Wat is de fertroulike modus fan Gmail en wannear moatte jo it ynskeakelje?

¿Wat is de "fertroulike modus" fan Gmail en wannear moatte jo it aktivearje? Dizze spesjale ferstjoermodus lit jo beheine wat de ûntfanger mei jo e-post dwaan kin.It sil foarkomme dat brûkers it trochstjoere, de tekst kopiearje, taheaksels downloade of de ynhâld printsje. Jo kinne ek in ferfaldatum ynstelle of sels in sms-koade fereaskje om it te iepenjen. It is net feilich, mar as it goed brûkt wurdt, ferminderet it de risiko's signifikant by it wurkjen mei gefoelige ynformaasje.

De fertroulike modus fan Gmail is in spesjale manier om e-mails te ferstjoeren Yn dizze modus past Google beheiningen ta oan it berjocht en de bylagen, wêrtroch't de ûntfanger de mooglikheid om ynformaasje te dielen beheint. As jo ​​dizze modus aktivearje, ferdwine de gewoane dielopsjes fan 'e ûntfanger. trochstjoere, kopiearje, downloade en printsje de ynhâld.

Neist it blokkearjen fan dy aksjes kinne jo mei Gmail in ferfaldatum ynstelle. Foar it berjocht: nei dy perioade sil de ûntfanger it net mear sjen kinne. Jo kinne tagong ek op elk momint manuell ynlûke as jo spyt hawwe fan wat jo ferstjoerd hawwe of in flater fan 'e kant fan' e ûntfanger ûntdekke. Dit is foaral nuttich by it omgean mei fertroulike dokuminten, persoanlike gegevens of gefoelige ynterne kommunikaasje.

De funksje omfettet ek in ekstra wachtwurdferifikaasjesysteemJo kinne fereaskje dat de ûntfanger in koade nedich hat om de e-post te iepenjen: in ienfâldige ferifikaasje (dy't yn guon gefallen per e-post ferstjoerd wurdt) of in koade dy't per sms nei de mobile tillefoan fan 'e ûntfanger ferstjoerd wurdt. Yn dit twadde senario sil allinich ien mei tagong ta dat tillefoannûmer de ynhâld sjen kinne.

It is wichtich om te begripen dat fertroulike modus e-post net magysk fan ein oant ein fersiferet.Ynstee dêrfan feroaret it hoe't de ynhâld levere wurdt. Gmail ferstjoert de tekst en bylagen net direkt lykas in normaal berjocht; ynstee genereart it in feilige keppeling dy't allinich tagonklik is ûnder de betingsten dy't jo ynsteld hawwe (ferrindatum, ferifikaasje, ensfh.).

Dizze funksje is beskikber foar sawol persoanlike Gmail-akkounts as Google Workspace.En yn bedriuwsomjouwings kinne behearders beslute oft se it gebrûk wol of net tastean wolle, itsij oer it hiele domein of allinich yn bepaalde organisatoaryske ienheden (bygelyks, it ynskeakelje foar de juridyske ôfdieling en it útskeakelje foar de rest).

Hoe fertroulike modus yntern wurket

As jo ​​in berjocht yn fertroulike modus ferstjoere, leveret Gmail de e-posttekst net "sa't it is". nei de tsjinner fan 'e ûntfanger. Wat it docht is de ynhâld opslaan op 'e systemen fan Google en ferfange troch in kontroleare keppeling. Foar ien dy't Gmail brûkt, liket it resultaat op in normale e-post, mar yn werklikheid krije se tagong ta dy hostearre ynhâld op in behearde manier.

As de ûntfanger gjin Gmail brûkt, krije se in berjocht mei in keppeling. fan it type "E-post besjen" of ferlykber. As jo ​​derop klikke, iepenet in feilige Google-pagina wêr't jo jo oanmelde moatte of de ferifikaasjekoade ynfiere moatte, ôfhinklik fan hoe't jo de levering ynsteld hawwe. Op dizze manier behâlde jo de kontrôle, nettsjinsteande de e-postprovider fan 'e ûntfanger.

