- Mukautettujen kenttäkoodien avulla voit määrittää päivämäärien ja valuuttojen muodon tietolähteestä riippumatta.
- DDE-yhteyden muodostaminen on tehokkain vaihtoehto Excel-tietojen tuomiseen säilyttäen samalla alkuperäinen visuaalinen ulkoasu.
- Wordin ehdollisten sääntöjen avulla voit automatisoida asiakirjan sisällön kunkin vastaanottajan tietojen perusteella.
Olen varma, että sinulle on käynyt niin: sinulla on kaikki valmiina Excel-taulukossasi virheettömine päivämäärineen ja hyvin muotoiltuine summineen, mutta kun siirrät sen Wordiin yhdistämisen avulla, data menee hulluksiYhtäkkiä päivät sekoittuvat kuukausiin tai valuuttanumerot näkyvät yksinkertaisina desimaalilukuina ilman eurosymbolia, mikä aiheuttaa täydellisen turhautumisen tunteen juuri ennen tulostamista.
Tämä ongelma on yleisempi kuin miltä näyttää ja johtuu siitä, että Word lukee oletusarvoisesti alkuperäiset Excel-tiedot Eikä kyse ole soluissa näkemästämme visuaalisesta muotoilusta. Älä huoli, ongelma ei ole tietokoneessasi tai että olisit tehnyt jotain väärin; kyse on yksinkertaisesti siitä, miten Microsoft käsittelee tiedonvaihtoa sovellustensa välillä. Tämän korjaamiseksi meillä on pari vinkkiä hihassamme, jotka tekevät ihmeitä. Katsotaanpa, miksi Word muuttaa päivämääriä ja summia yhdistämisen yhteydessä: miten niiden muotoilu säilytetään.
Nopea menetelmä: Muokkaa kenttäkoodeja
Jos et halua monimutkaista asioita järjestelmän konfiguroinnilla ja tarvitset vain tietyn kentän, kuten rekisteröintipäivämäärän, näkyvän oikein, paras vaihtoehto on muokata kentän koodia suoraan mallipohjassa. Voit tehdä tämän asettamalla kohdistimen ongelmallisen kentän päälle ja painamalla ALT + F9 (tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Ota kenttäkoodit käyttöön tai poista ne käytöstä").
Kun näet koodin aaltosulkeiden välissä, esimerkiksi { MERGEFIELD Fecha_Alta }Sinun on lisättävä muotoilumaskiPäivämääriä varten kirjoita \@ "dd/MM/yyyy" Juuri ennen hanan sulkemista. On erittäin tärkeää, että kuukausien "M" kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, koska jos käytät pientä "m"-kirjainta, Word luulee sinun tarkoittavan minuutteja. Rahasummille voit käyttää ilmaisua \#.##0,00€ niin, että numero säilyttää desimaalit ja valuuttasymbolin. Muutoksen jälkeen paina uudelleen. ALT + F9 ja päivitä esikatselu varmistaaksesi, että kaikki on kohdallaan.
Paras ratkaisu: Dynaaminen tiedonvaihto (DDE)
Jos sinulla on suuri määrä kenttiä etkä halua muokata koodia yksi kerrallaan, on olemassa yleinen asetus, joka pakottaa Wordin lukemaan muodon täsmälleen sellaisena kuin se näkyy Excelissä. Tämä menetelmä perustuu... DDE-protokolla (dynaaminen tiedonvaihto)Aktivoi se siirtymällä Tiedosto-valikkoon, valitsemalla Asetukset ja sitten Lisäasetukset. Vieritä alas Yleiset-osioon ja valitse ruutu. Vahvista tiedostomuotojen muunnokset avattaessa.
Kun valitset vastaanottajaluettelon uudelleen Postitukset-välilehdellä, Word näyttää valintaikkunan. Tässä on avain: sinun on napsautettava "Näytä kaikki" ja valittava vaihtoehto MS Excel -laskentataulukot DDE:n kauttaSiitä hetkestä lähtien Word lakkaa tulkitsemasta tietoja omalla tavallaan ja kunnioittaa visuaalista muotoa jonka olet määrittänyt Excel-työkirjassasi, mikä säästää sinulta paljon manuaalista työtä.
Yhdistelemisen edistyneiden sääntöjen hallinta
Muotoilun lisäksi Word tarjoaa tehokkaita työkaluja, joiden avulla kirjeesi näyttävät enemmän kuin vain kylmiltä, persoonattomilta malleilta. Yhdistelmäsäännöt Niiden avulla voit lisätä dynaamista tekstiä kentän arvon perusteella. Esimerkiksi "Jos...Niin...Muuten..." -sääntö on ihanteellinen tervehdyksen personointiin; voit ohjelmoida niin, että jos Sukupuoli-kentän arvo on "M", asiakirjaan kirjoitetaan "Rakas naapuri"Jos ei, kirjoita "Hyvä naapuri".
On myös muita erittäin hyödyllisiä funktioita, kuten "Täytä"-sääntö, joka avaa valintaikkunan, johon voit kirjoittaa tietoja, jotka toistetaan koko asiakirjassa, tai "Kysy"-sääntö, joka tallentaa tiedot sisäinen tulostaulu Jos haluat käyttää sitä useissa paikoissa, käytä Viite-kenttää. Voit myös käyttää "Seuraava tietue" -toimintoa, jos haluat eri henkilöiden tietojen näkyvän samalla sivulla, mikä on yleistä tulostettaessa. tarrat tai CD-kansia.
Niille, jotka haluavat suodattaa listaa, "Ohita tietue, jos…" -sääntö on pelastus. Sen avulla voit automaattisesti jättää pois kaikki vastaanottajat, jotka täyttävät tietyn ehdon, estäen tarpeettomien kirjeiden tulostamisen. Lopuksi, jos sinun on numeroitava asiakirjasi, voit käyttää "Yhdistä tietueen nro" -toimintoa nähdäksesi... alkuperäinen sijainti tietokannassa tai "Yhdistä järjestysnro." juoksanumerointia varten, joka perustuu vain suodatettuihin tietueisiin.
Yhdistämisen tehokas hallinta edellyttää sekä Excelin teknisen yhteyden hallintaa DDE:n tai kenttäkoodien avulla että loogista mukauttamista ehdollisten sääntöjen avulla. Näin varmistetaan, että suuret asiakirjamäärät säilyttävät ammattimaisen ulkoasun ja ovat muotoiluvirheettömiä. Nyt tiedät, miksi Word muuttaa päivämääriä ja määriä yhdistämisen aikana: miten niiden muotoilu säilytetään.
Intohimoinen teknologiaan pienestä pitäen. Rakastan olla ajan tasalla alalla ja ennen kaikkea viestiä siitä. Siksi olen omistautunut viestintään teknologia- ja videopelisivustoilla useiden vuosien ajan. Löydät minut kirjoittamasta Androidista, Windowsista, MacOS:sta, iOS:stä, Nintendosta tai mistä tahansa muista mieleen tulevista aiheista.