون، از طریق مقالات من در Tecnobits، سعی می کنم تمام اخبار و فرصت های جدیدی را که دنیای فناوری هر روز برای بهبود زندگی مان به ما ارائه می دهد، کشف کنم.