Täydellinen Microsoft-luetteloiden opas: mikä se on ja miten se toimii

Microsoft 365 -ekosysteemissä Microsoft-listat Se on yksi tärkeimmistä työkaluista järjestää, seurata ja jakaa tietoa jäsennellyllä tavalla. Tapausten ja projektien seurannasta työntekijöiden perehdyttämiseen tai resurssien hallintaan tämä sovellus erottuu joustavuudestaan ​​ja helppokäyttöisyydestään.

Jos työskentelet joukkueena tai vain haluat pitää tietosi järjestyksessä ja saatavilla mistä tahansa, tässä on ratkaisu, jota sinun ei pidä unohtaa. Tässä artikkelissa kerromme sinulle perusteellisesti, mitä voit tehdä Microsoft-listat ja miten niiden malleja käytetään. Tarkistamme myös sen vuorovaikutuksen muiden sovellusten, kuten SharePointin tai Teamsin kanssa.

Mikä on Microsoft List ja miten se toimii?

Microsoft Lists on Microsoft 365 -sovellus, joka on suunniteltu älykäs tiedon seuranta. Voit työskennellä sen kanssa verkosta, mobiilista tai jopa suoraan Microsoft Teamsista sen täydellisen integroinnin ansiosta.

Todella, toimii yksinkertaisena ja visuaalisena tietokantana, joka koostuu riveistä ja sarakkeista, joihin voit sisällyttää tekstiä, kuvia, tiedostoja, päivämääriä, vastaanottajia, hyperlinkkejä ja paljon muuta. Sen näkymäjärjestelmän ansiosta voit näyttää tietoja eri tavoilla tavoitteesta riippuen: ruudukko (oletusvaihtoehto), luettelo, kalenteri tai galleria. Lista on samanlainen, mutta ilman mahdollisuutta muokata verkossa. Galleria mukautuu hyvin visuaaliseen sisältöön, ja kalenteri on täydellinen, jos haluat nähdä kohteet päivämäärän mukaan jaettuna.

Kun luot uuden luettelon, voit aloittaa alusta, käyttää olemassa olevaa luetteloa mallina tai tuoda Excel-taulukon. Voit myös luottaa lukuisiin valmiiksi suunnitellut mallit joita Microsoft tarjoaa tiettyihin käyttötapauksiin.

Kaikki luettelot voidaan muokata visuaalisesti- Muuta taustavärejä, määritä tiettyjä kuvakkeita ja käytä sääntöjä, jotka muokkaavat niiden ulkoasua niiden tilan perusteella. Esimerkiksi tuote, jonka tila on "Hyväksytty", voi näkyä vihreällä taustalla, kun taas toinen "Tarkistus käynnissä" näkyy oranssina.

 

Valmiiksi suunniteltuja malleja jokaiseen tarpeeseen

Jos sinulla on vähän aikaa luoda luettelo tyhjästä, Microsoft Lists sisältää hyödyllisiä malleja, jotka on mukautettu erilaisiin skenaarioihin. Nämä mallit on suunniteltu käytettäviksi vain muutamalla napsautuksella säilyttäen tietyn rakenteen, mukautetut kentät, näkymät ja visuaaliset tyylit.

Nämä ovat joitain suosituimmista:

• Ongelmanhallintamalli: ihanteellinen tapausten seurantaan niiden tilan, prioriteettien ja vastuullisten tahojen kanssa.
• Tapahtuman reittisuunnitelmamalli: järjestää tapahtuman kaikki yksityiskohdat selkeään, muokattavaan rakenteeseen.
• Potilasmalli: Terveydenhuoltoympäristöissä sen avulla voit tallentaa jokaisen potilaan tilan, havainnot ja tarpeet.
• Lainahakemusmalli: lainan hyväksymisprosessin seuranta ja valvonta.

Järjestely-, muotoilu- ja säännötvaihtoehdot

Edellä mainittujen näkemysten lisäksi mm. voit mukauttaa jokaisen luettelon työnkulkuusi sopivaksi suodattimien, ryhmittelyjen, lajittelun ja automaattisten sääntöjen luominen. Jotkut mahdollisuuksista ovat:

• Aseta sähköpostihälytykset kun tila muuttuu tai uusi elementti lisätään.
• Muuta muotoa ehdollisesti sisällöstä riippuen: värit, kuvakkeet, tyylit.
• Ryhmäelementit prioriteetin, päivämäärän, tilan jne. mukaan.
• Luo uusia listoja muilta, kopioimalla suunnittelun ja rakenteen.
• Tuo tietoja Excelistä automaattisella sarakkeen tunnistuksella.

Kaikki nämä toiminnot säästävät aikaa ja Varmista visuaalinen ja tietojen johdonmukaisuus tiimissä, erityisesti yhteistyöprojekteissa, joissa on mukana useita ihmisiä.

Tallenna ja käytä luetteloita

Yksi Microsoft Listien eduista on sen alkuperäinen integrointi Microsoft 365 -ekosysteemiin. Voit tallentaa luettelosi sivustoille SharePoint tai sisään OneDrive henkilökohtaiseen käyttöön. Jos työskentelet ryhmänä, on yleisintä isännöidä niitä SharePoint-sivustossa, joka on jaettu kaikkien jäsenten kanssa.

Listat avautuvat koko näytön tilassa, jotta niitä on helppo muokata, ja URL-osoitteesta tai työkalupalkista näet tarkalleen, mihin se on tallennettu. Vakioliittymästä voit helposti luoda, muokata, jakaa ja viedä kohteita.

