Bogearraí DMS: Aipeanna a ligeann duit doiciméadacht a stóráil go slán

La bainistíocht doiciméad dlí Ní thuigtear a thuilleadh é gan Bogearraí DMS a lárnaíonn, a chosnaíonn agus a fhágann go bhfuil rochtain ag daoine ar chomhaid ó aon fheiste. Cé go mbíonn go leor gnólachtaí dlí fós ag streachailt le próisis pháipéarbhunaithe, is é fírinne an scéil go bhfuil cúrsaí dlí casta agus go dteastaíonn bogearraí nua-aimseartha uathu chun sreafaí oibre a shruthlíniú, rioscaí a íoslaghdú agus caidrimh le cliaint a fheabhsú. Cé na haipeanna a ligeann duit doiciméid dhlíthiúla a stóráil? Labhair muid faoi san alt seo.

Ann, mínímid conas iad a úsáid go sábháilte, a ngnéithe is suntasaí, agus na réitigh is fearr is féidir linn a úsáid.

Cad é bogearraí chun doiciméid dhlíthiúla a bhainistiú agus a stóráil?

Is bogearraí bainistíochta doiciméad dlí (DMS) é Uirlis speisialaithe chun comhaid dhigiteacha a stóráil, a eagrú, a leaganú agus a rianú laistigh de ghnólachtaí, comhairleoirí agus ranna dlí.Is é an cuspóir atá leis ná go doiciméid ríthábhachtacha atá slán ach éasca le fáil, le cuardaigh chun cinn, ceadanna bunaithe ar róil, agus inrianaitheacht.

De ghnáth bíonn cuardaigh chumhachtacha, comhoibriú fíor-ama, rialú leaganacha, agus gnéithe comhlíontachta sna hardáin seo. earnáil dlíIna theannta sin, tá sé ríthábhachtach go dtacaíonn an córas le huathoibriú sreabha oibre, malartú slán le cliaint, sínithe leictreonacha, agus iniúchadh gníomhartha.

Thar an réimse dlí, Is cuid den éiceachóras bainistíochta ábhair fiontraíochta (ECM) iad DMSanna, lena n-áirítear digitiú (scananna agus OCR), cartlannú leictreonach, cúltaca, agus sraitheanna slándála ar leibhéal fiontraíochta chun cloí le caighdeáin GDPR agus ISO.

Príomhghnéithe ba chóir duit a éileamh ó DMS dlíthiúil

• Bainistíocht agus stóráil sa scamall agus/nó ar fhreastalaithe féinRochtain 24/7 ón ngréasán agus ó ghléasanna soghluaiste, le sioncrónú slán agus pleananna inscálaithe bunaithe ar mhéid sonraí, agus an fhéidearthacht go ndéanfaí scamall hibrideach ar an láthair má éilíonn do pholasaí TF é.
• Inúsáidteacht agus cur i bhfeidhm éascaLuasghéaraíonn comhéadan iomasach an glacadh agus laghdaíonn sé an cuar foghlama; dá luaithe a sheachadann tú luach, is amhlaidh is fearr an toradh a gheobhaidh tú, agus is lú an fhriotaíocht inmheánach a bheidh ann.
• Teimpléid, painéil rialaithe agus meiteashonraí saincheapthaCaighdeánaigh conarthaí, éilimh, nó doiciméid le teimpléid agus painéil in-athúsáidte chun dul chun cinn, clocha míle, agus spleáchais a fheiceáil; is iad meiteashonraí agus clibeanna an eochair don chatagóiriú.
• Uathoibriú sreabhadhCuir rialacha agus spreagthóirí (formheasanna, foláirimh, sannadh) in ionad céimeanna láimhe, agus cuir logaí leaganacha agus gníomhaíochta in ionad iad le haghaidh iniúchóireachta.

Cineálacha DMS agus feidhmeanna coitianta

• Trí imscaradhSa scamall (rochtain uileláithreach, frithchuimilt laghdaithe, agus spleáchas ar thríú páirtithe) nó ar an láthair (rialú iomlán, infheistíocht inmheánach agus cothabháil). Tá hibridí ann freisin chun buntáistí a chomhcheangal.
• De réir ceadúnaisDílseánaigh (tacaíocht oifigiúil, oiliúint, SLA, costas níos airde) vs. foinse oscailte (solúbthacht agus pobal, teastaíonn díoltóir a bhfuil taithí aige nó foireann inmheánach le haghaidh cothabhála).
• Cumais eochairScanadh agus OCR, innéacsú meiteashonraí, cuardach ábhair nó eochairfhocail, leaganacha a shocrú, ceadanna agus iniúchadh, comhtháthú (ERP, CRM, ríomhphost), agus sreafaí oibre (formheasanna).

Na Bogearraí DMS (Bainistíocht Doiciméad Dlíthiúil) is Fearr

Tá réitigh a úsáideann foirne dlí le haghaidh bainistíocht cásanna, doiciméadú, ualaí oibre agus caidreamh le cliaint curtha le chéile againn. Tá láidreachtaí, teorainneacha, praghsáil agus rátálacha curtha san áireamh againn le haghaidh comparáide dlúth.

CliceáilUp

CliceáilUp Docs cuireann sé bealach solúbtha ar fáil chun doiciméid dhlíthiúla a chruthú, a chuardach agus comhoibriú orthu laistigh den timpeallacht tionscadail chéanna. Luasghéadaíonn a inneall cuardaigh cumhachtach suíomh comhad agus Tá sábháilteacht agus inrochtaineacht den scoth. Fáil reidh le teimpléid dhlíthiúla (bainistíocht cliant, rianú cásanna agus billeáil) agus CliceáilUp AI chun achoimrí agus nuashonruithe a scríobh.

PraghsannaSaor in Aisce go deo; Gan teorainn $7/úsáideoir/mí; Gnó $12/úsáideoir/mí; Fiontar (teagmháil). CliceáilUp AI +$5/mí in aghaidh an bhaill ar phleananna íoctha.

Tionscadal ProfProfs

Sraith shimplí le haghaidh tascanna, féilirí agus acmhainní, níl sé sainiúil don dlí, ach úsáideach má tá tú ag lorg simplíocht agus praghas maith. Tionscadal ProfProfs Gineann sé sonraisc agus tuarascálacha, déanann sé rianú ar am, agus cuireann sé boird Gantt agus Kanban ar fáil. Níl CRM ardleibhéil ná comhrá foirne ann.

praghas$39,97/mí d’úsáideoirí gan teorainn (bliantúil).

Asana

Asana is Ardán sreabha oibre cuimsitheach le huathoibriú, spleáchais agus tuairisciú.Ligeann sé duit saincheisteanna a fheiceáil in Amlíne, Liosta, nó Bord, spriocanna cliste a shocrú, agus rialacha a chruthú gan chód. D’fhéadfadh a chuar foghlama tosaigh agus a ordlathais chasta a bheith ina bhac do roinnt úsáideoirí.

Praghsanna: Bunúsach (Saor in Aisce), Préimh $10,99/úsáideoir/mí (bliantúil), Gnó $24,99/úsáideoir/mí (bliantúil).

Redbooth

Dírithe ar fhoirne a chomhcheanglaíonn Tascanna, glaonna físe HD, agus sreafaí saincheaptha ar ardán amháin. Redbooth áirítear teimpléid, Gantt agus bratach éigeandála le haghaidh tascanna criticiúla.

PraghsannaPro $9; Gnó $15/úsáideoir/mí (bliantúil); Fiontar (teagmháil).

Trello

Trello ar a dtugtar as a Kanban simplí, anois le Uathoibriúcháin Butler agus ilradhairc (Amlíne, Féilire, Tábla, Léarscáil)Bogearraí DMS le héiceachóras iontach cumhachtaí agus comhtháthúcháin.

PraghsannaSaor in aisce; Caighdeánach $5; Préimh $10/úsáideoir/mí (bliantúil); Fiontar (teagmháil).

Evernote

Cé gur cruthaíodh é ar dtús le haghaidh nótaí, úsáideann go leor gnólachtaí dlí é Evernote mar stór éadrom agus comhoibríochScanáil, sábháil, agus déan cuardach le cuardach ardleibhéil. Comhtháthaigh féilirí agus tascanna.

PraghsannaSaor in aisce; Pearsanta $10,83; Gairmiúil $14,17/úsáideoir/mí (in aghaidh na bliana).

DMS, ECM agus CMS: difríochtaí ba chóir a bheith soiléir

Agus bogearraí DMS á roghnú agat, is fiú coincheapa áirithe a shoiléiriú a mbíonn mearbhall orthu go minic:

• Díríonn an DMS ar shaolré an doiciméid (scanadh, sórtáil, stóráil, leaganú, foilsiú agus comhroinnt).
• Clúdaíonn an ECM ábhar uile na cuideachta (doiciméid, ríomhphoist, ilmheáin, sonraí), le sreafaí faisnéise agus rialachas.
• An CMS de ghnáth dírithe ar bainistíocht ábhair gréasáin (suíomhanna gréasáin, blaganna, intranets).

