آیا ورد بیدلیل متنهای شما را بهم میریزد؟ پاراگرافهایی که حرکت میکنند، تورفتگیهایی که ناپدید میشوند، فاصلههایی که زیاد میشوند، یا استایلهایی که بیدلیل تغییر میکنند... آیا این موارد آشنا به نظر میرسند؟ اگر چنین است، بیایید ببینیم برای رفع آنها چه باید کرد. عیب یابی مشکلات قالب بندی و مطمئن شوید که همه چیز سر جای خودش است.
آیا ورد متنهای شما را گیج میکند؟ در اینجا چند دلیل برای این موضوع آورده شده است.
مایکروسافت ورد این ابزار با اختلاف محبوبترین ابزار برای ویرایش متن است، اما به خاطر مشکلات قالببندی غیرمنتظره نیز بدنام است. ناگهان، پاراگرافها جابجا میشوند، صفحهها در جایی که نباید، شکسته میشوند، یا تورفتگیها تغییر میکنند بدون هیچ دلیل واضحی. این اتفاق خیلی زیاد نمیافتد، اما وقتی میافتد، میتواند اوضاع را آنقدر پیچیده کند که ممکن است ندانید چه کار کنید.
اگر ورد بدون هیچ دلیلی متن شما را بهم ریخت، گول نخورید! حتماً دلیلی وجود دارد، تنظیماتی که قالببندی را بدون اینکه شما متوجه شوید تغییر میدهد. در واقعیت، میتواند ترکیبی از عوامل باشد که متن را خراب میکنند.شناسایی علت برای بهکارگیری یک راهحل مؤثر ضروری است، بنابراین بیایید رایجترین دلایل را فهرست کنیم:
- کپی و چسباندن از صفحات وب، فایلهای PDF یا منابع دیگر
- ناهماهنگی در بهکارگیری سبکها
- ناسازگاری بین نسخههای مختلف مایکروسافت ورد
- به جای تورفتگی از تب و فاصله استفاده کنید
- پرونده های خراب
چگونه مشکلات قالببندی را وقتی ورد بیدلیل متن شما را بهم میریزد، برطرف کنیم؟
همانطور که میبینید، دلایل مختلفی وجود دارد که چرا ورد متن شما را بهم میریزد. برخی از این دلایل عبارتند از: اشتباهاتی که هنگام ویرایش رخ داده استدیگران از یک پیکربندی نامناسب Wordدر هر دو حالت، نتیجه یکسان است: انواع مشکلات قالببندی، از جابجایی پاراگراف گرفته تا تغییرات در سبک کلی سند.
در ادامه، به تفصیل توضیح میدهیم که برای رفع مشکلات قالببندی در اسناد خود چه کاری میتوانید انجام دهید. با اعمال چند تغییر ساده در ویرایشگر خود و اجتناب از برخی شیوههای ویرایشی، میتوانید به یک سند پایدار و منسجم دست یابید. این ایدهها به شما کمک میکنند اصلاح متون تغییر یافته، همچنین هنگام ویرایش یک مورد جدید، از اشتباهات آینده جلوگیری کنید.
پاک کردن قالببندی هنگام چسباندن (Ctrl + Shift + V)
وقتی صفحات وب، فایلهای PDF یا متنهای دیگر را کپی و پیست میکنید، شما ناآگاهانه سبکها و قالبهای پنهان را جابجا میکنید که با متن اصلی تداخل دارند. این یکی از دلایل اصلی است که ورد متن شما را بهم میریزد، اما میتوانید با تمیز کردن قالببندی قبل از چسباندن، به راحتی از آن جلوگیری کنید. چگونه؟
هر زمان که متنی را از منابع خارجی کپی میکنید، از این گزینه استفاده کنید «فقط چسباندن متن» یا «چسباندن متن ساده»همچنین میتوانید این کار را با استفاده از ترکیب کلیدها انجام دهید. Ctrl+Shift+V برای چسباندن بدون قالببندی. این کار هرگونه سبک خارجی را حذف میکند و فونت و قالببندی مورد استفاده در سند شما را حفظ میکند.
اعمال صحیح استایلها
هنگام ویرایش یک سند، اعمال سبکها با استفاده از گزینهها و دکمههای ارائه شده بسیار مهم است. یک اشتباه رایج در بین مبتدیان، تغییر متن است. به صورت دستی، اضافه کردن لایه به لایه قالببندی. چیزی که آنها نمیدانند این است که شما میتوانید تمام این تغییرات را تنها با یک کلیک انجام دهید.. به عنوان مثال:
- در یک جمله، ابتدا اندازه فونت را افزایش میدهند، سپس رنگ آن را تغییر میدهند و در نهایت فونت را. این به جای استفاده از عنوانهای Title 1، Title 2 یا Title 3 برای اختصاص سبک است.
