- ”Näytä muutokset” -paneeli näyttää kuka, mitä, missä ja milloin, ja voit suodattaa muutokset taulukon tai alueen mukaan.
- Pidempien ajanjaksojen osalta käytä versiohistoriaa; muokkaa versioita SharePointissa.
- Joitakin toimintoja ei tallenneta (muodot, objektit, pivot-taulukot), ja niihin liittyy rajoituksia.
- Pilvipalvelun ulkopuolella voit tallentaa kopioita ja harkita tiedostojen vertailua Spreadsheet Comparen avulla.
Kun jaamme laskentataulukoita, on normaalia miettiä, mihin kukin on koskenut ja milloin. Näytä Excel-tiedoston muutoksetNykyään meillä on useita vaihtoehtoja: Näytä muutokset -paneeli, Versiohistoria ja perinteisemmissä tilanteissa konkarimainen ”Muutosten seuranta”.
Tässä artikkelissa selitämme miten se tehdään, mitä rajoituksia kullakin vaihtoehdolla on ja mitä vaihtoehtoja on olemassa Jos työskentelet pilven ulkopuolella, sekä muita käytännön vinkkejä.
Mitä tarkoittaa "Näytä muutokset" Excelissä ja mitä tietoja se näyttää?
Näytä muutokset -toiminto keskittää kirjan viimeisimpien muokkausten luettelon. Sen paneeli näyttää uusimmat muutokset yläreunassa, jolloin voit tunnistaa ne yksityiskohtaisesti. kuka teki muokkauksen, kyseinen solu, tarkka aika ja edellinen arvoSe on erityisen hyödyllinen, kun useat ihmiset muokkaavat jaettua tiedostoa ja tarvitset selkeän aikajanan.
Tämän paneelin avulla voit myös tarkastella "joukkona" tehtyjä muokkauksia. Näissä tapauksissa Excel Se luo kortin, jossa on joukkotoiminto, ja tarjoaa pääsyn "Näytä muutokset" -toimintoon kyseisen kortin sisällä, jotta voit perehtyä asiaan tarkemmin. kunkin ryhmitellyn muutoksen tiedot menettämättä kontekstia.
Muista, että Excel säilyttää viimeisimmät tapahtumat tässä paneelissa, jolloin näkyvyyden enimmäismäärä on noin 60 päivääJos haluat pidentää aikaväliä tarkastellaksesi aiempia tapahtumia, on vuorossa versiohistoria, josta puhumme myöhemmin. siirtyminen aiempiin versioihin ja tarkastella niitä ilman yllätyksiä.
Kirjan muutosten tarkasteleminen: pikavaiheet
Kattavan yleiskuvan työkirjasta ja Excel-tiedostoon tehtyjen muutosten tarkastelu on erittäin helppoa ja vie sinut paneeliin, jossa näkyvät kaikki äskettäin tehdyt muutokset. Näiden vaiheiden avulla näet ne heti. kaikki mitä tapahtui tiedostossa:
- Valitse Tarkista-välilehdellä Näytä muutokset avataksesi paneelin, jossa on viimeisimmät muokkaukset.
- Huomaa, että muutokset näkyvät järjestyksessä uusin ylimpänä, mikä heijastaa todellinen aikajärjestys toteutuksesta.
- Pystyt tunnistamaan kuka muutti mitä ja missä solussa sekä tarkan päivämäärän ja kellonajan, mikä helpottaa tilintarkastusyhteistyöt.
- Jos tiedostoja on joukkomuokkauksissa, löydät kortin, joka ryhmittelee kyseisen toiminnon, ja painikkeen Katso muutokset ja selaa jokaisen mukana tulevan muutoksen läpi.
Muutosten suodattaminen taulukon, alueen tai tietyn solun mukaan
Kun haluat rajata tarkastelua, voit tarkastella Excel-tiedostossa olevia muutoksia vain tietyllä laskentataulukolla, alueella tai jopa yksittäisessä solussa. Tämä suodatus auttaa sinua tutkimaan tietoja yksityiskohtaisesti. mitä tapahtui tietyllä alueella kirjasta ilman ylimääräistä kohinaa.
Voit suodattaa tiedot nopeasti taulukosta valitsemalla taulukon, solualueen tai yhden solun, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella pikavalikkoa ja valitsemalla Näytä muutoksetTällä toiminnolla Excel rajoittaa paneelin tuo valinta.
