Comment numériser un document et demander à Copilot d'en résumer ou d'en extraire des données ?

¿Comment puis-je numériser un document et demander à Copilot d'en résumer ou d'en extraire des données ? Vous avez un gros document papier, vous le numérisez, et vous vous retrouvez incapable de retrouver les passages importants sans y passer une bonne partie de l'après-midi ? Copilot peut être la solution idéale : une fois votre document papier converti en fichier numérique (PDF ou Word), l'IA de Microsoft est capable de… résumer le contenu, mettre en évidence les chiffres clés, voire extraire des données spécifiques avec des instructions simples en langage naturel.

Dans cet article, vous verrez, étape par étape, comment convertir un document physique en un fichier numérisé que Copilot peut lire.Vous apprendrez ensuite à lui demander de résumer ou d'extraire des informations spécifiques dans Word, OneDrive, Microsoft Edge et Windows Copilot. Vous découvrirez également comment créer des invites plus pertinentes, comprendre ses limitations actuelles et comment l'associer à d'autres outils pour obtenir des résultats plus avancés.

Du papier au Copilot : préparer le document numérisé

La première étape consiste à transformer le document papier en un fichier que Copilot peut comprendre.Copilot ne « lit » pas directement le document papier : il a besoin que le contenu soit dans un format numérique reconnaissable (idéalement du texte, et non pas une simple image dans un PDF).

Numérisez le document à l'aide d'une application ou d'un scanner physique.Vous pouvez utiliser le scanner de votre bureau ou des applications mobiles comme Microsoft LensUtilisez l'application appareil photo intégrée au scanner ou toute autre application de numérisation permettant l'enregistrement au format PDF ou Word (DOCX). Assurez-vous que :

• La résolution est suffisante (300 ppp suffisent généralement largement pour le texte).
• Le contraste doit être élevé., afin que la reconnaissance optique de caractères (OCR) fonctionne mieux.
• Numérisations dans la bonne orientation, pas de pages tordues ou inversées.

Activez la reconnaissance optique de caractères (OCR) lorsque cela est possible.De nombreuses applications de numérisation peuvent détecter automatiquement le texte d'un document et l'enregistrer au format PDF avec texte sélectionnable ou le convertir directement en Word. Si votre PDF est enregistré uniquement comme image intégrée, Copilot pourra créer un résumé général moins précis ; si le texte est reconnaissable, Les résumés et l'extraction des données seront beaucoup plus fiables..

Enregistrez le fichier dans un format compatible.Les formats avec lesquels Copilot fonctionne le mieux pour les résumés et les analyses sont :

• Word DOCX (texte natif, idéal pour des résumés détaillés).
• PDF avec texte reconnaissable (pas seulement une image scannée).
• Présentations PPTX et les tableurs XLSX, si le contenu y est structuré.

Téléversez le document numérisé sur OneDrive ou SharePoint.

Pour tirer le meilleur parti de Copilot avec les documents numérisés, il est préférable de les enregistrer sur OneDrive ou SharePoint.Ceci est essentiel, notamment dans l'environnement Microsoft 365 Copilot (pour le travail ou l'éducation), car de nombreuses fonctionnalités avancées dépendent du fait que le fichier se trouve dans le cloud Microsoft.

Transférez le document numérisé sur votre ordinateur ou appareil mobile. (Si vous l'avez numérisé avec un scanner physique, copiez-le via USB, e-mail, etc.), puis :

• Accéder onedrive.com avec votre compte professionnel, éducatif ou personnel.
• Faites glisser le fichier numérisé (PDF, Word, etc.) dans le dossier où vous souhaitez l'enregistrer ou utilisez le bouton de téléchargement de fichier.
• Si vous travaillez dans une organisation, vous pouvez également utiliser un Site SharePoint Documents partagés pour l'équipe.

L'enregistrement du fichier sur OneDrive ou SharePoint offre plusieurs avantages.Copilot peut générer des résumés automatiques lorsque vous ouvrez un fichier dans Word, vous pouvez demander des résumés depuis OneDrive sans ouvrir chaque fichier, et il est plus facile de partager le document accompagné d'un résumé généré par l'IA.

Résumez et interrogez des documents Word numérisés avec Copilot.

