Jos Gmail-postilaatikkosi on täynnä, käytä näitä vinkkejä

Jos sähköpostisi tuntuu ruuhka-aikaan valtatieltä, et ole yksin: kymmeniä tai tuhansia viestejä voi kasaantua muutamassa päivässä ja riistäytyä käsistä. Hyvä uutinen on, että Gmailissa on erittäin tehokkaat natiivit työkalut valita, suodattaa, arkistoida, siirtää torkuksi ja poistaa useita tiedostoja kerralla ilman tuntikausia klikkaamista.

Lisäksi Google on hienosäätänyt tärkeitä ominaisuuksia, kuten tilauksen peruuttamista ja luokkien hallintaa, vähentääkseen sotkua. Muutamalla suodattimella, ripauksella järjestystä ja kahdella tai kolmella yksinkertaisella tavalla Pystyt ylläpitämään tehokasta saapuneet-lokeroa, lisäämään tuottavuutta ja samalla vapauttamaan tilaa pilvessä, jotta kaikki sujuu sujuvasti. Me näytämme sinulle, miten toimia. Jos Gmail-postilaatikkosi on täynnä, käytä näitä vinkkejä.

Hallitse lumivyöryä: pikasuodattimet ja massapoisto

Ensimmäiseksi on käsiteltävä suurimmat ja hankalimmat kohdat. Voit merkitä useita sähköposteja ja käyttää eräkäsittelytoimintoja itse viestiluettelossa. Oletusarvoisesti näet enintään 50 viestiä sivulla, joten on hyvä suodattaa huolellisesti ennen kaiken valitsemista. Erittäin hyödyllinen oikotie on hakea lähettäjän tai iän mukaan. ryhmitelläksesi poistettavat viestit kerralla.

Kun avaat mistä tahansa sähköpostista pikavalikon, löydät vaihtoehdon etsiä kaikki kyseisen yhteystiedon viestit. Kun olet valmistelemassa keskusteluja, käytä Valitse kaikki -toimintoa ja lähetä tarpeettomat kohteet roskikseen.Monissa tapauksissa pääset eroon kokonaisista ketjuista, jotka eivät enää tuota mitään.

Hakupalkki tarjoaa erittäin käteviä operaattoreita: esimerkiksi kirjoita from:sender kerätäksesi tietoja tietyltä yritykseltä tai henkilöltä. Iän ilmoittamiseksi käytä muotoa vanhempi: 1v tai vanhempi: 6m Ja niin vuoden tai kuuden kuukauden takaiset sähköpostit ilmestyvät näkyviin, valmiina joukkotarkastettavaksi.

Kun koko on ongelma, keskity liitteisiin ja suuriin viesteihin. Kokeile suurempi: 5M, suurempi: 10M tai koko: 10M jotta Gmail näyttää vain tuota kokoa suuremmat kohteet ja voit nopeasti säästää tilaa koskematta kevyempiin kohteisiin.

Tärkeää: Tyhjennä roskakori minkä tahansa puhdistuksen jälkeen. Niin kauan kuin kohteet ovat roskakorissa nuo 30 päivää, ne vievät edelleen tilaa., joten vahvista pysyvä poisto, kun haluat vapauttaa tallennustilaa välittömästi.

Sano tarpeeksi markkinoinnille: peruuta tilaus, poista luokittelu ja poista roskaposti

Kampanjat ja uutiskirjeet ovat sotkun kuningattaria. Gmail näyttää tilauksen peruutuslinkin, kun se havaitsee tilaukseen kuuluvan sähköpostin. Vie hiiri viestin päälle ja napsauta Peruuta tilaus -vaihtoehtoa lopettaaksesi syötteen.; on tehokkain lääke estämään pallon kasvaminen takaisin.

Toinen taktiikka on etsiä sähköposteja, jotka sisältävät lauseen "peruuta tilaus", jotta uutiskirjeet voidaan ryhmitellä yhteen. Näet kaupallisten sähköpostien määrän, joka kertyy huomaamattasi.; poista ne erissä valinnan jälkeen ja saat käyttöösi tonneittain megatavuja sekunneissa.

Aktivoi ja hyödynnä saapuneet-välilehtiä pitääksesi mainos- ja sosiaalisen median sisällön täyttämättä päänäkymääsi. Kategorianäkymässä kampanjat ja sosiaalinen media jätetään sivuun., joten voit tulla sisään, tarkistaa ja siivota usein häiritsemättä päivittäistä keskittymistäsi.

