Guide complet sur les listes Microsoft : qu'est-ce que c'est et comment ça marche

Au sein de l'écosystème Microsoft 365, Listes Microsoft C'est l'un des outils essentiels organiser, suivre et partager des informations de manière structurée. Du suivi des problèmes et des projets à l’intégration des employés et à la gestion des ressources, cette application se distingue par sa flexibilité et sa facilité d’utilisation.

Si vous travaillez en équipe ou souhaitez simplement gardez vos informations organisées et accessibles de n'importe où, voici une solution à ne pas négliger. Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce que vous pouvez faire avec Listes Microsoft et comment utiliser leurs modèles. Nous examinerons également votre interaction avec d’autres applications telles que SharePoint ou Teams.

Qu'est-ce que Microsoft Lists et comment fonctionne-t-il ?

Microsoft Lists est une application Microsoft 365 conçue pour suivi intelligent des informations. Vous pouvez travailler avec lui depuis le Web, le mobile ou même directement depuis Microsoft Teams grâce à son intégration complète.

En fait, agit comme une base de données simple et visuelle, composé de lignes et de colonnes dans lesquelles vous pouvez inclure du texte, des images, des fichiers, des dates, des personnes attribuées, des hyperliens et bien plus encore. Grâce à son système de visualisation, vous pouvez afficher les informations de différentes manières selon l'objectif : grille (option par défaut), liste, calendrier ou galerie. La liste est similaire mais sans possibilité de modification en ligne. La galerie est bien adaptée au contenu visuel et le calendrier est parfait si vous souhaitez afficher les éléments classés par date.

Lorsque vous créez une nouvelle liste, vous pouvez partir de zéro, utiliser une liste existante comme modèle ou importer un tableau Excel. Vous pouvez également compter sur les nombreux modèles préconçus que Microsoft propose pour des cas d'utilisation spécifiques.

Toutes les listes peuvent être personnalisées visuellement: Modifiez les couleurs d'arrière-plan, attribuez des icônes spécifiques et appliquez des règles qui modifient leur apparence en fonction de leur état. Par exemple, un élément avec le statut « Approuvé » peut apparaître sur un fond vert, tandis qu’un élément avec le statut « En cours de révision » apparaîtra en orange.

 

Modèles préconçus pour chaque besoin

Si vous avez peu de temps pour créer une liste à partir de zéro, Microsoft Lists inclut des modèles utiles adaptés à différents scénarios. Ces modèles sont conçus pour être utilisés en quelques clics, tout en conservant une structure spécifique, des champs personnalisés, des vues et des styles visuels.

Voici quelques-uns des plus populaires :

• Modèle de gestion des problèmes : Idéal pour suivre les incidents avec leur statut, leur priorité et les parties responsables.
• Modèle d'itinéraire d'événement : organise tous les détails d'un événement dans une structure claire et modifiable.
• Modèle de patient : Pour les milieux de soins, il permet d'enregistrer l'état, les observations et les besoins de chaque patient.
• Modèle de demande de prêt : suivi et contrôle du processus d’approbation des prêts.

Options d'organisation, de formatage et de règles

En plus des points de vue déjà mentionnés, Vous pouvez adapter chaque liste à votre flux de travail établir des filtres, des regroupements, des tris et des règles automatisées. Voici quelques-unes des possibilités :

• Configurer des alertes par e-mail lorsqu'un statut change ou qu'un nouvel élément est ajouté.
• Modifier le format de manière conditionnelle selon le contenu : couleurs, icônes, styles.
• Éléments de groupe par priorité, date, statut, etc.
• Créer de nouvelles listes à partir d'autres listes, en copiant la conception et la structure.
• Importer des données depuis Excel avec reconnaissance automatique des colonnes.

Toutes ces fonctions vous permettent de gagner du temps et assurer la cohérence visuelle et des données au sein de l'équipe, en particulier dans les projets collaboratifs où plusieurs personnes sont impliquées.

Enregistrer et accéder aux listes

L’un des avantages de Microsoft Lists est son intégration native avec l’écosystème Microsoft 365. Vous pouvez enregistrer vos listes sur des sites comme SharePoint ou une onedrive usage personnel uniquement. Si vous travaillez en équipe, il est plus courant de les héberger sur un site SharePoint partagé avec tous les membres.

Les listes s'ouvrent en mode plein écran pour une édition facile, et vous pouvez voir exactement où la liste est stockée à partir de l'URL ou de la barre d'outils. Depuis l'interface standard, vous pouvez créez, modifiez, partagez et exportez facilement des éléments.