Voit suodattaa myös itse Muutokset-paneelista. Yläosassa näet suodatinkuvakkeen: valitsemalla sen voit määrittää, haluatko suodattaa... Alue tai ArkkiJos valitset Alue, kirjoita alue tai solu tekstikenttään ja vahvista valinta kentän vieressä olevalla nuolikuvakkeella. suodata välittömästi.
Tämä suodatusmenetelmä säästää paljon aikaasi tutkiessasi tapahtumia tai kun sinun on keskityttävä kriittinen alue taulukon alue (esimerkiksi alue, jossa kokonaissummat lasketaan tai jossa joku on muuttanut viittauksia).
Missä ”Näytä muutokset” toimii ja mitä vaatimuksia sillä on kaiken rekisteröimiseksi?
Näytä muutokset on käytettävissä sekä Excelin työpöytäversiossa että Excelin verkkoversiossa, ja sen paneelissa näkyvät sitä tukevissa Excel-sovelluksissa tehdyt muokkaukset. yhteiskirjoittaminenTämä tarkoittaa, että nähdäkseen kattavimman historian koontinäytössä kaikkien käyttäjien on käytettävä yhteensopivaa Excel-sovellusta ja työskenneltävä tiedoston kanssa sijainneissa, jotka ylläpitää yhteisjulkaisemista aktiivinen (esimerkiksi OneDrive tai SharePoint).
Mitä jos kojelauta näyttää tyhjältä, vaikka tiedät, että siellä on ollut toimintaa? Tietyt toiminnot voivat saada Excelin tyhjentämään lokin. Näet tyhjän kojelaudan, jos joku esimerkiksi on muokannut tiedostoa kertaluonteisella ostoksella tai vanhemmalla Excel-versiolla, joka ei ole linjassa yhteismuokkauksen kanssa, tai jos on käytetty funktioita, jotka Ne eivät ole yhteensopivia yhteisjulkaisun yhteydessä tai jos tiedosto on korvattu tai kopio tallennettu, mikä katkaisee valvonnan jatkuvuuden.
Hyvä uutinen on, että tästä lähtien kaikki yhteensopivissa sovelluksissa tekemäsi tai jonkun muun tekemät uudet muutokset kirjataan uudelleen Muutokset-paneeliin. Tämä palauttaa näkyvyyden myöhempiä tapahtumia varten ja antaa sinun seuraa polkua ilman, että dokumenttia tarvitsee tehdä uudelleen.
Mitkä muutokset tallennetaan ja mitkä eivät näy paneelissa
Muutokset-paneeli keskittyy kaavoihin ja solujen arvoihin sekä toimintoihin, kuten solujen ja alueiden siirtämiseen, lajitteluun, lisäämiseen tai poistamiseen. Siksi löydät selvästi sekä kertaluonteiset muokkaukset että rakenteelliset muutokset, jotka vaikuttavat tietolohkot.
Jotkin toiminnot eivät kuitenkaan ole tällä hetkellä näkyvissä: grafiikan, muotojen tai muiden objektien muutokset, liikkeet tai asetukset pivot-taulukotTämä sisältää muotoilumuutokset (värit, fontit, tyylit), solujen/alueiden piilottamisen ja suodattimien käytön. Pidä tämä mielessä, koska tämä "visuaalinen kerros" ei näy paneelissa, joka keskittyy päätoimintoihin. numeerinen ja toiminnallinen.
Lisäksi mahdollisimman täydellisen historian tarjoamiseksi Excel saattaa jättää aikajanalle aukkoja, jos tietyt muutokset eivät ole käytettävissä. Tämän seurauksena saatat huomata "hyppyjä", kun muokkauksia ei niiden luonteen tai käytetyn työkalun vuoksi voitu tehdä. nauhoitus paneelissa.
Miksi joistakin merkinnöistä puuttuu joskus aiempia arvoja? Näin voi käydä, kun tietoja muokataan koodilla (esimerkiksi VBA:lla tai apuohjelmilla) tai jos joku on muokannut työkirjaa Excelillä päivittämättä sitä. uusin versioTällaisissa tapauksissa "arvo ennen/arvo jälkeen" -jäljitettävyys voi kadota kyseisen toiminnon osalta.
Vanhempien muutosten tarkasteleminen: Versiohistoria
Muutokset-paneeli näyttää viimeisimmät muutokset; jos haluat pidentää ajanjaksoa, käytä VersiohistoriaValitsemalla Tiedosto > Tiedot > Versiohistoria voit avata aiemman version esikatsellaksesi sitä ja tarvittaessa palauttaaksesi sen. Tämä on erittäin hyödyllistä tutkimusta tehdessä. aiemmat tapahtumat alueelle, jonka Näytä muutokset kattaa.
