- Digitaalisen arkistointijärjestelmän käyttöönotto OCR:ää ja kokotekstihakua käyttäen.
- Asiakirjojen luokittelun automatisointi otsikoiden, vastaajien ja älykkäiden sääntöjen avulla.
- Joustava käyttöönotto Docker-konttien avulla helppoa hallintaa ja ylläpitoa varten.
- Usean käyttäjän tuki ja käsittelykyky eri tiedostomuodoille ja sähköposteille.
¿Miten luodaan automaattisia lajittelusääntöjä Paperless-ngx:ssä? Olen varma, että olet kokenut saman: vietät puolen aamupäivää etsien vanhaa sopimusta tai kiireellisesti tarvitsemaasi laskua, mutta löydätkin vain kaoottisen sotkun kansioita, joiden nimet ovat tyyliin "skannaus1.pdf". Se on päänsärky, jonka olemme kaikki kokeneet, mutta onneksi on olemassa moderneja ratkaisuja, joilla voit lopettaa paperin kanssa taistelemisen ja siirtyä... älykäs digitaalinen arkisto joka todella toimii ja voittaa Dropbox-vaihtoehtojen rajoitukset perinteisten tiedostojen hallinnassa.
Tässä kohtaa Paperless-ngx astuu kuvaan, avoimen lähdekoodin helmi, joka ei ainoastaan tallenna tiedostojasi, vaan myös "ymmärtää" niitä. Pohjimmiltaan se on työkalu, joka muuntaa skannauksesi haettaviksi dokumenteiksi, jolloin voit unohda laatikot täynnä papereita ja keskittää kaiken järjestelmään, johon pääsee käsiksi miltä tahansa laitteelta, olipa kyseessä sitten matkapuhelin, tabletti tai kotitietokone.
Mitä Paperless-ngx tarkalleen ottaen on ja miten se auttaa?
Niille, jotka haluavat aloittaa alusta, Paperless-ngx on verkkopohjainen dokumentienhallintasovellus. Sen erityispiirre on sen käyttämä sivumoottori. Optinen tekstintunnistus (OCR) nimeltään Tesseract. Tämä tarkoittaa, että ohjelma ei tallenna PDF-tiedostoa yksinkertaisena kuvana, vaan lukee sen sisällä olevan tekstin, jotta voit suorittaa globaaleja hakuja. Jos tässä prosessissa ilmenee virheitä, on tärkeää tietää Ratkaisu OCR-ongelmiin Paperless-ngx:ssä.
Jos haet avainsanalla, kuten "Tarvikkeet", järjestelmä löytää kaikki asiaankuuluvat laskut, vaikka tiedostonimi olisi jokin muu. Lisäksi se on järjestelmä usean käyttäjän käyttöoikeudet säädettävillä oikeuksillaTämä mahdollistaa ryhmien luomisen, joissa jotkut voivat vain lukea asiakirjoja ja toiset voivat ladata tai muokata niitä.
Sen tehokkaimpiin ominaisuuksiin kuuluu tuki useille eri tiedostomuodoille, aina tavallisista PDF-tiedostoista ja kuvista... Toimistoasiakirjat (Word, Excel, PowerPoint) valinnaisen Apache Tika -integraation ansiosta. Tämä tekee siitä ihanteellisen keskittimen kaikille, jotka haluavat digitalisoida hallinnollisia tehtäviään.
Asennus ja käyttöönotto: Helpoin tapa
Jos et halua mutkistaa elämääsi ikävillä manuaalisilla asennuksilla, paras vaihtoehto on käyttää Docker ja PortainerDocker pakkaa sovelluksen kaikkine riippuvuuksineen, mikä säästää sinut Pythonin tai tietokantojen manuaaliselta määrittämiseltä käyttöjärjestelmässäsi. Portainer puolestaan tarjoaa visuaalisen käyttöliittymän näiden säilöjen hallintaan ilman komentorivin käyttöä, jos haluat.
Niille, jotka mieluummin käyttävät terminaalia, on olemassa automatisoitu asennusskripti joka voidaan suorittaa yksinkertaisella curl-komennolla. Tämä ohjattu toiminto opastaa sinua alkuasennuksessa, jossa sinun on määritettävä järjestelmänvalvojan käyttäjätunnus ja salasana. Tietokannan käyttöä suositellaan. PostgreSQL vakauden varmistamiseksivaikka järjestelmä tukee myös SQLiteä tai MariaDB:tä tarpeistasi riippuen.