Älä unohda roskapostia. Sivuvalikossa on vaihtoehto sen täydelliseen tyhjentämiseen. Valitse Poista kaikki roskapostiviestit nyt silloin tällöin, jotta tämä kansio ei säilytä tarvitsemaasi megatavua kiintiössäsi.

Jos tiettyjen Kalenterin automaattisten vastausten saapuminen postilaatikkoosi häiritsee sinua, luo suodatin niiden arkistoimiseksi. Suodata kalenteriehtojen tai lähettäjien mukaan ja valitse automaattinen arkistointi, joten ne näkyvät vain, jos haet niitä.

Suodattimet ja tunnisteet, jotka tekevät työn puolestasi

Suodattimet ovat Gmailin ydin. Hakukentästä voit avata lisäasetuksia ja määrittää kriteerejä lähettäjän, vastaanottajan, aiheen, koon, iän ja muiden tekijöiden mukaan. Valitse Luo suodatin -kohdasta Käytä otsikkoa ja valitse sopiva otsikko. jotta sähköpostit tulevat jo luokiteltuina.

Voit lisätä automaattisia toimintoja: arkistointi, merkitseminen tärkeäksi, tähdellä merkitseminen, edelleenlähetys toiseen osoitteeseen jne. Tämän järjestelmän avulla voit esimerkiksi erotella laskut, uutiskirjeet tai pankki-ilmoitukset heti niiden saapuessa., luoden puhtaita ja täsmällisiä työalustoja.

Jos pidät Tärkeät postit -kansiosta, Gmail jakaa sen kolmeen osioon: Tärkeät ja lukemattomat, Tähdellä merkityt ja Kaikki muu. Voit opettaa Gmailia säätämällä tärkeysmerkkiä kun hän tekee virheen: tällä tavoin hän oppii, mitä pidät merkityksellisenä.

Hyvin toimiva idea: luo erilliset tarjottimet avainsanojen, kuten toiminnan, seurannan tai myöhemmin, perusteella. Määritä kullekin otsikolle erilliset näkymät ja käytä otsikkoa lukiessasiVastaat ensin kiireellisiin kysymyksiin ja jätät loput siihen, kun sinulla on aikaa.

Jos lähetät sähköposteja, joihin ei tarvitse vastata, ota Lähetä ja arkistoi -painike käyttöön asetuksissasi. Näin lähetät viestin ja saat sen pois postilaatikosta yhdellä iskulla., vähentäen jokapäiväistä melua.

Ja kun ryhmäkeskustelusta tulee merkityksetön, mykistä se. Mykistys estää uusien vastausten palaamisen postilaatikkoosi.mutta löydät ketjun aina hakemalla.

Hallitse useita tilejä, allekirjoituksia ja osoitevariantteja

Jos vaihdat henkilökohtaisen ja työtilin välillä, sinun ei tarvitse kirjautua ulos. Lisää useita tilejä ja vaihda niiden välillä profiilikuvastasi. Siirry kohtaan Lisää tili, kirjaudu sisään ja vaihda profiilia yläkulmasta. kahdella napilla.

Voit myös lähettää eri osoitteista poistumatta pääpostilaatikostasi. Lähetä sähköposti muodossa tileillä ja tuo ja vastaanottaja näkee kullekin sähköpostille valitsemasi osoitteen.

Gmailissa voit luoda useita allekirjoituksia ja valita niistä yhden kirjoittaessasi viestiä. Jos haluat visuaalisemman allekirjoituksen, voit luoda Google Docsiin kaksisarakkeisen taulukon: logo vasemmalle ja allekirjoitus oikealle, poistaa reunuksen ja liittää sen Gmail-allekirjoitukseesi. Saat siistin allekirjoituksen ja logon ilman monimutkaisia ​​asetteluja. ja yhtenäisellä ulkonäöllä.

Plus-merkillä varustetut aliakset auttavat luokittelussa. Jos osoitteesi on [sähköpostiosoite suojattu], voit käyttää [sähköpostiosoite suojattu] o [sähköpostiosoite suojattu]. Luo sitten Vastaanottaja-kentän perusteella suodattimia tunnisteiden, arkistointien tai tähdellä merkitsemistä varten aliaksen perusteella. ja automatisoi työnkulun.

Android maksimaalisesti: eleet, yksityisyys, poissaolo ja torkkutoiminto

Arkaluonteisten viestien kirjoittamisessa ota käyttöön luottamuksellinen tila. Voit asettaa vanhenemispäiviä ja estää toimintoja, kuten edelleenlähetyksen tai lataamisen, ja jopa vaatia koodin tekstiviestitse. Se on ylimääräinen suojauskerros, kun jaat arkaluonteisia tietoja. kolmansien osapuolten kanssa.

