Automatisations et raccourcis Outlook essentiels pour booster la productivité

Microsoft Outlook C'est l'un des outils les plus utilisés, tant dans le monde professionnel que personnel, pour gérer ses e-mails, son agenda et d'autres aspects de la productivité quotidienne. Ce que beaucoup ignorent, c'est que… En maîtrisant les automatisations et les raccourcis d’Outlook, les possibilités de performances de cet outil se multiplient.

En bref, un navigation plus agile Pour ceux qui travaillent quotidiennement avec beaucoup d'e-mails, de rendez-vous ou de tâches. Dans cet article, nous vous présenterons les raccourcis les plus importants pour gérer vos e-mails et votre calendrier, organiser vos contacts et vos tâches, et profiter d'autres fonctionnalités clés.

Raccourcis essentiels pour la rédaction et la gestion des e-mails dans Outlook

Pour ceux qui utilisent Outlook principalement comme client de messagerie, il existe un certain nombre de raccourcis clavier qu'il est judicieux de mémoriser dès le début.

• Ctrl + N: Créer un nouveau message
• Ctrl+Maj+M:Il sert également à composer un nouvel e-mail depuis n'importe où dans le programme
• Ctrl + R: Répondre à l'expéditeur
• Ctrl + Mayus + R: Répondre à tous les destinataires
• Ctrl + F: Transférer le courrier
• Ctrl + D: Supprimer le message sélectionné
• Alt+S o Ctrl+Entrée: Envoyer le message actuel
• Alt+I: Joindre des fichiers
• F7: Vérifier l'orthographe

Ces raccourcis vous permettent d’effectuer des actions clés sans lever les mains du clavier., ce qui est crucial si vous répondez à de nombreux e-mails d'affilée ou si vous écrivez de longs messages.

Raccourcis Outlook pour naviguer rapidement 

Non seulement vous pouvez créer et gérer rapidement des e-mails, mais vous pouvez également naviguer entre les différentes sections du programme avec une grande agilité à l'aide de ces raccourcis Outlook :

• Ctrl + 1: Accéder à l'e-mail
• Ctrl + 2: Ouvrir le calendrier
• Ctrl + 3:Voir la section contacts
• Ctrl + 4: Tâches d'accès
• Ctrl + Y: Choisissez le dossier à ouvrir

Grâce à ces touches, vous pouvez suivre l’ensemble de votre organisation sans avoir à cliquer sur différents onglets ou menus.

Le calendrier Outlook dispose de nombreux raccourcis pour maximiser son utilisation

Le calendrier dans Outlook est l'un de ses piliers et dispose également de nombreux raccourcis pour en tirer le meilleur parti :

• Ctrl + Maj + A: Créer un nouveau rendez-vous
• Ctrl + Maj + Q: Créer une demande de réunion
• Alt+H, M, R:Une autre façon de créer une réunion
• Ctrl + G: Aller à une date précise
• Alt + Page bas: Aller au mois suivant
• Alt + Page précédente: Aller au mois précédent
• Ctrl + Flèche droite: Le lendemain
• Ctrl + Flèche gauche: Jour précédent

En outre, vous pouvez afficher différentes périodes de temps en changeant le numéro utilisé avec Alt:

• Alt+1 : Un jour
• Alt+7 : Une semaine complète
• Alt+0 : Dix jours

Grâce à ces ressources, vous pouvez planifier et visualiser vos réunions en un coup d’œil, sans distractions visuelles.

Actions rapides pour les rendez-vous et les rappels

Plus de raccourcis Outlook : lorsque vous gérez plusieurs réunions ou rendez-vous, ces raccourcis vous seront utiles :

• Alt + A: Ouvrir un rendez-vous lorsqu'un avis apparaît
• Alt+S: Rappel de répétition
• Alt + D: Ignorer le rappel
• Alt+V, M: Ouvrir la fenêtre de notification

Gestion rapide des contacts, des notes et des tâches

Outlook vous permet également d’effectuer des actions rapides sur les contacts, les notes et les tâches :

• Ctrl + Shift + T: Créer une nouvelle tâche
• Ctrl + Maj + V: Déplacer un élément (e-mail, tâche ou rendez-vous) vers un autre dossier
• Alt+H, A, B: Ouvrir le carnet d'adresses
• Alt+H, C, G: Créer un groupe de calendrier

Ces outils sont parfaits pour ceux qui travaillent avec des groupes complexes ou des listes de distribution.

Fonctions internes et personnalisation dans Outlook

Il existe certains raccourcis Outlook qui nous aident à naviguer dans ses fonctions internes :

• Ctrl + E o F3: Accéder au champ de recherche
• Ctrl + M o F9: Synchroniser manuellement les e-mails
• Ctrl + Shift + G: Marquer ou décocher la conversation
• Retour arrière: Archiver la conversation sélectionnée
• Ctrl + Q: Marquer comme lu
• Ctrl + S: Marquer comme non lu

Ces fonctionnalités vous évitent de vous perdre dans les messages ou les dossiers et vous permettent de toujours rester au courant de ce qui se passe dans votre boîte de réception.

Options d'accessibilité et de personnalisation visuelle

Outlook ajoute des raccourcis pour les utilisateurs qui travaillent avec des fonctionnalités d’accessibilité :

• Alt+Ctrl+Maj+M: Activer les informations MSAA pour les lecteurs comme JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Attribuer un son à un avis

Vous pouvez également zoomer sur les e-mails :

• Ctrl + +: Zoom avant
• Ctrl + -: Zoom arrière

Ces raccourcis Outlook pratiques sont idéaux pour ceux qui ont besoin d’une personnalisation visuelle ou auditive de leur environnement.

Avec tous ces raccourcis bien intériorisés, il est possible travailler de manière beaucoup plus agile dans Microsoft OutlookDe la création d'e-mails à la planification d'événements ou à la gestion de tâches, Ces combinaisons de touches peuvent réduire considérablement les clics et le défilement sur l'écran.Même si cela peut sembler beaucoup à mémoriser au début, vous constaterez bientôt que vous les utiliserez automatiquement et remarquerez l'amélioration de votre productivité quotidienne.