Afficher les modifications apportées à un fichier Excel : le guide dont vous avez besoin

Lorsque nous partageons des feuilles de calcul, il est normal de se demander ce que chaque personne a modifié et quand. Afficher les modifications apportées à un fichier ExcelAujourd'hui, plusieurs options s'offrent à nous : le panneau « Afficher les modifications », l'historique des versions et, dans des scénarios plus classiques, la fonction éprouvée « Suivre les modifications ».

Dans cet article, nous expliquons comment procéder, quelles sont les limites de chaque option et quelles sont les alternatives existantes Si vous travaillez en dehors du cloud, ainsi que d'autres conseils pratiques.

Qu’est-ce que la fonction « Afficher les modifications » dans Excel et quelles informations affiche-t-elle ?

La fonction « Afficher les modifications » centralise l’historique des modifications récentes d’un livre. Son panneau affiche les modifications les plus récentes en haut, ce qui permet de les identifier en détail. qui a effectué la modification, la cellule concernée, l'heure exacte et la valeur précédenteC'est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes modifient un fichier partagé et que vous avez besoin d'une chronologie claire.

Ce panneau vous permet également de consulter les modifications effectuées en masse. Dans ces cas-là, Excel Elle génère une fiche contenant l'action groupée et donne accès à l'option « Afficher les modifications » au sein de cette fiche, vous permettant ainsi d'explorer plus en détail les modifications. détails de chaque modification groupée sans perdre le contexte.

N'oubliez pas qu'Excel conserve l'activité récente dans ce panneau, offrant une visibilité jusqu'à un maximum de environ 60 joursSi vous souhaitez étendre la période analysée pour examiner ce qui s'est passé auparavant, vous devrez utiliser l'historique des versions, dont nous parlerons plus tard. accéder aux versions précédentes et les examiner sans aucune surprise.

Visualisez les modifications tout au long du livre : étapes rapides

Pour obtenir une vue d'ensemble complète du classeur et consulter les modifications apportées à un fichier Excel, la procédure est très simple et vous conduit au panneau affichant toutes les modifications récentes. Grâce à ces étapes, vous pourrez les visualiser immédiatement. tout ce qui s'est passé dans le fichier :

1. Dans l'onglet Révision, sélectionnez Afficher les modifications ouvrir le panneau des modifications récentes.
2. Notez que les modifications apparaissent classées par ordre chronologique, les plus récentes figurant en haut, reflétant l'ordre chronologique réel d'exécution.
3. Vous pourrez identifier qui a modifié quoi et dans quelle cellule, ainsi que la date et l'heure exactes, ce qui facilitera la tâche. collaborations d'audit.
4. En cas de modifications groupées, vous trouverez une fiche regroupant cette opération et un bouton pour Voir les changements et naviguez à travers chaque modification incluse.

Filtrer les modifications par feuille, plage ou cellule spécifique

Pour affiner votre analyse, vous pouvez afficher les modifications d'un fichier Excel uniquement pour une feuille, une plage de cellules ou même une seule cellule. Ce filtrage vous permet d'effectuer une analyse détaillée. ce qui s'est passé dans une zone spécifique extrait du livre sans bruit supplémentaire.

Pour filtrer rapidement une feuille : sélectionnez une feuille, une plage de cellules ou une cellule unique, puis cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et choisissez Afficher les modificationsCette action restreint le panneau à cette sélection.

Vous pouvez également filtrer directement depuis le panneau Modifications. En haut, vous verrez une icône de filtre : en la sélectionnant, vous pourrez indiquer si vous souhaitez filtrer par… Rango pourquoi HojaSi vous choisissez Plage, saisissez la plage ou la cellule dans la zone de texte et confirmez avec l'icône flèche à côté de ce champ pour appliquer la modification. filtrer immédiatement.

Cette méthode de filtrage vous fait gagner beaucoup de temps lors des enquêtes sur les incidents ou lorsque vous devez vous concentrer sur… un domaine critique de la feuille (par exemple, la plage où les totaux sont calculés ou celle où quelqu'un a modifié des références).

Où fonctionne la fonction « Afficher les modifications » et quelles sont les conditions requises pour qu’elle prenne en compte toutes les modifications ?

La fonction « Afficher les modifications » est disponible à la fois dans Excel pour ordinateur et dans Excel pour le Web, et son panneau reflète les modifications effectuées à partir des applications Excel qui la prennent en charge. co-auteurCela signifie que, pour afficher l'historique le plus complet dans le tableau de bord, tous les utilisateurs doivent utiliser une application Excel compatible et travailler avec le fichier à des emplacements qui maintenir la coédition actif (par exemple, OneDrive ou SharePoint).

Que se passe-t-il si le tableau de bord apparaît vide alors que vous savez qu'il y a eu une activité ? Certaines actions peuvent entraîner l'effacement de cet historique par Excel. Le tableau de bord sera vide si, par exemple, une personne a effectué des modifications avec un achat unique ou une ancienne version d'Excel non compatible avec la co-édition, ou si des fonctions ont été utilisées. Ils ne sont pas compatibles avec coédition ou si le fichier est remplacé ou une copie a été enregistrée, interrompant ainsi la continuité de la surveillance.

