Que é o modo confidencial de Gmail e cando deberías activalo?

¿Que é o "modo confidencial" de Gmail e cando deberías activalo? Este modo de envío especial permíteche limitar o que o destinatario pode facer co teu correo electrónico.Isto impedirá que os usuarios o reenvíen, copien o seu texto, descarguen anexos ou impriman o seu contido. Tamén podes definir unha data de caducidade ou mesmo solicitar un código SMS para abrilo. Non é infalible, pero cando se usa correctamente, reduce significativamente os riscos ao traballar con información confidencial.

O modo confidencial de Gmail é unha forma especial de enviar correos electrónicos Neste modo, Google aplica restricións á mensaxe e aos seus anexos, o que limita a capacidade do destinatario para compartir información. Cando activas este modo, as opcións de compartir habituais do destinatario desaparecen. reenviar, copiar, descargar e imprimir o contido.

Ademais de bloquear esas accións, Gmail permíteche definir unha data de caducidade. Para a mensaxe: despois dese período, o destinatario xa non poderá vela. Tamén podes revogar o acceso manualmente en calquera momento se lamentas o que enviaches ou detectas un erro por parte do destinatario. Isto é especialmente útil cando se trata de documentos confidenciais, datos persoais ou comunicacións internas sensibles.

A función tamén incorpora un sistema adicional de verificación de contrasinalPodes esixirlle ao destinatario que precise un código para abrir o correo electrónico: unha simple verificación (que nalgúns casos se envía por correo electrónico) ou un código enviado por SMS ao teléfono móbil do destinatario. Neste segundo escenario, só alguén con acceso a ese número de teléfono poderá ver o contido.

É importante entender que o modo confidencial non cifra o correo electrónico de extremo a extremo por arte de maxia.Pola contra, cambia a forma en que se entrega o contido. Gmail non envía o texto e os anexos directamente como unha mensaxe normal; no seu lugar, xera unha ligazón segura á que só se pode acceder segundo as condicións que definiches (caducidade, verificación, etc.).

Esta funcionalidade está dispoñible tanto para contas persoais de Gmail como para Google Workspace.E nos entornos empresariais, os administradores poden decidir se permiten ou non o seu uso, xa sexa en todo o dominio ou só en determinadas unidades organizativas (por exemplo, habilitándoo para o departamento xurídico e deshabilitándoo para o resto).

Como funciona internamente o modo confidencial

Cando envías unha mensaxe en modo confidencial, Gmail non entrega o corpo do correo electrónico "tal cal". ao servidor do destinatario. O que fai é almacenar o contido nos sistemas de Google e substituílo por unha ligazón controlada. Para alguén que usa Gmail, o resultado semella un correo electrónico normal, pero en realidade, está a acceder a ese contido aloxado dun xeito xestionado.

Se o destinatario non usa Gmail, recibirá unha mensaxe cunha ligazón. do tipo "Ver correo electrónico" ou similar. Ao facer clic nel, abrirase unha páxina segura de Google onde terás que iniciar sesión ou introducir o código de verificación, dependendo de como configuraches a entrega. Deste xeito, mantés o control independentemente do provedor de correo electrónico do destinatario.

As restricións típicas neste modo afectan a todo o paquete de contidoTexto, imaxes incrustadas e anexos. O destinatario poderá lelo e previsualizar os anexos se o formato é compatible, pero non terá acceso ás funcións para gardalos no seu ordenador, reenvialos a outra persoa ou imprimir o correo electrónico desde Gmail.

Hai unha limitación importante que debes ter en conta.Mesmo se as opcións de copia, descarga ou impresión están bloqueadas, Gmail non pode impedir completamente que alguén o faga. captura de pantallaFai unha captura de pantalla co teu teléfono ou usa software malicioso para copiar o contido. Google tenta limitar as capturas de pantalla nalgunhas contornas, pero na práctica, sempre hai unha forma de evitar esta protección.

Outro detalle técnico clave é que os correos electrónicos en modo confidencial non se poden programar. para enviar máis tarde. Se es alguén que sempre usa "Programar envío" para enviar mensaxes a unha hora específica, ten en conta que esta función é incompatible co modo confidencial: terás que envialas inmediatamente.

