Mikä on Gmailin luottamuksellinen tila ja milloin se kannattaa ottaa käyttöön?

¿Mikä on Gmailin "luottamuksellinen tila" ja milloin se tulisi aktivoida? Tämä erityinen lähetystila antaa sinun rajoittaa sitä, mitä vastaanottaja voi tehdä sähköpostillasi.Se estää käyttäjiä lähettämästä sitä edelleen, kopioimasta sen tekstiä, lataamasta liitteitä tai tulostamasta sen sisältöä. Voit myös asettaa vanhenemispäivämäärän tai jopa vaatia tekstiviestikoodin avaamiseen. Se ei ole idioottivarma, mutta oikein käytettynä se vähentää merkittävästi riskejä arkaluonteisten tietojen kanssa työskenneltäessä.

Gmailin luottamuksellinen tila on erityinen tapa lähettää sähköposteja Tässä tilassa Google asettaa viestiin ja sen liitteisiin rajoituksia, mikä rajoittaa vastaanottajan kykyä jakaa tietoja. Kun aktivoit tämän tilan, vastaanottajan tavalliset jakamisasetukset katoavat. lähetä eteenpäin, kopioi, lataa ja tulosta sisältö.

Näiden toimintojen estämisen lisäksi Gmailissa voit asettaa vanhenemispäivämäärän. Viestin osalta: kyseisen ajanjakson jälkeen vastaanottaja ei enää voi tarkastella sitä. Voit myös peruuttaa käyttöoikeuden manuaalisesti milloin tahansa, jos kadut lähettämääsi tai huomaat vastaanottajan virheen. Tämä on erityisen hyödyllistä käsiteltäessä luottamuksellisia asiakirjoja, henkilötietoja tai arkaluontoista sisäistä viestintää.

Ominaisuus sisältää myös ylimääräisen salasanan vahvistusjärjestelmänVoit vaatia vastaanottajaa avaamaan sähköpostin koodilla: joko yksinkertaisella vahvistuksella (joka joissakin tapauksissa lähetetään sähköpostitse) tai tekstiviestillä vastaanottajan matkapuhelimeen lähetetyllä koodilla. Tässä toisessa skenaariossa vain kyseiseen puhelinnumeroon pääsyn omaava henkilö voi nähdä sisällön.

On tärkeää ymmärtää, että luottamuksellinen tila ei salaa sähköpostia taianomaisesti päästä päähän.Sen sijaan se muuttaa sisällön toimitustapaa. Gmail ei lähetä tekstiä ja liitteitä suoraan kuten tavallista viestiä, vaan se luo suojatun linkin, johon pääsee käsiksi vain asettamiesi ehtojen mukaisesti (vanheneminen, vahvistus jne.).

Tämä ominaisuus on käytettävissä sekä henkilökohtaisilla Gmail-tileillä että Google Workspacessa.Yritysympäristöissä järjestelmänvalvojat voivat päättää, sallivatko he sen käytön, joko koko toimialueella vai vain tietyissä organisaatioyksiköissä (esimerkiksi ottamalla sen käyttöön lakiosastolla ja poistamalla sen käytöstä muilla).

Luottamuksellisen tilan toiminta sisäisesti

Kun lähetät viestin luottamuksellisessa tilassa, Gmail ei toimita sähköpostin runkoa "sellaisenaan". vastaanottajan palvelimelle. Se tallentaa sisällön Googlen järjestelmiin ja korvaa sen valvotulla linkillä. Gmailia käyttävälle henkilölle tulos näyttää tavalliselta sähköpostilta, mutta todellisuudessa hän käyttää isännöityä sisältöä hallitusti.

Jos vastaanottaja ei käytä Gmailia, hän saa viestin, jossa on linkki. tyyppiä "Näytä sähköposti" tai vastaava. Klikkaamalla sitä avautuu suojattu Google-sivu, jossa sinun on kirjauduttava sisään tai annettava vahvistuskoodi riippuen siitä, miten olet määrittänyt toimituksen. Tällä tavoin säilytät hallinnan vastaanottajan sähköpostipalveluntarjoajasta riippumatta.

