Qu'est-ce que le mode confidentiel de Gmail et quand faut-il l'activer ?

¿Qu’est-ce que le « mode confidentiel » de Gmail et quand faut-il l’activer ? Ce mode d'envoi spécial vous permet de limiter ce que le destinataire peut faire avec votre courriel.Cela empêchera les utilisateurs de transférer le document, d'en copier le texte, de télécharger les pièces jointes ou d'en imprimer le contenu. Vous pouvez également définir une date d'expiration ou même exiger un code SMS pour l'ouvrir. Ce système n'est pas infaillible, mais utilisé correctement, il réduit considérablement les risques liés à la manipulation d'informations sensibles.

Le mode confidentiel de Gmail est une méthode spéciale d'envoi d'e-mails. Dans ce mode, Google applique des restrictions au message et à ses pièces jointes, limitant ainsi la possibilité pour le destinataire de partager des informations. Lorsque vous activez ce mode, les options de partage habituelles du destinataire disparaissent. transférer, copier, télécharger et imprimer le contenu.

En plus de bloquer ces actions, Gmail vous permet de définir une date d'expiration. Concernant le message : passé ce délai, le destinataire ne pourra plus le consulter. Vous pouvez également révoquer manuellement l’accès à tout moment si vous regrettez votre envoi ou si vous constatez une erreur de la part du destinataire. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les documents confidentiels, les données personnelles ou les communications internes sensibles.

Cette fonctionnalité intègre également un système de vérification de mot de passe supplémentaire.Vous pouvez exiger que le destinataire saisisse un code pour ouvrir l'e-mail : soit une simple vérification (parfois envoyée par e-mail), soit un code envoyé par SMS sur son téléphone portable. Dans ce dernier cas, seule une personne ayant accès à ce numéro de téléphone pourra consulter le contenu.

Il est important de comprendre que le mode confidentiel ne chiffre pas comme par magie les courriels de bout en bout.En réalité, cela modifie la façon dont le contenu est diffusé. Gmail n'envoie pas le texte et les pièces jointes directement comme un message classique ; il génère plutôt un lien sécurisé accessible uniquement sous les conditions que vous avez définies (expiration, vérification, etc.).

Cette fonctionnalité est disponible à la fois pour les comptes Gmail personnels et pour Google Workspace.Dans un contexte professionnel, les administrateurs peuvent décider d'autoriser ou non son utilisation, soit sur l'ensemble du domaine, soit uniquement dans certaines unités organisationnelles (par exemple, en l'activant pour le service juridique et en la désactivant pour le reste).

Comment fonctionne le mode confidentiel en interne

Lorsque vous envoyez un message en mode confidentiel, Gmail ne transmet pas le corps du courriel « tel quel ». Le contenu est stocké sur les systèmes de Google et remplacé par un lien sécurisé. Pour un utilisateur Gmail, le résultat ressemble à un e-mail classique, mais en réalité, il accède à ce contenu hébergé de manière contrôlée.

Si le destinataire n'utilise pas Gmail, il recevra un message contenant un lien. Un lien du type « Afficher l'e-mail » ou similaire s'affiche. En cliquant dessus, vous accéderez à une page Google sécurisée où vous devrez vous connecter ou saisir le code de vérification, selon la configuration de l'envoi. Ainsi, vous gardez le contrôle quel que soit le fournisseur de messagerie du destinataire.

Les restrictions habituelles de ce mode affectent l'ensemble du contenu.Le message contiendra du texte, des images intégrées et des pièces jointes. Le destinataire pourra le lire et prévisualiser les pièces jointes si le format est compatible, mais n'aura pas accès aux fonctions permettant de les enregistrer sur son ordinateur, de les transférer à une autre personne ou d'imprimer le courriel depuis Gmail.

Il y a une limitation importante que vous devez garder à l'esprit.Même si les options de copie, de téléchargement ou d'impression sont bloquées, Gmail ne peut pas empêcher complètement quelqu'un de les utiliser. capture d'écranPrenez une capture d'écran avec votre téléphone ou utilisez un logiciel malveillant pour copier le contenu. Google tente de limiter les captures d'écran dans certains environnements, mais en pratique, il existe toujours un moyen de contourner cette protection.