La bonne nouvelle, c'est qu'à partir de ce moment, toute modification apportée par vous ou par une autre personne à partir d'applications compatibles sera de nouveau enregistrée dans le panneau Modifications. Cela rétablit la visibilité des événements ultérieurs et vous permet de suivre le sentier sans avoir à refaire le document.

Quelles modifications sont enregistrées et lesquelles ne sont pas affichées sur le panneau ?

Le panneau Modifications met l'accent sur les formules et les valeurs des cellules, ainsi que sur les opérations telles que le déplacement, le tri, l'insertion ou la suppression de cellules et de plages. Vous y trouverez donc clairement les modifications ponctuelles et les changements structurels qui affectent le tableau. blocs de données.

Cependant, certaines actions ne sont pas affichées actuellement : les modifications apportées aux graphismes, aux formes ou à d’autres objets, les mouvements ou les paramètres dans tableaux dynamiquesCela inclut les modifications de mise en forme (couleurs, polices, styles), le masquage de cellules/plages et l'application de filtres. Gardez cela à l'esprit, car cette « couche visuelle » n'est pas visible dans le panneau, qui se concentre sur les fonctions principales. numérique et fonctionnelle.

De plus, afin de fournir un historique aussi complet que possible, Excel peut présenter des lacunes dans la chronologie si certaines modifications sont indisponibles. Par conséquent, vous pourriez constater des « sauts » lorsque des modifications, de par leur nature ou l’outil utilisé, n’ont pas pu être effectuées. dossier sur le panel.

Pourquoi certaines valeurs précédentes sont-elles parfois manquantes dans certaines entrées ? Cela peut se produire lorsque les données sont modifiées à l’aide de code (par exemple, VBA ou des compléments) ou si quelqu’un a modifié le classeur Excel sans le mettre à jour. dernière versionDans de tels cas, la traçabilité de la « valeur avant/valeur après » peut être perdue pour cette action spécifique.

Comment consulter les modifications précédentes : Historique des versions

Le panneau Modifications affiche les modifications les plus récentes ; si vous devez prolonger la période, utilisez le Historique des versionsDans Fichier > Informations > Historique des versions, vous pouvez ouvrir une version précédente pour la prévisualiser et, si nécessaire, la restaurer. Cette fonction est très utile lors de la recherche. événements précédents à la gamme que couvre la fonction Afficher les changements.

L'historique des versions ne se réduit pas à un simple comparateur visuel entre deux états antérieurs : il permet de naviguer à travers les différentes versions d'un fichier, avec la possibilité d'ouvrir une version précédente et de la modifier. Toutefois, l'association de cette fonctionnalité avec l'option « Afficher les modifications » offre une vue d'ensemble équilibrée. rapide et récent avec un audit à plus long terme.

Si votre fichier se trouve dans SharePoint, n'oubliez pas que le contrôle de version possède des limites configurables. Lors de la configuration, vous pouvez définir le nombre maximal de versions à conserver ; lorsque le système atteint cette limite, il supprime la dernière version. le plus vieux pour faire de la place aux nouveaux. Si vous avez besoin de plus de marge, il est possible d'augmenter ce nombre jusqu'à la limite du système, ce qui améliore la possibilité de remonter dans le temps. recherches approfondies.

Pour les équipes qui utilisent des versions historiques, il est conseillé de revoir périodiquement cette configuration dans la bibliothèque SharePoint et de l'adapter au flux de travail : plus les modifications quotidiennes sont nombreuses, plus il est judicieux d'augmenter le nombre de versions cachées afin de ne pas perdre une piste utile.

Réinitialiser le volet Modifications : quand et comment

Dans Excel pour le Web, une option permet d'effacer l'historique des modifications affiché dans le tableau de bord. Elle se trouve dans Fichier > Informations ; la confirmer… nettoyer le panneau pour tous les utilisateurs du livre. Il s'agit d'une action irréversible et, par conséquent, elle doit être soigneusement réfléchie avant d'être mise en œuvre si vous devez conserver des preuves de collaboration récente.

Même si vous supprimez cette entrée du panneau, vous pouvez toujours ouvrir ou restaurer les versions précédentes via l'historique des versions. Autrement dit, vous supprimez la « liste des événements » du panneau, mais vous conservez la possibilité de revenir aux états précédents du fichier tant que ces versions existent sur le système.

La fonction classique « Suivi des modifications » d’Excel : ses fonctionnalités et comment l’utiliser

Pendant des années, le programme proposait un système traditionnel de « Suivi des modifications », désormais considéré comme obsolète. Ce système permettait de visualiser facilement les modifications apportées à un fichier Excel. Dans les classeurs configurés avec cette fonctionnalité, l'enregistrement et le partage de chaque modification laissaient des marques dans les cellules (triangles bleus) et des commentaires contextuels. description du changement et l'utilisateur responsable. Bien qu'elle existe encore dans certains cas particuliers, elle a été remplacée par « Afficher les modifications » dans les environnements de co-édition modernes.

