Modh Trí Fhillteán: An Treoir Deiridh chun d’Eolas a Eagrú

La bainistíocht comhad agus doiciméad Tá sé fós ar cheann de na príomhdhúshláin sa saol gairmiúil agus pearsanta, go háirithe i dtimpeallacht dhigiteach ina bhfuil faisnéis ag carnadh ar luas meadhránach. Inis Is féidir le córas éifeachtach a bheith againn chun ár ndoiciméid a stóráil, a rochtain agus a choinneáil eagraithe difríocht a dhéanamh i dtéarmaí éifeachtúlachta agus suaimhnis intinne. Ceann de na straitéisí is mó tóir agus is praiticiúla chun seo a bhaint amach ná an ceann aitheanta... modh trí fhillteán, réiteach atá deartha do ghairmithe, do mhic léinn, do shaorálaithe, nó d’aon duine ar mian leo a sreabhadh oibre laethúil a eagrú.

San alt seo, déanfaimid iniúchadh ar a bhfuil i gceist leis an modh seo, a buntáistí, conas is féidir é a chur i bhfeidhm i réimsí éagsúla amhail na hearnálacha dlí agus acadúla, agus cad iad na teicnící eile a fhéadfaidh é a chomhlánú chun d’eagraíocht a thabhairt go dtí an chéad leibhéal eile.

Cad é an modh trí fhillteán?

Is é an modh trí fhillteán teicníc shimplí ach thar a bheith éifeachtach le haghaidh doiciméid, tascanna nó faisnéis a eagrú in aon chomhthéacs. Is é an eochair atá ann roinn na heilimintí ina trí phríomhchatagóir, gach ceann acu léirithe ag fillteán fisiceach nó digiteach. De ghnáth, comhfhreagraíonn na trí chatagóir seo do:

• Fillteán 1: Ar feitheamh nó le próiseáil – Seo an áit a dtéann na doiciméid, na tascanna, nó na míreanna uile a bhfuil gá le gníomh, athbhreithniú nó aicmiú láithreach ina leith.
• Fillteán 2: I mbun próiseála nó á mhonatóiriú – Tá an spás seo curtha in áirithe do na nithe sin atá ar bun cheana féin, ach nár dúnadh, nár cartlannaíodh ná nár críochnaíodh fós.
• Fillteán 3: Críochnaithe nó Cartlannaithe – Stórálann an grúpa seo doiciméid atá réitithe cheana féin, ionas gur féidir dul i gcomhairle leo amach anseo más gá.

Is é príomhbhuntáiste an mhodha seo ná go simplíonn cinnteoireacht faoi ​​cá dtéann gach rud, ag seachaint iomadú fofhillteáin córais aicmithe gan teorainn nó casta, atá deacair a chothabháil. Soláthraíonn sé léargas soiléir freisin ar stádas gach doiciméid nó tasc ag am ar bith.

 

Feidhmeanna sa saol gairmiúil agus acadúil

An modh trí fhillteán is féidir é a oiriúnú do réimsí agus d'earnálacha oibre éagsúlaMar shampla, sa réimse dlí, is minic a bhíonn carnadh leanúnach comhad, cásanna agus doiciméadacht rúnda os comhair dlíodóirí. Cuidíonn cur i bhfeidhm an chórais seo leo strus a laghdú agus a chinntiú nach gcailltear aon fhaisnéis ábhartha ina sreabhadh oibre laethúil.

San earnáil acadúil nó taighde, ceadaíonn struchtúrú fillteán agus comhad ar bhealach ordlathach am a shábháil agus é a dhéanamh níos éasca sonraí, foilseacháin nó tuarascálacha a aimsiúMoltar go coitianta faisnéis a dheighilt bunaithe ar chineál doiciméid (sonraí, doiciméid tacaíochta, foilseacháin, srl.) agus, laistigh de gach príomhfhillteán, an modh trí fhillteán a úsáid chun staid reatha na gcomhad a bhainistiú.

Sampla tipiciúil do mhic léinn fochéime nó taighdeoirí:

• Fillteán “Sonraí Amh”comhaid amha nó ábhair bhunaidh.
• Fillteán “Próiseáilte”doiciméid atá i gcéim na hanailíse, an eagarthóireachta nó an athbhreithnithe.
• Fillteán “Críochnaithe”: tuarascálacha, foilseacháin nó torthaí críochnaithe agus réidh le scaipeadh nó le cartlannú.

Ceadaíonn an córas seo an Méadaíonn eagrú ordlathach de réir fillteán, in éineacht leis an riail trí fhillteán, an t-ord agus an éifeachtúlacht i mbainistiú méideanna móra faisnéise..

Príomhphrionsabail le haghaidh struchtúr éifeachtach fillteán agus comhad

Cé go bhfuil an modh trí fhillteán simplí le cur i bhfeidhm, tá roinnt ann Prionsabail bhunúsacha a chabhróidh leat an leas is fearr a bhaint as córas d’eagraíochta:

• Tá níos lú ann: An cáiliúil frása le Mies van de Rohe Baineann sé seo leis an gcás seo freisin. Déan iarracht chomh beag fillteán agus is féidir a úsáid agus seachain fo-fhillteáin neamhriachtanacha a chruthú. Le struchtúr loighciúil agus comhsheasmhach, laghdóidh tú an t-am a chaitheann tú ag sórtáil agus ag cuardach comhad.
• Aonchineálacht in ainmneachaBain úsáid as coinbhinsiúin ainmniúcháin shoiléire, chomhsheasmhacha agus chomhsheasmhacha do do chuid fillteán go léir. Ar an mbealach seo, gheobhaidh tú an rud atá uait níos éasca agus éascóidh sé comhtháthú le córais oibriúcháin nó uirlisí cuardaigh.
• Sórtáil bhunúsach agus cuardach cumhachtachIn ionad an iomarca ama a chaitheamh ar aicmithe uileghabhálacha, níl le déanamh ach cúpla príomhfhillteán a bheith agat agus brath ar fheidhmeanna cuardaigh chun aon doiciméad a aimsiú i soicindí.
• Uimhriú nuair is gáMás mian leat ord ar leith a choinneáil (de réir dáta, tosaíochta, nó céim tionscadail), is féidir leat fillteáin a uimhriú ionas go mbeidh siad le feiceáil i gcónaí san ord atá ag teastáil.

Mar shampla, cuidíonn cruthú ainmneacha cosúil le “1. Ar feitheamh,” “2. Ar Siúl,” “3. Cartlannaithe” le hord a choinneáil agus cuireann sé cosc ​​ar an gcóras oibriúcháin comhaid a shórtáil de réir aibítre amháin.

Breiseáin agus malairtí: córais ilfhillteán agus leideanna praiticiúla

Cé gurb é an modh trí fhillteán príomhfhócas an ailt seo, Tá teicnící agus malairtí eile ann ar féidir iad a oiriúnú de réir riachtanais gach duine nó tionscadail.Mar shampla, roghnaíonn roinnt eagraíochtaí an córas seacht bhfillteán, rud a chuireann leibhéal breise mionsonraí leis, atá úsáideach go háirithe i gcás líon mór comhad nó tionscadal casta.

Mar sin féin, tá sé tábhachtach an simplíocht agus éascaíocht rochtanaIs féidir le córas atá ró-chasta a bheith neamhtháirgiúil agus am-íditheach a thógáil chun nascleanúint a dhéanamh idir leibhéil agus fo-leibhéil.

Leideanna breise chun an leas is fearr a bhaint as do chóras fillteán:

• Bain úsáid as aicearraíCruthaigh naisc thapa chuig fillteáin nó comhaid a úsáidtear go minic chun dúbláil a sheachaint agus spás a shábháil.
• Déan cóipeanna cúltacaNí chiallaíonn struchtúr eagraithe go bhfuil sé slán. Coinnigh cóipeanna rialta de do fhillteáin agus do dhoiciméid thábhachtacha.
• Seiceáil agus glan go rialtaNuashonraigh do chóras, scrios comhaid neamhriachtanacha, agus athlonnaigh doiciméid a bhfuil stádas athraithe acu ag deireadh gach seachtaine.

Eagrú amhairc agus ordlathach: tábhacht an radhairc agus na n-aicearraí

Chomh maith leis an eagrú loighciúil, Is féidir leis an gcaoi a bhfeiceann tú do chuid comhad ar do ríomhaire rochtain ar fhaisnéis a bhrostú go mór.Cumraigh radhairc do fhillteáin ar bhealach atá iomasach duit: de réir dáta, in ord aibítre, nó de réir tosaíochta.

Tá aicearraí riachtanach, mar go gceadaíonn siad duit na doiciméid is minice a úsáideann tú a choinneáil idir lámha gan comhaid a dhúbláil. Is é an rud tábhachtach ná cóip amháin de gach doiciméad a choinneáil agus pointí rochtana tapa a chruthú in áiteanna áisiúla., amhail ar an deasc, ar an mbarra taoibh, nó i bhfillteáin a bhaineann le tionscadail eile.

Glac an t-am chun do thimpeallacht dhigiteach a choinneáil eagraithe agus seachain carnadh deilbhíní agus comhad scaipthe a d’fhéadfadh círéib a chruthú.

Difríochtaí le córais chomhdúcháin eile agus leideanna éifeachtúlachta

Cé go bhfuil córais níos casta ann, amhail an córas seacht bhfillteán, Léiríonn an taithí gurb í an simplíocht an eochair chun éifeachtúlacht níos fearr a bhaint amachCuireann an modh trí fhillteán luas, solúbthacht agus éascaíocht cothabhála ar fáil.

Seo roinnt leideanna chun an leas is fearr a bhaint as aon chóras eagraíochta:

• Bain úsáid as ainmneacha a chuimsíonn dátaí nó sonraí ábhartha chun sórtáil go huathoibríoch de réir croineolaíochta nó tionscadail.
• Seachain aicmithe ró-shonracha mura bhfuil sé fíor-riachtanach.
• Braith ar ghnéithe cuardaigh do chórais oibriúcháin chun comhaid a aimsiú gan brath ar an struchtúr cruinn.
• Eagraigh do chuid comhad ilmheán le hainmneacha a chuimsíonn imeacht agus dáta chun ord nádúrtha a éascú.

Trí na leideanna seo agus an modh trí fhillteán a chur i bhfeidhm, bainfidh tú amach struchtúr loighciúil, solúbtha agus pearsantaithe chun aon mhéid faisnéise a bhainistiúIs é an rud is tábhachtaí ná rudaí a choinneáil simplí, cuspóir soiléir a shannadh do gach fillteán, agus athbhreithniú a dhéanamh air go tréimhsiúil chun é a choinneáil cothrom le dáta. Ar an mbealach seo, sábhálfaidh tú am agus feabhsóidh tú do tháirgiúlacht agus do shoiléireacht mheabhrach go laethúil.