Jos päätät käyttää sitä vaatimattomalla laitteistolla, kuten Raspberry Pillä, muista, että OCR-käsittely voi olla jonkin verran hidasta. Älä huoli, jos ensimmäisen dokumentin käsittely kestää muutaman minuutin; se johtuu yksinkertaisesti siitä, että Prosessori tekee kovasti töitä. indeksoimaan tiedoston jokaisen sanan. Kun se on otettu käyttöön, käytä vain paikallista IP-osoitetta ja porttia 8000 aloittaaksesi asiakirjojen lataamisen.
Automaation ja lajittelusääntöjen hallinta
Paperittoman ngx:n todellinen taika piilee sen automatisoidut työnkulutSen sijaan, että nimeäisit jokaisen dokumentin manuaalisesti, voit luoda "käynnistys"- ja "toiminto"-elementtejä. Voit esimerkiksi määrittää järjestelmän niin, että jos se havaitsee sanat "Valo" ja "Endesa", se antaa automaattisesti tunnisteen "Tarvikkeet" ja vastaavan asiakirjan "Sähköyhtiö".
Uusien käyttäjien on usein huomattava, että jotkin säännöt näyttävät tältä "Ehdotettu" käyttöliittymässäTämä tapahtuu, koska järjestelmä oppii tavoistasi tai soveltaa osittaista vastaavuutta. Jotta itseluokittelu olisi lopullista, sääntöjen on oltava hyvin määriteltyjä ja asiakirjan on täytynyt käydä läpi prosessi, jossa Täysi OCRJos suoritat "Tee OCR uudelleen" -toiminnon ja ehdotus näkyy edelleen, tarkista, että vastaavuuskriteerit eivät ole liian epäselviä.
Tunnisteiden lisäksi voit järjestää kirjastosi käyttämällä Asiakirjatyypit ja keskustelukumppanitLiikkeeseenlaskija on asiakirjan laatija, kun taas tyyppi määrittää, mitä se on (lasku, sopimus, palkkalaskelma). Tämä hierarkia mahdollistaa erittäin tarkat hakusuodattimet, jotka estävät sinua sekoittamasta vuokrasopimusta ja saman kiinteistön laskua.
Edistyneet toiminnot ja sisällönhallinta
Yksi erittäin hyödyllinen ominaisuus on automatisoitu asiakirjojen vastaanottoSinun ei tarvitse ladata kaikkea verkon kautta; voit määrittää järjestelmän valvomaan tiettyä kansiota (taltiomäärää), käsittelemään sinne saapuvat tiedostot ja siirtämään ne sitten lopulliseen tallennuspaikkaansa. Voit myös muodostaa yhteyden sähköpostitilit IMAP-protokollan kautta jotta laskun liitteet arkistoidaan automaattisesti.
Visualisoinnin osalta päähallintapaneeli tarjoaa nopeita tilastoja ja pääsyn tallentamiisi mukautettuihin näkymiin. Jos sinun on jaettava asiakirja jonkun ulkoisen kanssa, ohjelmisto antaa sinun tehdä niin. luoda jaettuja linkkejä vanhenemispäivämäärällä, mikä lisää kaivattua turvallisuuskerrosta arkaluonteisten tietojen käsittelyssä.
Uudemmissa versioissa, kuten 1.8.0:ssa, on tehty merkittäviä parannuksia. Nyt miniatyyrit käyttävät muoto WebP optimoidaksesi kuormituksen Käyttöliittymä ja esikäsittelyskriptit käyttävät ympäristömuuttujia, mikä helpottaa huomattavasti mukauttamista edistyneille käyttäjille, jotka haluavat suorittaa koodia ennen dokumentin käsittelyä tai sen jälkeen.
Tämän ekosysteemin avulla voit muuttaa paperityön kaaoksen jäsennellyksi tietokannaksi, jossa koko tekstin haku Ja koneoppiminen tekee raskaan työn puolestasi. Dockerin käyttöönotosta älykkäiden sääntöjen konfigurointiin Paperless-ngx asemoituu ihanteelliseksi vaihtoehdoksi yritysten dokumenttienhallintajärjestelmille, jotka ovat usein kohtuuttoman kalliita ja pilvipohjaisia.
Intohimoinen teknologiaan pienestä pitäen. Rakastan olla ajan tasalla alalla ja ennen kaikkea viestiä siitä. Siksi olen omistautunut viestintään teknologia- ja videopelisivustoilla useiden vuosien ajan. Löydät minut kirjoittamasta Androidista, Windowsista, MacOS:sta, iOS:stä, Nintendosta tai mistä tahansa muista mieleen tulevista aiheista.