Versiohistoria ei ole sama asia kuin kahden ajankohdan välinen "visuaalinen vertailu": sen tarkoituksena on mahdollistaa tiedostotilojen selaaminen ja mahdollisuus avata aiempi versio ja työskennellä sen parissa. Silti tämän ominaisuuden yhdistäminen Näytä muutokset -ominaisuuteen voi tarjota tasapainoisen yleiskuvan. nopea ja tuore pidemmän aikavälin tilintarkastuksella.
Jos tiedostosi sijaitsee SharePointissa, muista, että versionhallinnassa on määritettäviä rajoituksia. Asennuksen aikana voit määrittää säilytettävien versioiden enimmäismäärän, ja kun järjestelmä saavuttaa rajan, se poistaa viimeisen version. vanhin tehdä tilaa uusille. Jos tarvitset lisää pelivaraa, voit lisätä määrää järjestelmän rajaan asti, mikä parantaa kykyä palata ajassa taaksepäin laaja tutkimus.
Historiallisiin versioihin perustuvien tiimejen on suositeltavaa tarkastella tätä SharePoint-kirjaston määritystä säännöllisesti ja mukauttaa se työnkulkuun: mitä enemmän päivittäisiä muutoksia, sitä järkevämpää on lisätä niiden määrää. pidätetyt versiot jotta ei menetettäisi hyödyllistä jälkeä.
Muutokset-paneelin nollaaminen: Milloin ja miten
Excelin verkkoversiossa on vaihtoehto, jolla voit tyhjentää koontinäytössä näkyvän muutoshistorian. Se sijaitsee kohdassa Tiedosto > Tiedot, ja sen vahvistaminen... puhdista paneeli kaikille kirjan käyttäjille. Se on peruuttamaton toimenpide, ja siksi sitä on harkittava huolellisesti ennen sen suorittamista, jos sinun on säilytettävä todisteita viimeaikainen yhteistyö.
Vaikka poistaisit kyseisen merkinnän paneelista, voit silti avata tai palauttaa aiempia versioita versiohistorian kautta. Toisin sanoen poistat "tapahtumaluettelon" paneelista, mutta et menetä mahdollisuutta palata edellisiin tiloihin tiedostosta niin kauan kuin kyseiset versiot ovat olemassa järjestelmässä.
Klassinen "Muutosten seuranta" Excelissä: mitä se tarjoaa ja miten sitä voi tarkastella
Ohjelmassa oli vuosien ajan perinteinen "Muutosten seuranta" -järjestelmä, jota nykyään pidetään vanhana. Se oli hyvä tapa tarkastella Excel-tiedostoon tehtyjä muutoksia. Tällä ominaisuudella määritetyissä työkirjoissa jokaisen muokkauksen tallentaminen ja jakaminen jätti merkkejä soluihin (siniset kolmiot) ja ponnahdusikkunoihin kommentteja. muutoksen kuvaus ja vastuullinen käyttäjä. Vaikka se on edelleen olemassa tietyissä tilanteissa, nykyaikaisissa yhteismuokkausympäristöissä se on korvattu Näytä muutokset -toiminnolla.
Jos organisaatiosi käyttää edelleen tätä lähestymistapaa, voit listata muutokset erilliselle arkille. Voit tehdä tämän avaamalla Tarkista-välilehdeltä Seuraa muutoksia ja valitsemalla Korosta muutoksetValitse "Näytä muutokset uudessa taulukossa" -vaihtoehto ja vahvista OK-painikkeella: Excel lisää "Historia"-nimisen taulukon, jossa on Muutoksen tiedot kirjasta poimittu.
Näiden muokkausten tarkistusta hallittiin myös kohdasta Tarkista > Seuraa muutoksia > Hyväksy tai hylkää muutokset. Siellä voit hyväksyä tai hylätä ne yksi kerrallaan tai käsitellä ne erissä käyttämällä "Hyväksy kaikki"- tai "Hylkää kaikki" -vaihtoehtoja ja sulkea prosessin milloin tahansa. palaa sivulle.
Tällä menetelmällä on arvoa kirjoissa, jotka on jo luotu kyseisellä järjestelmällä, mutta se ei tarjoa samanlaista integrointi- ja yhteismuokkauskokemusta kuin pilvi ja Näytä muutokset -paneeli, joissa tiedot ovat paremmin linjassa sisällön kanssa. yhteistyömuokkaus reaaliajassa.