Jos olet lähdössä lomalle, käytä Androidin automaattivastaustoimintoa. Aktivoi se tietyksi aikaväliksi, kirjoita ammattimainen viesti ja halutessasi rajoita vastausta yhteystiedoillesi. Joten kuka tahansa sinulle kirjoittaa, tietää heti, ettet ole tavoitettavissa. ja milloin odotat palaavasi.

Torkkutoiminto poistaa näkymästä sähköpostit, joihin aiot vastata myöhemmin, ja palauttaa ne valitsemanasi päivänä ja kellonaikana. Se ei ole unohtamista, se on huomiosi hallintaa tarkoituksellaestäen niitä muuttumasta jatkuvaksi meluksi.

Vapauta tilaa maksamatta: toimiva strategia

Ennen sokkona poistamista, käy virallisessa tallennustilan hallintapaneelissa osoitteessa one.google.com/storage/management. Tämä paneeli näyttää, mikä vie tilaa, ja ehdottaa toimia. Näet palvelukohtaisen kaavion, edistymispalkin ja laskurit käytetylle ja vapaalle tilalle.sekä oikoteitä tarkastelun arvoisiin kohteisiin.

Ehdotuksiin kuuluvat suuret viestit, käyttämättömät luonnokset, vanhat sähköpostit, jotka voit poistaa, ja mahdolliset kaksoiskappaleet Drivessa. Etuna on, että se keskittää siivouksen ja priorisoi ne asiat, joilla on suurin vaikutus., lyhentämällä sukellusaikaa manuaalisilla suodattimilla.

Gmailissa voit suodattaa viestit painon mukaan käyttämällä larger:XM-ominaisuutta päästäksesi asiaan. Aloita suurista liitteistä ja tarkista Lähetetyt ja Roskaposti, sillä ne usein kerääntyvät huomaamattasi. Kun olet valmis, tyhjennä roskakori ja roskapostikansio vapauttaaksesi tilaa., ei vain siirtää sitä paikasta toiseen.

Myös Google Kuvat ja Drive käyttävät saman 15 Gt:n kiintiön. Kuvat-sovelluksessa voit etsiä sumeita kuvakaappauksia, suuria videoita ja sisältöä muista sovelluksista siirtymällä tallennusosioon. Valitse ja poista tarpeettomat kohteet, niin näet kuinka käytettävissä oleva tila kasvaa. koko tililläsi.

Lajittele Drivessa koon mukaan tallennusnäkymässä ja aloita poistamalla suurimmat kohteet. Se on nopein tapa ansaita gigatavuja vain muutamalla napsautuksella., varsinkin jos olet säilyttänyt vanhoja kopioita tai tiedostoja, joita et enää käytä.

Jos olet äärirajoilla etkä pysty ostamaan Google Onea, on olemassa väliaikainen ratkaisu: luo uusi tili ja määritä automaattinen edelleenlähetys alkuperäiseltä tililtäsi. Lisää edelleenlähetysosoite kohtaan Välitys ja POP/IMAP ja vahvista varmuuskopion, joka vastaanottaa uusia sähköposteja puhdistuksen aikana.

Tarkista Google-tilisi Tietoturva-osiosta Pääsy muille sivustoille nähdäksesi, missä käytät sähköpostiasi, ja peruuttaaksesi yhteydet, joita et enää tarvitse. Käyttämättömien palveluiden poistaminen auttaa vähentämään tulevia automaattisia sähköposteja. nyt sinulla on parempi hallinta dataasi.

Jos tarvitset kerralla enemmän tilaa, saatavilla on Google One -paketteja, joissa on enemmän tallennustilaa, ja joskus uusille käyttäjille on tarjolla myös kokeilujaksoja. Harkitse tilapäistä kokeilua tai alennussopimusta, jos se säästää sinut työsululta. opiskelun tai työn kriittisinä hetkinä.

Hieno tuottavuus: Oikotiet, mallit, laajennukset ja näkymät

Vältä yllätykset aktivoimalla Kumoa lähetys -toiminnon: sinulla on muutama sekunti aikaa kumota toimintosi. Se on se pelastusköysi, joka pelastaa sinut unohtuneelta liitteeltä tai väärältä vastaanottajalta. ennen kuin on liian myöhäistä.

Valmiiksi tehdyt vastaukset säästävät tekstin toistamisen. Luo malleja yleisille vastauksille ja käytä niitä kirjoittaessasi. Muokkaa vain yksityiskohtia ja siinä kaikki., mikä säästää aikaa toistuvissa tehtävissä.