Vantaxes, limitacións e cando activalo

A principal vantaxe do modo confidencial é que reduce a exposición accidental de información sensible.Se un destinatario fai clic accidentalmente en "Reenviar" ou tenta descargar un anexo para compartilo, simplemente non poderá facelo. Isto evita moitos erros comúns tanto no traballo como no persoal.

A caducidade das mensaxes é outro punto moi interesantePodes escoller que un correo electrónico sexa accesible só durante un día, unha semana, un mes ou mesmo varios anos (os intervalos habituais son de 1 día a 5 anos). Despois dese tempo, tanto o corpo da mensaxe como os anexos deixan de estar dispoñibles para o destinatario, aínda que poida que o vexa na súa caixa de entrada.

A capacidade de revogar o acceso en calquera momento engade unha rede de seguridade adicional.Se lle enviaches un correo electrónico á persoa incorrecta, incluíches información da que te arrepentirás máis tarde ou simplemente cambiaches de opinión, só tes que ir á carpeta Elementos enviados, abrir o correo electrónico confidencial e facer clic na opción para eliminar o acceso. A partir dese momento, o destinatario xa non poderá abrilo.

Non obstante, este modo non é un escudo absoluto e ten limitacións claras.Como se mencionou anteriormente, non pode ser infalible contra o bloqueo de capturas de pantalla ou fotos, e se o destinatario pretende romper a túa confianza, sempre atopará xeitos de gardar a información. Ademais, en entornos corporativos estritos, pode entrar en conflito coas políticas de arquivo, auditoría ou eDiscovery porque algúns accesos quedan fóra dos fluxos de traballo estándar.

É aconsellable activar o modo confidencial en situacións nas que precise control adicional.Non se recomenda o envío de contratos, certificados, documentos de identidade, información financeira, datos médicos, comunicacións internas confidenciais ou ligazóns que deban deixar de funcionar nunha data específica. Non se debe usar indiscriminadamente, xa que engade pasos para o destinatario e pode complicar as cousas se non o necesita.

Como enviar un correo electrónico confidencial desde Gmail nun ordenador

O proceso para usar o modo confidencial desde a versión web de Gmail é bastante intuitivo.Pero paga a pena revisalo paso a paso para asegurarte de que non te esquezas de nada. A idea é que redactes o teu correo electrónico como de costume e, xusto antes de envialo, actives o modo e axustes a configuración de caducidade e verificación.

Estes son os pasos básicos nun ordenador:

• Abre Gmail e fai clic en "Redactar" para crear unha nova mensaxe.
• Escribe o destinatario, o asunto e o contido do correo electrónico e anexa os ficheiros que precisa enviar.
• Na parte inferior da caixa de redacción, fai clic na icona do cadeado cun reloxo. (Este é o botón do modo confidencial.) Se xa o usaches e queres cambiar a configuración, verás a opción "Editar".
• Abrirase unha xanela emerxente onde podes escoller a data de caducidade. da mensaxe e se queres que se che esixa un contrasinal.
• Na sección de contrasinais podes escoller entre dous modos:
  • "Sen contrasinal por SMS"As persoas usuarias que abran o correo electrónico desde a aplicación ou o sitio web de Gmail poderán velo directamente; as que non usen Gmail poderán recibir un código noutro correo electrónico para verificar a súa identidade.
  • "Contrasinal por SMS"O destinatario terá que introducir un código que se lle enviará por mensaxe de texto. É obrigatorio introducir o número de teléfono do destinatario, non o teu.
• Unha vez configurado todo, fai clic en "Gardar" e despois envía o correo electrónico como o farías normalmente.

Lembra que a configuración do modo confidencial afecta tanto ao texto como aos anexos.Todo o contido das mensaxes está suxeito ás restricións de caducidade, verificación e copia ou descarga que acabas de definir.

Como activar o modo confidencial desde o teu teléfono móbil

Se adoitas usar Gmail desde o teu móbil (Android ou iOS), tamén tes á man o modo confidencial.A localización da configuración cambia lixeiramente en comparación coa versión de escritorio, pero a lóxica é a mesma: redactas o correo electrónico e, antes de envialo, activas a opción e escolleches como queres protexelo.