Si votre document numérisé est déjà au format Word ou si vous l'avez converti à partir d'un PDF, Copilot dans Word est probablement la méthode la plus pratique pour le résumer.Selon votre licence (Copilot pour Microsoft 365 ou Copilot Pro), vous verrez des options légèrement différentes, mais la logique reste la même.

Lorsque vous ouvrez un document long enregistré sur OneDrive ou SharePoint, Word peut afficher un résumé automatique en haut.Ce bloc récapitulatif généré par Copilot vous offre un aperçu rapide des principaux sujets, sans que vous ayez à tout lire depuis le début.

Pour consulter le résumé complet, cliquez simplement sur « Voir plus ».Vous pouvez y vérifier :

• Les points clés que Copilot considère comme les plus importants.
• Structure rapide des sections du document.
• Dans certains cas, références ou citations internes en indiquant de quelle partie du texte chaque idée provenait.

Si vous ne voyez pas de résumé automatique, vous pouvez le demander manuellement à Copilot.:

1. Ouvrez le document dans Word (de préférence en ligne si vous souhaitez bénéficier des dernières fonctionnalités).
2. Cliquez sur le bouton Copilote sur la bande pour ouvrir le panneau latéral.
3. Écrivez quelque chose comme « Résumer ce document » ou sélectionnez une suggestion récapitulative qui s'affiche.
4. Copilot générera un résumé sur le tableau de bord, souvent accompagné d'un bouton pour « Références » pour voir sur quelles parties du document il était basé.

Vous pouvez personnaliser le niveau de détail du résumé. en faisant défiler jusqu'à la fin du bloc récapitulatif (dans l'expérience de résumé automatique) et en choisissant entre :

• BrefUn résumé très concis, parfait pour une lecture rapide.
• Standard: équilibre entre taille et détails.
• Détaillé: idéal pour les documents complexes nécessitant beaucoup de contexte.

Utilisez Copilot dans Word pour extraire des données et comprendre les discussions.

Au-delà du simple « donnez-moi un résumé », Copilot peut vous aider à naviguer dans de longs documents numérisés.surtout lorsqu'il y a de nombreux commentaires ou des données numériques disséminés un peu partout.

L'onglet Discussion de Word vous permet de consulter toutes les conversations et tous les commentaires du document. En un coup d'œil, sans passer d'un commentaire à l'autre. Copilot peut :

• Générer un résumé de haut niveau de toutes les discussions.
• Liste des conversations clés ce qui compte vraiment.
• Vous pouvez ainsi développer les détails pour lire des suggestions spécifiques.

L'onglet Conclusions est idéal pour les documents contenant de nombreux chiffres ou indicateurs.Typique des rapports financiers, des rapports trimestriels ou des analyses commerciales. On y trouve des sections telles que :

• Chiffres clés: chiffres clés (bénéfices, croissance, marges…).
• Questions suggéréesVoici quelques exemples de questions que vous pourriez poser à Copilot pour approfondir le sujet.
• Un accès pour « Plus de questions pour Copilote »où vous pouvez soumettre vos propres requêtes.

Voici quelques conseils utiles pour les documents numérisés importés dans Word ::

• «Quels sont les indicateurs financiers les plus importants de ce rapport ? Indique le pourcentage de croissance et le bénéfice net.
• «Extraire tous les chiffres de croissance par région et les mettre sur un tableau.
• «Ce que les chefs d'entreprise doivent savoir à propos de ce rapport et pourquoi c'est pertinent pour l'entreprise.

Plus vous fournirez de contexte à Copilot, meilleures seront les réponses que vous obtiendrez.Indiquez à qui est destiné le résumé (équipe de direction, collègues du projet, client), le ton souhaité (informel, technique, formel) et l'usage que vous en ferez par la suite (présentation, courriel, rapport interne, etc.).

Résumez un ou plusieurs documents numérisés depuis OneDrive avec Copilot

Copilot dans OneDrive vous permet de générer des résumés sans même ouvrir les fichiers un par un.Cela s'avère pratique lorsque vous avez plusieurs documents numérisés (par exemple, des contrats, des rapports ou des manuels) et que vous souhaitez un aperçu rapide du contenu de chacun.

Pour utiliser Copilot directement dans OneDrive:

1. Allez à onedrive.com et connectez-vous avec votre compte (professionnel, éducatif ou personnel).
2. Sélectionner un ou jusqu'à 5 fichiers compatibles (Word, PDF, PowerPoint, Excel, etc.).
3. Cliquez sur le bouton Copilote qui apparaît dans la partie inférieure droite de la page.
4. Choisissez l'option « Résumer ce fichier » (ou la variante multifichier si disponible).
5. Le panneau Copilot s'ouvrira sur la droite et Le résumé commencera à être généré. des documents sélectionnés.

Une fois le résumé généré, vous pouvez poser des questions plus personnalisées. avec le bouton «Posez une question». Par exemple:

• « Créez un résumé axé sur ventes totales de produits en janvier«
• «Indiquez séparément les ventes de fruits et légumes de saison par rapport aux ventes annuelles de tous les produits.
• « Établir un résumé unique et combiné des cinq documents sélectionnés avec les principales conclusions communes.

Cette capacité à résumer plusieurs documents simultanément est particulièrement puissante. lorsque vous gérez de nombreux rapports similaires (par exemple, trimestriels ou par département) et que vous souhaitez une vue consolidée sans ouvrir manuellement chaque fichier.

Comment utiliser Copilot pour résumer ou traduire des articles et des PDF en ligne

Si votre document numérisé a été converti au format PDF et que vous l'ouvrez avec Microsoft Edge, vous pouvez également utiliser Copilot depuis le navigateur. pour résumer, traduire ou extraire directement des informations clés, sans passer par Word.

Pour résumer un PDF avec Copilot dans Microsoft Edge:

1. Ouvrez le fichier PDF avec Microsoft Edge (clic droit sur le PDF > « Ouvrir avec » > Microsoft Edge).
2. Cliquez sur le icône Copilote dans le coin supérieur droit pour ouvrir la barre latérale.
3. Choisissez votre style de conversation : Créatif, Équilibré o PrécisSelon que vous préfériez un résumé plus engageant et équilibré, ou un résumé très concis et précis.
4. Dans la barre latérale, demandez quelque chose comme « Résumer ce PDF » o « Mettez en évidence les principales conclusions de ce rapport ».

Copilot traitera le contenu du PDF et affichera un résumé direct dans la barre latérale.Si le PDF provient d'une numérisation avec du texte reconnu, le résultat sera bien meilleur ; s'il ne s'agit que d'une image, le résumé risque d'être plus superficiel.

Vous pouvez également lui demander d'effectuer des tâches spécifiques avec le PDF ouvert dans Edge.:

• «Veuillez traduire cet article en espagnol. préserver le format des sections.
• «En résumé : « afin que vous puissiez analyser le texte en ligne. »
• «Que dit cet article sur les causes principales ? du problème décrit.

Edge et Copilot servent également de « raccourci » pour les sites web longs.Vous pouvez lui demander de vous montrer les titres de la page d'accueil d'un site web (« Dis-moi la page d'accueil de xataka.com ») ou de résumer un article (« Que dit-on sur " »), bien que la qualité dépende de la structure du contenu de ce site web.

Résumer des PDF numérisés avec Windows Copilot

Windows Copilot intègre l'assistant directement dans le système d'exploitation. (dans les versions les plus récentes de Windows), vous pouvez donc interagir avec vos PDF numérisés depuis pratiquement n'importe quelle application.

Pour travailler avec un PDF numérisé dans Windows Copilot:

1. Ouvrir Windows Copilot depuis la barre des tâches (icône d'assistant à côté de la barre de recherche ; si elle n'apparaît pas, vérifiez que votre système Windows est à jour).
2. Faites glisser et déposez le fichier PDF dans la barre latérale Copilot ou utilisez le bouton pour télécharger un fichier.
3. Rédigez une invite en langage naturel comme « Résumez les points principaux de ce document » ou « Mettez en évidence les principales conclusions du rapport. »
4. Copilot traitera le document et vous présentera un résumé que vous pourrez affiner avec des instructions supplémentaires.

L'avantage de Windows Copilot est qu'il permet de régler la sortie à la volée.Par exemple, si vous analysez un rapport financier numérisé :

• Vous pouvez demanderCela met simplement en évidence les différences par rapport au trimestre précédent."
• SOIT "Établissez une liste de recommandations pratiques afin de réduire les coûts conformément à ce document.
• Même "Générez un tableau répertoriant les revenus, les dépenses et les bénéfices. par année qui apparaît dans le PDF.

Une fois que vous avez un résumé qui vous convient, vous pouvez l'enregistrer ou le partager.Copilot propose généralement l'option d'enregistrer au format Word ou fichier texte, et vous pouvez toujours copier-coller le contenu dans un e-mail, un rapport ou une conversation. Si vous utilisez OneDrive ou SharePoint, le partage avec votre équipe est encore plus simple.

Inclure des résumés automatiques lors du partage de documents Word

Si vous utilisez Word Online et avez accès à Copilot, vous pouvez ajouter un résumé généré par l'IA lorsque vous partagez un document en ligne.C'est très utile pour que quiconque reçoit le fichier sache d'un coup d'œil de quoi il s'agit et ce qu'il doit en faire.

Pour partager en ligne un document Word contenant un résumé de Copilot:

• Assurez-vous d'être à l'intérieur Word en ligneCette fonctionnalité n'est actuellement pas disponible sur les versions de bureau ou mobiles.
• Vérifiez que le fichier non crypté avec des étiquettes très strictes (par exemple, les étiquettes comme « Confidentiel » sont généralement cryptées ; les étiquettes comme « Public » ou « Général » ne le sont généralement pas).
• Appuyez sur le bouton "Partager" dans Word en ligne.
• Si le fichier répond aux exigences, un bouton s'affichera. Copilote dans le champ « Ajouter un message ».
• Cliquez sur le bouton Copilote et laissez-le faire. Analysez le document et générez le résumé..
• Vous pouvez modifier ce résumé avant de l'envoyer, puis partager le document avec qui vous voulez.

La personne qui recevra le lien recevra le document ainsi que ce résumé dans l'e-mail de notification.Cela leur permet de rattraper leur retard beaucoup plus rapidement, sans avoir à ouvrir immédiatement le fichier entier.

Utiliser Copilot au-delà des résumés : extraire des informations et créer du contenu

Une fois le document numérisé et compris par Copilot, le résumé n'est que le point de départ.Ce même outil peut vous aider à extraire des informations clés et à générer du nouveau contenu à partir du fichier.

Dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, Copilot peut:

• Résumer des documents WordFeuilles de calcul Excel et présentations PowerPoint.
• Résumé des conversations et réunions dans Teamsmettre en évidence les éléments d'action ou d'accords.
• Rédiger des résumés d'e-mails dans Outlook repérer les tâches et mentions importantes.
• Combiner les informations provenant de plusieurs documents générer un résumé conjoint ou un rapport unifié.

De plus, Copilot vous aide également dans de nombreuses tâches de productivité et de créativité. connexes (bien que toutes ne dépendent pas directement de la numérisation d'un document) :

• Répondre questions de culture générale et vous expliquer les concepts dans le style que vous souhaitez (comme si vous aviez cinq ans, de manière scientifique, familière, etc.).
• Traduire des mots, des paragraphes ou des articles entiers vers d'autres langues, qu'il s'agisse de textes copiés ou d'articles en ligne.
• Générez des e-mails, des scripts pour les réseaux sociaux, des essais, des poèmes ou des paroles de chansonsadapter le ton, la longueur et le style.
• Améliorez le style de vos propres textesExpliquez ce qui a changé et proposez des modèles ou des structures pour vos futurs écrits.
• Créer des formules Excel, vous aider grâce à des tutoriels étape par étape, suggérer des exercices, des menus, des idées de loisirs, des voyages, etc.

Pour les documents numérisés en particulier, l'essentiel est de poser des questions très précises sur leur contenu.« Quelles clauses juridiques sont incluses dans ce contrat ? », « Quelle est la durée de validité et quelles sont les pénalités prévues ? » ou « Établissez une liste des tâches découlant de ce rapport d’audit. »

Limitations actuelles de Copilot lors de la synthèse de documents numérisés

Bien que Copilot soit très puissant, il a ses limites, notamment lorsqu'il s'agit de documents longs ou mal numérisés.Il est utile d'être conscient de ces limitations afin d'éviter les surprises et d'ajuster ses attentes.

Dans l'environnement Microsoft 365 Copilot (travail):

• Le résumés automatiques à l'ouverture du document Elles n'apparaissent que si vous en possédez une. Licence Microsoft 365 Copilot et le fichier est dans OneDrive ou SharePoint.
• Si le fichier est enregistré à un autre emplacement, vous verrez peut-être une option pour l'ouvrir et générer un résumé, mais il ne s'affichera pas automatiquement au démarrage.
• Pour que Copilot puisse générer un résumé, le contenu de référence doit comporter au moins environ 20 mots.
• Les résumés détaillés se limitent à environ 1,5 million de mots, soit environ 300 pagesDe plus, vous devrez diviser le document.
• Bien que Copilot analyse l'intégralité du document, Parfois, elle n'inclut pas de citations des sections les plus avancées.Microsoft travaille à améliorer ce comportement.

De plus, la qualité du scan a un impact considérable.Un PDF mal scanné, avec un texte flou ou une mise en page étrange, entraînera l'échec de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et Copilot disposera de moins de texte « réel » avec lequel travailler, ce qui se traduira par des résumés plus vagues, voire des erreurs d'interprétation.

N'oubliez pas que Copilot, comme toute IA, peut avoir des hallucinations ou simplifier à l'excès ; de plus, Copier-coller des documents dans un chatbot Cela pourrait être un risqueC’est pourquoi il est toujours conseillé de relire ses résumés lorsque le document est important (contrats, rapports financiers, documentation juridique ou technique essentielle).

Conseils pour créer et améliorer vos résumés

La qualité des données que Copilot vous renvoie dépend beaucoup de la manière dont vous lui demandez de le faire.On appelle cela « l'incitation », et il s'agit essentiellement de l'art de donner de bonnes instructions.

Voici quelques bonnes pratiques pour obtenir des résumés et des extraits de données plus utiles ::

• Soyez précisIl est préférable de dire « Mettez en évidence les principales conclusions de la section d'analyse financière » plutôt qu'un générique « Résumez ceci ».
• Indiquez à qui est destiné le résumé."Résumez ce document à l'intention du comité de direction dans un style direct et sans jargon technique."
• Spécifiez le format« Dressez une liste à puces des 10 idées clés et une autre liste des principaux risques. »
• Réglez le niveau« Expliquez-le comme s'il s'agissait d'un élève de lycée » ou « Adoptez un ton technique et formel, comme dans un rapport académique ».

Lorsque le document numérisé est très long, il est plus efficace de le diviser.. Peut:

• Numérisez par chapitres ou sections et téléchargez chaque partie séparément.
• Demandez des résumés partiels, puis combinez-les en un seul à l'aide de Copilot.
• Utilisez les outils d'analyse de Copilot pour affiner les indicateurs et les résultats lors de vos tests de différentes invites.

Relisez toujours les résumés que vous comptez utiliser à des fins professionnelles ou académiques.Comparez ce qu'a écrit Copilot avec les sections clés, vérifiez les chiffres et, si nécessaire, demandez des clarifications ou des reformulations : « Expliquez clairement les différences entre le scénario A et le scénario B » ou « Développez davantage la section sur les risques réglementaires. »

Enfin, assurez-vous que Copilot, Edge et Windows sont à jour.Les versions plus récentes améliorent la compatibilité avec différents types de fichiers PDF (y compris certains scans plus complexes), affinent la reconnaissance de contenu et ajoutent des fonctionnalités de personnalisation et d'analyse supplémentaires. Activer les mises à jour automatiques est généralement le moyen le plus simple de garantir l'utilisation de la dernière version.

Numérisez un document, téléchargez-le sur le cloud et laissez Copilot s'en occuper pour vous. C'est une méthode qui devient très efficace pour survivre aux rapports interminables, aux contrats denses et aux PDF techniques : si vous numérisez avec une bonne qualité, convertissez en texte chaque fois que possible et posez des questions claires, Copilot vous fournit en quelques secondes des résumés, des chiffres clés et les actions en cours, vous aidant ainsi à prendre des décisions plus rapidement et à consacrer votre temps à ce qui compte vraiment, plutôt qu'à vous débattre avec des piles de pages.