Listes de partage : autorisations, accès et collaboration

Partager une liste est aussi simple que générer un lien ou inviter des membres spécifiques. Vous pouvez donner un accès complet (lecture + modification) ou en lecture seule. De plus, vous pouvez définir une date d'expiration du lien, le protéger par mot de passe et même choisir si les destinataires peuvent apporter des modifications.

Vous pouvez également partager un seul élément de liste, plutôt que la base de données entière. Des commentaires peuvent être laissés sur des éléments individuels., ce qui améliore la collaboration sans avoir besoin d'envoyer des e-mails.

Les autorisations sont gérées via SharePoint et sont héritées par défaut. à partir du site où la liste est enregistrée. Cependant, vous pouvez les modifier pour adapter l'accès à certaines personnes uniquement ou restreindre certaines actions.

Microsoft Lists et son intégration avec d'autres applications

Le véritable potentiel des listes apparaît lorsqu’elles sont combinées avec d’autres outils de l’environnement Microsoft. Être complètement intégré à SharePoint, Microsoft Teams et Planner, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

• Ajouter des listes sous forme d'onglets dans un canal Teams, facilitant l'accès direct depuis la conversation d'équipe.
• Utilisation de listes comme composant WebPart sur une page SharePoint pour afficher des informations en direct sur votre intranet.
• Configurer des règles ou des automatisations qui connectent les listes à Power Automate ou Power Apps, pour les flux personnalisés.
• Lier des tâches depuis le planificateur ou les tâches à faire pour centraliser la gestion des tâches.

Tout cela fait partie de la vision de Microsoft 365 en tant que une plateforme connectée où toutes les applications communiquent entre elles pour améliorer la productivité et la transparence du travail.

Listes Microsoft sur les appareils mobiles

La version mobile de Microsoft Lists est disponible pour Android y iOS. permettre créer, afficher et modifier des listes depuis votre mobile, que ce soit au bureau, à la maison ou en voyage. Voici quelques choses que vous pouvez faire :

• Afficher les listes récentes et favorites.
• Édition complète des éléments de la liste.
• Accès hors ligne.
• Capturez des photos et scannez les codes QR.
• Interface adaptative, avec prise en charge du mode sombre et de l'orientation horizontale.

Il dispose également des mêmes fonctionnalités de sécurité que le bureau, avec la prise en charge d'Intune pour MDM et MAM. L'accès nécessite un compte Microsoft professionnel avec accès à SharePoint ou Office 365.

Cas d'utilisation des listes Microsoft

Au fur et à mesure que l’outil a évolué, Plusieurs façons créatives d’exploiter les listes Microsoft ont été développées dans des contextes différents. Voici quelques-uns des plus remarquables :

• Organisation de contenu pour les réseaux sociaux. À l'aide du modèle de planification de contenu, vous pouvez organiser des campagnes, planifier des publications, inclure des images, des liens et des dates de publication. Très utile pour les équipes marketing.
• Contrôle d'accès et de visiteurs. Les listes vous permettent de générer un enregistrement pour chaque visiteur avec son nom, sa photo d'identité et ses dates d'entrée et de sortie. Vous pouvez même programmer une notification automatique au portier lorsque quelqu'un part.
• Suivi des tickets clients. En utilisant les listes comme un mini-CRM, vous pouvez attribuer des responsabilités, consigner les problèmes, hiérarchiser et laisser des commentaires sur l'état des tickets.
• Gestion de projet simple. Si vous n'avez pas besoin d'un outil complexe, Lists vous permet d'effectuer un suivi de base avec des tâches, des délais et des vues de calendrier. Vous pouvez même recevoir des alertes lorsqu'une tâche change.
• Inventaire et ressources informatiques. Avec les Listes, vous pouvez suivre tous vos équipements d'entreprise et leurs données associées : date d'achat, garantie, service, localisation, etc. Tout est visuel et filtrable en un clic.
• Intégration de nouveaux employés ou fournisseurs. Une liste de contrôle d'intégration permet de suivre toutes les tâches et tous les documents d'un nouvel employé. Marquer des éléments comme « terminés » peut déclencher des notifications au service concerné.

En bref, Microsoft Lists propose une manière polyvalente, visuelle et collaborative de gérer des informations dynamiques. Qu'il s'agisse d'une solution de suivi, d'un outil d'organisation ou d'un complément à d'autres plateformes comme Teams ou SharePoint, il s'avère parfaitement adapté à tout type d'utilisateur ou d'entreprise.