Tämän tilan tyypilliset rajoitukset vaikuttavat koko sisältöpakettiinTeksti, upotetut kuvat ja liitteet. Vastaanottaja voi lukea viestin ja esikatsella liitteitä, jos muoto on yhteensopiva, mutta hänellä ei ole pääsyä toimintoihin, joilla hän voisi tallentaa ne tietokoneelleen, lähettää niitä edelleen toiselle henkilölle tai tulostaa sähköpostia Gmailista.

On yksi tärkeä rajoitus, joka sinun on pidettävä mielessä.Vaikka kopiointi-, lataus- tai tulostusvaihtoehdot olisivat estetty, Gmail ei voi täysin estää jotakuta tekemästä niin. kuvakaappausOta kuvakaappaus puhelimellasi tai käytä haittaohjelmaa sisällön kopioimiseen. Google yrittää rajoittaa kuvakaappauksia joissakin ympäristöissä, mutta käytännössä on aina olemassa tapa ohittaa tämä suojaus.

Toinen tärkeä tekninen yksityiskohta on, että luottamuksellisessa tilassa olevia sähköposteja ei voi ajoittaa. lähetettäväksi myöhemmin. Jos käytät aina "Ajoita lähetys" -toimintoa viestien lähettämiseen tiettyyn aikaan, muista, että tämä ominaisuus ei ole yhteensopiva luottamuksellisen tilan kanssa: sinun on lähetettävä ne välittömästi.

Edut, rajoitukset ja milloin se aktivoidaan

Luottamuksellisen tilan tärkein etu on, että se vähentää arkaluonteisten tietojen tahatonta paljastumista.Jos vastaanottaja vahingossa napsauttaa "Lähetä eteenpäin" tai yrittää ladata liitteen jakaakseen sen, hän ei yksinkertaisesti pysty siihen. Tämä estää monia yleisiä virheitä sekä työ- että henkilökohtaisissa asetuksissa.

Viestien vanheneminen on toinen erittäin mielenkiintoinen seikka.Voit valita, että sähköpostiviesti on käytettävissä vain päivän, viikon, kuukauden tai jopa useiden vuosien ajan (tyypillinen aikaväli on yhdestä päivästä viiteen vuoteen). Tämän ajan jälkeen sekä viestin teksti että liitteet eivät enää ole vastaanottajan käytettävissä, vaikka he näkisivätkin sen edelleen postilaatikossaan.

Mahdollisuus peruuttaa käyttöoikeus milloin tahansa lisää ylimääräisen turvaverkon.Jos olet lähettänyt sähköpostin väärälle henkilölle, lisännyt siihen tietoja, joita myöhemmin kadut, tai yksinkertaisesti muuttanut mielesi, siirry Lähetetyt-kansioon, avaa luottamuksellinen sähköposti ja napsauta käyttöoikeuden poistamisvaihtoehtoa. Tästä hetkestä lähtien vastaanottaja ei enää voi avata sitä.

Tämä tila ei kuitenkaan ole ehdoton suoja ja sillä on selkeitä rajoituksia.Kuten aiemmin mainittiin, se ei voi täysin varmistaa kuvakaappausten tai valokuvien estoa, ja jos vastaanottaja aikoo pettää luottamuksesi, hän löytää aina keinoja tallentaa tiedot. Lisäksi tiukoissa yritysympäristöissä se voi olla ristiriidassa arkistointi-, auditointi- tai sähköisen tiedonhaun käytäntöjen kanssa, koska osa käyttöoikeuksista jää vakiotyönkulkujen ulkopuolelle.

On suositeltavaa aktivoida luottamuksellinen tila tilanteissa, joissa tarvitset lisähallintaa.Sopimusten, todistusten, henkilöllisyystodistusten, taloudellisten tietojen, lääketieteellisten tietojen, arkaluonteisten sisäisten viestien tai tiettynä päivänä toimimattomien linkkien lähettämistä ei suositella. Sitä ei tule käyttää summittaisesti, koska se lisää vastaanottajan vaiheita ja voi mutkistaa asioita, jos hän ei tarvitse sitä.

Luottamuksellisen sähköpostin lähettäminen Gmailista tietokoneella

Luottamuksellisen tilan käyttö Gmailin verkkoversiossa on melko intuitiivista.Mutta kannattaa käydä se läpi askel askeleelta, jotta et missaa mitään. Ajatuksena on, että kirjoitat sähköpostisi normaalisti ja juuri ennen lähettämistä aktivoit tilan ja säädät vanhenemis- ja vahvistusasetuksia.