Táthar ag súil go sroichfidh margadh ECM thart ar $67.590 billiún in 2023 agus go bhféadfadh sé dul thar $131.200 billiún i gceann cúig bliana., le fás bliantúil de 14%. Cuireann go leor FBManna caipiteal amú mar gheall ar neamhéifeachtúlachtaí: suas le $20.000 sa bhliain mar gheall ar shaincheisteanna doiciméad agus meán de 18 nóiméad chun comhad a aimsiú.

Foinse oscailte agus féinóstáilte: réitigh a dhéanann difríocht

Más gá duit Rialú agus saincheapadh iomlán sonraí, cuireann an éiceachóras foinse oscailte roghanna cumhachtacha ar fáilSeo 10 rogha suntasacha agus a bpríomhphointí.

• Comhartha páipéirFoinse oscailte, féinóstáilte, doiciméid agus fillteáin neamhtheoranta, lipéadú bán, fearainn saincheaptha, agus uiscemharcanna. Praghsáil: Plean saor in aisce; $29 (3 shuíochán) le haghaidh comhroinnt doiciméad; seomra sonraí slán $59; seomraí neamhtheoranta $149; leagan féinóstáilte iomlán.
• NextcloudSraith chomhoibríoch le Files, Talk, Groupware, agus Office (eagarthóireacht ar líne, féilire, teagmhálacha, agus ríomhphost). Slándáil agus rialú rochtana ar ghrád fiontraíochta, agus comhtháthú le bonneagar atá ann cheana féin. Praghsáil: €37,49–€195/úsáideoir/bliain ag brath ar an bplean.
• Clár faisnéise: Ardán sínithe doiciméad foinse oscailte, Féinóstáilte le teimpléid agus rialacha cliste; comhtháthaíonn le Zapier. Cruach TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PraghsáilFiontar $1188 in aghaidh an tsuíocháin/na bliana; Imreoir aonair (gan praghsáil phoiblí).
• OpenDocManbogearraí DMS gréasáin i gcomhréir le PHP ISO 17025 agus OIE, le rialú rochtana, athbhreithniú uathoibrithe, meiteashonraí, cuardaigh de réir údair/roinne/catagóire agus URLanna slána. Teorainneacha: Comhéadan Úsáideora le saincheaptha teoranta agus cuar duitse. 
• Cumaisc pháipéirDeartha le haghaidh cáipéisí scanta le OCR agus cuardach téacs iomlán; ilúsáideoirí, leaganacha, REST API, agus ceadanna mionsonraithe. Teorainneacha: Dírítear ar scananna agus d'fhéadfadh easpa gnéithe ardleibhéil a bheith ann.

Conas do bhogearraí DMS a roghnú

Seo iad na gnéithe le breithniú sula roghnaítear bogearraí DMS amháin nó ceann eile:

• Taithí an tsoláthraíCuardaigh comhpháirtithe a thuigeann na próisis dhlíthiúla agus ar féidir leo cabhrú leat le cur i bhfeidhm, oiliúint agus leanúnachas gnó.
• Éasca le húsáidLaghdaíonn uirlis inúsáidte friotaíocht inmheánach; le hoiliúint ghearr, ba chóir go mbeadh aon duine in ann na bunghnéithe a oibriú (ó chuntasaíocht go díolacháin).
• Cosaint sonraíTabhair tús áite do chriptiú, cúltacaí, rialú rochtana, logaí gníomhaíochta, agus comhlíonadh GDPR/ISO; ní féidir teacht ar chomhaontú faoi shlándáil.
• Rochtain shoghluaiste agus iargúltaMar sin, is féidir leat sreabhadh oibre a thosú agus cinntí a dhéanamh ó do ghuthán póca lasmuigh den oifig gan aon stró.
• ScalabilityDéan measúnú ar a chumas fás leat (úsáideoirí, GB/TB, ranna nua) agus a sholúbthacht chun comhtháthú le ERP/CRM/ríomhphost.

Déanann bogearraí maithe DMS lárú, aicmiú agus uathoibriú, agus slándáil, comhlíonadh agus cuardach ardleibhéil a aimsíonn an doiciméad i soicindí á gcinntiú ag an am céanna.Leis gach rud atá pléite anseo, tá réimse uirlisí cruthaithe agat chun bunchloch dhigiteach láidir agus tháirgiúil a chur i bhfeidhm a thacaíonn le gach rud ó oifig aon-duine go dtí an chorparáid is déine.