Copilot Excelissä: kaavat, taulukot ja kaaviot luonnollisesta kielestä

Ohjelman käyttöönotto Copilot Excelissä Tämä on ollut loistava uutinen niille, jotka käyttävät tätä taulukkolaskentaohjelmaa säännöllisesti. Sen ominaisuudet ovat valtavat: tietojen yhteenvedosta ja lajittelusta kaavojen ja kaavioiden luomiseen. Arvokas työkalu, joka säästää työtäsi ja nopeuttaa päivittäistä analysointia.

On tärkeää olla selvillä pelin säännöistä: Se toimii itse Excel-työkirjan sisällä, näkemiesi tietojen perusteella.Se sijoittaa tuloksen suoraan ruudukkoon, aivan kuten minkä tahansa muun Excel-tulosteen. Käyttökokemus on tuttu, ei vaadi skriptejä tai apuohjelmia, ja tulokset päivittyvät automaattisesti, kun tietosi muuttuvat.

Mikä on Copilot Excelissä ja mitä se tarjoaa?

Lisäksi se menee kaavoja pidemmälle: Sen avulla voit tuoda tietoja verkosta, OneDrivesta tai SharePointista....ja jopa organisaatiosi viestintäsisältöä, joten voit aloittaa hyvin jäsennellyllä taulukolla ilman, että joudut vaikeuksiin muotoilun kanssa.

Keskeinen ero on se Se integroituu natiivisti Excelin laskentamoottoriin. Se ei riko kirjan rakennetta, kunnioittaa määriteltyjä alueita, taulukoita ja nimiä, ja sen tulokset toimivat kuten mikä tahansa normaali Excel-tuloste, ja ne lasketaan uudelleen, kun lähdetiedot muuttuvat.

Mistä Copilot löytyy Excelistä

sisällä kunnostautuaNäet sen Etusivu-välilehdellä. Paina juoksumaton Copilot-painiketta avataksesi kojelaudan, nähdäksesi käynnistysehdotuksia ja aloittaaksesi keskustelun avustajan kanssa.

Voit työskennellä myös solutasolla. Valitse solu ja käytä sen vieressä näkyvää salamakuvaketta. soveltaaksesi kontekstuaalisia toimintoja, jotka vaikuttavat kyseiseen pisteeseen tai havaittuun alueeseen.

Valmistelu ja ensimmäiset vaiheet

Kun avaat paneelin, voit valita oikoteitä luodaksesi jotain uutta, ehdottaaksesi kaavoja tai muotoiluja tai tiivistääksesi tietoja. Jos haluat mieluummin ilmaisen yhteydenpidon, käytä Copilotin chat-vaihtoehtoa. ja kirjoita tarpeesi omin sanoin.

Keskeiset toiminnot ja käytännön esimerkit

Copilot on erinomainen toistuvissa tehtävissä tai sellaisissa, jotka vaativat kokonaisuuden arviointia. Nämä ovat sen hyödyllisimmät alueet oikealla lehdellä:

• Tuo tietoja helpostiKäske sen hakea tietoja verkosta, OneDrivesta tai SharePointista tai sisäisestä viestinnästä; se auttaa sinua rakentamaan analysoitavaksi valmiin taulukon.
• Korosta, lajittele ja suodataPyydä sitä korostamaan sinua kiinnostavat tiedot, luomaan mukautettuja suodattimia tai lajittelemaan sinulle sopivan kentän mukaan, mukaan lukien säännöt, kuten "vain solut, joissa on numeroita" tai "arvot, jotka ovat suurempia kuin 5".
• Kaavojen luominen ja ymmärtäminenPyydä uusia sarakkeita tai rivejä, jotka lasketaan tietojesi perusteella; Copilot voi selittää, miten kukin kaava toimii, jotta voit oppia ja luottaa tulokseen.
• Tunnista arvokkaat tiedotEsitä kysymyksiä datastasi ja vastaanota kaavioita, pivot-taulukoita, yhteenvetoja, trendejä tai poikkeamahälytyksiä poistumatta taulukosta.

Hän on myös erittäin taitava tekstipohjaisissa tilanteissa. Voit lajitella kommenttiluettelon mielipiteen mukaan (positiivinen, neutraali, negatiivinen) ja anna niille lyhyt kategoria, kuten "maku", "melu" tai "kapasiteetti", luoden uusia sarakkeita analyysin jatkamiseksi.

Luo grafiikkaa suoraan

Jos sinulla on pöytä ja haluat nähdä sen, kysy vain. Avaa Excel ja valitse alueesi sopivassa muodossa. ja kysy Copilotilta tarvitsemasi karttatyypin.

