Kuinka hallita vastaajaviestejä Zoomissa?

puheposti Se on välttämätön työkalu hallita ja järjestää ääniviestejä tehokkaasti ja tehokas. Olitpa kokouksessa, matkalla tai vain kiireinen, puhepostin avulla voit vastaanottaa viestejä, kun et ole käytettävissä vastaamaan puheluihin. Zoom-videoviestintäalustalla⁢ vastaajaviestien hallinta Se on helppoa ja kätevää. Seuraavaksi näytämme sinulle kuinka hallita vastaajaviestejä Zoomaa tehokkaasti.

Voit käyttää vastaajaviestejä Zoomissa sinun on ensin kirjauduttava tilillesi ja siirryttävä profiilisi asetusosioon. Sieltä löydät "Voicemail" -vaihtoehdon vasemmalla olevasta valikosta. Napsauta tätä vaihtoehtoa päästäksesi puhepostiviestien hallintapaneeliin.

kerran on puhepostin hallintapaneelissa, löydät luettelon kaikista vastaanotetuista viesteistä. Voi Lajittele ne päivämäärän tai lähettäjän mukaan, helpottaa viestien hakua ja järjestämistä. Lisäksi jokaiseen viestiin liitetään asiaankuuluvat tiedot kuten lähettäjän numero, puhelun kesto ja vastaanottopäivä.

Jokaisessa viestissä voit kuunnella tallenteen tai lataa se saadaksesi kopion. Voit merkitä viestin kuulluksi tai kuulemattomaksi, jotta voit seurata tärkeitä viestejä oikein. Jos haluat, voit myös poistaa tarpeettomat viestit pitääksesi vastaajapostilaatikkosi siistinä ja puhtaana. roskapostiviestit.

Yhteenvetona, vastaajaviestien hallinta Zoomissa on yksinkertainen ja käytännöllinen tehtävä sen alustan tarjoamien vaihtoehtojen ansiosta. Seuraamalla näitä vaiheita, voit järjestää, kuunnella ja hallita ääniviestejäsi tehokkaasti, joten voit pysyä ajan tasalla tärkeistä viestinnöistä, vaikka et voi vastata puheluihin heti. Voit vapaasti hyödyntää tätä ominaisuutta parantaaksesi tuottavuuttasi ja Zoomin kokemustasi.

1. Vastaajaasetukset Zoomissa

Jos haluat määrittää vastaajaviestin Zoomissa, sinun on ensin avattava tilisi asetukset. Voit tehdä tämän kirjautumalla sisään tilillesi ja napsauttamalla vasemmanpuoleisen valikon "Tilin asetukset" -välilehteä. Etsi sitten "Voicemail" -osio ja valitse "Asetukset". Täällä voit muokata vastaajaasetuksiasi mieltymystesi mukaan.

Kun olet puhepostin asetussivulla, löydät erilaisia ​​asetuksia, joita voit säätää. Ensinnäkin voit valita kielen ilmoituksista vastaaja, jotta voit vastaanottaa viestejä haluamallasi kielellä. Lisäksi voit asettaa puhepostin aktivoitumaan automaattisesti kun et voi vastata puheluihin.

Toinen tärkeä Zoomin tarjoama vaihtoehto on Vastaajaviestien automaattinen transkriptio. Jos otat tämän ominaisuuden käyttöön, voit vastaanottaa viestiesi transkriptioita sähköpostitse tai tarkastella niitä suoraan ⁢sovelluksessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat mieluummin lukea viestejä kuin kuunnella niitä. Lisäksi voit tallentaa vastaajaviestit Zoom-tililläsi mukautetun ajan, jolloin voit käyttää niitä milloin tahansa.

2. Vastaajan käyttö Zoomissa

Opi hallita vastaajaviestit Zoomissa On tärkeää pysyä ajan tasalla tärkeästä viestinnästä ja maksimoida tehokkuus tämän videoneuvottelualustan käytössä. Käytä vastaajaa Zoomissa Se on hyvin yksinkertainen ja vaatii vain muutaman muutama askel. Noudata näitä ohjeita aloittaaksesi vastaajaviestien hallinnan Zoomissa:

1. kirjautuminen Zoom-tililläsi.

2. Napsauta "Voicemail"-välilehteä vasemmassa navigointipalkissa.

3. Kun olet puhepostisivulla, näet luettelon kaikki puheviestit vastaanotettu. Voit kuunnella viestin napsauttamalla viestiä, jonka haluat toistaa.