Jaa luettelot: käyttöoikeudet, käyttöoikeudet ja yhteistyö

Listan jakaminen on yhtä helppoa kuin luo linkki tai kutsu tiettyjä jäseniä. Voit antaa täyden käyttöoikeuden (luku + muokkaus) tai vain luku -oikeudet. Lisäksi voit määrittää linkin vanhenemisen, suojata sen salasanalla ja jopa valita, voivatko vastaanottajat tehdä muutoksia.

Voit myös jakaa yhden luettelokohteen koko tietokannan sijaan. Kommentteja voi jättää yksittäisiin kohteisiin, mikä parantaa yhteistyötä ilman sähköpostien lähettämistä.

Käyttöoikeuksia hallitaan SharePointin kautta, ja ne peritään oletuksena paikasta, johon luettelo on tallennettu. Voit kuitenkin muokata niitä mukauttaaksesi pääsyn vain tietyille ihmisille tai rajoittaaksesi tiettyjä toimia.

Microsoft Lists ja sen integrointi muihin sovelluksiin

Listien todellinen potentiaali tulee esiin, kun se yhdistetään muihin Microsoft-ympäristön työkaluihin. Olla täysin Integroitu SharePointiin, Microsoft Teamsiin ja PlanneriinVoit tehdä seuraavat toimenpiteet:

• Lisää luetteloita välilehdiksi Teams-kanavaan, mikä helpottaa suoraa pääsyä ryhmäkeskusteluun.
• Käytä luetteloita Web-osana SharePoint-sivulla näyttääksesi live-tietoja intranetissäsi.
• Aseta säännöt tai automatisoinnit, jotka yhdistävät luettelot Power Automateen tai Power Apps mukautettuja kulkuja varten.
• Linkitä tehtävät Plannerista tai To Dosta keskittää tehtävienhallinnan.

Tämä kaikki on osa Microsoft 365 as:n visiota yhdistetty alusta, jossa kaikki sovellukset puhuvat keskenään parantaa tuottavuutta ja työn läpinäkyvyyttä.

Microsoftin luettelot mobiililaitteissa

Microsoft Listien mobiiliversio on saatavilla seuraaville: Android y iOSSe sallii luoda, tarkastella ja muokata luetteloita matkapuhelimellasitoimistossa, kotona tai tien päällä. Tässä on joitain asioita, jotka voidaan tehdä:

• Näytä viimeisimmät ja suosikkiluettelot.
• Luettelon kohteiden täydellinen muokkaus.
• Offline-käyttö.
• Valokuvien ottaminen ja QR-koodin skannaus.
• Mukautettu käyttöliittymä, joka tukee tummaa tilaa ja vaakasuuntaa.

Siinä on myös samat suojausominaisuudet kuin työpöydällä, ja Intune tukee MDM:ää ja MAM:ia. Pääsy edellyttää yrityskäyttöön tarkoitettua Microsoft-tiliä, jolla on SharePointin tai Office 365:n käyttöoikeus.

Microsoft luettelee käyttötapaukset

Työkalun kehittyessä Microsoftin luetteloiden hyödyntämiseksi on kehitetty useita luovia tapoja eri yhteyksissä. Tässä on joitain merkittävimmistä:

• Sosiaalisten verkostojen sisällön järjestäminen. Sisällönsuunnittelumallin avulla voit järjestää kampanjoita, ajoittaa julkaisuja, sisällyttää kuvia, linkkejä ja julkaisupäiviä. Erittäin hyödyllinen markkinointitiimeille.
• Kulunvalvonta ja vierailijoiden valvonta. Listojen avulla voit luoda jokaiselle vierailijalle tiedoston, jossa on hänen nimensä, henkilöllisyyskuvansa, saapumis- ja poistumispäivänsä. Voit jopa ohjelmoida automaattisen ilmoituksen ovimiehelle, kun joku lähtee.
• Seuraa asiakkaiden lippuja. Käyttämällä luetteloita mini-CRM:nä voit määrittää henkilöitä, kirjata ongelman, priorisoida ja antaa palautetta lipun tilasta.
• Yksinkertainen projektinhallinta. Jos et tarvitse monimutkaista työkalua, Listien avulla voit seurata perusseurantaa tehtävien, määräaikojen ja kalenterinäkymien avulla. Voit jopa saada hälytyksiä, kun tehtävä muuttuu.
• Varasto- ja IT-resurssit. Listojen avulla voit seurata kaikkia yrityksen laitteita ja niihin liittyviä tietoja: ostopäivämäärä, takuu, arvostelut, sijainti jne. Kaikki visuaalinen ja suodatettava yhdellä napsautuksella.
• Uusien työntekijöiden tai toimittajien mukaantulo. Aloituslista auttaa pitämään kaikki uuden työntekijän tehtävät ja asiakirjat hallinnassa. Merkitsemällä kohteet valmiiksi, voidaan lähettää ilmoituksia vastaavalle osastolle.

Lyhyesti sanottuna Microsoft List tarjoaa monipuolinen, visuaalinen ja yhteistyökykyinen tapa hallita dynaamista tietoa. Olipa kyseessä seurantaratkaisu, organisaatiotyökalu tai muiden alustojen, kuten Teamsin tai SharePointin, täydennys, se soveltuu täydellisesti kaikentyyppisiin käyttäjiin tai yrityksiin.