- به جای استفاده از دکمهی تورفتگی، آنها با کلید فاصله (space bar) فاصله اضافه میکنند یا از کلید Tab برای ترازبندی متن استفاده میکنند.
- برای افزایش فاصله بین پاراگرافها، به جای استفاده از دکمه فاصلهگذاری پاراگراف، از دوبار Enter استفاده کنید.
یک فایل متنی که به خوبی ویرایش نشده باشد، میتواند به طور جدی آسیب ببیند، به خصوص وقتی که در رایانه دیگری یا با برنامه دیگری باز شود. اگر ورد بدون هیچ دلیلی متن شما را خراب میکند، ممکن است لازم باشد زمانی را صرف یادگیری نحوه استفاده صحیح از تمام عملکردهای آن کنید. اگر ایجاد یک تغییر دو یا سه مرحله طول میکشد، بهتر است از خود بپرسید: «آیا عملکرد یا دکمهای وجود دارد که به من امکان انجام آن را در یک مرحله بدهد؟»
و چگونه میتوانید تشخیص دهید که آیا یک سند حاوی خطاهایی مانند فاصلههای دوتایی، تبهای غیرضروری یا وقفههای نامناسب است؟ روی تب Home کلیک کنید و دکمه ¶ (نمایش همه) را فعال کنید.که کاراکترهای پنهان مانند پاراگرافبندی، تبها، فاصلهها و بخشبندیها را نشان میدهد. سپس تمام قالببندیهای غیرضروری را حذف میکند تا از تغییرات ناخواسته در متن شما جلوگیری شود.
سند را با فرمت .docx ذخیره کنید
یکی دیگر از دلایلی که ورد متنهای شما را بهم میریزد، میتواند نوع فرمتی باشد که برای ذخیره فایلهای متنی خود استفاده میکنید. به طور پیشفرض، ورد فایلها را با استفاده از قالب .docxکه با نسخههای مختلف ویرایشگر (ورد ۲۰۱۰، ۲۰۱۶، ۲۰۱۹، مایکروسافت ورد ۳۶۵ و غیره) سازگار است.
اما اگر به هر دلیلی برنامه از قالب ذخیره دیگری مانند .doc استفاده کند، متن ممکن است متفاوت به نظر برسد یا وقتی آن را روی رایانه دیگری باز میکنید، از پیکربندی خارج میشود. ی اگر از نسخه جدیدتر Word برای اجرای آن استفاده کنید، مشکل بدتر میشود.خب، برای رفع این مشکل قالببندی چه باید کرد؟
شروع از مشکلات سازگاری را بررسی کنید در سند، با رفتن به مسیر File – Info – Check for Problems – Check Compatibility، میتوانید این کار را انجام دهید. در آنجا ورد به شما نشان میدهد که کدام عناصر ممکن است در نسخههای دیگر به خوبی کار نکنند. و برای جلوگیری از این اتفاق،فرمت .docx را به عنوان پیشفرض تنظیم میکند..
اگر ورد متن شما را خراب میکند، قالببندی را کاملاً حذف کنید
اگر مشکل همچنان ادامه داشت و ورد پس از اعمال پیشنهادات بالا متن شما را بهم ریخت، ممکن است لازم باشد قالببندی را به طور کامل حذف کنید. این بهترین کاری است که میتوانید برای رفع آن انجام دهید. متن را کاملاً تمیز بگذارید و سپس قالب جدیدی را از ابتدا اعمال کنیدبرای حذف دستی قالببندی، کافیست سند را باز کنید، همه چیز را با فشار دادن Ctrl + E انتخاب کنید و سپس Ctrl + Spacebar را فشار دهید.
اگر اغلب از مایکروسافت ورد استفاده میکنید، میدانید که مشکلات قالببندی رایج نیستند، اما رفع آنها میتواند دشوار باشد. اکنون میدانید که چرا ورد متن شما را بهم میریزد و برای رفع این بهم ریختگی چه باید بکنید. نکته کلیدی این است که درک نحوه کار سبکها، جلوگیری از چسباندن مستقیم از منابع خارجی و ذخیره فایل با فرمتی سازگارتر. موفق باشید!
از زمانی که خیلی جوان بودم، در مورد همه چیز مربوط به پیشرفت های علمی و فناوری، به ویژه آنهایی که زندگی ما را آسان تر و سرگرم کننده تر می کنند، بسیار کنجکاو بودم. من دوست دارم در جریان آخرین اخبار و روندها باشم و تجربیات، نظرات و توصیه هایم را در مورد تجهیزات و ابزارهایی که استفاده می کنم به اشتراک بگذارم. این باعث شد که من کمی بیش از پنج سال پیش نویسنده وب شوم، که عمدتاً بر روی دستگاه های اندروید و سیستم عامل های ویندوز متمرکز بود. من آموخته ام که آنچه را که پیچیده است با کلمات ساده توضیح دهم تا خوانندگانم بتوانند آن را به راحتی درک کنند.