Nämä ovat tietokoneen perusvaiheet:

• Avaa Gmail ja napsauta "Kirjoita" luodaksesi uuden viestin.
• Kirjoita vastaanottaja, aihe ja sisältö sähköpostista ja liitä mukaan lähetettävät tiedostot.
• Napsauta kirjoitusruudun alareunassa olevaa lukkokuvaketta, jossa on kello. (Tämä on luottamuksellisen tilan painike.) Jos olet jo käyttänyt sitä ja haluat muuttaa asetuksia, näet "Muokkaa"-vaihtoehdon.
• Avautuu ponnahdusikkuna, josta voit valita voimassaoloajan. viestistä ja haluatko salasanan vaadittavan.
• Salasana-osiossa voit valita kahden tilan välillä:
  • "Ei salasanaa tekstiviestillä"Käyttäjät, jotka avaavat sähköpostin Gmail-sovelluksesta tai -verkkosivustolta, näkevät sen suoraan; ne, jotka eivät käytä Gmailia, saattavat saada koodin toisessa sähköpostissa henkilöllisyytensä vahvistamiseksi.
  • "Salasana tekstiviestillä"Vastaanottajan on annettava koodi, joka lähetetään hänelle tekstiviestillä. Vastaanottajan puhelinnumeron syöttäminen on pakollista, ei omaasi.
• Kun olet asettanut kaiken, napsauta "Tallenna" ja lähetä sitten sähköposti normaalisti.

Muista, että luottamuksellisen tilan asetus vaikuttaa sekä tekstiin että liitteisiin.Kaikki viestien sisältö on juuri määrittämiesi vanhenemis-, vahvistus- ja kopiointi- tai latausrajoitusten alainen.

Luottamuksellisen tilan aktivointi matkapuhelimestasi

Jos käytät yleensä Gmailia mobiililaitteellasi (Android tai iOS), käytettävissäsi on myös luottamuksellinen tila.Asetuksen sijainti muuttuu hieman työpöytäversioon verrattuna, mutta logiikka on sama: kirjoitat sähköpostin ja ennen lähettämistä aktivoit asetuksen ja valitset, miten haluat suojata sen.

Luottamuksellisen tilan käyttäminen Gmail-sovelluksessaTämä yleinen työnkulku on seuraava:

• Avaa Gmail-sovellus älypuhelimellasi ja napsauta painiketta kirjoittaaksesi uuden sähköpostin.
• Kirjoita vastaanottaja, aihe ja viestija liitä tarvittaessa tiedostoja.
• Napauta kolmen pisteen valikkoa oikeassa yläkulmassa näytöltä kirjoittaessasi.
• Valitse vaihtoehto ”Luottamuksellinen tila” avattavassa valikossa.
• Näyttöön avautuu näyttö, jossa voit määrittää vanhenemispäivämäärän ja salasanan., jonka vanhenemisajat ovat samankaltaisia ​​kuin verkossa (1 päivästä 5 vuoteen) ja jossa on kaksi vahvistusvaihtoehtoa (vakio tai tekstiviesti).
• Määritä haluamasi asetukset ja napsauta "Tallenna".
• Lähetä sähköposti normaalistiSiitä hetkestä lähtien kaikki määritellyt rajoitukset ovat voimassa.

Päivittäisissä toiminnoissa tämä toimenpide kestää vain muutaman sekunnin kauemmin kuin tavallinen lähetys.Siksi sitä on kannattavaa käyttää säännöllisesti, kunhan sisältö sen oikeuttaa. Muista kuitenkin ilmoittaa vastaanottajalle, jos hän ei ole perehtynyt tähän järjestelmään, jotta hän ei säikähdä, kun häneltä kysytään koodia tai hän ei huomaa, ettei voi lähettää viestiä eteenpäin.

Luottamuksellisen sähköpostin avaaminen vastaanottajana

Luottamuksellisen sähköpostin vastaanottajan kokemus riippuu kahdesta keskeisestä tekijästäHuomioitavia tekijöitä ovat esimerkiksi Gmailin käyttö ja lähettäjän salasanan vahvistuksen ottaminen käyttöön (varsinkin jos se tapahtuu tekstiviestitse). Prosessi on kuitenkin yleensä melko ohjattu, ja käyttöliittymä kertoo, mitä tehdä jokaisessa vaiheessa.