Gmail Offlinen avulla voit lukea, hakea ja kirjoittaa viestejä offline-tilassa, kun käytät Chromea Chrome-laajennuksen kanssa. Täydellinen matkoille tai huonon kuuluvuuden paikkoihinestäen työnkulkuasi pysähtymästä.

Jatkuvan tiputuksen hallitsemiseksi työkalut, kuten postilaatikon tauottaminen (kuten Inbox Pause) tai postilaatikoiden ajoittaminen palveluilla, kuten Boomerang, ovat erittäin hyödyllisiä. Voit itse päättää, milloin sähköpostit saapuvat ja milloin omasi lähetetään., mukauttamalla sähköpostisi aikatauluusi eikä päinvastoin.

Jos haluat peruuttaa useiden uutiskirjeiden tilauksen kerralla, tilaustenhallintapalvelut näyttävät sinulle luettelon kaikesta, mitä saat. Tällä tavoin voit nopeasti peruuttaa sen, mistä et ole kiinnostunut. ja vähentää tulevaa melua.

Jos et pidä luokkavälilehdistä, voit aina poistaa ne käytöstä Saapuneet-kansion asetuksissa. Jotkut suosivat yhtä lokeroa suodattimilla ja etiketeillä säilyttääkseen yksilöllisemmän hallinnan.

Verkossa lähetettäville huippusalaisille sähköposteille on olemassa laajennuksia, jotka lähettävät viestejä, jotka tuhoutuvat itsestään muutaman sekunnin kuluttua. Käytä niitä viisaasti ja muista, ettei mikään estä kuvakaappauksen ottamista. vastaanottajan laitteella.

Saatavilla on myös laajennuksia, jotka hälyttävät, jos sähköposti sisältää seurantapikseleitä. Näet varoituksen ennen mahdollisesti seurattujen viestien avaamista. ja voit päättää, oletko heidän kanssaan vuorovaikutuksessa.

Ota käyttöön henkilökohtaiset ilmaisimet erottaaksesi vain sinulle lähetetyt viestit irtotavarana lähetetyistä viesteistä. Yksi tai kaksi nuolta antaa sinulle nopeita prioriteettivihjeitä avaamatta viestejä.

Jos haluat pikakuvakkeen, jolla viesti merkitään luetuksi, lisää painike lisäasetuksista, jos se on käytettävissä. Saat nopeutta tyhjentämällä ilmoituksia, jotka olet jo silmäillyt. ilman, että jokaiseen ketjuun tarvitsee kirjoittaa erikseen.

Viestien vetäminen ja pudottaminen välilehtien välillä auttaa Gmailin kouluttamisessa. Siirrä uutiskirje Kampanjat-osiosta Pääsivulle, jos haluat sen sinne ja vahvista muutos tulevia kertoja varten.

Integroi kalenterisi sähköpostinäkymään sivupaneelin tai pienoisohjelman avulla. Näin voit nähdä tapahtumat ja tehtävät poistumatta lokerosta, pitäen kontekstin käsillä.

Jos vastaat ryhmäkeskusteluissa, aseta Vastaa kaikille oletusarvoksi, jos se sopii työhösi. Vältät unohduksen keskusteluissa useiden vastaanottajien kanssa ja säästät itsesi myöhemmiltä uudelleenlähetyksiltä.

Pisteillä ja plus-merkeillä varustetut aliakset sopivat täydellisesti tilausten järjestämiseen. Gmail Jätä nuo kohdat ja plusmerkin jälkeinen teksti huomiotta toimitusta varten., mutta voit sitten suodattaa Vastaanottaja-kentän mukaan ja automatisoida tunnisteet ja toiminnot.

Jos haluat etsiä odottavia viestejä, hae is:unread ol:^uy. Jos haluat rajata hakua henkilön mukaan, lisää from:name. Paikanna lukemattomat viestit sekunneissa ja estä mikään lipsahtamasta verkkoon. niin paljon postin keskellä.

Yleisissä asetuksissa voit näyttää useampia keskusteluja sivulla tiettyyn rajaan asti. Useamman sähköpostin tarkasteleminen näytöllä nopeuttaa eräpuhdistusta ja päivän katsaus.

Allekirjoituksellasi on merkitystä: lisää linkkejä ja kevyt kuva, jos se sopii brändiisi. Selkeä allekirjoitus parantaa läsnäoloa ja helpottaa yhteydenpitoa ilman viestien uudelleenlatausta.

Ota työpöytäilmoitukset käyttöön, jos pidät sähköpostiasi auki koko ajan. He ilmoittavat sinulle vain siitä, mitä pidät tärkeänä, häiritsemättä muita tehtäviä.