Versioiden ja rajoitusten vertailu: mitä Exceliltä voi ja ei voi odottaa
Sen sijaan, että he tarkastelisivat Excel-tiedoston muutoksia, monet käyttäjät haluavat vain tietää "yhdellä silmäyksellä", mitä on muuttunut edellisen ja nykyisen version välillä avaamatta kahta tiedostoa rinnakkain. Käytännössä Excelissä ei ole omaa työkalua, joka suorittaisi tämän toiminnon. yksityiskohtainen ero minkä tahansa kahden paikallisen tiedoston välillä. Se tarjoaa Näytä muutokset -toiminnon yhteiskirjoitetuille kirjoille (uusi ja erittäin käytännöllinen ominaisuus) ja Versiohistorian aiempien versioiden avaamiseksi ja tarvittaessa palauta ne.
Jotkut käyttäjät mainitsevat Spreadsheet Compare -nimisen apuohjelman (osa tiettyjä Office-asennuksia) kahden tallennetun tiedoston vertailuun. Sen käyttämiseen tarvitset kopion edellisestä versiosta tietokoneellesi; se ei ole Excelin "taikapainike", vaan erillinen työkalu, joka vertailee työkirjoja ja näyttää tulokset. erotSe on hyödyllinen, jos et työskentele pilvessä, vaikka se vaatiikin ylimääräisen vaiheen: paikallisten versioiden säilyttämisen.
Foorumeilla lukee usein, että "ei ole olemassa natiivia, nopeaa ja universaalia tapaa" verrata mitään versiota nykyiseen ilman materiaalin etukäteen valmistelua. Ja se on järkevää: jokaisen pienenkin variaation tallentamiseksi arkiston olisi tallennettava valtava määrä metatiedotTämä kasvattaisi sen kokoa rajusti ja vaikeuttaisi sen hallintaa, erityisesti päivittäin päivitettävissä kirjoissa.
Jos työskentelet Windowsissa, Resurssienhallinnassa voit lisätä tietosarakkeita (luontipäivämäärä, muokkauspäivämäärä jne.), mutta nämä ovat tiedostotason metatietoja, eivätkä tiedostojen historiaa. muutoksia solua kohdenToinen järjestelmän vaihtoehto on Tiedostohistoriajoka ottaa kopioita muokatuista tiedostoista, jotta ne voidaan palauttaa; vastineeksi se kuluttaa levytilaa eikä ole katseluohjelma rakeiset muutokset sellaisenaan.
Yhteenvetona toiminnasta: jos yhteismuokkaat Excelillä (OneDrive/SharePoint), käytä Näytä muutokset -toimintoa viimeisimpien muutosten näyttämiseen ja Versiohistoria-toimintoa pidempien ajanjaksojen näyttämiseen. Jos työnkulkusi on paikallinen, tallenna versiot ja kun sinun on vertailtava, harkitse vertailutyökalujen, kuten Spreadsheet Comparen, käyttöä muutosten kartan saamiseksi. erot tiedostojen välillä.
Excel-tiedoston muutosten tarkasteluun tarkoitettu ekosysteemi tarjoaa tehokkaita ratkaisuja pilvityöskentelyyn ja yhteismuokkaukseen: Näytä muutokset -ruutu antaa sinulle "tässä ja nyt" -tilanteen, kun taas versiohistoria ja SharePoint-asetukset pidentävät aikahorisonttia. Paikallisissa tilanteissa vertailu edellyttää kopioiden tallentamista ja ulkoisten apuohjelmien käyttöä. Tietämällä, mitä kirjataan ja mitä ei, ja varmistamalla asianmukaiset määritykset, voit hallita prosessia realistisesti ja tehokkaasti. Edin jälkituksia laskentataulukoissasi.
Teknologiaan ja internet-asioihin erikoistunut toimittaja, jolla on yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista digitaalisista medioista. Olen työskennellyt toimittajana ja sisällöntuottajana verkkokaupan, viestinnän, verkkomarkkinoinnin ja mainonnan yrityksissä. Olen myös kirjoittanut taloustieteen, rahoituksen ja muiden alojen verkkosivuille. Työni on myös intohimoni. Nyt artikkeleideni kautta Tecnobits, Yritän tutkia kaikkia uutisia ja uusia mahdollisuuksia, joita teknologian maailma tarjoaa meille joka päivä parantaaksemme elämäämme.