Jos käytät Gmail-tiliä ja lähettäjä ei ole pyytänyt salasanaa tekstiviestitseUseimmissa tapauksissa voit avata sähköpostin suoraan verkkosivustolta tai päivitetystä sovelluksesta ilman lisävaiheita. Näet viestin normaalisti, mutta ilman edelleenlähetys-, lataus- tai tulostuspainikkeita. Jos käytät toista Gmailiin yhdistettyä sähköpostiohjelmaa (esimerkiksi Näkymät), saattaa ilmestyä linkki, kuten ”Näytä sähköposti”, joka vie sinut Google-sivulle, jossa sinun on kirjauduttava sisään.

Kun lähettäjä aktivoi ”Salasana tekstiviestillä” -vaihtoehdonProsessi lisää ylimääräisen turvatoimenpiteen. Kun yrität avata viestin, järjestelmä näyttää painikkeen, kuten "Lähetä salasana". Painikkeen painaminen lähettää koodin tekstiviestinä sinulle määritettyyn puhelinnumeroon. Sinun on annettava koodi näytöllä päästäksesi käsiksi sisältöön.

Jos osoitteesi ei ole Gmail-osoite (esimerkiksi käytät yrityksen sähköpostia tai toisen palveluntarjoajan sähköpostiosoitetta)Saat myös viestin, jossa on linkki Googlen suojattuun käyttöliittymään, jossa on linkki sähköpostin katseluun. Sinua saatetaan pyytää napsauttamaan "Lähetä salasana" ja tarkistamaan tekstiviestisi tai lähettäjän asetuksista riippuen tarkistamaan toinen sähköposti, joka sisältää vahvistuskoodin.

Kaikissa tapauksissa kopiointia, edelleenlähetystä, lataamista tai tulostamista koskevat rajoitukset pysyvät voimassa.Voit lukea sähköpostin ja, jos se ei ole vanhentunut eikä käyttöoikeuttasi ole peruutettu, esikatsella yhteensopivia liitteitä, mutta et voi käyttää tyypillisiä ominaisuuksia sisällön jakamiseen tai tallentamiseen suoraan Gmailista.

Mitä tapahtuu, kun sähköposti vanhenee tai käyttöoikeus peruutetaan?

Kun lähettäjän asettama viimeinen voimassaolopäivä on umpeutunut, viesti ei ole enää käytettävissä. Vaikka viesti näkyisikin vastaanottajan postilaatikossa tai arkistossa, hän huomaa avaaessaan viestin, ettei enää pysty tarkastelemaan sisältöä tai saa viestin, jossa ilmoitetaan sähköpostin vanhentumisesta.

Lähettäjä voi myös itse ottaa aloitteen ja peruuttaa käyttöoikeuden ennen vanhenemispäivää.Voit tehdä tämän avaamalla Gmailin tietokoneella, siirtymällä Lähetetyt-kansioon, etsimällä luottamuksellisen sähköpostin ja napsauttamalla Poista käyttöoikeudet -vaihtoehtoa. Tästä hetkestä lähtien kaikki vastaanottajan yritykset avata viesti näyttävät virheen tai varoituksen, että hänellä ei enää ole käyttöoikeuksia.

Jos saat vanhentuneen sähköpostin tai poistetun käyttöoikeuden virheilmoituksenTodennäköisimmin lähettäjä on päättänyt katkaista pääsyn tai olet ylittänyt alun perin määritetyn aikarajan. Tässä tapauksessa ainoa vaihtoehtosi on ottaa yhteyttä kyseiseen henkilöön pidentääksesi vanhenemispäivämäärää tai pyytää häntä lähettämään tiedot uudelleen uudessa, luottamuksellisessa viestissä.

Virheitä voi esiintyä myös tekstiviestivahvistuksessa käytettävien puhelinnumeroiden yhteydessä.Gmail tukee koodeja, jotka lähetetään vain tiettyihin maihin ja alueille (kuten Pohjois-Amerikkaan, suureen osaan Etelä-Amerikkaa, Eurooppaan, Australiaan ja joillekin Aasian alueille, kuten Koreaan, Intiaan ja Japaniin). Jos yrität määrittää numeron, joka ei ole tuetulla alueella, näet viestin, jonka mukaan sitä ei voi käyttää.