4. Jäljentää vastaajaviestin kuunnellaksesi sitä. Voit keskeyttää, kelata tai kelata viestiä tarpeen mukaan käyttämällä toistosäätimiä.

5. Kun lopetat viestin kuuntelun, sinulla on vaihtoehto⁢ poista se jos se ei ole enää relevantti tai Tallenna se jatkoa ajatellen.

Seuraamalla näitä vaiheita pystyt Käytä ja hallitse vastaajaviestejäsi helposti Zoomissa. Näin pystyt säilyttämään paremman organisoinnin etkä menetä tärkeitä viestejä. Muista, että Zoomin vastaaja on arvokas viestintätyökalu, joten muista tarkistaa se säännöllisesti, jotta pysyt aina yhteydessä.

3. Vastaajaviestien kuunteleminen

Vastaajaviestit ovat erittäin hyödyllinen työkalu ääniviestien vastaanottamiseen ja hallintaan Zoomissa. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat vastaanottaa ääniviestejä, kun he eivät ole käytettävissä ottamaan puhelua. Käyttäjät voivat käyttää vastaajaviestejä seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Zoom-tilillesi.
2. Siirry ohjauspaneelin "Voicemail" -välilehdelle.
3. Klikkaa ääniviesti jotka haluavat kuunnella tai hallita.
4. Kuuntele ääniviestejä selaimessa tai lataa ne kuunnellaksesi niitä myöhemmin.
5. Vastaa ääniviesteihin ⁤ oman vastauksesi tallentaminen tai viestin välittäminen toiselle käyttäjälle.

Vastaajaviestien kuuntelemisen ja niihin vastaamisen lisäksi voit myös säätää puhepostin asetuksia mieltymystesi mukaan. Jotkut konfigurointivaihtoehdot sisältävät mahdollisuuden ottaa puheposti käyttöön tai poistaa sen käytöstä, ⁤aseta⁤ sallittujen viestien enimmäismäärä tai aseta suojaussalasana.

Lyhyesti sanottuna Zoomin puhepostitoiminnon avulla käyttäjät voivat vastaanottaa ja hallita ääniviestejä tehokkaasti. Yllä mainittujen vaiheiden avulla käyttäjät voivat käyttää ääniviestejään, kuunnella niitä, vastata ja säätää asetuksia tarpeidensa mukaan. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun et voi vastata puheluun reaaliajassa, koska sen avulla voit ylläpitää tehokasta ja keskeytymätöntä viestintää muiden Zoomin osallistujien kanssa.

4. Viestien hallintavaihtoehdot

Hallitse vastaajaviestejä Zoomissa

1. Vastaajailmoitusten määrittäminen

Ennen kuin aloitat vastaajaviestien hallinnan Zoomissa, on tärkeää määrittää ilmoitukset vastaanottamaan ilmoituksia, kun postilaatikkoosi jää uusia viestejä. Voit tehdä tämän seuraavasti:

• Siirry zoomausasetuksiin ja valitse vasemmasta valikosta "Voicemail".
• Valitse Vastaanota sähköposti-ilmoituksia -ruutu, jos haluat saada sähköpostin aina, kun viesti jätetään vastaajalaatikkoosi.
• Voit myös valita Vastaanota tekstiviesti-ilmoitukset -ruudun, jos haluat vastaanottaa niitä Tekstiviesti matkapuhelimeesi.
• Napsauta "Tallenna" tallentaaksesi ilmoitusasetuksesi.

2. Toista ja hallitse vastaajaviestejä

Kun olet määrittänyt ilmoitukset, voit toistaa ja hallita vastaajaviestejä Zoomissa. Noudata näitä vaiheita tehdäksesi sen:

• Kirjaudu sisään Zoom-tiliisi ja napsauta Ääniposti-välilehteä.
• Näet luettelon vastaanottamistasi vastaajaviesteistä. Napsauta viestiä, jota haluat toistaa tai hallita.
• Toistaaksesi viestin, napsauta "Toista" -painiketta viestin alla.
• Jos haluat poistaa viestin, napsauta viestin alla olevaa Poista-painiketta.
• Voit myös merkitä viestin lukemattomaksi, jos haluat muistaa palata siihen myöhemmin.
• Käytä navigointipainikkeita siirtyäksesi eri viestien välillä.

