Olennaiset Outlook-automaatiot ja -oikotiet tuottavuuden parantamiseksi

Microsoft Outlook Se on yksi laajimmin käytetyistä työkaluista sekä ammatillisessa että henkilökohtaisessa ympäristössä sähköpostin, kalenterin ja muiden päivittäisen tuottavuuden osa-alueiden hallintaan. Monet ihmiset eivät tiedä, että Outlookin automaatioiden ja oikopolkujen hallinta moninkertaistaa tämän työkalun suorituskykymahdollisuudet.

Lyhyesti sanottuna, ketterämpi navigointi Niille, jotka työskentelevät päivittäin paljon sähköpostien, tapaamisten tai tehtävien parissa. Tässä artikkelissa näytämme kaikki tärkeimmät oikotiet, joita voit käyttää sähköpostin ja kalenterin hallintaan, yhteystietojen ja tehtävien järjestämiseen sekä muihin tärkeisiin ominaisuuksiin.

Olennaiset pikanäppäimet sähköpostien kirjoittamiseen ja hallintaan Outlookissa

Niille, jotka käyttävät Outlookia pääasiassa sähköpostiohjelmana, on olemassa useita pikanäppäimiä, jotka on hyvä opetella alusta alkaen.

• Ctrl + N: Luo uusi viesti
• Ctrl+Shift+M: Sen avulla voi myös kirjoittaa uuden sähköpostin mistä tahansa ohjelman osasta.
• Ctrl + RVastaa lähettäjälle
• Ctrl + Mayus + RVastaa kaikille vastaanottajille
• Ctrl + FLähetä sähköpostia edelleen
• Ctrl + D: Poista valittu viesti
• Alt + S o Ctrl+EnterLähetä nykyinen viesti
• Alt+ILiitä tiedostoja
• F7Tarkista oikeinkirjoitus

Näiden pikanäppäinten avulla voit suorittaa tärkeitä toimintoja nostamatta käsiäsi näppäimistöltä., mikä on ratkaisevan tärkeää, jos vastaat useisiin sähköposteihin peräkkäin tai kirjoitat pitkiä viestejä.

Outlookin pikanäppäimet nopeasti navigoidaksesi läpi 

Voit paitsi luoda ja hallita sähköposteja nopeasti, myös navigoida ohjelman eri osioiden välillä ketterästi näiden Outlook-pikanäppäinten avulla:

• Ctrl + 1: Siirry sähköpostiin
• Ctrl + 2: Avaa kalenteri
• Ctrl + 3Katso yhteystiedot-osio
• Ctrl + 4: Käyttötehtävät
• Ctrl + Y: Valitse avattava kansio

Näiden näppäinten avulla voit seurata koko organisaatiotasi ilman, että sinun tarvitsee selata eri välilehtiä tai valikoita.

Outlook-kalenterissa on monia pikanäppäimiä sen käytön maksimoimiseksi

Outlookin kalenteri on yksi sen tukipilareista, ja siinä on myös monia oikopolkuja, joiden avulla saat siitä kaiken irti:

• Ctrl + Vaihto + A: Luo uusi tapaaminen
• Ctrl + Vaihto + Q: Luo kokouspyyntö
• Alt+H, M, RToinen tapa luoda kokous
• Ctrl + G: Siirry tiettyyn päivämäärään
• Alt + Sivu alas: Siirry seuraavaan kuukauteen
• Alt + Sivu ylös: Siirry edelliseen kuukauteen
• Ctrl + oikea nuoliSeuraavana päivänä
• Ctrl + vasen nuoliEdellinen päivä

Voit myös näytä eri ajanjaksoja muuttamalla Alt-näppäimellä käytettyä numeroa:

• Alt+1: Yksi päivä
• Alt+7: Kokonainen viikko
• Alt+0: Kymmenen päivää

Näiden resurssien avulla voit ajoittaa ja tarkastella kokouksiasi yhdellä silmäyksellä ilman visuaalisia häiriötekijöitä.

Pikatoiminnot tapaamisille ja muistutuksille

Lisää Outlook-pikanäppäimiä: Useiden kokousten tai tapaamisten hallinnassa näistä pikanäppäimistä on hyötyä:

• Alt + A: Avaa tapaaminen, kun ilmoitus tulee näkyviin
• Alt + STorkkumuistutus
• Alt + D: Hylkää muistutus
• Alt+V, M: Avaa ilmoitusikkuna

Yhteystietojen, muistiinpanojen ja tehtävien nopea hallinta

Outlookissa voit myös suorittaa pikatoimintoja yhteystiedoille, muistiinpanoille ja tehtäville:

• Ctrl + Shift + T: Luo uusi tehtävä
• Ctrl + Vaihto + V: Siirrä kohde (sähköposti, tehtävä tai tapaaminen) toiseen kansioon
• Alt+H, A, B: Avaa osoitekirja
• Alt+H, C, G: Luo kalenteriryhmä

Nämä työkalut sopivat täydellisesti monimutkaisten ryhmien tai jakelulistojen kanssa työskenteleville.

Sisäiset funktiot ja mukauttaminen Outlookissa

Tietyt Outlook-pikakuvakkeet auttavat meitä navigoimaan sen sisäisissä toiminnoissa:

• Ctrl + E o F3: Siirry hakukenttään
• Ctrl + M o F9Synkronoi sähköposti manuaalisesti
• Ctrl + Vaihto + G: Merkitse keskustelu tai poista merkintä
• taantumista: Arkistoi valittu keskustelu
• Ctrl + QMerkitse luetuksi
• Ctrl + S: Merkitse lukemattomaksi

Näiden ominaisuuksien avulla et eksy viesteihin tai kansioihin ja pysyt aina ajan tasalla postilaatikkosi tapahtumista.

Esteettömyys ja visuaaliset mukautusvaihtoehdot

Outlook lisää pikanäppäimiä käyttäjille, jotka työskentelevät esteettömyysominaisuuksien kanssa:

• Alt+Ctrl+Vaihto+M: Ota käyttöön MSAA-tiedot lukijoille, kuten JAWSille
• Alt+F, T, A → Alt+P: Liitä ääni ilmoitukseen

Voit myös zoomata sähköposteihin:

• CTRL + +Lähennä
• Ctrl + -: Zoomaa ulos

Nämä kätevät Outlook-pikakuvakkeet sopivat erinomaisesti niille, jotka tarvitsevat ympäristönsä visuaalista tai auditiivista mukauttamista.

Kun kaikki nämä oikotiet on sisäistetty, on mahdollista työskentele paljon ketterämmin Microsoft OutlookissaSähköpostien luomisesta tapahtumien aikatauluttamiseen tai tehtävien hallintaan Nämä näppäinyhdistelmät voivat merkittävästi vähentää klikkauksia ja vieritystä näytöllä.Vaikka se saattaa aluksi tuntua paljon ulkoa opeteltavalta, huomaat pian, että käytät niitä automaattisesti ja huomaat päivittäisen tuottavuutesi parantuvan.