Nämä vanhenemis- ja peruutusmekanismit ovat erityisen hyödyllisiä työympäristöissä joissa jaetaan väliaikaisia ​​asiakirjoja, arkaluonteisia raportteja tai henkilötietoja, joiden ei pitäisi olla saatavilla loputtomiin. Asettamalla aikarajat huolellisesti voit lyhentää merkittävästi tiedon altistumisaikaa.

Luottamuksellisen tilan hallinta Google Workspace -järjestelmänvalvojille

Yritysympäristöissä järjestelmänvalvojilla on lopullinen päätösvalta siitä, onko luottamuksellinen tila käytettävissä vai ei. Käyttäjille. Google-hallintakonsolissa se voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä verkkotunnustasolla tai koskea vain tiettyjä organisaatioyksiköitä yrityksen sisäisen käytännön mukaisesti.

Jotta tätä toimintoa voidaan hallita globaalisti organisaatiossa, järjestelmänvalvojan on:

• Kirjaudu sisään hallintakonsoliin tilillä, jolla on järjestelmänvalvojan oikeudet..
• Siirry ensin Sovellukset-osioon, sitten Google Workspaceen ja lopuksi Gmailiin..
• Avaa ”Käyttäjäasetukset”-osio ja vieritä alas kohtaan ”Luottamuksellinen tila”..
• Valitse tai poista valinta ruudusta ”Ota luottamuksellinen tila käyttöön”ja tallenna muutokset.

Muutokset eivät yleensä ole välittömiä.Google ilmoittaa, että näiden muutosten täysimääräinen käyttöönotto koko verkkotunnuksessa voi kestää jopa 24 tuntia, vaikka käytännössä ne otetaan usein käyttöön paljon nopeammin. On suositeltavaa pitää tämä mielessä käyttöönottoa tai käytäntömuutosta suunniteltaessa.

Jos haluat hallita luottamuksellista tilaa organisaatioyksiköiden (OU) mukaanProsessi on samanlainen, mutta ennen asetuksen muuttamista sinun on valittava vasemmasta paneelista tietty organisaatioyksikkö (esimerkiksi "Henkilöstöhallinto", "Talous", "Markkinointi" jne.). Siirry sitten "Luottamuksellinen tila" -osioon, ota se käyttöön tai poista se käytöstä ja tallenna muutokset kyseiselle yksikölle.

Luottamuksellisen tilan poistaminen käytöstä estää käyttäjiä lähettämästä sähköposteja tässä tilassa.Se ei kuitenkaan sinänsä estä niiden vastaanottamista. Jos organisaatio pitää saapuvia luottamuksellisia viestejä ongelmallisina auditoinnin, vaatimustenmukaisuuden tai arkistoinnin kannalta, sen on luotava erityiset vaatimustenmukaisuussäännöt tällaisten sähköpostien käsittelyä varten.

Estä saapuvat viestit luottamuksellisessa tilassa yrityksissä

Jotkut organisaatiot haluavat estää luottamuksellisten sähköpostien pääsyn käyttäjilleenKoska tällaiset viestit rajoittavat sisällön tarkastusta, arkistointia tai oikeudellisia sähköisen tiedonkeruun prosesseja, Google Workspace tarjoaa tämän ratkaisemiseksi vaatimustenmukaisuussääntöjärjestelmän, jonka avulla tällaiset sähköpostit voidaan tunnistaa ja hylätä niiden saapuessa verkkotunnukseen.