Autre détail technique important : les courriels en mode confidentiel ne peuvent pas être programmés. Ces messages seront envoyés ultérieurement. Si vous utilisez régulièrement la fonction « Programmer l’envoi » pour envoyer des messages à une heure précise, sachez que cette fonction est incompatible avec le mode confidentiel : vous devrez les envoyer immédiatement.

Avantages, limites et quand l'activer

Le principal avantage du mode confidentiel est qu'il réduit la divulgation involontaire d'informations sensibles.Si un destinataire clique accidentellement sur « Transférer » ou tente de télécharger une pièce jointe pour la partager, cela lui sera tout simplement impossible. Ceci permet d'éviter de nombreuses erreurs courantes, tant dans un cadre professionnel que personnel.

L'expiration des messages est un autre point très intéressant.Vous pouvez limiter l'accès à un courriel à une journée, une semaine, un mois, voire plusieurs années (les durées habituelles vont de 1 jour à 5 ans). Passé ce délai, le contenu du message et ses pièces jointes ne seront plus accessibles au destinataire, même s'il peut encore le voir dans sa boîte de réception.

La possibilité de révoquer l'accès à tout moment constitue un filet de sécurité supplémentaire.Si vous avez envoyé un courriel à la mauvaise personne, inclus des informations que vous regrettez par la suite, ou si vous avez simplement changé d'avis, rendez-vous dans votre dossier « Éléments envoyés », ouvrez le courriel confidentiel et cliquez sur l'option permettant de supprimer l'accès. Dès lors, le destinataire ne pourra plus l'ouvrir.

Cependant, ce mode n'est pas une protection absolue et présente des limitations évidentes.Comme indiqué précédemment, cette méthode ne garantit pas le blocage des captures d'écran ou des photos, et si le destinataire a l'intention de trahir votre confiance, il trouvera toujours un moyen de sauvegarder les informations. De plus, dans les environnements d'entreprise aux politiques strictes, elle peut entrer en conflit avec les politiques d'archivage, d'audit ou de découverte électronique, car certains accès ne relèvent pas des flux de travail standard.

Il est conseillé d'activer le mode confidentiel dans les situations où un contrôle accru est nécessaire.Il est déconseillé d'envoyer des contrats, des certificats, des pièces d'identité, des informations financières, des données médicales, des communications internes confidentielles ou des liens qui doivent cesser de fonctionner à une date précise. Son utilisation doit être raisonnée, car elle complexifie la procédure pour le destinataire et peut engendrer des complications inutiles.

Comment envoyer un e-mail confidentiel depuis Gmail sur un ordinateur

La procédure pour utiliser le mode confidentiel depuis la version web de Gmail est assez intuitive.Mais il est important de suivre la procédure étape par étape pour être sûr de ne rien oublier. Le principe est simple : vous rédigez votre courriel comme d’habitude, puis, juste avant de l’envoyer, vous activez le mode et ajustez les paramètres d’expiration et de vérification.

Voici les étapes de base sur un ordinateur:

• Ouvrez Gmail et cliquez sur « Nouveau message ». pour créer un nouveau message.
• Indiquez le destinataire, l'objet et le contenu. à partir de l'e-mail, et joignez les fichiers que vous devez envoyer.
• En bas de la zone de composition, cliquez sur l'icône de cadenas avec une horloge. (Ceci est le bouton du mode confidentiel.) Si vous l'avez déjà utilisé et souhaitez modifier les paramètres, vous verrez l'option « Modifier ».
• Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous permettant de choisir la date d'expiration. du message et si vous souhaitez qu'un mot de passe soit requis.
• Dans la section mot de passe, vous pouvez choisir entre deux modes:
  • « Pas de mot de passe par SMS »Les utilisateurs qui ouvriront l'e-mail depuis l'application ou le site web Gmail pourront le consulter directement ; ceux qui n'utilisent pas Gmail pourront recevoir un code dans un autre e-mail pour vérifier leur identité.
  • « Mot de passe par SMS »Le destinataire devra saisir un code qui lui sera envoyé par SMS. Il est impératif d'indiquer le numéro de téléphone du destinataire, et non le vôtre.
• Une fois que tout est configuré, cliquez sur « Enregistrer ». puis envoyez l'e-mail comme d'habitude.

N'oubliez pas que le paramètre de mode confidentiel affecte à la fois le texte et les pièces jointes.Tout contenu de message est soumis aux restrictions d'expiration, de vérification et de copie ou de téléchargement que vous venez de définir.

Comment activer le mode confidentiel depuis votre téléphone portable

Si vous utilisez habituellement Gmail depuis votre mobile (Android ou iOS), vous disposez également du mode confidentiel.L'emplacement du paramètre change légèrement par rapport à la version de bureau, mais la logique est la même : vous rédigez le courriel et, avant de l'envoyer, vous activez l'option et choisissez comment vous souhaitez le protéger.

Pour utiliser le mode confidentiel dans l'application GmailLe déroulement général est le suivant :

• Ouvrez l'application Gmail sur votre smartphone Cliquez ensuite sur le bouton pour rédiger un nouveau courriel.
• Indiquez le destinataire, l'objet et le message.et joindre des fichiers si nécessaire.
• Appuyez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit depuis l'écran pendant que vous tapez.
• Sélectionnez l'option « Mode confidentiel ». dans le menu déroulant
• Un écran s'ouvrira pour configurer la date d'expiration et le mot de passe., avec des plages d'expiration similaires à celles du web (de 1 jour à 5 ans) et les deux options de vérification (standard ou SMS).
• Configurez les paramètres souhaités et cliquez sur « Enregistrer »..
• Envoyez l'e-mail normalementÀ compter de ce moment, toutes les restrictions définies s'appliqueront.

Au quotidien, cette procédure ne prend que quelques secondes de plus qu'un envoi normal.Il est donc judicieux de l'utiliser régulièrement si le contenu le justifie. Toutefois, n'oubliez pas d'informer le destinataire s'il n'est pas familiarisé avec ce système, afin d'éviter toute inquiétude lorsqu'un code lui est demandé ou qu'il se trouve dans l'impossibilité de transférer le message.

Comment ouvrir un courriel confidentiel en tant que destinataire

L'expérience vécue par une personne recevant un courriel confidentiel dépend de deux facteurs clés.Le fait qu'ils utilisent Gmail ou non, et que l'expéditeur ait activé la vérification du mot de passe (surtout par SMS), sont des éléments à prendre en compte. Malgré tout, la procédure est généralement assez simple et l'interface vous guide à chaque étape.

Si vous utilisez un compte Gmail et que l'expéditeur n'a pas demandé votre mot de passe par SMSDans la plupart des cas, vous pouvez ouvrir l'e-mail directement depuis le site web ou l'application mise à jour, sans aucune étape supplémentaire. Le message s'affichera comme d'habitude, mais sans les boutons « Transférer », « Télécharger » ou « Imprimer ». Si vous utilisez un autre client de messagerie connecté à Gmail (par exemple, Outlook), un lien tel que « Voir l’e-mail » peut apparaître et vous rediriger vers une page Google où vous devrez vous connecter.

Lorsque l'expéditeur active l'option « Mot de passe par SMS »Ce processus ajoute une étape de sécurité supplémentaire. Lorsque vous tenterez d'ouvrir le message, le système affichera un bouton du type « Envoyer le mot de passe ». En cliquant dessus, un code sera envoyé par SMS au numéro de téléphone que vous avez enregistré. Vous devrez saisir ce code à l'écran pour accéder au contenu.

Si votre adresse n'est pas une adresse Gmail (par exemple, si vous utilisez une adresse e-mail professionnelle ou d'un autre fournisseur)Vous recevrez également un message contenant un lien vous permettant d'« Afficher l'e-mail » dans l'interface sécurisée de Google. Vous serez alors invité à cliquer sur « Envoyer le mot de passe » et à consulter vos SMS ou, selon les paramètres de l'expéditeur, à consulter un e-mail supplémentaire contenant un code de vérification.

Dans tous les cas, les restrictions relatives à la copie, au transfert, au téléchargement ou à l'impression resteront en vigueur.Vous pourrez lire l'e-mail et, s'il n'a pas expiré et que votre accès n'a pas été révoqué, prévisualiser les pièces jointes compatibles ; mais vous n'aurez pas accès aux fonctionnalités habituelles de partage ou d'enregistrement de contenu directement depuis Gmail.

Que se passe-t-il lorsqu'un e-mail expire ou que l'accès est révoqué ?

Une fois la date d'expiration fixée par l'expéditeur atteinte, le message n'est plus accessible. Pour le destinataire, même si le message apparaît encore visuellement dans sa boîte de réception ou ses archives, lorsqu'il tentera de l'ouvrir, il constatera qu'il ne peut plus en consulter le contenu ou qu'un message l'informe que le courriel a expiré.

L'expéditeur peut également prendre l'initiative et révoquer l'accès avant la date d'expiration.Pour ce faire, ouvrez Gmail sur un ordinateur, accédez au dossier « Éléments envoyés », localisez le courriel confidentiel et cliquez sur « Retirer l’accès ». Dès lors, toute tentative du destinataire d’ouvrir le message affichera un message d’erreur ou un avertissement indiquant qu’il n’est plus autorisé à y accéder.

Si vous êtes la personne qui reçoit l'e-mail expiré ou l'erreur d'accès suppriméIl est fort probable que l'expéditeur ait décidé de couper l'accès ou que vous ayez dépassé le délai initialement prévu. Dans ce cas, votre seule option est de contacter cette personne pour prolonger la date d'expiration ou lui demander de vous renvoyer les informations dans un nouveau message confidentiel.

Des erreurs peuvent également survenir concernant les numéros de téléphone utilisés pour la vérification par SMS.Gmail ne prend en charge que les codes envoyés vers certains pays et régions (notamment l'Amérique du Nord, une grande partie de l'Amérique du Sud, l'Europe, l'Australie et certains territoires asiatiques comme la Corée, l'Inde et le Japon). Si vous essayez de configurer un numéro qui ne se trouve pas dans une région prise en charge, un message vous indiquera qu'il est impossible de l'utiliser.

Ces mécanismes d'expiration et de révocation sont particulièrement utiles dans le contexte professionnel. Lorsque des documents temporaires, des rapports sensibles ou des données personnelles ne doivent pas rester accessibles indéfiniment sont partagés, il est essentiel de définir des délais de partage précis afin de réduire considérablement la durée d'exposition des informations.

Gestion du mode confidentiel pour les administrateurs de Google Workspace

En entreprise, ce sont les administrateurs qui ont le dernier mot quant à la disponibilité ou non du mode confidentiel. Pour les utilisateurs. Depuis la console d'administration Google, cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée au niveau du domaine ou appliquée uniquement à certaines unités organisationnelles, conformément à la politique interne de l'entreprise.

Pour gérer cette fonction globalement au sein de l'organisation, l'administrateur doit:

• Connectez-vous à la console d'administration avec un compte disposant de privilèges d'administrateur..
• Accédez à la section « Applications », puis à « Google Workspace » et enfin à « Gmail »..
• Ouvrez la section « Paramètres utilisateur » et faites défiler vers le bas jusqu’à « Mode confidentiel »..
• Cochez ou décochez la case « Activer le mode confidentiel »et enregistrez les modifications.

Les changements ne sont généralement pas immédiats.Google indique que ces modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour se propager complètement à l'ensemble du domaine, bien qu'en pratique, elles soient souvent appliquées beaucoup plus rapidement. Il est conseillé d'en tenir compte lors de la planification d'un déploiement ou d'une modification de politique.

Si vous souhaitez gérer le mode confidentiel par unités organisationnelles (UO)La procédure est similaire, mais avant de modifier le paramètre, vous devez sélectionner l'unité organisationnelle concernée dans le panneau de gauche (par exemple, « Ressources humaines », « Finance », « Marketing », etc.). Ensuite, accédez à la section « Mode confidentiel », activez ou désactivez-le, puis enregistrez les modifications pour cette unité.

La désactivation du mode confidentiel empêche les utilisateurs d'envoyer des courriels en utilisant ce mode.Toutefois, cela n'empêche pas, en soi, leur réception. Si une organisation considère que les messages confidentiels entrants posent problème à des fins d'audit, de conformité ou d'archivage, elle doit établir des règles de conformité spécifiques pour le traitement de ce type de courriels.

Bloquer les messages entrants en mode confidentiel dans les entreprises

Certaines organisations préfèrent empêcher que les courriels confidentiels n'atteignent leurs utilisateursCes types de messages entravent l'inspection du contenu, l'archivage et les procédures de découverte électronique légale. Pour y remédier, Google Workspace propose un système de règles de conformité permettant d'identifier et de bloquer ces courriels dès leur réception sur le domaine.

La procédure générale de blocage des messages confidentiels entrants est la suivante:

• Dans la console d'administration, accédez aux paramètres Gmail. et accédez à la section consacrée à la « Conformité aux normes de contenu ».
• Cliquez sur « Configurer » pour créer un nouveau paramètreS'il existe déjà des règles, vous pouvez sélectionner « Ajouter une autre règle ».
• Attribuez un nom descriptif à la règle (par exemple, « Blocage du mode confidentiel entrant »).
• Dans la section « Messages concernés », sélectionnez l'option « Entrants ». de sorte que la règle ne s'applique qu'aux courriels qui arrivent sur le domaine.
• Dans la section des expressions, ajoutez une condition basée sur les métadonnées et choisissez comme attribut « Mode confidentiel Gmail », avec le type de correspondance « Le message est en mode confidentiel Gmail ».
• Dans le bloc Actions, sélectionnez « Rejeter le message ». et, si vous le souhaitez, rédiger un texte personnalisé qui sera automatiquement envoyé à l'expéditeur pour expliquer le motif du refus.
• Maintenez la règle et attendez que le virus se propage. (là encore, le délai maximal estimé est d'environ 24 heures).

Cette approche permet l'application de politiques de sécurité et de conformité très précises.Par exemple, vous pouvez bloquer la réception de courriels confidentiels provenant de l'extérieur de l'organisation tout en autorisant leur utilisation interne, ou les limiter à certains services. Tout dépend des besoins juridiques et opérationnels de chaque organisation.

Bonnes pratiques et conseils de sécurité pour l'utilisation du mode confidentiel

Bien que le mode confidentiel offre des niveaux de protection supplémentaires, il ne remplace pas le bon sens.Avant d'envoyer un courriel contenant des informations hautement sensibles, il convient de se demander s'il est réellement nécessaire de l'envoyer par courriel ou s'il ne serait pas plus prudent d'utiliser d'autres méthodes de chiffrement plus robustes ou de partage de fichiers sécurisé.

Il est fortement recommandé d'ajuster soigneusement la date d'expiration.Pour les documents extrêmement confidentiels, il peut être judicieux de fixer des délais courts (un jour, une semaine) ; pour les autres communications, comme les contrats en cours de révision qui nécessitent du temps, il est préférable d'accorder au destinataire un délai raisonnable. Fixer des délais excessivement courts ne fait que frustrer le destinataire et engendrer des renvois supplémentaires ou de la confusion.

Lorsque le risque est élevé, l'option de mot de passe par SMS est fortement recommandée.À condition de pouvoir gérer en toute sécurité le numéro de téléphone du destinataire et que celui-ci se trouve dans une région prise en charge par Google. Cette étape supplémentaire complique la tâche à toute personne ayant accédé au courriel (par exemple, en se connectant au compte sans autorisation) et qui souhaiterait en lire le contenu sans disposer également du numéro de téléphone du destinataire.

Il est essentiel de vérifier deux fois les adresses électroniques et les numéros de téléphone avant l'envoi.Une simple erreur de saisie peut envoyer l'information à la mauvaise personne ou empêcher le destinataire d'ouvrir le message. Il est également conseillé d'avertir le destinataire au préalable qu'il recevra un courriel confidentiel avec vérification, afin d'éviter toute confusion avec une tentative d'hameçonnage ou un spam.

En entreprise, le déploiement du mode confidentiel devrait s'accompagner d'une formation minimale.Expliquez le fonctionnement et les limites de cette fonction, les cas d'utilisation recommandés, les dates d'expiration habituelles et la procédure à suivre en cas de problème tel qu'un accès expiré ou des SMS non distribués. Cela permettra d'éviter que les utilisateurs n'aient recours à des solutions dangereuses par manque d'information.

Le mode confidentiel de Gmail devient un outil très pratique Pour maîtriser la diffusion d'informations par courriel, notamment grâce à des politiques claires, au bon sens et à d'autres mesures de sécurité complémentaires, il est essentiel de l'utiliser judicieusement. Cette approche permet une circulation plus sûre des données sensibles et réduit les risques d'inquiétude, tant sur le plan personnel que professionnel.