3. Ota puheposti käyttöön puhelinlaajennuksessa

Vastaajaviestien hallinnan lisäksi laiturilla Zoomaa, voit myös määrittää puhepostin puhelinlaajennukseen vastaanottaaksesi viestejä, kun et ole tavoitettavissa. Määritä vastaajalaatikko seuraavasti:

• Siirry puhelimesi asetuksiin ja siirry vastaajaosioon.
• Anna puhepostin salasana pyydettäessä.
• Määritä vastaajatervehdys, vaihda salasana ja muut mukautetut asetukset seuraamalla ohjeita.
• Kun olet määrittänyt vastaajalaatikon, viestit lähetetään sekä puhelinliittymään että Zoom-postilaatikkoon.

5. Tärkeiden viestien priorisointi ja järjestäminen

Vastaajaviestien tehokas hallinta Zoomissa on välttämätöntä tehokkaan viestinnän ylläpitämiseksi ja tärkeiden tietojen menettämiseksi. Tässä esittelemme hyödyllisiä strategioita viestien priorisoimiseksi ja järjestämiseksi:

1. Luo säännöllinen tarkistusrutiini: On suositeltavaa varata tietty aika vuorokaudesta vastaajaviestien tarkistamiseen ja niihin vastaamiseen. Näin voit ylläpitää jatkuvaa viestintävirtaa ja estää vartioimattomien viestien kerääntymisen. On tärkeää luoda rutiini, joka sopii tarpeisiisi ja mieltymyksiisi.

2. Merkitse ja luokittele viestit: Tärkeiden viestien nopean tunnistamisen helpottamiseksi voit käyttää Zoomin puhepostin tunnisteita tai luokkia. Voit esimerkiksi merkitä kiireelliset viestit punaisella ja jatkoviestit keltaisella tunnisteella. Näin voit helposti erottaa tärkeät viestit ja järjestää ne tärkeystason mukaan.

3. Käytä transkriptioominaisuutta: Zoom tarjoaa mahdollisuuden litteroida vastaajaviestit automaattisesti. Tämä ominaisuus voi olla erittäin hyödyllinen, jos haluat mieluummin lukea viestejä niiden kuuntelemisen sijaan. Lisäksi transkription avulla voit tehdä avainsanahakuja viesteistä, mikä helpottaa tiettyjen tietojen löytämistä.

6. Vastaaminen vastaajaviesteihin

Vastaa vastaajaviesteihin Zoomissa se on olennainen toiminto, jonka avulla voit ylläpitää sujuvaa ja tehokasta viestintää kontaktiesi kanssa. Voit vastata vastaajaviesteihin Zoomissa noudattamalla näitä helposti noudatettavia ohjeita:

1. Siirry "Vastaaja"-osioon Zoom-sovelluksessa. Löydät tämän vaihtoehdon päävalikosta Viestit-välilehden alta. Kun olet vastaajaosiossa, näet luettelon vastaanotetuista viesteistä.

2. Valitse viesti, johon haluat vastata. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestiä, johon haluat vastata, ja uusi ikkuna avautuu vastausvaihtoehdoilla.

3. Valitse sopiva vastausvaihtoehto. Vastausikkunassa voit valita useista vaihtoehdoista, kuten "Vastaa ääniviestillä", "Vastaa tekstiviestillä" tai "Soita lähettäjälle". Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva vaihtoehto ja täydennä vastaus ohjeiden mukaan.

Muista, että voit mukauttaa ääniviestejäsi Zoomaa päälle mieltymystesi mukaan. Voit tallentaa tervetuloviestin ja jäähyväiset kertoaksesi kontakteillesi, että olet kiireinen ja että palaat heihin mahdollisimman pian. Lisäksi Zoomin avulla voit litteroi ääniviestit automaattisesti joten voit lukea ne kuuntelemisen sijaan.‌ Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos haluat lukea viestejä äänettömästi tai jos sinulla on kuuloongelmia.

Lyhyesti, hallita vastaajaviestejä Zoomissa Se on nopeaa ja yksinkertaista. Vain muutamalla napsautuksella voit vastata vastaanotettuihin viesteihin ja ylläpitää tehokasta kommunikointia kontaktiesi kanssa. Älä unohda hyödyntää Zoomin ⁤tarjoamia äänen mukautus- ja transkriptiovaihtoehtoja optimoidaksesi kokemuksesi viestien hallinta. Aloita vastaajaviestien hallinta Zoomissa tehokkaammin jo tänään!