Yleinen menettely saapuvien luottamuksellisten viestien estämiseksi on seuraava:

• Avaa Gmail-asetukset hallintakonsolissa. ja siirry osioon, joka on omistettu ”Sisältöstandardien noudattamiselle”.
• Luo uusi asetus napsauttamalla ”Määritä”Jos sääntöjä on jo olemassa, voit valita "Lisää toinen sääntö".
• Anna säännölle kuvaava nimi (esimerkiksi ”Saapuvan luottamuksellisen tilan esto”).
• Valitse ”Vaikuttavat viestit” -osiossa ”Saapuvat”-vaihtoehto. jotta sääntö koskee vain verkkotunnukseen saapuvia sähköposteja.
• Lisää lausekkeet-osioon metatietoihin perustuva ehto ja valitse attribuutiksi ”Gmailin luottamuksellinen tila” ja hakutyypiksi ”Viesti on Gmailin luottamuksellisessa tilassa”.
• Valitse toimintolohkosta ”Hylkää viesti”. ja halutessasi laatia lähettäjälle automaattisesti lähetettävän henkilökohtaisen tekstiviestin, jossa selitetään hylkäyksen syy.
• Pidä sääntöä ja odota sen leviämistä (jälleen kerran, arvioitu enimmäisaika on noin 24 tuntia).

Tämä lähestymistapa mahdollistaa erittäin tarkkojen tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen soveltamisen.Voit esimerkiksi estää luottamuksellisten sähköpostien vastaanottamisen organisaation ulkopuolelta, mutta silti sallia niiden sisäisen käytön tai rajoittaa niiden käytön vain tietyille osastoille. Kaikki riippuu kunkin organisaation oikeudellisista ja operatiivisista tarpeista.

Parhaat käytännöt ja turvallisuusvinkit luottamuksellisen tilan käyttöön

Vaikka luottamuksellinen tila tarjoaa lisäsuojausta, se ei korvaa tervettä järkeä.Ennen kuin lähetät sähköpostia, joka sisältää erittäin arkaluonteisia tietoja, kannattaa miettiä, onko se todella tarpeen lähettää sähköpostitse vai olisiko järkevämpää käyttää muita, vankempia salaus- tai suojattuja tiedostojen jakamismenetelmiä.

Keskeinen suositus on säätää viimeinen käyttöpäivä huolellisesti.Erittäin arkaluonteisille asiakirjoille kannattaa asettaa lyhyitä määräaikoja (yksi päivä, yksi viikko); muille viesteille, kuten tarkasteltavana oleville sopimuksille, jotka vaativat aikaa, on parempi antaa vastaanottajalle kohtuullinen määrä aikaa. Äärimmäisen lyhyiden määräaikojen käyttäminen vain turhauttaa vastaanottajaa ja aiheuttaa lisää uudelleenlähetyksiä tai hämmennystä.

Kun riski on suuri, tekstiviestisalasanavaihtoehtoa suositellaan erittäin hyvin.Edellyttäen, että voit käsitellä vastaanottajan puhelinnumeroa turvallisesti ja hän on Googlen tukemalla alueella. Tämä ylimääräinen vaihe vaikeuttaa sellaisen henkilön, joka on saanut pääsyn sähköpostiin (esimerkiksi kirjautumalla tilille ilman lupaa), sisällön lukemista ilman vastaanottajan puhelinnumeroa.

On tärkeää tarkistaa sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot kahdesti ennen lähettämistä.Yksikin virhe numerossa voi lähettää tiedot väärälle henkilölle tai estää vastaanottajaa avaamasta viestiä. On myös hyvä varoittaa vastaanottajaa etukäteen, että hän saa luottamuksellisen sähköpostin vahvistuksella, jotta hän ei luule sitä tietojenkalasteluksi tai roskapostiksi.

Yrityksissä luottamuksellisen tilan käyttöönottoon tulisi liittyä minimaalinen koulutus.Selitä, mitä tämä funktio tekee ja ei tee, milloin sitä suositellaan käytettäväksi, mitkä ovat tyypilliset vanhenemispäivät ja miten käsitellä ongelmia, kuten vanhentuneita käyttöoikeuksia tai toimittamattomia tekstiviestejä. Tämä estää käyttäjiä turvautumasta turvattomiin ratkaisuihin tiedon puutteen vuoksi.

Gmailin luottamuksellisesta tilasta tulee erittäin käytännöllinen työkalu Sähköpostitse tapahtuvan tiedonvälityksen hallinta, erityisesti yhdistettynä selkeisiin käytäntöihin, maalaisjärjeen ja muihin täydentäviin turvatoimenpiteisiin. Harkokkaasti käytettynä se mahdollistaa arkaluonteisten tietojen turvallisemman liikkumisen ja vähemmillä tarpeettomilla peloilla, sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti.