DMS-ohjelmisto: Sovellukset, joiden avulla voit tallentaa dokumentaatiota turvallisesti

La oikeudellisten asiakirjojen hallinta Sitä ei enää ymmärretä ilman DMS-ohjelmisto jotka keskittävät, suojaavat ja mahdollistavat tiedostojen käytön millä tahansa laitteella. Vaikka monet asianajotoimistot kamppailevat edelleen paperipohjaisten prosessien kanssa, todellisuudessa oikeudelliset asiat ovat monimutkaisia ja vaativat nykyaikaisia ohjelmistoja työnkulkujen virtaviivaistamiseksi, riskien minimoimiseksi ja asiakassuhteiden parantamiseksi. Mitkä sovellukset sallivat oikeudellisten asiakirjojen tallentamisen? Puhuimme siitä tässä artikkelissa.

Siinä selitämme, kuinka niitä käytetään turvallisesti, niiden merkittävimmät ominaisuudet ja parhaat ratkaisut, joita voimme käyttää.

Mikä on ohjelmisto oikeudellisten asiakirjojen hallintaan ja tallentamiseen?

Oikeudellisten asiakirjojen hallintaohjelmisto (DMS) on Erikoistyökalu digitaalisten tiedostojen tallentamiseen, järjestämiseen, versiointiin ja seurantaan yrityksissä, konsulttiyrityksissä ja lakiasioissa.Sen tavoitteena on, että kriittiset asiakirjat ovat turvallisia mutta helposti löydettäviä, ja niissä on edistyneet haut, roolipohjaiset käyttöoikeudet ja jäljitettävyys.

Näihin alustoihin kuuluu tyypillisesti tehokas haku, reaaliaikainen yhteistyö, versionhallinta ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet. lakialallaLisäksi on tärkeää, että järjestelmä tukee työnkulun automaatiota, turvallista tiedonvaihtoa asiakkaiden kanssa, sähköisiä allekirjoituksia ja toimintojen auditointia.

Oikeudellisen alueen ulkopuolella, Dokumenttinhallintajärjestelmät ovat osa yrityksen sisällönhallinnan (ECM) ekosysteemiä., yhdistämällä digitalisoinnin (skannaukset ja OCR), sähköisen arkistoinnin, varmuuskopioinnin ja yritystason suojauskerrokset GDPR- ja ISO-standardien noudattamiseksi.

Tärkeimmät ominaisuudet, joita sinun tulisi vaatia lailliselta asiakirjahallintajärjestelmältä

• Hallinta ja tallennus pilvessä ja/tai omilla palvelimilla24/7-käyttö verkossa ja mobiililaitteella, turvallinen synkronointi ja skaalautuvat suunnitelmat datamäärän perusteella sekä mahdollisuus hybridipilvipalveluun paikallisesti, jos IT-käytäntösi sitä vaatii.
• Helppo käytettävyys ja käyttöönottoIntuitiivinen käyttöliittymä nopeuttaa käyttöönottoa ja lyhentää oppimiskäyrää; mitä nopeammin toimitat arvoa, sitä paremman tuoton saat ja sitä vähemmän sisäistä vastusta on.
• Mukautettavat mallit, kojelaudat ja metatiedotStandardoi sopimuksia, vaatimuksia tai asiakirjoja uudelleenkäytettävien mallien ja koontinäyttöjen avulla, jotta voit tarkastella edistymistä, välitavoitteita ja riippuvuuksia; metatiedot ja tunnisteet ovat avainasemassa luokittelussa.
• VirtausautomaatioKorvaa manuaaliset vaiheet säännöillä ja käynnistimillä (hyväksynnät, hälytykset, määritykset) sekä versioinnilla ja toimintalokeilla auditointia varten.

DMS-tyypit ja yleiset toiminnot

• Käyttöönoton mukaanPilviratkaisut (kaikkialla oleva käyttöoikeus, pienempi kitka ja riippuvuus kolmansista osapuolista) tai paikalliset ratkaisut (täysi hallinta, sisäiset investoinnit ja ylläpito). Saatavilla on myös hybridejä, jotka yhdistävät etuja.
• Lisenssin nojallaOmistusoikeudellinen (virallinen tuki, koulutus, palvelutasosopimus, korkeammat kustannukset) vs. avoimen lähdekoodin ratkaisut (joustavuus ja yhteisöllisyys, vaatii kokeneen toimittajan tai sisäisen ylläpitotiimin).
• Keskeiset ominaisuudetSkannaus ja OCR, metatietojen indeksointi, sisällön tai avainsanojen haku, versiointi, käyttöoikeudet ja auditointi, integraatiot (toiminnanohjausjärjestelmä, asiakkuudenhallinta, sähköposti) ja työnkulut (hyväksynnät).

Paras DMS (oikeudellisten asiakirjojen hallintaohjelmisto)

Olemme koonneet yhteen ratkaisuja, joita lakitiimit käyttävät tapaustenhallintaan, dokumentointiin, työkuormien hallintaan ja asiakassuhteiden hoitoon. Olemme sisällyttäneet yhteen vahvuudet, rajoitukset, hinnoittelun ja luokitukset, jotta voimme vertailla niitä tarkasti.

Napsauta

Napsauta Docs-painiketta tarjoaa ketterän tavan luoda, hakea ja tehdä yhteistyötä oikeudellisten asiakirjojen parissa samassa projektiympäristössä. Sen tehokas hakukone nopeuttaa tiedostojen paikantamista ja Turvallisuus ja esteettömyys ovat erinomaisia. Hävittää lakipohjat (asiakkuudenhallinta, tapausten seuranta ja laskutus) ja ClickUp AI kirjoittaa yhteenvetoja ja päivityksiä.

HinnatIlmainen ikuisesti; Rajoittamaton 7 $/käyttäjä/kuukausi; Yritysversio 12 $/käyttäjä/kuukausi; Yritysversio (yhteystiedot). ClickUp AI +5 dollaria/kk jäsentä kohden maksullisissa paketeissa.

ProProfs-projekti

Yksinkertainen ohjelmisto tehtäville, kalentereille ja resursseille, ei lakiin liittyvä, mutta hyödyllinen, jos etsit yksinkertaisuus ja hyvä hinta. ProProfs-projekti Se luo laskuja ja raportteja, seuraa työaikaa ja tarjoaa Gantt- ja Kanban-tauluja. Siitä puuttuu edistynyt CRM ja tiimikeskustelu.

hinta39,97 dollaria/kuukausi rajattomalle käyttäjäkunnalle (vuosimaksu).

Asana

Asana on Kattava työnkulkualusta, jossa on automaatio, riippuvuudet ja raportointi.Sen avulla voit tarkastella ongelmia aikajanalla, listalla tai taululla, asettaa älykkäitä tavoitteita ja luoda sääntöjä ilman koodia. Sen alustava oppimiskäyrä ja monimutkaiset hierarkiat voivat olla haitaksi joillekin käyttäjille.

HinnatBasic (ilmainen), Premium 10,99 $/käyttäjä/kuukausi (vuositilaus), Business 24,99 $/käyttäjä/kuukausi (vuositilaus).

Redbooth

Keskittyy joukkueisiin, jotka yhdistävät voimansa Tehtävät, HD-videopuhelut ja mukautetut työnkulut yhdellä alustalla. Redbooth sisältää malleja, Gantt-kaavion ja hätämerkinnät kriittisille tehtäville.

HinnatPro 9 $; Business 15 $/käyttäjä/kk (vuositilaus); Enterprise (yhteystilaus).

Trello

Trello tunnetaan yksinkertaisesta Kanbanistaan, nyt myös Butler-automaatiot ja useat näkymät (aikajana, kalenteri, taulukko, kartta)DMS-ohjelmisto, jolla on loistava ekosysteemi tehostaa ja integroida.

HinnatIlmainen; Standard 5 $; Premium 10 $/käyttäjä/kuukausi (vuositilaus); Enterprise (yhteystilaus).

Evernote

Vaikka se alun perin luotiin muistiinpanoja varten, monet asianajotoimistot käyttävät sitä Evernote kuten kevyt ja yhteistyöhön perustuva arkistoSkannaa, tallenna ja hae tarkennetulla haulla. Integroi kalenterit ja tehtävät.

HinnatIlmainen; Henkilökohtainen 10,83 $; Ammattimainen 14,17 $/käyttäjä/kuukausi (vuosittain).

DMS, ECM ja CMS: erot, jotka tulisi olla selviä

DMS-ohjelmistoa valittaessa on hyödyllistä selventää tiettyjä usein sekavia käsitteitä:

• DMS keskittyy dokumentin elinkaareen (skannaus, lajittelu, tallennus, versiointi, julkaiseminen ja jakaminen).
• ECM kattaa yrityksen kaiken sisällön (asiakirjat, sähköpostit, multimedia, data), tiedonkulkuineen ja -hallintoineen.
• CMS on yleensä suuntautunut verkkosisällönhallinta (sivustot, blogit, intranet).

