Miten luodaan yksitasoinen IVR-valikko Zoomissa?

Miten luodaan yksitasoinen IVR-valikko Zoomissa?

IVR (Interactive Voice Response) on puhelinviestinnässä käytetty tekniikka, jonka avulla käyttäjät voivat olla vuorovaikutuksessa automatisoidun järjestelmän kanssa äänikomentojen tai puhelimen näppäinten avulla. Laiturilla de Zoom-videoneuvotteluon myös mahdollista toteuttaa yksitasoinen IVR-valikko, joka helpottaa puhelun tai kokouksen osallistujien navigointia ja vuorovaikutusta. Tässä artikkelissa tarkastelemme tarvittavia vaiheita, jotka luoda yksitasoinen IVR-valikko Zoomissa.

Ensimmäinen askel kohti luoda Zoomin yksitasoinen IVR-valikko varmistaa, että sinulla on pääsy Zoom-tilille ja asianmukaiset käyttöoikeudet. Seuraavaksi meidän on mentävä Zoom-verkkoportaaliin ja kirjauduttava sisään tunnuksillamme. Kun olemme ohjauspaneelissa, meidän on valittava "Puheluasetukset"-vaihtoehto sivunavigointivalikosta.

Puheluasetukset-osiosta löydämme "Automaattinen soitto" -vaihtoehdon, jonka avulla voimme luoda ja mukauttaa IVR-valikkoamme. Tämän vaihtoehdon valitseminen tuo esiin useita asetuksia ja vaihtoehtoja. Näistä voimme asettaa mukautettuja äänikomentoja kullekin valikkovaihtoehdolle, määrittää kullekin vaihtoehdolle tiettyjä alanumeroita ja määrittää toiminnot, jotka suoritetaan, kun kukin vaihtoehto on valittu.

Kun olemme määrittäneet kaikki IVR-valikon asetukset, voimme aktivoida sen valitsemalla vastaavan vaihtoehdon puheluasetukset-osiossa. Tästä eteenpäin kaikki kokoukseen tai puheluun liittyvät osallistujat voivat käyttää yksitasoista IVR-valikkoa navigointiin ja tiettyjen toimintojen suorittamiseen, kuten alikokouksiin liittymiseen, odotushuoneisiin siirtymiseen tai yhteyden muodostamiseen tiettyyn isäntään tai esittäjään.

Yhteenvetona, luoda Zoomin yksitasoinen IVR-valikko on tehokas tapa helpottaakseen navigointia ja vuorovaikutusta puhelun tai kokouksen osallistujien välillä. Alustan mukautus- ja määritysvaihtoehtojen avulla voimme mukauttaa IVR-valikon tarpeisiimme ja optimoida käyttökokemuksen.

– Mikä on yksitasoinen IVR-valikko Zoomissa?

Zoomin yksitasoinen IVR-valikko on työkalu, jonka avulla puhelinkonferenssin osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään. järjestelmän kanssa ennalta määritettyjen vaihtoehtojen kautta. Tämän tyyppisessä valikossa on yksi vaihtoehtotaso, mikä helpottaa navigointia ja estää käyttäjien sekaannusta. Käyttämällä yksitasoista IVR-valikkoa Zoomissa osallistujat voivat nopeasti käyttää haluamaansa vaihtoehtoa ilman, että heidän tarvitsee navigoida useiden valikkotasojen läpi. Tämä tarjoaa sujuvamman ja tehokkaamman kokemuksen kaikille mukana oleville käyttäjille.

Luoda Yhden tason IVR-valikon avaamiseksi Zoomissa, noudata näitä yksinkertaisia ​​ohjeita:

Vaihe 1: Kirjaudu Zoom-tilillesi ja siirry neuvottelupuhelun asetuksiin. Sieltä löydät vaihtoehdon "IVR" tai "Interaktiivinen äänivastausvalikko". Napsauta tätä vaihtoehtoa aloittaaksesi IVR-valikon määrittämisen.

Vaihe 2: IVR-valikon asetuksissa voit mukauttaa neuvottelupuhelun osallistujille käytettävissä olevia asetuksia. Voit lisätä niin monta asetusta kuin haluat, ja jokainen niistä on liitetty puhelimen numeroon tai näppäimeen. Varmista, että annat selkeät ja ytimekkäät ohjeet, jotta osallistujat tietävät käytettävissä olevat asetukset ja niiden käytön.

