Comment automatiser les messages Google Chat avec Workspace Studio

 

Recevoir un courriel important, une réponse à un formulaire ou un nouveau fichier dans Drive se termine généralement de la même manière : il faut que quelqu’un pense à en informer le reste de l’équipe. Google Workspace Studio Vous pouvez créer un flux qui détecte cet événement et envoie un Message automatisé sur Google Chatsans avoir à recopier les informations à la main.

L'essentiel est de bien choisir les personnes à notifier. Studio vous permet de vous envoyer une notification privée, d'écrire à une ou plusieurs personnes, de publier dans un espace ou de répondre à un message existant. Vous pouvez également intégrer des données d'événement à l'aide de variables et utiliser Gemini pour préparer le contenu avant l'envoi.

Comment créer un flux qui envoie des messages à Google Chat ?

Connectez-vous depuis votre ordinateur à studio.workspace.google.com et créez un nouveau flux. Tout d'abord, sélectionnez le activateurAutrement dit, l'événement déclencheur. Il peut s'agir d'une heure précise, de la réception d'un courriel, d'une réponse à un formulaire Google ou d'une modification dans une autre application compatible.

Ensuite, ajoutez l'étape Google Chat correspondant à votre objectif. Rédigez le message, sélectionnez les destinataires si nécessaire et utilisez-le. + Variables Pour insérer des informations sur le déclencheur ou les étapes précédentes. Par exemple, si le flux démarre à la réception d'un formulaire, vous pouvez inclure les données de cette réponse dans la notification au lieu d'envoyer systématiquement un texte générique.

Avant de l'activer, utilisez Exécuter le test Pour vérifier le résultat, n'oubliez pas que le test effectue des actions réelles : si l'étape envoie un message, celui-ci peut parvenir à son destinataire. Une fois l'exécution vérifiée dans l'onglet Activité, activez le flux pour qu'il s'exécute automatiquement.

Notification personnelle, message direct ou publication dans un espace

Studio propose plusieurs actions Google Chat qu'il convient de distinguer :

• Prévenez-moi dans le chat : Elle vous envoie une notification privée via une application de messagerie instantanée, indiquant le nom du flux. C'est pratique pour les rappels et les récapitulatifs que vous seul devez voir.
• Envoyer un message: Envoyez un message direct à une ou plusieurs personnes. Vous devez saisir leurs noms ou adresses dans le champ du destinataire.
• Publier dans un espace : Placez la notification dans l'espace de discussion de votre choix. Vous pouvez y inclure des variables telles que le nom d'un nouveau fichier ou les détails d'une requête.
• Répondre à un message : Elle répond à un message ou à une conversation spécifique. Le flux doit identifier le message auquel il répondra, généralement au moyen d'une variable de déclenchement.

Inscrivez une adresse e-mail à l'intérieur du texte Cela ne revient pas à ajouter un destinataire. Pour notifier quelqu'un par message privé, utilisez le champ prévu à cet effet. Si vous publiez dans un espace, cochez l'option permettant d'en informer les membres : une personne ne recevra cette notification que si elle est déjà membre de l'espace.

Exemple : recevoir un résumé quotidien de Gmail dans le chat

Une façon simple de commencer est d'utiliser le modèle de Résumé quotidien des courriels non lusLe flux comprend déjà trois éléments : un déclencheur programmé, une étape qui prépare le résumé avec l’IA et l’étape… Prévenez-moi par chatIl vous suffit de vérifier l'heure, la période de courriels que vous souhaitez résumer et le contenu de la notification.

Regardez le champ du message de chat : un variable avec résumé Généré à l'étape précédente, ce lien permet à chaque notification d'inclure de nouvelles informations. Si vous saisissez uniquement une phrase fixe et supprimez la variable, vous recevrez toujours la même phrase, même si Gemini a généré le résumé.

Le même schéma est utilisé pour notifier l'équipe lorsqu'une requête Forms arrive : il modifie le déclencheur pour une nouvelle réponse et termine le flux avec Publier dans un espaceN'incluez dans votre message que les champs du formulaire dont l'équipe a besoin pour traiter votre demande.

Que pouvez-vous automatiser à partir des messages reçus ?

Google Chat peut également être le point de départ Studio propose des déclencheurs pour détecter les nouveaux messages, les mentions ou certaines réactions au sein d'un flux de travail. Pour les messages, vous pouvez limiter le flux de travail à des espaces, des expéditeurs ou des mots clés spécifiques. Par exemple, une demande contenant le mot « urgent » peut créer une tâche ou générer une notification supplémentaire.

Vous pouvez transmettre le texte reçu à une étape de Demandez aux Gémeaux Utilisez sa réponse dans un message ultérieur. Pour ce faire, insérez la variable du message initial dans l'instruction adressée à Gemini, puis la variable de la réponse de Gemini dans l'étape de conversation. Examinez attentivement les réponses automatisées destinées à d'autres personnes ; certaines communications impliquant des utilisateurs externes peuvent nécessiter une approbation.

Si vous configurez un flux qui écoute un espace et publie dans ce même espace, cochez l'option correspondante. messages envoyés par les fluxStudio les ignore par défaut dans les déclencheurs afin d'empêcher une automatisation de redémarrer avec son propre message.

Exigences et limitations avant le lancement

Pour créer des flux, vous avez besoin d'un un ordinateur et un navigateur compatibleStudio est compatible avec certaines éditions Business, Enterprise et Éducation ; les comptes personnels peuvent y accéder s’ils participent aux expériences Google Workspace. Sur les comptes professionnels ou scolaires, l’administrateur peut restreindre l’accès à Studio, Gemini ou aux étapes Google Chat. Les utilisateurs de moins de 18 ans disposant d’un compte scolaire ne peuvent pas utiliser les étapes d’IA.

Google fixe un maximum de 25 flux créés par utilisateur y 20 étapes par fluxIl existe également une limite cumulée au nombre d'exécutions sur une période de 24 heures. Si cette limite est atteinte, les exécutions suivantes échoueront jusqu'à la réinitialisation du compteur. Pour éviter les exécutions inutiles, limitez les déclencheurs aux expéditeurs, espaces ou mots qui vous sont réellement pertinents.

Que vérifier si le message n'arrive pas ?

Ouvrir Mes flux pour confirmer que le flux est toujours actif et consulter Activité Pour identifier l'étape à laquelle l'erreur s'est produite, vérifiez le destinataire ou l'espace sélectionné, les variables utilisées dans le message et les autorisations Google Chat. Au sein d'une organisation, l'administrateur peut avoir bloqué l'accès de Studio à Chat, même si le reste du flux de travail fonctionne correctement.

Si vous utilisez un compte personnel et que vous recevez le message d'erreur indiquant que le message n'a pas pu être envoyé, Google recommande Ouvrez d'abord la conversation depuis Gmail. pour initialiser le service et relancer le flux. Si cette notification vous concerne, veuillez la rechercher dans la section correspondante. Applications Depuis Google Chat : « M’avertir dans le chat » envoie la notification depuis une application portant le nom du flux.

Pour planifier un seul message Google Chat dispose d'une fonction d'envoi programmé intégrée, sans aucune étape ni condition supplémentaire. Workspace Studio s'avère pertinent lorsqu'il est nécessaire de répéter un message, de répondre à un événement ou d'intégrer des données provenant de Gmail, Forms, Drive ou Gemini.