DMS-software: Apps wêrmei jo dokumintaasje feilich opslaan kinne

La behear fan juridyske dokumintaasje It wurdt net mear begrepen sûnder in DMS-software dy't bestannen sintralisearje, beskermje en tagonklik meitsje fan elk apparaat. Hoewol in protte advokatekantoaren noch altyd muoite hawwe mei papierbasearre prosessen, is de realiteit dat juridyske saken kompleks binne en moderne software fereaskje om workflows te streamlynjen, risiko's te minimalisearjen en klantrelaasjes te ferbetterjen. Hokker apps tastean jo om juridyske dokumintaasje op te slaan? Wy hawwe deroer praat yn dit artikel.

Dêryn ferklearje wy hoe't jo se feilich brûke kinne, har meast opmerklike funksjes, en de bêste oplossingen dy't wy brûke kinne.

Wat is software foar it behearen en opslaan fan juridyske dokumintaasje?

In software foar behear fan juridyske dokuminten (DMS) is In spesjalisearre ark foar it opslaan, organisearjen, ferzjen en folgjen fan digitale bestannen binnen bedriuwen, advysburo's en juridyske ôfdielingen.It doel is dat de krityske dokuminten binne feilich, mar maklik te finen, mei avansearre sykaksjes, rol-basearre tagongsrjochten en traceerberens.

Dizze platfoarms omfetsje typysk krêftige sykfunksjes, gearwurking yn realtime, ferzjekontrôle en neilibingsfunksjes. juridyske sektorDerneist is it wichtich dat it systeem workflowautomatisearring, feilige útwikseling mei kliïnten, elektroanyske hantekeningen en kontrôle fan aksjes stipet.

Bûten de juridyske sfear, DMS'en binne ûnderdiel fan it ekosysteem foar bedriuwsynhâldbehear (ECM), mei digitalisaasje (scans en OCR), elektroanyske argyfearring, reservekopy en befeiligingslagen op bedriuwsnivo om te foldwaan oan GDPR- en ISO-noarmen.

Wichtige funksjes dy't jo moatte freegje fan in juridysk DMS

• Behear en opslach yn 'e wolk en/of eigen servers24/7 tagong fan it web en mobyl, mei feilige syngronisaasje en skalberbere plannen basearre op datavolume, en de mooglikheid fan hybride cloud-on-premises as jo IT-belied it fereasket.
• Maklike brûkberens en ymplemintaasjeIn yntuïtive ynterface fersnelt de oannimmen en ferminderet de learkurve; hoe earder jo wearde leverje, hoe better it rendemint dat jo krije, en hoe minder ynterne wjerstân der sil wêze.
• Oanpasbere sjabloanen, dashboards en metadataStandardisearje kontrakten, oanspraken of dokuminten mei werbrûkbere sjabloanen en dashboards om foarútgong, mylpalen en ôfhinklikheden te besjen; metadata en tags binne essensjeel foar kategorisaasje.
• FlowautomatisaasjeFerfange hânmjittige stappen mei regels en triggers (goedkarringen, warskôgings, tawizings), mei ferzjebehear en aktiviteitslogboeken foar kontrôle.

Soarten DMS en mienskiplike funksjes

• Troch ynsetYn 'e wolk (algemien beskikbere tagong, fermindere wriuwing en ôfhinklikens fan tredden) of on-premise (folsleine kontrôle, ynterne ynvestearring en ûnderhâld). Der binne ek hybriden om foardielen te kombinearjen.
• Mei lisinsjeProprietêr (offisjele stipe, training, SLA, hegere kosten) vs iepen boarne (fleksibiliteit en mienskip, fereasket in erfarne leveransier of yntern team foar ûnderhâld).
• Wichtige mooglikhedenSkannen en OCR, yndeksearjen fan metadata, sykjen nei ynhâld of kaaiwurden, ferzjebehear, tastimming en kontrôle, yntegraasjes (ERP, CRM, e-post) en workflows (goedkarringen).

Bêste DMS (Juridysk Dokumintbehear) Software

Wy hawwe oplossingen gearstald dy't brûkt wurde troch juridyske teams foar saakbehear, dokumintaasje, wurkdruk en klantrelaasjes. Wy hawwe sterke punten, beheiningen, prizen en wurdearrings opnommen foar in nauwkeurige ferliking.

Klik omheech

Klik op dokuminten biedt in agile manier om juridyske dokuminten te meitsjen, te sykjen en gear te wurkjen oan binnen deselde projektomjouwing. De krêftige sykmasine fersnelt bestânslokaasje en Feiligens en tagonklikens binne útsûnderlikIt hat juridyske sjabloanen (kliïntbehear, saakopfolging en fakturearring) en Klik op AI gearfettings en updates te skriuwen.

PrizenFergees foar altyd; Unbeheind $7/brûker/moanne; Bedriuw $12/brûker/moanne; Enterprise (kontakt). Klik op AI +$5/moanne per lid op betelle plannen.

ProProfs Projekt

Ienfâldige suite foar taken, kalinders en boarnen, net juridysk spesifyk, mar nuttich as jo sykje ienfâld en goede priis. ProProfs Projekt It genereart fakturen en rapporten, hâldt tiid by en biedt Gantt- en Kanban-boerden. It mist avansearre CRM en teamchat.

Priis$39,97/moanne foar ûnbeheinde brûkers (jierliks).

Asana

Asana It is in In wiidweidich workflowplatfoarm mei automatisearring, ôfhinklikheden en rapportaazje.It lit jo problemen besjen yn in tiidline, list of boerd, tûke doelen ynstelle en regels meitsje sûnder koade. De earste learkurve en komplekse hiërargyen kinne foar guon brûkers in hinder wêze.