Vaihe 3: Kun olet muokannut IVR-valikkoasi, tallenna muutokset ja varmista, että aktivoit sen, jotta se on käytettävissä puhelinneuvottelujen aikana. Voit testata IVR-valikkoa soittamalla puhelinneuvottelun numeroon ja noudattamalla valikon ohjeita. Jos asetukset toimivat suunnitellusti, olet luonut yksitasoisen IVR-valikon Zoomissa!

– Vaiheet yksitasoisen IVR-valikon luomiseksi Zoomissa

Vaiheet yksitasoisen IVR-valikon luomiseksi Zoomissa

1. Siirry järjestelmäasetuksiin: Ennen kuin voit luoda yksitasoisen IVR-valikon Zoomissa, sinun on avattava järjestelmäasetukset. Voit tehdä sen kirjautumalla Zoom-tilillesi ja siirtymällä "Asetukset"-osioon. Täältä löydät erilaisia ​​mukautusvaihtoehtoja, joiden avulla voit luoda mukautetun IVR-valikon.

2. Luo IVR-valikko: Kun olet järjestelmäasetuksissa, siirry kohtaan "IVR-valikko". Täällä voit määrittää ja suunnitella yksitasoisen IVR-valikon. Määritä käytettävissä olevat asetukset sen käyttäjät ja määritä haluamasi puhelukulku. Voit lisätä useita alanumeroita tai vaihtoehtoja, jotka tarjoavat Zoom-numeroasi käyttäville soittajille eri kohteita.

3. Mukauta IVR-valikkoa: Nyt on aika mukauttaa Zoomin yksitasoinen IVR-valikko tarpeisiisi. Voit lisätä äänitallenteet Mukautetut valikot, jotka tarjoavat soittajille selkeät ohjeet. Voit myös määrittää tiettyjä toimintoja kullekin valikkovaihtoehdolle varmistaaksesi, että soittajat ohjataan oikein. Muista sisällyttää vaihtoehto puhua asiakaspalvelijan kanssa, jos käyttäjät haluavat mieluummin puhua henkilön kanssa kuin olla vuorovaikutuksessa IVR-valikon kanssa. Tässä vaiheessa voit määrittää puheluiden kulun ja luoda asiakkaillesi henkilökohtaisen kokemuksen.

– Asetusten ja toimintojen määrittäminen IVR-valikossa

Voit määrittää Zoom IVR -valikon asetukset ja toiminnot noudattamalla näitä yksinkertaisia ​​ohjeita. Kirjaudu Zoom-tilillesi ja siirry IVR-valikon asetukset -osioon. Täältä löydät erilaisia ​​vaihtoehtoja valikon toimintojen mukauttamiseen ja säätämiseen. Käytä seuraavia vaihtoehtoja ja toimintoja:

Vaihtoehto 1: Luo uusi valikko

• Aloita yksitasoisen IVR-valikon määrittäminen valitsemalla ”Luo ​​uusi valikko”.
• Anna valikolle kuvaava nimi tunnistamisen helpottamiseksi.
• Määritä lisättävien sekvenssien määrä ja odotusaika kunkin sekvenssin välillä.
• Määritä kutakin sarjaa vastaavat numeronäppäimet ja asetukset.

Vaihtoehto 2: Mukauta toimintoja

• Kun olet luonut valikon, Zoom antaa sinun mukauttaa toimintoja, jotka suoritetaan, kun valitset numeronäppäimen.
• Voit valita useista vaihtoehdoista, kuten puhelun siirtämisen toiseen numeroon, ennalta tallennetun viestin toistamisen tai soittajan ohjaamisen tiettyyn osastoon.
• Varmista, että olet määrittänyt toiminnot oikein kullekin numeronäppäimelle, jotta valikkorakenne on intuitiivinen. käyttäjille.

Vaihtoehto 3: Testaa ja säädä asetuksia

• Ennen IVR-valikon käyttöönottoa puhelinlinjassa on hyvä testata ja säätää sitä varmistaakseen, että se toimii oikein.
• Käytä "Testi"-vaihtoehtoa simuloidaksesi puheluita ja varmistaaksesi, että valikkovaihtoehdot ja toiminnot toimivat odotetulla tavalla.
• Tee asetuksia tarpeidesi mukaan ja testaa valikkoa uudelleen, kunnes olet tyytyväinen tuloksiin.

– Suosituksia IVR-valikon suunnitteluun

:

Tällä hetkelläInteraktiivisen äänivasteen (IVR) valikkosuunnittelulla on ratkaiseva rooli automatisoitujen puhelinvuorovaikutusten tehokkuudessa ja onnistumisessa. Yhden tason IVR-valikon luomiseksi Zoomissa on tärkeää noudattaa tiettyjä suosituksia saumattoman ja tyydyttävän käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Alla on vinkkejä optimaalisen IVR-valikon suunnitteluun:

1. Pidä valikko yksinkertaisena ja ytimekkäänä: Varmista, että valikko on selkeä ja helppo ymmärtää käyttäjille. Vältä liian monimutkaisten vaihtoehtojen tai alivalikoiden käyttöä, sillä ne voivat johtaa hämmennykseen ja turhautumiseen. Valitse intuitiivinen suunnittelu, jossa on rajoitetusti ja hyvin järjestettyjä numeerisia vaihtoehtoja.

2. Tarjoaa räätälöityjä vaihtoehtoja: Kun määrität valikkoa IVR ZoomissaOta huomioon käyttäjiesi tarpeet ja mieltymykset. Tarjoa heille olennaisia ​​ja hyödyllisiä vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi sisällyttää vaihtoehdon puhua asiakaspalvelun edustajan kanssa. asiakaspalvelusekä vaihtoehtoja tiettyjen tietojen, kuten aukioloaikojen tai usein kysyttyjen kysymysten, käyttämiseen.

3. Käytä selkeitä ja ammattimaisia ​​viestejä: Auditiivinen viestintä on olennaista tehokkaan IVR-valikon suunnittelussa. Varmista, että tallennat selkeitä ja ystävällisiä viestejä käyttäen yksinkertaista ja ytimekästä kieltä. Vältä teknistä terminologiaa tai ammattikieltä, joka voi hämmentää käyttäjiä. Pyri myös säilyttämään ammattimainen ja kohtelias sävy koko tallenteesi ajan.

Noudattamalla näitä suosituksia voit luoda Zoomissa yksitasoisen IVR-valikon, joka tarjoaa tyydyttävän käyttökokemuksen. Muista testata ja säätää sitä tarpeen mukaan varmistaaksesi, että valikko on intuitiivinen ja tehokas. Hyvä IVR-suunnittelu voi parantaa yrityksesi imagoa ja lisätä asiakastyytyväisyyttä.

– Tärkeitä huomioitavia asioita ääniviestien tallentamisessa

Tärkeitä huomioitavia asioita tallentamisessa ääniviestit

Kun luot yksitasoisen IVR-valikon Zoomissa, on erittäin tärkeää pitää mielessä muutamia keskeisiä huomioitavia seikkoja tehokkaan vastaajaviestien tallennuksen varmistamiseksi. Näitä seikkoja ovat:

1. Äänen selkeys ja laatu: Jotta käyttäjät ymmärtäisivät ääniviestit, on tärkeää varmistaa optimaalinen äänen selkeys ja laatu. Tämä tarkoittaa korkealaatuisten mikrofonien käyttöä ja äänittämistä hiljaisessa ympäristössä ei-toivotun melun välttämiseksi. On myös suositeltavaa suorittaa äänitestejä etukäteen riittävän äänenvoimakkuuden ja selkeyden varmistamiseksi.

2. Ytimekäs ja asiaankuuluva sisältö: Ääniviestien tulisi olla ytimekkäitä ja ytimekkäitä, välttäen tarpeetonta tai päällekkäistä tietoa. On tärkeää ottaa huomioon, kuinka paljon aikaa käyttäjät ovat valmiita käyttämään viestien kuuntelemiseen, ja varmistaa, että jokainen viesti on olennainen ja tarjoaa tarvittavat tiedot käyttäjien opastamiseksi IVR-valikossa.

3. Ammattimaiset äänitteet: Välittääksesi ammattimaisen ja luotettavan kuvan, harkitse ammattimaisten äänityspalveluiden käyttöä. Nämä palvelut tarjoavat äänityslaitteita. korkea laatu ja asiantuntevia äänitaiteilijoita, jotka pystyvät tuottamaan selkeän ja miellyttävän äänen ääniviesteihin. On myös tärkeää kiinnittää huomiota äänityksen sävyyn ja tahtiin, sillä ne voivat vaikuttaa käyttäjän kokemukseen IVR-valikon kanssa.

– Personointi ja brändäys IVR-valikossa

– IVR-valikon asetukset Zoomissa: Jos haluat mukauttaa ja brändätä IVR-valikkoasi Zoomissa, sinun on avattava alustan asetukset. Valitse siellä IVR-valikkovaihtoehto ja aloita käytettävissä olevien vaihtoehtojen mukauttaminen. Voit lisätä mukautetun tervetulotallenteen, valita valikkoon sisällytettävät asetukset ja määrittää kullekin valitulle vaihtoehdolle suoritettavat toiminnot.

– Mukautusvaihtoehdot: IVR-valikkovaihtoehtojen mukauttamisen osalta Zoomissa voit lisätä mukautettuja otsikoita kullekin vaihtoehdolle. Näitä otsikoita voidaan muokata yrityksen terminologian ja kielen mukaisiksi. Lisäksi kullekin vaihtoehdolle voidaan määrittää tiettyjä näppäinyhdistelmiä tai numeroita, mikä helpottaa käyttäjien käyttöä.

– Brändäys IVR-valikossa: Zoomissa on myös mahdollisuus mukauttaa IVR-valikkoa yrityksen brändäyksellä. Se voidaan ladata äänitiedosto esimerkiksi brändin identiteettiä heijastavan melodian tai viestin nauhoittamisen avulla. Lisäksi IVR-valikossa voidaan käyttää mukautettuja värejä ja logoja yrityskuvan vahvistamiseksi. Tämä brändäysominaisuus sopii erinomaisesti käyttökokemuksen parantamiseen ja visuaalisen yhtenäisyyden ylläpitämiseen yrityksen muun identiteetin kanssa. Kaiken kaikkiaan Zoom tarjoaa joustavia ja mukautettavia vaihtoehtoja yhden tason IVR-valikon luomiseen, joka sopii kunkin yrityksen tarpeisiin ja tyyliin. Valikon konfiguroinnista mukautusvaihtoehtoihin ja brändäykseen Zoom tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut, joiden avulla IVR-valikosta voi tehdä brändi-identiteetin jatkeen ja joka tarjoaa laadukkaan käyttökokemuksen.

– IVR-valikon tehokkuuden ja käytettävyyden varmistaminen

Zoomin yksitasoinen IVR-valikko on tehokas ja helppokäyttöinen vaihtoehto puheluiden nopeaan ja tarkkaan ohjaamiseen puhelinjärjestelmässäsi. Joustavien mukautusominaisuuksien avulla voit varmistaa sujuvan ja tyydyttävän käyttökokemuksen.

Avaimet tehokkaan IVR-valikon luomiseen Näitä ovat vaihtoehtojen looginen järjestely, viestien tallennuksen selkeys ja rajallinen määrä käytettävissä olevia vaihtoehtoja. Yksinkertainen ja ytimekäs IVR-valikko helpottaa navigointia ja vähentää virheiden tai sekaannusten mahdollisuutta.

Joitakin suosituksia IVR-valikon tehokkuuden ja käytettävyyden maksimoimiseksi: Käytä lyhyitä mutta informatiivisia tervetuloviestejä, määrittele vaihtoehdot selkeästi ja vältä teknistä ammattikieltä, joka voisi hämmentää käyttäjiä. Määritä myös yleisimmille vaihtoehdoille tietyt avaimet ja anna toistuvien vaihtoehtojen olla mahdollisia siltä varalta, että käyttäjä tarvitsee enemmän aikaa päätöksentekoon. Pidä myös valikko ajan tasalla ja mukautettuna yrityksesi muuttuviin tarpeisiin.

Hyvin suunnitellun ja mukautetun IVR-valikon avulla voit varmistaa, että puhelut ohjataan ja niihin vastataan. tehokkaastiZoomin yksitasoinen IVR-valikkojärjestelmä tarjoaa joustavuutta ja käytettävyyttä, joita tarvitaan asiakastyytyväisyyden parantamiseen ja sisäisen viestinnän tehokkuuden optimointiin. Muista pitää se yksinkertaisena ja selkeänä turhautumisen ja käyttäjien ajanhukan välttämiseksi.