ECM-markkinoiden odotetaan saavuttavan noin 67.590 miljardia dollaria vuonna 2023 ja ylittävän 131.200 miljardia dollaria viiden vuoden kuluttua., jonka vuotuinen kasvu on 14 %. Monet pk-yritykset tuhlaavat pääomaa tehottomuuden vuoksi: jopa 20.000 18 dollaria vuodessa asiakirjaongelmien vuoksi ja keskimäärin XNUMX minuuttia tiedoston löytämiseen.

Avoimen lähdekoodin ja itse isännöidyt ratkaisut: ratkaisevat

Jos tarvitset Täydellinen datanhallinta ja räätälöinti, avoimen lähdekoodin ekosysteemi tarjoaa tehokkaita vaihtoehtojaTässä on 10 erinomaista vaihtoehtoa ja niiden pääkohdat.

• PaperimerkkiAvoimen lähdekoodin, itse isännöity versio, rajoittamaton määrä asiakirjoja ja kansioita, white label -ominaisuudet, mukautetut verkkotunnukset ja vesileimat. Hinnoittelu: Ilmainen paketti; 29 dollaria (3 käyttöoikeutta) asiakirjojen jakamiseen; 59 dollaria suojattu datahuone; 149 dollaria rajoittamaton määrä huoneita; täysi itse isännöity versio.
• NextcloudYhteistyöohjelmistopaketti, joka sisältää Files-, Talk-, Groupware- ja Office-sovellukset (online-muokkaus, kalenteri, yhteystiedot ja sähköposti). Yritystason tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta sekä integrointi olemassa olevaan infrastruktuuriin. Hinta: 37,49–195 €/käyttäjä/vuosi tilauksesta riippuen.
• Documento: Avoimen lähdekoodin asiakirjojen allekirjoitusalusta, Itse isännöity älykkäillä malleilla ja säännöillä; integroituu Zapierin kanssa. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. HinnoitteluYritysversio 1188 XNUMX dollaria per käyttäjä/vuosi; Yksinpeliversio (ei julkista hinnoittelua).
• OpenDocMan: PHP-yhteensopiva web-dokumentaationhallintaohjelmisto ISO 17025 ja OIE, pääsynvalvonnalla, automatisoitu tarkistus, metatiedot, haut tekijän/osaston/luokan mukaan ja Suojatut URL-osoitteet. rajoituksiaKäyttöliittymä, jossa on rajoitettu mukauttaminen ja käyrä SINULLE. 
• PapermergeSuunniteltu skannatuille dokumenteille, joissa on OCR ja kokotekstihaku; usean käyttäjän tuki, versiointi, REST API ja yksityiskohtaiset käyttöoikeudet. Rajoitukset: Keskittyy skannauksiin ja ei välttämättä sisällä edistyneitä ominaisuuksia.

DMS-ohjelmiston valitseminen

Nämä ovat näkökohtia, jotka on otettava huomioon ennen tietyn DMS-ohjelmiston valitsemista:

• ToimittajakokemusEtsi kumppaneita, jotka ymmärtävät oikeudelliset prosessit ja voivat auttaa sinua käyttöönotossa, koulutuksessa ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamisessa.
• HelppokäyttöinenKäyttökelpoinen työkalu vähentää sisäistä vastusta; lyhyellä koulutuksella kuka tahansa pystyy käyttämään perusasioita (kirjanpidosta myyntiin).
• Yksityisyyden suojaPriorisoi salaus, varmuuskopiot, pääsynhallinta, toimintalokit ja GDPR/ISO-vaatimustenmukaisuus; tietoturvasta ei voida tinkiä.
• Mobiili- ja etäkäyttöVoit siis aloittaa prosesseja ja tehdä päätöksiä matkapuhelimellasi toimiston ulkopuolella ilman kitkaa.
• SkaalautuvuusArvioi sen kykyä kasvaa mukanasi (käyttäjät, GB/TB, uudet osastot) ja sen joustavuutta integroida ERP/CRM/sähköpostiin.

Hyvä asiakirjahallintaohjelmisto keskittää, luokittelee ja automatisoi samalla varmistaen turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja edistyneen haun, joka löytää dokumentin sekunneissa.Kaiken tässä käsitellyn avulla käytössäsi on todistetusti toimiva valikoima työkaluja vankan ja tuottavan digitaalisen perustan toteuttamiseen, joka tukee kaikkea yhden hengen toimistosta vaativimpaan yritykseen.