1. Kun tiedot ovat valmiina, avaa Copilot-paneeli ja kirjoita aikomuksesi: Esimerkiksi ”luo pylväsdiagrammi kuukausittaisista myynneistä”.
2. Copilot luo kaavion kontekstissa. Kun olet vakuuttunut, käytä +Lisää uuteen taulukkoon -vaihtoehtoa. siirtääksesi sen erilliselle välilehdelle kirjassa.

Jos haluat inspiraatiota, kokeile vaihtelevia ja erityisiä viestejä. Mitä selkeämpi on edustettava alue ja kenttäTulos on parempi ilman manuaalisia säätöjä.

=COPILOT()-funktio: käytä sitä kuten mitä tahansa muuta kaavaa

Yksi mielenkiintoisimmista uusista ominaisuuksista on, että Copilot toimii myös funktiona. Voit kirjoittaa soluun =COPILOT() ja välitä sille lainausmerkeissä luonnollisella kielellä kirjoitettu ohje sekä viittaukset alueisiin, jos tarvitset kontekstia.

Tulos sijoitetaan suoraan ruudukolle. Ei ole piilotettuja valikoita tai outoja temppuja.Sitä käytetään samalla tavalla kuin =SUMMA()- tai =PHAKU()-funktioita, mutta lisäetuna on, että se ymmärtää kuvauksia ja luo tuloksia tietojesi perusteella.

Tämä lähestymistapa sopii täydellisesti sarakkeiden "rikastamiseen": lajittele mielipiteen mukaan, poimi tunnisteet, tiivistä teksti tai luo luokkia jonka syntaksi on tuttu kenelle tahansa Excelin käyttäjälle.

Copilot Excelissä Pythonin kanssa: Edistynyt analyysi

Kun tehtävä vaatii syvempää lähestymistapaa, Copilot voi luottaa Python Excelissä. Kuvaile haluamasi analyysi luonnollisella kielellä ja ohjattu toiminto luo, selittää ja lisää Python-koodin automaattisesti laskentataulukkoosi.

1. Avaa Excel ja varmista, että tietosi ovat taulukossa tai selkeästi määritellyllä alueella. Siirry Käynnistä-valikkoon ja avaa Copilot-painikkeen alla oleva valikko. Se näyttää sinulle useita vaihtoehtoja.
2. Valitse Sovellustaidot ja valitse vaihtoehto «Tarjota ainutlaatuinen näkökulma Pythonin avulla". Odota ensimmäistä vastausta ja tarkastele lähestymistapaa. jota se ehdottaa analyysiasi varten.
3. Jos se tulee näkyviin, paina «Aloita syvällisellä päättelyllä". Vaihtoehtoisesti voit käyttää vaihtoehtoa "Saat syvempiä tuloksia käyttämällä edistynyttä analyysitilaa". ja sitten Syvän päättelyn aloituspainike.
4. Tähän tilaan siirtyessään Copilot luo uuden taulukon ja Lisää tarvittava Python-koodi täydellisemmällä ja jäsennellymmällä suunnitelmalla analyysiäsi varten.
5. Kun olet valmis, palaa paneeliin ja valitse «Lopeta edistynyt analyysi» poistuaksesi tilasta ja palauttaaksesi perämiehen loput kyvyt.

Syväpäättelytila ​​on hyödyllinen, kun analyysi vaatii useita toisiinsa liittyviä vaiheita. Se antaa sinulle hyökkäyssuunnitelman ja automatisoi toteutuksen jäljitettävällä koodillajotta voit oppia prosessista tai muokata sitä mieleiseksesi.

Saatavuus ja lisensointi: kuka voi käyttää sitä

Copilot näkyy Wordin, Excelin, PowerPointin ja Outlookin verkkoversion Aloitus-välilehdessä, jos sinulla on sellainen. Copilot-tilaus. Jos Microsoft 365 -pakettiisi kuuluu työpöytäsovelluksiaNäet sen myös noissa työpöytäsovelluksissa.

Kotikäyttäjille tarvitaan jokin näistä lisensseistä: Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family tai Copilot ProJos käytät yritysversiota, vaatimus on Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 tai F3, ja liitä Microsoft 365 Copilot tiliisi.

Tärkeää paikallisille tai uusille tallentamattomille tiedostoille: Microsoft 365 -ikkunan yläreunassa näkyvällä ensisijaisella tilillä on oltava käyttöoikeus. jotta Copilot on käytettävissä kyseisessä tiedostossa.

