Cur i láthair maidir le doiciméid scanta a stóráil
Sa saol digiteach seo, tá níos mó agus níos mó daoine ag lorg bealaí chun a gcuid doiciméad scanta a stóráil agus a eagrú go héifeachtach seachas carnáin páipéir a charnadh. Go dtí an ag an am céannaTá sé chomh riachtanach céanna slándáil na ndoiciméad seo a áirithiú chun aon chaillteanas nó damáiste faisnéise a chosc. Dá bhrí sin, tá sé riachtanach a thuiscint Conas doiciméid scanta a shábháil go héifeachtach. Soláthraíonn an t-alt seo treoir mhionsonraithe ar roinnt díobh ceann de na cinn is fearr Modhanna agus cleachtais chun doiciméid scanta a shábháil, ón uirlis scanadh ceart a roghnú go dtí an fhormáid comhaid chuí a roghnú agus bearta slándála a chur i bhfeidhm.
Roghnú na Formáide Cuí do Dhoiciméid Scanta
Chun a chinntiú go gcoimeádann do dhoiciméid scanta an cháilíocht is airde agus is féidir, ní mór roinnt fachtóirí a chur san áireamh. Ar an gcéad dul síos, roghnaigh an fhormáid comhaid chuí. Úsáidtear formáidí cosúil le PDF, JPEG nó TIFF go coitianta le haghaidh doiciméad scanta. Braithfidh an rogha ceart ar do shainriachtanais. Mar shampla, le haghaidh téacsanna a bhfuil go leor sonraí iontu, mar shampla sonraisc nó conarthaí, ní mór an Formáid PDF Is é an rogha is fearr é toisc go gceadaíonn sé duit cáilíocht íomhá a choinneáil agus tá sé éasca é a roinnt freisin. Má tá tú ag scanadh grianghraif, b’fhéidir gurb é JPEG an rogha iontach mar gheall ar a chumas íomhánna ardcháilíochta a tháirgeadh le méideanna comhaid níos lú.
Ar aghaidh, an rún cuí a shocrú. Dá airde an réiteach, is airde cáilíocht an scanadh, ach méadóidh an méid comhaid freisin. I gcás fhormhór na ndoiciméad téacs, is leor taifeach 200-300 dpi (poncanna in aghaidh an orlach). Le haghaidh grianghraf, seans go mbeidh taifeach 600 dpi nó níos airde de dhíth ort. Cuimhnigh go bhféadfadh amanna scanadh níos moille agus méideanna comhaid níos mó a bheith mar thoradh ar réiteach níos airde Mar fhocal scoir, seiceáil an toradh deiridh i gcónaí chun a chinntiú go bhfuil tú sásta le cáilíocht na híomhá sula sábhálfaidh tú an comhad codarsnacht dathanna, agus a chinntiú nach bhfuil aon saobhadh nó torann san íomhá.
An Rún Cuí maidir le Digitiú a chinneadh
Agus an rún iomchuí á roghnú chun doiciméid a dhigitiú, tá sé ríthábhachtach cuspóir agus úsáid bheartaithe na ndoiciméad a thuiscint. Go ginearálta, Dá airde an taifeach, is amhlaidh is fearr cáilíocht an doiciméid digitithe.Tá taifeach ag formhór na scanóirí a athraíonn ó 72dpi (do dhoiciméid atá beartaithe don ghréasán) go 1200dpi nó níos mó (do ardchaighdeáin mar dhearadh grafach). Mar sin féin, le taifeach níos airde méadófar méid comhaid na híomhá a bheidh mar thoradh air, a bheidh ag brath ar an spás stórála atá ar fáil.
Ar an láimh eile, má cheapann tú faoi éifeachtúlacht spáis stórála agus nach dteastaíonn réiteach fíor-ard ort, tá an rogha 300dpi ann, is minic a bhíonn an moladh caighdeánach agus a sholáthraíonn cáilíocht íomhá leordhóthanach don chuid is mó de na riachtanais. Seo iad roinnt samplaí:
- 72 pso: Ideal do dhoiciméid atá beartaithe go heisiach don ngréasán.
- 300 pso: Foirfe do dhoiciméid le téacs agus grafaicí bunúsacha. Is leor an rún seo don chuid is mó de riachtanais ghnó agus phearsanta.
- 600pso nó níos mó: Moltar do dhoiciméid ina bhfuil íomhánna mionsonraithe nó grafaic chasta, agus nuair a bhíonn cáilíocht atáirgthe an-ard ag teastáil.
Má tá amhras ort, tá sé inmholta coigeartaigh an taifeach go dtí an t-uasmhéid a cheadaíonn an scanóir agus ansin é a laghdú má tá fadhb leis an méid comhaid mar thoradh air. Mar sin féin, tá sé tábhachtach a mheabhrú nach bhfeabhsóidh méadú ar an rún tar éis doiciméad a scanadh cáilíocht na híomhá.
Conas Doiciméid Scanta a Eagrú go hÉifeachtach
La bainistiú éifeachtach ar dhoiciméid scanta Ní hamháin go sábhálann sé am agus laghdaíonn sé strus, ach féadann sé oibríochtaí gnó a éascú freisin agus costais fhoriomlána a laghdú. Ar ámharaí an tsaoil, ní gá gur tasc scanrúil é do dhoiciméid scanta a eagrú. Bí cinnte go bhfuil córas ainmniúcháin comhsheasmhach agat, bain úsáid as fillteáin agus fofhillteáin chun doiciméid a eagrú, agus smaoinigh ar bhogearraí bainistíochta doiciméad a úsáid chun an próiseas a dhéanamh níos éasca.
Sé córas ainmniúcháin comhsheasmhach Is é seo an chéad chéim chun do dhoiciméid scanta a choinneáil eagraithe. Tosaigh le prótacal a bhunú chun do dhoiciméid a ainmniú. D’fhéadfadh go n-áireofaí leis seo an cineál doiciméid, an dáta, ainm an chustaiméara, nó uimhir an tsonraisc. Is í an eochair ná a bheith comhsheasmhach, ionas gur féidir leat doiciméad a aithint go héasca óna ainm. I struchtúr do fhillteán, úsáid fillteáin agus fofhillteáin chun do dhoiciméid a eagrú. D’fhéadfá príomhfhillteán a bheith agat le haghaidh gach cineál doiciméid agus fofhillteáin a úsáid chun iad a bhriseadh síos ar bhealach níos gráinneach, mar de réir bliana nó de réir cliant.
Bogearraí maith bainistíocht doiciméad is féidir a dhéanamh eagraíocht i bhfad níos éasca. Ligeann réiteach den chineál seo duit doiciméid a chuardach, a aisghabháil agus a innéacsú go héasca agus go tapa. Tairgeann cuid acu gnéithe aitheantais optúla carachtar (OCR) a thiontaíonn do dhoiciméid scanta go comhaid ineagarthóireachta ar mhaithe le hinúsáidteacht níos fearr. Cuimhnigh gach bogearraí bainistíochta doiciméad a mheas bunaithe ar a ghnéithe agus a bpraghas, chun a chinntiú go bhfaigheann tú an luach is fearr do do chuid riachtanas. Leis na leideanna seo, ba chóir duit a bheith ar do bhealach chun do dhoiciméid scanta a bheith dea-eagraithe agus inrochtana go héasca.
Is mise Sebastián Vidal, innealtóir ríomhaireachta atá paiseanta faoin teicneolaíocht agus DIY. Ina theannta sin, is mise cruthaitheoir tecnobits.com, áit a roinnim ranganna teagaisc chun an teicneolaíocht a dhéanamh níos inrochtana agus níos intuigthe do chách.