Kuinka hyödyntää Outlookin tehtävienhallintaa?

Jos olet Outlook-käyttäjä, olet luultavasti käyttänyt sen tehtävienhallintaa jossain vaiheessa. Et kuitenkaan ehkä saa siitä kaikkea irti. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten se tehdään. Kuinka saat kaiken irti Outlookin tehtävienhallinnasta Tuottavuutesi ja organisointikykysi parantamiseksi opit käyttämään sen ominaisuuksia tehokkaasti, asettamaan realistisia määräaikoja ja priorisoimaan tehtäviä tehokkaasti. Hyödynnä tätä työkalua parhaalla mahdollisella tavalla optimoidaksesi aikasi ja saavuttaaksesi tavoitteesi!

– Vaihe vaiheelta ➡️ Kuinka saat kaiken irti Outlookin tehtävienhallinnasta?

• Järjestä tehtäväsi: Käytä tehtävienhallintaa kohdassa näkymät Järjestä kaikki päivittäiset toiminnat. Luo tehtävälista määräpäivineen ja prioriteetteineen.
• Hyödynnä kategorioita: Käytä väriluokkia erottaaksesi erityyppiset tehtävät, kuten työtehtävät, henkilökohtaiset tehtävät, kokoukset jne.
• Aseta muistutukset: Muista asettaa muistutuksia tärkeille tehtävillesi. Tällä tavoin et koskaan unohda odottavia tehtäviä.
• Käytä tehtävänantofunktiota: Jos työskentelet tiimissä, voit antaa tehtäviä kollegoillesi suoraan näkymätTämä helpottaa yhteistyötä ja tiimin tehtävien seurantaa.
• Integroi tehtäväsi kalenteriin: Katso tehtäviäsi kalenterista saadaksesi yleiskuvan päivittäisistä ja viikoittaisista toimistasi.
• Seuraa suoritettuja tehtäviäsi: Merkitse suoritetut tehtäväsi pitääksesi kirjaa saavutuksistasi ja varmistaaksesi, ettet jätä mitään keskeneräiseksi.
• Mukauta tehtävänäkymiä: näkymät Sen avulla voit mukauttaa tehtävänäkymiä mieltymystesi mukaan, kuten tarkastella suoritettuja tehtäviä, odottavia tehtäviä jne.

Kysymyksiä ja vastauksia

1. Miten pääsen Outlookin tehtävienhallintaan?

Pääset Outlookin tehtävienhallintaan seuraavasti:

1. Avaa Microsoft Outlook tietokoneellasi.
2. Napsauta näytön alareunassa olevaa "Tehtävät"-välilehteä.
3. Tehtävienhallinta avautuu, ja voit tarkastella ja hallita keskeneräisiä tehtäviäsi.

2. Miten voin luoda uuden tehtävän Outlookissa?

Voit luoda uuden tehtävän Outlookissa seuraavasti:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa "Tehtävät"-välilehteä.
2. Napsauta työkalupalkissa "Uusi tehtävä" -painiketta.
3. Näyttöön avautuu ikkuna, johon voit lisätä tehtävän tiedot, kuten nimen, määräpäivän ja muistiinpanot.

3. Miten voin järjestää tehtäviäni Outlookissa?

Voit järjestää tehtäviesi Outlookissa seuraavasti:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa "Tehtävät"-välilehteä.
2. Työkalupalkin asetusten avulla voit merkitä tehtävät suoritetuiksi, asettaa prioriteetteja tai luokitella ne.
3. Voit myös luoda kansioita ja alikansioita tehtävien tarkempaa järjestämistä varten.

4. Miten voin asettaa tehtävilleni muistutuksia Outlookissa?

Voit asettaa tehtäville muistutuksia Outlookissa seuraavasti:

1. Kun luot tai muokkaat tehtävää, napsauta ikkunan yläreunassa olevaa "Muistutus"-painiketta.
2. Valitse päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat vastaanottaa muistutuksen.
3. Kun olet tallentanut tehtävän, saat muistutuksen valittuna päivänä ja kellonaikana.

5. Miten voin priorisoida tehtäviäni Outlookissa?

Voit priorisoida tehtäviäsi Outlookissa seuraavasti:

1. Avaa tehtävä, jonka haluat priorisoida.
2. Napsauta työkalupalkin "Prioriteetti"-kuvaketta.
3. Valitse tehtävälle haluamasi prioriteettitaso: korkea, normaali tai matala.

6. Miten voin jakaa tehtäviä muiden käyttäjien kanssa Outlookissa?

Voit jakaa tehtäviä muiden käyttäjien kanssa Outlookissa seuraavasti:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tehtävää, jonka haluat jakaa.
2. Valitse avattavasta valikosta "Lähetä tehtävä edelleen" -vaihtoehto.
3. Anna sen käyttäjän sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa tehtävän, ja napsauta "Lähetä".

7. Miten voin merkitä tehtävän suoritetuksi Outlookissa?

Voit merkitä tehtävän valmiiksi Outlookissa seuraavasti:

1. Avaa tehtävä, jonka haluat merkitä suoritetuksi.
2. Napsauta työkalupalkin "Valmis"-kuvaketta.
3. Tehtävä merkitään suoritetuksi ja siirretään suoritettujen tehtävien luetteloon.

8. Miten voin asettaa tehtävilleni määräpäivät Outlookissa?

Voit asettaa tehtäville määräpäivät Outlookissa seuraavasti:

1. Kun luot tai muokkaat tehtävää, valitse määräpäivä vastaavasta kentästä.
2. Kun olet tallentanut tehtävän, määräpäivä asetetaan ja voit saada muistutuksia ennen määräaikaa.

9. Miten voin suodattaa tehtäviäni Outlookissa?

Voit suodattaa tehtäviä Outlookissa seuraavasti:

1. Siirry "Tehtävät" -välilehteen näytön alareunassa.
2. Napsauta työkalupalkissa "Näytä".
3. Valitse haluamasi suodatin, kuten valmiit tehtävät, keskeneräiset tehtävät, tehtävät päivämäärän mukaan jne.

10. Miten voin tulostaa tehtäväni Outlookissa?

Voit tulostaa tehtäviesi Outlookissa seuraavasti:

1. Siirry "Tehtävät" -välilehteen näytön alareunassa.
2. Napsauta työkalupalkissa "Tiedosto" ja valitse "Tulosta".
3. Valitse tulostusasetukset, kuten tulostustyyli, aloitus- ja päättymispäivämäärät, ja napsauta "Tulosta".