Si votre organisation utilise toujours cette méthode, vous pouvez lister les modifications sur une feuille séparée. Pour ce faire, dans l'onglet Révision, ouvrez Suivi des modifications et choisissez Mettre en évidence les changementsSélectionnez l'option « Afficher les modifications dans une nouvelle feuille » et confirmez en cliquant sur OK : Excel ajoutera une feuille appelée « Historique » contenant les modifications. Détails du changement extrait du livre.

La vérification de ces modifications s'effectuait également via Révision > Suivi des modifications > Accepter ou refuser les modifications. Vous pouviez alors les accepter ou les refuser une par une, ou utiliser les options « Tout accepter » ou « Tout refuser » pour les traiter par lots, avec la possibilité de fermer à tout moment. retour à la page.

Cette méthode a sa valeur pour les livres déjà créés avec ce système, mais elle n'offre pas l'intégration et l'expérience de co-édition que le cloud et le panneau « Afficher les modifications » proposent aujourd'hui, où les informations sont mieux alignées avec le système. édition collaborative en tiempo real.

Comparaison des versions et des limitations : ce que vous pouvez et ne pouvez pas attendre d’Excel

Plutôt que de visualiser les modifications apportées à un fichier Excel, de nombreux utilisateurs souhaitent simplement savoir d'un coup d'œil les changements entre la version précédente et la version actuelle, sans avoir à ouvrir deux fichiers côte à côte. En pratique, Excel ne propose pas d'outil natif permettant d'effectuer cette opération. différence détaillée entre deux fichiers locaux quelconques. Il offre la fonction « Afficher les modifications » pour les ouvrages co-écrits (une fonctionnalité récente et très pratique) et l’historique des versions pour ouvrir les versions précédentes et, le cas échéant, les restaurer.

Certains utilisateurs mentionnent un utilitaire appelé Spreadsheet Compare (inclus dans certaines installations d'Office) permettant de comparer deux fichiers enregistrés. Pour l'utiliser, vous devez disposer d'une copie de la version précédente sur votre ordinateur ; il ne s'agit pas d'un bouton magique intégré à Excel, mais d'un outil distinct qui compare les classeurs et affiche les résultats. diferenciasC'est utile si vous ne travaillez pas dans le cloud, même si cela nécessite l'étape supplémentaire de conserver des versions locales.

Il est fréquent de lire sur les forums qu'« il n'existe aucun moyen natif, rapide et universel » de comparer une version quelconque avec la version actuelle sans préparer les données au préalable. Et cela se comprend : pour enregistrer chaque infime variation, les archives devraient stocker une quantité immense de données. métadonnéesCela augmenterait considérablement sa taille et compliquerait sa gestion, notamment pour les ouvrages mis à jour quotidiennement.

Si vous travaillez sous Windows, l'Explorateur de fichiers vous permet d'ajouter des colonnes d'informations (date de création, date de modification, etc.), mais il s'agit de métadonnées au niveau du fichier, et non d'un historique. changements par celluleUne autre option du système est la Historique des fichiersqui effectue des copies des fichiers modifiés afin de pouvoir les restaurer ; en contrepartie, il consomme de l’espace disque et n’est pas un visualiseur de fichiers. changements granulaires En tant que tel.

En résumé : si vous travaillez en collaboration avec Excel (OneDrive/SharePoint), utilisez l’option « Afficher les modifications » pour les modifications récentes et l’historique des versions pour les périodes plus longues. Si votre flux de travail est local, enregistrez les versions et, pour comparer les fichiers, pensez à utiliser des outils comme Spreadsheet Compare afin d’obtenir une vue d’ensemble des modifications. diferencias entre les fichiers.

L'écosystème permettant de visualiser les modifications apportées à un fichier Excel offre des solutions performantes pour le travail dans le cloud et la co-édition : le volet « Afficher les modifications » affiche l'état actuel des modifications, tandis que l'historique des versions et les paramètres SharePoint permettent d'étendre la période. En local, la comparaison nécessite l'enregistrement de copies et l'utilisation d'utilitaires externes. En connaissant les modifications enregistrées et celles qui ne le sont pas, et en veillant à une configuration appropriée, vous bénéficiez d'un contrôle réaliste et efficace du processus. trace d'Editions dans vos feuilles de calcul.

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Daniel Terrassa

Rédacteur spécialisé dans les problématiques technologiques et Internet avec plus de dix ans d'expérience dans différents médias numériques. J'ai travaillé comme éditeur et créateur de contenu pour des sociétés de commerce électronique, de communication, de marketing en ligne et de publicité. J'ai également écrit sur des sites Web d'économie, de finance et d'autres secteurs. Mon travail est aussi ma passion. Maintenant, à travers mes articles dans Tecnobits, j'essaie d'explorer toutes les actualités et les nouvelles opportunités que le monde de la technologie nous offre chaque jour pour améliorer nos vies.