Prizen: Basis (Fergees), Premium $10,99/brûker/moanne (jierliks), Bedriuw $24,99/brûker/moanne (jierliks).

Reade booth

Rjochte op teams dy't kombinearje Taken, HD-fideopropen en oanpaste streamingen op ien platfoarm. Reade booth omfettet sjabloanen, Gantt en needflagge foar krityske taken.

PrizenPro $9; Bedriuw $15/brûker/moanne (jierliks); Enterprise (kontakt).

Trello

Trello is bekend om syn ienfâldige Kanban, no mei Butler-automatisearrings en meardere werjeften (Tiidline, Kalinder, Tabel, Kaart)In DMS-software mei in geweldich ekosysteem fan power-ups en yntegraasjes.

PrizenFergees; Standert $5; Premium $10/brûker/moanne (jierliks); Bedriuw (kontakt).

Evernote

Hoewol it oarspronklik makke waard foar notysjes, brûke in protte advokatekantoaren it Evernote as lichtgewicht en gearwurkjende repositorySkan, bewarje en sykje mei avansearre sykjen. Yntegrearje kalinders en taken.

PrizenFergees; Persoanlik $10,83; Profesjoneel $14,17/brûker/moanne (jierliks).

DMS, ECM en CMS: ferskillen dy't dúdlik wêze moatte

By it kiezen fan in DMS-software is it nuttich om bepaalde konsepten te ferdúdlikjen dy't faak betize wurde:

• It DMS rjochtet him op 'e dokumintlibbensyklus (scannen, sortearjen, opslaan, ferzjebehear, publisearje en dielen).
• De ECM beslacht alle ynhâld fan it bedriuw (dokuminten, e-mails, multimedia, gegevens), mei ynformaasjestreamen en bestjoer.
• It CMS is meastal rjochte op behear fan webynhâld (siden, blogs, intranetten).

De ECM-merk wurdt ferwachte sawat $67.590 miljard te berikken yn 2023 en kin oer fiif jier mear as $131.200 miljard bedrage., mei in jierlikse groei fan 14%. In protte MKB-bedriuwen fergrieme kapitaal troch ineffisjinsjes: oant $20.000 yn 't jier troch dokumintproblemen en in gemiddelde fan 18 minuten om in bestân te finen.

Iepen boarne en selshost: oplossingen dy't in ferskil meitsje

As jo ​​nedich binne Folsleine gegevenskontrôle en oanpassing, it iepen boarne-ekosysteem biedt krêftige alternativenHjir binne 10 opfallende opsjes en har wichtichste punten.

• PapiermerkIepen boarne, sels-hoste, ûnbeheind oantal dokuminten en mappen, white labeling, oanpaste domeinen en wettermerken. Prizen: Fergees plan; $29 (3 sitten) foar it dielen fan dokuminten; $59 feilige datakeamer; $149 ûnbeheind oantal keamers; folsleine sels-hoste ferzje.
• NextcloudGearwurkingssuite mei Files, Talk, Groupware en Office (online bewurkjen, kalinder, kontakten en e-post). Feiligens en tagongskontrôle op bedriuwsnivo, en yntegraasje mei besteande ynfrastruktuer. Prizen: € 37,49–€ 195/brûker/jier ôfhinklik fan it plan.
• Dokumint: Iepen boarne platfoarm foar ûndertekening fan dokuminten, Selshost mei tûke sjabloanen en regels; yntegrearret mei Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Prizen: Enterprise $1188 per sit/jier; Singleplayer (gjin iepenbiere prizen).
• IepenDocManweb DMS-software yn PHP-neilibjend ISO 17025 en OIE, mei tagongskontrôle, automatyske resinsje, metadata, sykaksjes op auteur/ôfdieling/kategory en Feilige URL's. Beperkingen: brûkersynterface mei beheinde oanpassing en kromme foar JO. 
• PapiergearfoegingUntworpen foar skende dokuminten mei OCR en folsleine tekstsykjen; meardere brûkers, ferzjebehear, REST API, en detaillearre tagongsrjochten. Beperkingen: Fokus op scans en kin miskien net genôch avansearre funksjes hawwe.

Hoe kinne jo jo DMS-software kieze

Dit binne de aspekten om te beskôgjen foardat jo ien DMS-software of in oare kieze:

• LeveransierûnderfiningSykje nei partners dy't de juridyske prosessen begripe en jo kinne helpe mei ymplemintaasje, training en bedriuwsfuortsetting.
• GebrûksgemakIn brûkber ark ferminderet ynterne wjerstân; mei koarte training moat elkenien de basis (fan boekhâlding oant ferkeap) betsjinje kinne.
• GegevensbeskermingJou prioriteit oan fersifering, reservekopyen, tagongskontrôle, aktiviteitslogboeken en GDPR/ISO-neilibjen; feiligens is net ûnderhannelber.
• Mobyl en tagong op ôfstânSadat jo sûnder wriuwing flows kinne starte en besluten kinne nimme fan jo mobile tillefoan bûten it kantoar.
• SkalberensEvaluearje syn fermogen om mei jo mei te groeien (brûkers, GB/TB, nije ôfdielingen) en syn fleksibiliteit om te yntegrearjen mei ERP/CRM/e-post.

Goede DMS-software sintralisearret, klassifisearret en automatisearret, wylst se feiligens, neilibjen en in avansearre sykfunksje garandearret dy't it dokumint yn sekonden fynt.Mei alles wat hjir besprutsen is, hawwe jo in bewiisd oanbod fan ark foar it ymplementearjen fan in solide en produktive digitale basis dy't alles stipet, fan in ienpersoanskantoar oant de meast easken korporaasje.