Typyske beheiningen yn dizze modus hawwe ynfloed op it heule ynhâldspakketTekst, ynbêde ôfbyldings en taheaksels. De ûntfanger sil it lêze kinne en foarbylden fan taheaksels besjen as it formaat kompatibel is, mar sil gjin tagong hawwe ta de funksjes om se op har kompjûter op te slaan, se troch te stjoeren nei in oar persoan, of de e-post fanút Gmail te printsjen.

Der is ien wichtige beheining dy't jo yn gedachten moatte hâlde.Sels as kopiear-, download- of printopsjes blokkearre binne, kin Gmail net folslein foarkomme dat immen dat docht. skermôfbyldingNim in skermôfbylding mei jo tillefoan of brûk kweade software om de ynhâld te kopiearjen. Google besiket skermôfbyldings yn guon omjouwings te beheinen, mar yn 'e praktyk is der altyd in manier om dizze beskerming te omzeilen.

In oar wichtich technysk detail is dat e-mails yn fertroulike modus net pland wurde kinne. om letter ferstjoerd te wurden. As jo ​​ien binne dy't altyd "Ferstjoere planne" brûkt om berjochten op in spesifyk tiidstip te ferstjoeren, tink derom dat dizze funksje net kompatibel is mei fertroulike modus: jo moatte se fuortendaliks ferstjoere.

Foardielen, beheiningen, en wannear't jo it aktivearje moatte

It wichtichste foardiel fan fertroulike modus is dat it de ûnbedoelde bleatstelling fan gefoelige ynformaasje ferminderet.As in ûntfanger per ongelok op "Trochstjoere" klikt of besiket in taheaksel te downloaden om te dielen, kinne se dat gewoan net. Dit foarkomt in protte faak foarkommende flaters yn sawol wurk- as persoanlike ynstellingen.

It ferrinnen fan berjochten is in oar tige nijsgjirrich puntJo kinne derfoar kieze om in e-post allinich tagonklik te meitsjen foar in dei, in wike, in moanne of sels ferskate jierren (typyske perioaden binne fan 1 dei oant 5 jier). Nei dy tiid binne sawol de berjochttekst as alle taheaksels net mear beskikber foar de ûntfanger, sels as se it noch yn har postfak sjogge.

De mooglikheid om tagong op elk momint yn te lûken foeget in ekstra feilichheidsnet ta.As jo ​​in e-post nei de ferkearde persoan stjoerd hawwe, ynformaasje opnommen hawwe dêr't jo letter spyt fan hawwe, of gewoan fan gedachten feroare hawwe, gean dan gewoan nei jo map Ferstjoerde items, iepenje de fertroulike e-post en klikje op de opsje om tagong te ferwiderjen. Fan dat momint ôf kin de ûntfanger it net mear iepenje.

Dizze modus is lykwols gjin absolute beskerming en hat dúdlike beheiningen.Lykas earder neamd, kin it it blokkearjen fan skermôfbyldings of foto's net feilich meitsje, en as de ûntfanger fan doel is jo fertrouwen te skeinen, sille se altyd manieren fine om de ynformaasje te bewarjen. Fierder kin it yn strange bedriuwsomjouwings yn konflikt komme mei argyf-, kontrôle- of eDiscovery-belied, om't guon tagong bûten standert workflows falt.

It is oan te rieden om de fertroulike modus te aktivearjen yn situaasjes wêr't jo ekstra kontrôle nedich binne.It wurdt net oanrikkemandearre om kontrakten, sertifikaten, identiteitsdokuminten, finansjele ynformaasje, medyske gegevens, gefoelige ynterne kommunikaasje of keppelings dy't op in spesifike datum ophâlde moatte mei wurkjen te ferstjoeren. It moat net sûnder ûnderskied brûkt wurde, om't it stappen tafoeget foar de ûntfanger en dingen yngewikkelder meitsje kin as se it net nedich binne.

Hoe kinne jo in fertroulike e-post fan Gmail op in kompjûter ferstjoere

It proses foar it brûken fan fertroulike modus fanút de webferzje fan Gmail is frij yntuïtyf.Mar it is de muoite wurdich om it stap foar stap troch te gean om der wis fan te wêzen dat jo neat misse. It idee is dat jo jo e-post lykas gewoanlik skriuwe en, krekt foardat jo it ferstjoere, de modus aktivearje en de ynstellings foar ferfaldatum en ferifikaasje oanpasse.

Dit binne de basisstappen op in kompjûter:

• Iepenje Gmail en klik op "Skriuw" om in nij berjocht te meitsjen.
• Skriuw de ûntfanger, it ûnderwerp en de ynhâld op út 'e e-post, en hechtsje de bestannen ta dy't jo ferstjoere moatte.
• Klik ûnderoan it opstelfak op it slotikoantsje mei in klok. (Dit is de knop foar fertroulike modus.) As jo ​​it al brûkt hawwe en de ynstellings feroarje wolle, sille jo de opsje "Bewurkje" sjen.
• In pop-upfinster sil iepenje wêr't jo de ferfaldatum kinne kieze. fan it berjocht en oft jo in wachtwurd fereaske wolle.
• Yn it wachtwurdseksje kinne jo kieze tusken twa modi:
  • "Gjin wachtwurd fia SMS"Brûkers dy't de e-post iepenje fanút de Gmail-app of webside sille it direkt sjen kinne; dyjingen dy't gjin Gmail brûke, kinne in in oare e-post in koade krije om har identiteit te ferifiearjen.
  • "Wachtwurd fia SMS"De ûntfanger moat in koade ynfiere dy't fia in tekstberjocht nei harren stjoerd wurdt. It is ferplicht om it tillefoannûmer fan 'e ûntfanger yn te fieren, net jo eigen.
• As jo ​​alles ynsteld hawwe, klikje jo op "Bewarje" en ferstjoer dan de e-post lykas jo normaal soene dwaan.

Tink derom dat de ynstelling foar fertroulike modus sawol tekst as bylagen beynfloedet.Alle berjochtynhâld is ûnderwurpen oan de ferfaldatum, ferifikaasje en kopiear- of downloadbeperkingen dy't jo krekt definieare hawwe.

Hoe kinne jo de fertroulike modus aktivearje fan jo mobile tillefoan

As jo ​​normaal Gmail brûke fan jo mobyl (Android of iOS), hawwe jo ek de fertroulike modus by de hân.De lokaasje fan 'e ynstelling feroaret wat yn ferliking mei de buroblêdferzje, mar de logika is itselde: jo stelle de e-post op en, foardat jo it ferstjoere, aktivearje jo de opsje en kieze jo hoe't jo it beskermje wolle.

Om fertroulike modus te brûken yn 'e Gmail-appDizze algemiene stream folget:

• Iepenje de Gmail-app op jo smartphone en klik op de knop om in nije e-post te skriuwen.
• Skriuw de ûntfanger, it ûnderwerp en it berjocht open hechtsje bestannen ta as it nedich is.
• Tik op it menu mei trije punten yn 'e rjochter boppeste hoeke fan it skerm wylst jo oan it typen binne.
• Selektearje de opsje "Fertroulike modus" yn it útklapmenu.
• In skerm sil iepenje om de ferfaldatum en it wachtwurd yn te stellen., mei ferfaldatums fergelykber mei dy op it web (fan 1 dei oant 5 jier) en de twa ferifikaasjeopsjes (standert of SMS).
• Konfigurearje de winske ynstellings en klikje op "Bewarje".
• Stjoer de e-post normaalFan dat momint ôf sille alle definiearre beheiningen jilde.

Yn deistige operaasjes duorret dizze proseduere mar in pear sekonden langer as in normale ferstjoering.Dêrom is it rendabel om it regelmjittich te brûken, salang't de ynhâld it rjochtfeardiget. Tink derom om de ûntfanger lykwols te ynformearjen as se net bekend binne mei dit systeem, sadat se net yn panyk reitsje as se om in koade frege wurde of ûntdekke dat se it berjocht net trochstjoere kinne.

Hoe kinne jo in fertroulike e-post as ûntfanger iepenje

De ûnderfining fan ien dy't in fertroulike e-post ûntfangt hinget ôf fan twa wichtige faktoarenOft se Gmail brûke of net en oft de stjoerder wachtwurdferifikaasje ynskeakele hat (benammen as it fia SMS is) binne faktoaren om te beskôgjen. Dochs is it proses meastentiids frij begeliedend, en de ynterface fertelt jo wat jo by elke stap dwaan moatte.

As jo ​​in Gmail-akkount brûke en de stjoerder gjin wachtwurd fia SMS oanfrege hatYn 'e measte gefallen kinne jo de e-post direkt fan 'e webside of de bywurke app iepenje sûnder ekstra stappen. Jo sille it berjocht lykas gewoanlik sjen, mar sûnder de knoppen foar trochstjoere, downloade of printsje. As jo ​​in oare e-postkliïnt brûke dy't ferbûn is mei Gmail (bygelyks, Útsjoch), kin in keppeling lykas "E-post besjen" ferskine dy't jo nei in Google-side bringt wêr't jo ynlogge moatte.

As de stjoerder de opsje "Wachtwurd fia SMS" aktivearretIt proses foeget in ekstra feiligensstap ta. As jo ​​besykje it berjocht te iepenjen, sil it systeem in knop werjaan lykas "Wachtwurd ferstjoere"; as jo derop drukke, sil in koade fia tekstberjocht nei it tillefoannûmer stjoerd wurde dat foar jo konfigurearre is. Jo moatte dy koade op it skerm ynfiere om tagong te krijen ta de ynhâld.

As jo ​​adres gjin Gmail-adres is (bygelyks, jo brûke in bedriuws-e-postadres of ien fan in oare provider)Jo krije ek in berjocht mei in keppeling nei "E-post besjen" yn 'e feilige ynterface fan Google. Fan dêrút kinne jo frege wurde om op "Wachtwurd ferstjoere" te klikken en jo SMS-berjochten te kontrolearjen of, ôfhinklik fan 'e ynstellings fan' e stjoerder, in ekstra e-post te kontrolearjen mei in ferifikaasjekoade.

Yn alle gefallen bliuwe beheiningen op it kopiearjen, trochstjoeren, downloaden of printsjen fan krêft.Jo sille de e-post lêze kinne en, as it net ferrûn is en jo tagong net ynlutsen is, in foarbyld fan alle kompatibele taheaksels besjen kinne; mar jo sille gjin tagong hawwe ta de typyske funksjes foar it dielen of opslaan fan ynhâld direkt fanút Gmail.

Wat bart der as in e-post ferrint of tagong ynlutsen wurdt?

Sadree't de ferfaldatum ynsteld troch de stjoerder berikt is, is it berjocht net mear tagonklik. Foar de ûntfanger, sels as it noch fisueel ferskynt yn har postfak of argyf, sille se as se besykje it te iepenjen fernimme dat se de ynhâld net mear kinne besjen of in berjocht tsjinkomme dat de e-post ferrûn is.

De stjoerder kin ek it inisjatyf nimme en tagong ynlûke foar de ferfaldatum.Om dit te dwaan, iepenje Gmail op in kompjûter, gean nei de map "Ferstjoerd", sykje de fertroulike e-post en klik op de opsje "Tagong fuortsmite". Fan dat momint ôf sil elke poging fan 'e ûntfanger om it berjocht te iepenjen in flater of in warskôging werjaan dat se gjin tastimming mear hawwe.

As jo ​​dejinge binne dy't de ferrûne e-post of ferwidere tagongsflater ûntfangtIt is wierskynlik dat de stjoerder besletten hat om de tagong ôf te snijen of dat jo de oarspronklik ynstelde tiidslimyt oerskreden hawwe. Yn dat gefal is jo ienige opsje om kontakt op te nimmen mei dy persoan om de ferfaldatum te ferlingjen of se de ynformaasje opnij te stjoeren yn in nij, fertroulik berjocht.

Flaters kinne ek foarkomme yn ferbân mei de tillefoannûmers dy't brûkt wurde foar SMS-ferifikaasje.Gmail stipet allinich koades dy't nei bepaalde lannen en regio's ferstjoerd wurde (lykas Noard-Amearika, in grut part fan Súd-Amearika, Europa, Austraalje en guon Aziatyske gebieten lykas Korea, Yndia en Japan). As jo ​​besykje in nûmer yn te stellen dat net yn in stipe regio is, sille jo in berjocht sjen dat seit dat it net brûkt wurde kin.

Dizze ferrin- en ynlûkingsmeganismen binne foaral nuttich yn wurkkonteksten wêr't tydlike dokuminten, gefoelige rapporten of persoanlike gegevens dy't net foar ûnbepaalde tiid tagonklik bliuwe moatte, dield wurde. Troch tiidsgrinzen soarchfâldich yn te stellen, kinne jo it finster fan ynformaasjebleatstelling signifikant ferminderje.

Behear fan fertroulike modus foar Google Workspace-behearders

Yn bedriuwsomjouwings hawwe behearders it lêste wurd oer oft fertroulike modus beskikber is of net. Foar brûkers. Fanút de Google Admin-konsole kin it yn- of útskeakele wurde op domeinnivo of allinich tapast wurde op bepaalde organisaasje-ienheden, neffens it ynterne belied fan it bedriuw.

Om dizze funksje wrâldwiid binnen de organisaasje te behearjen, moat de behearder:

• Meld jo oan by de behearkonsole mei in akkount dat beheardersrjochten hat.
• Gean nei de seksje "Applikaasjes", dan nei "Google Workspace" en dan nei "Gmail".
• Iepenje de seksje "Brûkersynstellingen" en rôlje nei ûnderen nei "Fertroulike modus".
• Kontrolearje of ûntselektearje it fakje "Fertroulike modus ynskeakelje"en bewarje de feroarings.

Feroarings binne meastal net direkt.Google jout oan dat it oant 24 oeren duorje kin foardat dizze feroarings folslein oer it hiele domein trochgien binne, hoewol se yn 'e praktyk faak folle earder tapast wurde. It is oan te rieden om dit yn gedachten te hâlden by it plannen fan in ynset of beliedsferoaring.

As jo ​​fertroulike modus beheare wolle per organisatoaryske ienheden (OU)It proses is fergelykber, mar foardat jo de ynstelling oanpasse, moatte jo de spesifike OU selektearje yn it linker paniel (bygelyks "Human Resources", "Finânsjes", "Marketing", ensfh.). Gean dan nei de seksje "Fertroulike modus", ynskeakelje of útskeakelje it, en bewarje de wizigingen foar dy bepaalde ienheid.

It útskeakeljen fan fertroulike modus foarkomt dat brûkers e-mails ferstjoere mei dizze modus.It blokkearret lykwols op himsels net de ûntfangst dêrfan. As in organisaasje ynkommende fertroulike berjochten problematysk fynt foar kontrôle-, neilibings- of argyfdoelen, moat it spesifike neilibingsregels meitsje foar it omgean mei dit soarte e-mails.

Blokkearje ynkommende berjochten yn fertroulike modus yn bedriuwen

Guon organisaasjes wolle foarkomme dat fertroulike e-mails har brûkers berikkeOmdat dizze soarten berjochten ynhâldsynspeksje, argyfearjen of juridyske eDiscovery-prosessen beheine. Om dit oan te pakken, biedt Google Workspace in systeem foar neilibingsregels wêrmei't dizze soarten e-mails identifisearre en ôfwiisd wurde kinne by oankomst op it domein.

De algemiene proseduere foar it blokkearjen fan ynkommende fertroulike berjochten is as folget:

• Yn 'e behearkonsole, tagong krije ta de Gmail-ynstellingen. en gean nei de seksje dy't wijd is oan "Neilibjen fan ynhâldsnormen".
• Klik op "Konfigurearje" om in nije ynstelling te meitsjenAs regels al besteane, kinne jo "Noch in regel tafoegje" selektearje.
• Jou de regel in beskriuwende namme (bygelyks, "Blokkearje ynkommende fertroulike modus").
• Selektearje yn 'e seksje "Betroffen berjochten" de opsje "Ynkommende". sadat de regel allinich jildt foar e-mails dy't by it domein oankomme.
• Foegje yn 'e seksje útdrukkingen in betingst ta basearre op metadata en kies as it attribút "Gmail Fertroulike modus", mei it oerienkomsttype "It berjocht is yn Gmail fertroulike modus".
• Selektearje yn it aksjeblok "Berjocht ôfwize" en, as winske, in personalisearre tekst opstelle dy't automatysk nei de stjoerder stjoerd wurdt om de reden foar de ôfwizing út te lizzen.
• Hâld de regel yn en wachtsje oant it ferspraat wurdt (opnij, de maksimale rûsde tiidsperioade is sawat 24 oeren).

Dizze oanpak makket de tapassing fan tige krekte feiligens- en neilibingsbelied mooglik.Bygelyks, jo kinne de ûntfangst fan fertroulike e-mails fan bûten de organisaasje blokkearje, mar dochs har yntern gebrûk tastean, of se beheine ta allinich bepaalde ôfdielingen. It hinget allegear ôf fan 'e juridyske en operative behoeften fan elke organisaasje.

Bêste praktiken en feiligenstips by it brûken fan fertroulike modus

Hoewol fertroulike modus ekstra lagen fan beskerming biedt, is it gjin ferfanging foar sûn ferstân.Foardat jo in e-post mei tige gefoelige ynformaasje ferstjoere, is it de muoite wurdich om te beskôgjen oft it echt per e-post ferstjoerd wurde moat of dat it ferstanniger wêze soe om oare, robústere metoaden fan fersifering of feilige triemdieling te brûken.

In wichtige oanbefelling is om de ferfaldatum foarsichtich oan te passen.Foar ekstreem gefoelige dokuminten kinne jo koarte deadlines ynstelle (ien dei, ien wike); foar oare kommunikaasje, lykas kontrakten dy't ûnder beoardieling binne en tiid fereaskje, is it better om de ûntfanger in ridlike hoemannichte tiid te jaan. It brûken fan absurd koarte deadlines tsjinnet allinich om de ûntfanger te frustrearjen en mear opnij ferstjoeren of betizing te feroarsaakjen.

As it risiko heech is, wurdt de opsje foar SMS-wachtwurd tige oanrikkemandearre.Mits jo it tillefoannûmer fan 'e ûntfanger feilich behannelje kinne en se yn in regio binne dy't troch Google stipe wurdt. Dizze ekstra stap makket it dreger foar ien dy't tagong krigen hat ta de e-post (bygelyks troch sûnder tastimming yn te loggen op it akkount) om de ynhâld te lêzen sûnder ek it tillefoannûmer fan 'e ûntfanger te hawwen.

It is essinsjeel om e-mailadressen en tillefoannûmers dûbel te kontrolearjen foardat jo it ferstjoere.Ien inkele flater yn it sifer kin de ynformaasje nei de ferkearde persoan stjoere of derfoar soargje dat de ûntfanger it berjocht net iepenje kin. It is ek in goed idee om de ûntfanger fan tefoaren te warskôgjen dat se in fertroulike e-post mei ferifikaasje krije, sadat se net tinke dat it phishing of spam is.

Yn bedriuwen moat de ynset fan fertroulike modus begelaat wurde troch minimale training.Ferklearje wat dizze funksje wol en net docht, wannear't it oan te rieden is om it te brûken, wat de typyske ferfaldatums binne, en hoe't jo problemen lykas ferrûne tagong of net-bezorge SMS-berjochten oanpakke kinne. Dit foarkomt dat brûkers har ta ûnfeilige oplossingen wenden fanwegen in gebrek oan kennis.

De fertroulike modus fan Gmail wurdt in heul praktysk ark Om kontrôle te krijen oer de fersprieding fan ynformaasje fia e-post, foaral yn kombinaasje mei dúdlik belied, sûn ferstân en oare oanfoljende feiligensmaatregels. Mei ferstân brûkt, kinne gefoelige gegevens feiliger en mei minder ûnnedige eangsten sirkulearje, sawol persoanlik as profesjoneel.