Täydellinen opas Gmail-tunnisteisiin: Kuinka järjestää sähköpostisi kuin ammattilainen

Sähköpostin tehokas hallinta on nykyään tärkeää, varsinkin jos käytät Gmailia sekä henkilökohtaisiin että ammatillisiin tarkoituksiin. Jos olet joskus tuntenut olosi ylivoimaiseksi saamiesi viestien määrän vuoksi tai et löydä sähköpostia silloin, kun sitä eniten tarvitset, et todennäköisesti vielä hyödynnä Gmailin tunnisteita täysimääräisesti. Tunnisteiden käytön hallitseminen antaa sinulle mahdollisuuden luokitella, löytää ja hallita postilaatikkoasi paljon älykkäämmin., säästää aikaa ja tuo järjestystä arkeen.

Tässä artikkelissa aion kertoa teille Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Gmail-tunnisteista. Siitä, mitä ne tarkalleen ottaen ovat ja miten ne eroavat kansioista, siihen, miten voit luoda, mukauttaa, määrittää ja käyttää suodattimia sähköpostien järjestämiseksi käytännössä automaattisesti. Lisäksi näytän sinulle vinkkejä otsikoiden näyttämiseen tai piilottamiseen ja siihen, miten voit hyödyntää edistyneitä ominaisuuksia, kuten sisäkkäisyyttä ja värien yhteensovittamista.

Mikä on Gmailin tunniste ja mihin sitä käytetään?

Gmailin tunnisteet ovat ainutlaatuinen luokittelutyökalu joka korvaa muissa sähköpostin hallintaohjelmissa käytetyt perinteiset kansiot. Toisin kuin kansioissa, joihin voi tallentaa vain yhden sähköpostin kerrallaan, Gmailissa yhdellä viestillä voi olla useita tunnisteita samanaikaisesti., jonka avulla voit järjestää sähköpostisi eri kriteerien mukaan. Voit esimerkiksi määrittää jokaiselle asiakkaalle ja projektille tunnisteen samaan sähköpostiin ja käyttää sitä kummankin luokan kautta milloin tahansa.

Se on kuin sinulla olisi digitaalisia post-it-lappuja eri väreissä ja nimissä liitetään viestiesi päälle, mikä helpottaa niiden löytämistä ja luokittelua ilman rajoituksia. Tämä on erityisen hyödyllistä niille, jotka hallinnoivat suurta sähköpostimäärää tai haluavat suodattaa ja hakea viestejä eri aiheiden tai kontekstien perusteella.

Tarrojen ja kansioiden väliset keskeiset erot

On tärkeää tehdä selväksi, että Otsikot ja kansiot eivät ole sama asia. Vaikka molempia käytetään viestien järjestämiseen, tunnisteet tarjoavat enemmän joustavuutta. Kun poistat sähköpostin Gmailissa, se katoaa kaikista sille määritetyistä tunnisteista ja postilaatikostasi. Lisäksi, Voit lisätä yhden tai useamman tunnisteen yhteen viestiin, mikä on mahdotonta perinteisellä kansiojärjestelmällä.

Tunnisteet eivät myöskään fyysisesti vaikuta viestien tallennukseen.; Ne ovat yksinkertaisesti visuaalisia merkkejä, jotka helpottavat myöhempää luokittelua ja hakua. Tällä tavoin saat tehokkuutta ja voit järjestää postilaatikkosi haluamallasi tavalla.

Tunnisteiden käytön edut Gmailissa

• Clasificación múltipleSamalla keskustelulla tai sähköpostilla voi olla useita tunnisteita, jotta löydät sen eri yhteyksissä.
• Personointi: Luo alakategorioita valitsemalla nimiä, värejä ja sijoittamalla tunnisteita toistensa alle.
• Visuaalinen järjestysSivupalkin värien ja sijoittelun ansiosta otsikot on helppo tunnistaa yhdellä silmäyksellä.
• AutomaatioGmail-suodattimien avulla voit automaattisesti liittää tunnisteita sähköposteihin, jotka täyttävät tietyt kriteerit.

Cómo crear una etiqueta en Gmail

Voit luoda uusia tunnisteita kahdella päätavalla riippuen siitä, haluatko liittää ne sähköpostia luotaessa vai yksinkertaisesti järjestää ne sivupalkista. Alla selitän molemmat vaihtoehdot askel askeleelta, jotta et jää paitsi mistään.

Luo ja määritä tunniste tietylle sähköpostille

1. Avaa sähköpostiviesti tai valitse useita viestejä luettelosta.
2. Napsauta kuvaketta «Etiquetas» (näyttää hintalapulta, yleensä ylhäällä).
3. Pudotusvalikossa näet luettelon olemassa olevista tunnisteista ja vaihtoehdon luo uusi tunniste.
4. Anna uuden tunnisteen nimi. Voit halutessasi sijoittaa sen olemassa olevan tunnisteen alle ja tehdä siitä alitunnisteen.
5. Pulsa en «Luoda» ja lopuksi napsauta «Käytä» liittääksesi kyseisen tunnisteen valituille viesteille.

Luo otsikko suoraan sivupalkista

1. Siirry Gmailin aloitusnäytön vasemmalla puolella olevaan tunnisteluetteloon.
2. Vieritä luettelon loppuun ja valitse «Nueva etiqueta».
3. Introduce el nombre deseado ja halutessasi valitse päätunniste, jonka alle haluat sen sijoittaa.
4. Klikkaa «Luoda» ja uusi tarrasi on käytettävissäsi milloin tahansa.

Määritä värit tarroille

Mukauta tarroja väreillä Se on erinomainen tapa tunnistaa ne nopeasti ja antaa niille miellyttävä visuaalinen kosketus. Gmailissa voit määrittää perus- tai mukautettuja värejä jokaiselle tunnisteelle, mikä on erittäin hyödyllistä, kun sinulla on paljon tunnisteita ja haluat erottaa ne yhdellä silmäyksellä.

1. Pidä osoitinta haluamasi otsikon päällä vasemmassa sivupalkissa, kunnes kuvake tulee näkyviin. kolme pistettä verticales.
2. Napsauta kyseistä kuvaketta ja valitse vaihtoehto «Color de la etiqueta"
3. Valitse oletusväreistä tai määritä mukautettu.

Värit auttavat korosta tärkeimmät merkinnät tai ryhmitellä visuaalisesti toisiinsa liittyviä tunnisteita, mikä virtaviivaistaa päivittäistä hallintaa.

Tunnisteiden uudelleennimeäminen, poistaminen ja järjestäminen Gmailissa

Luomisen ja mukauttamisen lisäksi Voit muokata, poistaa tai sisäkkäistää tageja milloin vain. Tämän joustavuuden ansiosta voit järjestää sähköpostisi Gmailissa tarpeidesi mukaan, vaikka prioriteettisi muuttuisivatkin.

Nimeä tunniste uudelleen

1. Vie hiiri kyseisen merkinnän päälle ja napsauta napsauta kolmen pisteen kuvaketta.
2. Valitse «Modificar» ja muuta merkinnän nimeä mieltymystesi mukaan.

Sisäkkäiset tunnisteet (alitunnisteiden luominen)

1. Vie hiiri otsikon päälle ja avaa kolmen pisteen valikko uudelleen.
2. Valitse vaihtoehto «Modificar» ja nyt voit valita yhden päätarra jonka alle muokattava tiedosto lisätään.

Näin voit luoda sähköposteillesi hierarkkisia tai temaattisia rakenteita ja ryhmitellä alikategorioita yleisten otsikoiden, kuten "Asiakkaat", "Projektit", "Laskut" jne., alle.

Eliminar una etiqueta

1. Aivan kuten edellisissä vaiheissa, vie hiiri otsikon päälle ja napsauta clic en los tres puntos.
2. Valitse vaihtoehto «Eliminar etiqueta».

Muista, että Tunnisteen poistaminen ei poista siihen liittyviä viestejä; Ne vain menettävät tuon merkin, mutta näkyvät silti lokerossasi tai muiden kiinnitettyjen tarrojen alla.

Vinkkejä Gmail-tunnisteiden tehokkaaseen hyödyntämiseen

• Tarkista ja päivitä tarrojasi usein jotta ne eivät menetä hyödyllisyyttään ja mukautuvat edelleen rutiineihisi.
• Käytä värit loogisella tavalla, määrittämällä samankaltaisen alueen samaan teemaryhmään sähköpostien tunnistamiseksi helposti.
• Yhdistä tunnisteita ja suodattimia välttääksesi manuaalista ylikuormitusta ja pitääksesi kaiken siististi järjestyksessä vähällä vaivalla.
• Piilota harvoin käyttämäsi tunnisteet ja näytä ne vain tarvittaessa, joten käyttöliittymä on siistimpi ja nopeampi.

Käyttörajoitukset ja suositukset

Vaikka Gmail sallii vaikuttavan määrän tunnisteita, sinun tulisi tietää että liika määrä voi hidastaa sivulokeron lastausta jos ylität 500 näkyvyyttä. Siksi on suositeltavaa siivota vanhat tagit tai yhdistää ne, jotka ovat menettäneet merkityksensä, järjestelmän ylikuormituksen välttämiseksi.

Toinen olennainen rajoitus on, että vaikka viestillä voi olla useita tunnisteita, Sähköpostin poistaminen poistaa sen kaikista tunnisteista kerralla ja postilaatikosta.. On tärkeää pitää tämä mielessä, jotta ei vahingossa menetä olennaisia ​​tietoja.

Tunnisteiden käytön ymmärtäminen ja hallitseminen Gmailissa mullistaa käyttökokemuksen täysin, jolloin voit järjestää, paikantaa ja hallita sähköpostejasi paljon käytännöllisemmällä ja intuitiivisemmalla tavalla. Tämän ansiosta voit pitää postilaatikkosi järjestyksessä, vähentää hakuaikaa ja hallita viestejäsi tehokkaammin..

Alberto Navarro

Olen teknologian harrastaja, joka on muuttanut "nörtti"-harrastuksensa ammatiksi. Olen käyttänyt yli 10 vuotta elämästäni uusinta teknologiaa käyttäen ja kaikenlaisten ohjelmien parissa puhtaasta uteliaisuudesta. Nyt olen erikoistunut tietotekniikkaan ja videopeleihin. Tämä johtuu siitä, että yli 5 vuoden ajan olen työskennellyt kirjoittaen useille teknologiaa ja videopelejä käsitteleville verkkosivustoille ja luonut artikkeleita, jotka pyrkivät antamaan sinulle tarvitsemaasi tietoa kielellä, jota kaikki ymmärtävät.

Jos sinulla on kysyttävää, tietoni ulottuu kaikesta Windows-käyttöjärjestelmään liittyvästä sekä matkapuhelimien Androidista. Ja sitoumukseni on sinulle, olen aina valmis käyttämään muutaman minuutin ja auttamaan sinua ratkaisemaan kaikki kysymyksesi, joita sinulla saattaa olla tässä Internet-maailmassa.