Käyttöönotto on asteittaista. Tällä hetkellä Copilot for Excel on tarjolla lisensoiduille käyttäjille, jotka ovat Beta-versiossa. Windowsissa tai Macissa; verkkoversio saapuu Frontier-ohjelman kautta julkaisun edetessä.

Copilotin avaamat tietosuoja-asetukset

Microsoft 365 -sovelluksissa on kaksi tietosuoja-asetusta, jotka poistamalla ne käytöstä voivat piilottaa Copilotin. Tarkista ensin Windows-asetukset. Ja jos käytät Macia, tarkista vastaava paneeli.

1. Windowsissa: Avaa Word, Excel tai PowerPoint. Siirry osoitteeseen Tiedosto > Tili ja napsauta Tilin tietosuoja > Hallinnoi asetuksia.
2. Aktivoi «Kokemukset, jotka analysoivat sisältöään» ja varmista, että asetus on käytössä «Kaikki kokemukset yhdistettynä» jotta Copilot näkyy sovelluksissa.
3. Macilla: Avaa Word ja siirry osoitteeseen Word > Asetukset > Tietosuoja. Aktivoi samat kaksi vaihtoehtoa varmistaaksesi, että Copilot on käytettävissä.

Jos et näe sitä näiden asetusten muuttamisen jälkeen, tarkista käyttöoikeutesi tai päivityskanavasi. Monissa tapauksissa ei ole enää mitään "aktivoitavaa".Ominaisuus tulee näkyviin heti, kun tili-, yksityisyys- ja versiovaatimukset täyttyvät.

Ideoita, joiden avulla saat kaiken irti poistumatta sivulta

Avaa Copilotin hyödyllisyys ajattelemalla sitä suorana avustajana soluissasi. Tässä on joitain todistettuja ajansäästövinkkejä jokapäiväisessä elämässä:

• Ideointi kontekstissaLuo käsite-, otsikko- tai avainsanaluetteloita lyhyen kuvauksen pohjalta. Pyydä heitä myös kirjoittamaan teksti uudelleen selkeämmällä tai muodollisemmalla sävyllä.
• Yhteenvedot, jotka kertovat tarinanValitse laaja alue ja pyydä lyhyt teksti trendeistä, huipuista ja laskuista. Täydellinen taulukoiden muuntamiseen raporttia varten valmiiksi kappaleiksi.
• Suora luokittelu: pidä sarake, jossa on kommentteja tai kyselyvastauksia, ja pyydä jokaiselle merkinnälle "positiivinen/neutraali/negatiivinen" -tunnisteet ja lyhyt kategoria.
• Listat ja taulukot lennossaKuvaile tarpeitasi ja pyydä taulukkoa, jossa on keskeiset sarakkeet (tehtävä, vastuuhenkilö, päivämäärä, tila). Tämä on vankka perusta työn järjestämiselle ilman, että muodosta tarvitsee väitellä.

Vuorovaikutus: paneeli, chat ja toiminnot

Jos pidät keskustelevasta lähestymistavasta, avaa paneeli ja valitse "Keskustele Copilotin kanssa". Löydät mainosideoita, joilla pääset nopeasti alkuun.Tai voit kirjoittaa tarpeesi vapaasti ja sitten tarkentaa vastausta jatko-ohjeilla.

Tietyissä toimissa solun salamakuvake on erittäin hyödyllinen. Voit käyttää komentoja paikallisesti Ilman kontekstin muuttamista, ihanteellinen lasketun sarakkeen luomiseen tarkasteltavien tietojen rinnalle.

Vastauksissa Copilot tarjoaa mahdollisuuden korjata tuloksen. Pyydä häntä muuttamaan kaavio viivoiksi ja suodattamaan eri kynnysarvon mukaan. tai joka selittää luodun kaavan askel askeleelta, kaikki poistumatta taulukosta.

Copilot Microsoft 365 -ekosysteemissä

Avustaja ei ole rajoittunut Exceliin. Se on saatavilla Wordissa, PowerPointissa ja Outlookin verkkoversiossa. kun sinulla on vastaava tilaus. Jos tilaukseesi sisältyy työpöytäsovelluksia, näet sen myös kyseisissä versioissa.

Wordissa se auttaa sinua kirjoittamaan alusta alkaen, tekemään yhteenvetoja tai säätämään sävyä. Luo PowerPointissa esityksiä ideasta tai aiemmin luodusta asiakirjasta.ehdottaa rakennetta ja suunnittelua. Suuri etu on käytön yhdenmukaisuus sovellusten välillä.

