OCR : Tout sur la reconnaissance optique de caractères

L’une des avancées qui ont révolutionné la façon dont nous traitons l’information écrite dans le monde numérique est la Technologie OCR. Une solution qui nous permet de convertir des documents imprimés ou des images en texte numérique, ce qui peut nous faire gagner du temps et des efforts sur les tâches répétitives ou celles liées à la gestion des documents.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises gèrent une grande quantité de documents administratifs, de factures, de contrats et de documents juridiques. La numérisation de ces informations à l’aide de la technologie OCR non seulement améliorer l'efficacité, mais aussi facilite la recherche, l'édition et le stockage. Dans cet article, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur la reconnaissance optique de caractères : ce que c'est, comment elle fonctionne et quelles sont ses utilisations.

Qu'est-ce que l'OCR et à quoi sert-il ?

OCR signifie Reconnaissance optique de caractères. Traduit en espagnol : Reconnaissance optique de caractères. Cette technologie analyse les documents contenant du texte, tels que des images, des photographies ou des fichiers PDF, et les convertit en données pouvant être interprétées par un ordinateur.

Expliquée de manière très brève, la technologie OCR est capable de extraire les caractères visuels d'une image et les traduire en texte modifiable. Cela signifie que nous pouvons convertir un document numérisé en fichier. Word, Excel, JSON ou d'autres formats, ce qui facilite l'édition, la recherche et le traitement.

Pourquoi est-ce si intéressant ? La réponse est évidente : leur de nombreuses applications pratiques, allant de la numérisation des des fichiers physiques à l'automatisation des tâches dans des lieux de travail tels que les banques, les hôpitaux, les compagnies d’assurance, les agences de marketing, la logistique… Toute entreprise qui travaille avec de grands volumes d’informations.

Comment fonctionne la technologie OCR ?

Le processus de reconnaissance optique de caractères Il se compose de plusieurs étapes fondamentales dans lequel du matériel (comme un scanner ou un appareil photo) et un logiciel spécialisé sont combinés, qui utilise des algorithmes basés sur des modèles visuels et même de l'intelligence artificielle.

Voici les étapes clés de la technologie OCR :

1. Capture de documents: Une image du document est obtenue à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo.
2. Prétraitement : Le logiciel améliore la qualité de l’image en ajustant le contraste, en supprimant le bruit visuel et en détectant les bords.
3. Segmentation: Le système divise l'image en sections : blocs de texte, lignes, mots et enfin caractères.
4. Reconnaissance Chaque caractère est analysé et comparé à une base de données contenant des modèles de lettres, de chiffres et de symboles.
5. Post-traitement : Les erreurs éventuelles sont corrigées et le contenu est structuré pour être exporté au format numérique, tel que du texte brut ou du JSON structuré.

Bien que ce processus puisse paraître complexe à première vue, la vérité est que peut être exécuté en quelques secondes grâce à un logiciel moderne. Cela nous permet de profiter de la technologie OCR en temps réel, même à partir d'applications mobiles.

Types de technologie OCR

Là diverses variantes au sein de la technologie OCR, adaptée aux différents usages et types de documents. Tous les textes ne sont pas identiques et, par conséquent, selon le cas, des méthodes spécifiques sont utilisées pour assurer une lecture précise.

• OCR traditionnel : Utilisé pour les textes imprimés, les livres, les rapports ou tout document dactylographié.
• ICR (Reconnaissance intelligente des caractères): Spécialisée dans la reconnaissance de documents manuscrits, tels que les formulaires manuscrits. Utilise l'IA pour améliorer sa précision.
• OMR (Reconnaissance optique des marques): Identifie les marques, telles que les cases cochées, les signatures ou les logos. Largement utilisé dans les enquêtes, les examens ou les loteries.
• OWR (Reconnaissance optique de mots): Identifie des mots entiers au lieu de caractères individuels lorsque vous travaillez avec des textes clairs et bien structurés.

Le choix de la variante dépendra du type de document et de la complexité de son contenu visuel. Par exemple, un passeport nécessite l'ICR pour lire les signatures, tandis qu'un formulaire à choix multiples nécessite l'OMR.

Avantages de l'utilisation de l'OCR dans les entreprises et les organisations

La mise en œuvre de la technologie OCR offre des avantages évidents pour toute organisation qui gère des documents. Grâce à ce système, les processus qui nécessitaient auparavant du travail manuel et étaient très sujets aux erreurs peuvent être automatisés. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Gain de temps: Le traitement automatique des documents permet d’économiser des heures de saisie manuelle.
• Réduction d'erreur : Il réduit les erreurs inhérentes au travail humain, telles que les erreurs de frappe.
• Accès rapide aux informations : Permet de rechercher des noms, des dates ou des données clés dans des fichiers numérisés.
• Coûts d’exploitation réduits : Réduit le besoin d’imprimer, de stocker ou d’envoyer des documents physiques.
• Plus de sécurité : Les documents numériques peuvent être cryptés et protégés avec un accès restreint.
• Améliorer l'expérience client : Les processus tels que la vérification d’identité et le service client sont rationalisés.

Utilisations les plus courantes de la technologie OCR

L’OCR a des applications pratiques dans de nombreux secteurs. Et avec l’évolution des logiciels, de plus en plus de tâches peuvent être automatisées grâce à cet outil. Certaines des utilisations les plus courantes sont :

• Vérification d'identité: Numérisation de pièces d'identité, de passeports ou de permis de conduire pour vérifier les informations personnelles.
• Intégration numérique : Enregistrez de nouveaux clients auprès des banques ou des entreprises en numérisant des documents à partir d'applications mobiles.
• Processus de facturation : Extraire les informations sur les dépenses pour les systèmes comptables ou ERP.
• Reconnaissance des plaques d'immatriculation : Contrôle des véhicules dans les systèmes de circulation ou de stationnement.
• Lecture des ordonnances médicales : Extraire des données à partir d’instructions médicales dans les hôpitaux ou les pharmacies.
• Accessibilité pour les personnes malvoyantes : Transformez le texte en voix ou en formats accessibles.

Documents pouvant être traités avec OCR

Grâce à la polyvalence de l’OCR, il peut être appliqué à différents types de documents. Tant qu’ils sont dans un format visuel reconnaissable, ils peuvent être envoyés via des applications Web, des e-mails ou des appareils mobiles.

Parmi les supports les plus courants, on trouve :

• PDF (scanné ou généré à partir d'une image)
• Images aux formats JPG, PNG, BMP, TIFF

Et les types de documents les plus traités sont :

• factures et reçus
• Documents d'identité (carte d'identité, passeports, permis)
• Contrats et formulaires
• Bons de livraison et preuve de livraison
• Ordonnances, immatriculations de véhicules et relevés bancaires

Outils et services OCR disponibles

Il existe différentes options pour appliquer l'OCR en fonction de vos besoins. Des outils gratuits pour des travaux ponctuels aux solutions commerciales intégrées.

• Logiciel de bureau : Programmes comme ABBYY FineReader vous permet d'appliquer l'OCR de manière professionnelle.
• Application mobile: Applications qui utilisent l'appareil photo de votre téléphone pour numériser et convertir du texte en temps réel.
• Services en ligne: Sites Web sur lesquels vous pouvez télécharger un fichier et le télécharger déjà traité sans avoir à installer quoi que ce soit.

En outre, De nombreuses plateformes de gestion de documents incluent des modules de technologie OCR intégrés. Cela facilite son utilisation régulière dans les flux de fichiers, la gestion comptable ou le stockage sécurisé.

La numérisation des documents n’a jamais été aussi nécessaire qu’aujourd’hui. Tant pour des raisons d’efficacité que de durabilité. L’application de l’OCR est sans aucun doute l’un des moyens les plus efficaces pour réduire l’utilisation de papier, améliorer l’accès à l’information et optimiser les processus répétitifs qui nécessitaient auparavant des heures d’intervention humaine.