Jos yhteytesi on hidas, käytä Gmailin kevyttä HTML-versiota. Peruskäyttöliittymä vähentää kuormitusta ja antaa sinun käyttää sitä ilman ikuista odottelua. jotta kaikki latautuu.

Voit lisätä kuvia viestisi tekstiin käyttämällä Lisää kuva -painiketta tai liittämällä verkko-osoitteen. Käytä sitä säästeliäästi, jotta vältät vastaanottajan sähköpostin ylikuormituksen. eikä tee lukemista vaikeaksi.

Muista, että sähköpostin liitetiedostojen kokoraja on 25 Mt. Driven avulla voit lähettää linkkejä tiedostoihin, jotka ovat kooltaan useita gigatavuja tai jopa teratavuja tiedostomuodosta riippuen. Drivesta liittäminen poistaa koko-ongelman ja takaa toimituksen.

Tallenna liitteet suoraan Driveen sähköpostistasi, joten sinun ei tarvitse ladata niitä tietokoneellesi. Sitten lajittele ne kansioihin ja jaa ne kenen kanssa haluat. ilman tiedostojen kopiointia jokaisessa lähetyksessä.

Voit tarkentaa hakua käyttämällä has:attachment-metodia ja tiettyä tyyppiä käytettäessä filename:.pdf- tai filename:.txt-metodia. Näin suodatat liitteiden mukaan sekunneissa tuhlaamatta aikaa. ikuisten lankojen läpi kulkeminen.

Aktivoi automaattinen lomavastaus aloitus- ja päättymispäivillä. Se lähetetään vain kerran lähettäjää kohden, elleivät he kirjoita sinulle uudelleen muutaman päivän kuluttua., välttäen vastausroskapostia.

Jos vaihdat palveluntarjoajaa, tuo sähköpostit ja yhteystiedot tileiltä ja tuo. Se on avainaskel hallitulle migraatiolle menettämättä säikeitä. eikä osoitekirjoja.

Voit havaita suuret sähköpostit nopeasti kokeilemalla has:attachment size:5m ja säätämällä kynnystä vastaavasti. Koon mukaan työskentely on tehokkain keino vapauttaa gigatavuja lyhyessä ajassa.

Tarkista tilisi viimeaikainen toiminta postilaatikon alatunnisteesta; näet IP-osoitteen, ajan ja likimääräisen sijainnin. Jos jokin häiritsee sinua, vaihda salasanasi ja kirjaudu ulos. epäilyttävillä laitteilla.

Käyttöoikeuden delegointi antaa jollekulle muulle mahdollisuuden lukea, lähettää tai poistaa tiedostoja puolestasi koskematta salasanaasi. Hyödyllinen tiimeille ja avustajille, hallinta- ja peruutusominaisuuksilla kun sitä ei enää tarvita.

Google Takeoutin avulla voit ladata kopion tiedoistasi, mukaan lukien sähköpostistasi. Vie tunnisteiden tai luokkien mukaan, jos et tarvitse koko tiedostoa. ja pidä ajan tasalla olevaa varmuuskopiota.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on ilmainen Google-tilini raja? Jokaisella tilillä on 15 Gt jaettuna Gmailin, Driven ja Kuvien kesken, joten kaikki lasketaan.

Mitä tapahtuu, jos varasto täyttyy? Kun saavutat rajan, et voi lähettää tai vastaanottaa sähköposteja, eivätkä lataukset ja kopioinnit Driveen ja Kuviin epäonnistu.

Miten löydän tärkeimmät asiat Gmailista? Käytä muotoa larger:XM, esimerkiksi larger:10M, listataksesi kyseistä kokoa suuremmat sähköpostit ja poistaaksesi ne tai ladataksesi liitteet.

Vapauttaako poistaminen tilaa välittömästi? Ei, jos se jää roskakoriin: Tyhjennä se vapauttaaksesi tallennustilaa heti äläkä odota 30 päivää.

Miten Gmailissa vapautetaan tilaa? Tässä on opas, joka auttaa sinua oppimaan lisää.

Näillä tekniikoilla, suodattimilla ja tavoilla sähköpostisi muuttuu kaoottisesta sotkusta hienosäädetyksi työkaluksi. Gmail tarjoaa kaiken tarvittavan äänenvoimakkuuden hallintaan, tilan vapauttamiseen ja keskittyneeseen työskentelyyn. ilman, että sinun tarvitsee maksaa enempää, ja mahdollisuudella laajentaa vain, jos todella tarvitset sitä.