Tämä yhtenäinen lähestymistapa tarkoittaa, että yhdessä sovelluksessa oppimasi auttaa sinua toisessa. Kuvake on Aloitus-välilehdellä ja työnkulku toistuu.Avaa se, kuvaile, mitä haluat, ja hienosäädä sitä, kunnes se on mieleisesi.

Tarkkuusvinkkejä parempiin tuloksiin

Mitä selkeämpi olet, sitä parempi. Määritä alue, kentät ja kohde Pyynnössäsi: ”Näytä minulle TablaVentas-valikoimasta 5 tuotetta, joissa on eniten yksiköitä, ja luo pylväsdiagrammi.”

Jos aiot pyytää laskelmia, valmistele pohja. Varmista, että tietotyypit ovat oikein eikä otsikoissa ole kaksoiskappaleita. Ja varmista, että numeeriset sarakkeet eivät sisällä piilotettua tekstiä; vältät epäselvät vastaukset.

Hyödyllinen käytäntö on pyytää selitystä ratkaisulle. Pyydä häntä näyttämään sinulle kaava ja kertomaan, mitä kukin osa tekee.Opit sisällyttämään kuvion työnkulkuusi ilman, että turvaudut aina avustajaan.

Vaivattomasti käytettävät pivot-taulukot ja kaavat

Copilot voi luoda pivot-taulukoita kuvauksesi perusteella. Ilmoita mittayksikkö, rivit ja sarakkeet luonnollisella kielellä, ja avustaja luo dynamiikan, jota voit hioa lennossa.

Edistyneissä kaavoissa kuvaile tavoite funktion sijaan. Pyydä sitä "luomaan sarake, joka laskee kuukausittaisen kasvun" ja anna Copilotin määrittää paras ominaisuusyhdistelmä; lue sitten selitys oppimasi vahvistamiseksi.

Jos jäät jumiin, kysy "miten". Pyydä parasta tapaa suorittaa regressio kahdelle sarakkeelle tai kuinka sarja normalisoidaan; tulosteen lisäksi se selittää menetelmän.

Järjestys, suodattimet ja älykäs muotoilu

Kun tietoja on paljon, selkeyden saavuttaminen on puolet työstä. Copilot voi luoda mukautettuja suodattimia kuten ”näytä vain solut, joissa on numeroita” tai ”pidä arvot, jotka ovat suurempia kuin 5”.

Voit myös käyttää korostusta kiinnittääksesi huomion. Pyydä häntä korostamaan N tärkeintä kohtaa ja värittämään poikkeavat. tai joka merkitsee rivit, jotka eivät täytä ehtoa. Nämä ovat luettavuuden parannuksia, jotka nopeuttavat tarkistuksia.

Monimutkaisissa järjestyksissä määritä kriteerit ja prioriteetti. "Järjestä etuuksien mukaan laskevaan järjestykseen ja jos ne ovat yhtä suuria, nousevaan järjestykseen yksiköiden mukaan" Riittää, että suoritetaan kokonainen sekvenssi avaamatta valintaikkunoita.

Milloin luottaa ja milloin varmistaa

Kohtuullinen motto on "luota, mutta tarkista". Vahvista tulokset ennen kuin käytät niitä päätöksenteossaerityisesti lakisääteisten tai vaatimustenmukaisuusvaatimusten tilanteissa.

Täydellistä turvallisuutta ei ole, ei edes edistyneissä suunnitelmissa. Yritykset muistuttavat kaikkia, että virheitä voi sattua.Se on osa nykyteknologiaa. Harkintasi on viimeinen silaus.

Hyvä puoli on se, että oppiminen on edistyksellistä. Mitä enemmän käytät sitä hyvin jäsennellyn datan kanssa, sitä parempia vastauksia saat. Ja voit sisällyttää työnkulkuusi enemmän kaavoja ilman, että sinun tarvitsee luottaa avustajaan kaikessa.

Copilotin hallitseminen Excelissä ei tarkoita tekoälyn "taian" antamista, vaan sen nopeuden hyödyntämistä siellä, missä siitä on eniten hyötyä: Tuo ja järjestä tietoja, tiivistä, visualisoi, luo selitettyjä kaavoja ja automatisoi analyysit Pythonilla Kun haaste sitä vaatii. Oikeilla lisensseillä, oikeilla yksityisyysasetuksilla ja hyvin jäsennellyllä tietojärjestelmällä siitä tulee todellinen nopeuttaja päivittäisiin taulukkolaskentatehtäviisi.