7. Ei-toivottujen viestien poistaminen tai arkistointi⁤

Zoom-alustalla on tärkeää osata hallita vastaajaviestejä, jotta postilaatikkomme pysyy järjestyksessä ja vapaana ei-toivotuista viesteistä. Onneksi⁢ Zoom tarjoaa meille erilaisia ​​vaihtoehtoja poistaa tai arkistoida nuo ei-toivotut viestit helposti ja tehokkaasti.

Poista vastaajaviestit: Jos haluat ⁢poistaa ei-toivotut viestit vastaajastasi Zoomissa, noudata näitä ohjeita:

1. Kirjaudu sisään Zoom-tilillesi ja siirry vasemman valikon Asetukset-osioon.
2. Napsauta "Voicemail" ja valitse "Saapuneet" -vaihtoehto.
3. Nyt näet luettelon kaikista vastaajaviesteistäsi. Valitse viesti, jonka haluat poistaa, ja napsauta "Poista" -painiketta.
4. Vahvista viestin poistaminen pyydettäessä.

Arkistoi vastaajaviestit: Jos haluat mieluummin arkistoida vastaajaviestit Zoomissa sen sijaan, että poistaisit ne säilyttääksesi historiallisen tiedon viestistäsi, toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Zoom-tilillesi ja siirry valikon Asetukset-osioon.
2. Napsauta "Voicemail" ja valitse "Inbox".
3. Valitse viesti, jonka haluat arkistoida ja napsauta "Arkistoi" -painiketta.
4. Viesti siirretään "Arkistoidut sähköpostit" -osioon. Pääset näihin viesteihin napsauttamalla "Arkistoidut viestit" -vaihtoehtoa vastaajaosiossa.

Poista tai arkistoi vastaajaviestit automaattisesti: Jos haluat säästää aikaa ja välttää vastaajaviestien manuaalista poistamista tai arkistointia Zoomissa, voit määrittää viestien automaattisen poistamisen tai arkistoinnin. Tehdä se:

1. Kirjaudu sisään Zoom-tilillesi ja siirry valikon Asetukset-osioon.
2. Napsauta »Voicemail» ja valitse "Lisäasetukset"-välilehti.
3. Aktivoi vaihtoehto "Poista viestit automaattisesti" tai "Arkistoi viestit automaattisesti" mieltymystesi mukaan.
4. Vastaajaviestit poistetaan tai arkistoidaan nyt automaattisesti valitsemiesi asetusten mukaan.

Näillä vaihtoehdoilla voit hallita vastaajaviestejä tehokkaasti Zoomissa ja pitää postilaatikkosi järjestyksessä ja vapaana ei-toivotuista viesteistä.

8. Vastaajan asetusten mukauttaminen

Zoomin vastaajaasetusten avulla voit muokata ääniviestejäsi. Voit säätää erilaisia ​​parametreja mukauttaaksesi puhepostin tarpeidesi ja mieltymystesi mukaan. Seuraavaksi näytämme sinulle, kuinka voit mukauttaa vastaajaasetuksiasi Zoomissa.

Muokatun tervehdyksen säätäminen: Yksi ensimmäisistä mukautetuista vaihtoehdoista on tervehdys, joka toistetaan, kun joku jättää sinut Ääniviesti. Voit tallentaa mukautetun tervehdyksen oletustervehdyksen sijaan. Voit tehdä tämän siirtymällä Zoom-tilisi vastaaja-asetuksiin, valitsemalla mukautetun tervehdysvaihtoehdon ja nauhoittamalla viestisi. Tämä lisää vastaajaasi persoonallisuutta ja osoittaa ammattimaisuutta soittajillesi.

Valitse soittojen määrä: Toinen asia, jota voit säätää vastaajaasetuksissa, on soittojen määrä ennen kuin puhelu lähetetään automaattisesti vastaajaan. Voit valita lyhyen soittojen määrän, jos haluat, että puhelut siirtyvät nopeasti vastaajaan, tai pidemmän numeron, jos haluat enemmän aikaa vastata puheluihin. Tämä vaihtoehto on erityisen hyödyllinen, jos käytät Zoomia konferensseihin tai kokouksiin etkä halua puhelujen keskeyttävän istuntojasi.

9. Viestilokin pitäminen ajan tasalla

Zoomissa

Zoomissa yksi hyödyllisimmistä ominaisuuksista on mahdollisuus vastaanottaa ääniviestejä, kun puheluihin ei voida vastata Zoomissa. reaaliajassa.⁣ Tämän ominaisuuden hyödyntämiseksi on tärkeää pitää ajan tasalla kaikista vastaanotetuista viesteistä.⁤ Tässä on joitain suosituksia vastaajaviestien hallintaan Zoomissa tehokas tapa ja järjestetty:

1. Käytä mukautettuja tunnisteita: Hyödyllinen tapa pitää kirjaa siistinä on määrittää kullekin ääniviestille mukautettuja tunnisteita. Tällä tavalla voit luokitella viestit niiden tärkeyden, teeman tai muiden sinulle hyödyllisten kriteerien mukaan. Voit luoda tunnisteita, kuten "kiireellinen", "asiakkaat", "projektit" tai mitä tahansa muuta yrityksellesi liittyvää luokkaa. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden Tunnista nopeasti tärkeimmät viestit ja priorisoi vastausaikasi.

2. Arkistoi viestit: Toinen tapa pitää kirjaa ajan tasalla on arkistoida viestit, kun olet kuunnellut ne tai tehnyt tarvittavat toimenpiteet. Zoomin vastaajapostilaatikossasi on vaihtoehto "Arkistoi viestit". Näin valitut viestit siirretään erityiseen kansioon, mikä auttaa sinua pidä postilaatikkosi järjestyksessä ja poista sotkua.

3. Käytä transkriptiotoimintoa: Zoom tarjoaa toiminnon automaattiseen litterointiin ääniviestejä tekstinä. Tämä vaihtoehto on erityisen hyödyllinen, jos haluat kirjallisen tallenteen vastaanotetuista viesteistä. Kun viestit on litteroitu, voit kopioida ne, tallentaa ne tekstimuodossa ⁤tai jopa etsiä niistä. Tämä säästää aikaa, kun etsiä tiettyjä tietoja viesteihin sisältyvät.

10. Yleisten vastaajaongelmien ratkaiseminen Zoomissa

Zoomin vastaaja on kätevä ominaisuus, jonka avulla voit vastaanottaa ja hallita kokouksen osallistujien ääniviestejä. Saatat kuitenkin kohdata joitain yleisiä ongelmia käyttäessäsi tätä ominaisuutta. Alla näytämme, kuinka voit ratkaista ne, jotta saat kaiken irti vastaajakokemuksestasi Zoomissa.

Ongelma ⁤1: Vastaajaviestejä ei ole tallennettu oikein

Jos sinulla on vaikeuksia ääniviestien tallentamisessa Zoomissa, ne voivat johtua määritysongelmista. Voit korjata tämän varmistamalla, että ääniviestien äänitys ja tallennus on otettu käyttöön Zoom-tilisi asetuksissa. On myös suositeltavaa tarkistaa, onko sovellukselle saatavilla päivityksiä, koska joissakin vanhemmissa versioissa voi olla virheitä. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä Zoom-tukeen lisäapua varten.

Ongelma 2: Vaikeus saada puheviestejä

Jos sinulla on vaikeuksia käyttää ääniviestejä Zoomissa, kokeile seuraavaa:
– Varmista, että käytät sovelluksen uusinta versiota ja että olet kirjautunut sisään oikein.
– Tarkista Internet-yhteytesi, sillä hidas tai epävakaa yhteys voi vaikeuttaa puheviestien lataamista.
– Voit myös yrittää käyttää ääniviestejä eri laitteista sulkeaksesi pois yhteensopivuusongelmia.

Ongelma 3: En voi lähettää vastaajaviestejä edelleen

Jos et voi lähettää ääniviestejä eteenpäin Zoomissa, sinun on ehkä tarkistettava tilisi asetukset. Varmista, että ääniviestien edelleenlähetysvaihtoehto on käytössä ja että olet määrittänyt edelleenlähetysasetukset oikein. Jos ongelmat jatkuvat, tarkista, jatkuuko ongelma käyttämällä toista internetyhteyttä tai kirjautumalla sisään Zoomiin toinen laite. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä Zoomin tukeen saadaksesi lisäapua.