Para usar o modo confidencial na aplicación GmailEste fluxo xeral segue:

• Abre a aplicación Gmail no teu teléfono intelixente e fai clic no botón para redactar un novo correo electrónico.
• Escribe o destinatario, o asunto e a mensaxee anexar ficheiros se é necesario.
• Toca no menú de tres puntos na esquina superior dereita da pantalla mentres escribes.
• Selecciona a opción "Modo confidencial" no menú despregable.
• Abrirase unha pantalla para configurar a data de caducidade e o contrasinal., con rangos de caducidade semellantes aos da web (desde 1 día ata 5 anos) e as dúas opcións de verificación (estándar ou SMS).
• Configura os axustes que desexas e fai clic en "Gardar".
• Enviar o correo electrónico normalmenteA partir dese momento, aplicaranse todas as restricións definidas.

Nas operacións diarias, este procedemento só leva uns segundos máis que un envío normal.Polo tanto, é viable usalo regularmente sempre que o contido o xustifique. Non obstante, lembra informar ao destinatario se non está familiarizado con este sistema, para que non se alarme cando lle pidan un código ou se decate de que non pode reenviar a mensaxe.

Como abrir un correo electrónico confidencial como destinatario

A experiencia de alguén que recibe un correo electrónico confidencial depende de dous factores claveSe usan ou non Gmail e se o remitente activou a verificación de contrasinal (especialmente se é por SMS) son factores a ter en conta. Aínda así, o proceso adoita ser bastante guiado e a interface indica que facer en cada paso.

Se usas unha conta de Gmail e o remitente non solicitou un contrasinal por SMSNa maioría dos casos, podes abrir o correo electrónico directamente desde o sitio web ou a aplicación actualizada sen ningún paso adicional. Verás a mensaxe como de costume, pero sen os botóns de reenviar, descargar ou imprimir. Se usas outro cliente de correo electrónico conectado a Gmail (por exemplo, Perspectiva), pode aparecer unha ligazón como “Ver correo electrónico” que che levará a unha páxina de Google onde terás que iniciar sesión.

Cando o remitente activa a opción "Contrasinal por SMS"O proceso engade un paso de seguridade adicional. Cando intentes abrir a mensaxe, o sistema mostrará un botón como "Enviar contrasinal"; ao premelo, enviarase un código por mensaxe de texto ao número de teléfono que se configurou para ti. Terás que introducir ese código na pantalla para acceder ao contido.

Se o teu enderezo non é un enderezo de Gmail (por exemplo, se usas un correo electrónico corporativo ou un doutro provedor)Tamén recibirás unha mensaxe cunha ligazón a "Ver correo electrónico" na interface segura de Google. A partir de aí, pode que se che pida que fagas clic en "Enviar contrasinal" e que comprobes as túas mensaxes SMS ou, dependendo da configuración do remitente, que comprobes un correo electrónico adicional que conteña un código de verificación.

En todos os casos, as restricións sobre copia, reenvío, descarga ou impresión seguirán vixentes.Poderás ler o correo electrónico e, se non caducou e o teu acceso non foi revogado, previsualizar os anexos compatibles; pero non terás acceso ás funcións habituais para compartir ou gardar contido directamente desde Gmail.

Que ocorre cando caduca un correo electrónico ou se revoga o acceso?

Unha vez alcanzada a data de caducidade establecida polo remitente, a mensaxe xa non é accesible. Para o destinatario, aínda que poida aparecer visualmente na súa caixa de entrada ou no arquivo, cando intente abrilo, verá que xa non pode ver o contido ou atopará unha mensaxe que lle di que o correo electrónico caducou.

O remitente tamén pode tomar a iniciativa e revogar o acceso antes da data de caducidade.Para iso, abre Gmail nun ordenador, vai á carpeta "Enviados", localiza o correo electrónico confidencial e fai clic na opción "Eliminar acceso". A partir dese momento, calquera intento do destinatario de abrir a mensaxe mostrará un erro ou un aviso de que xa non ten permiso.

Se es ti quen recibe o erro de correo electrónico caducado ou acceso eliminadoO máis probable é que o remitente decidise cortar o acceso ou que superase o límite de tempo configurado inicialmente. Nese caso, a súa única opción é contactar con esa persoa para ampliar a data de caducidade ou que lle reenvíe a información nunha nova mensaxe confidencial.

Tamén poden producirse erros relacionados cos números de teléfono empregados para a verificación por SMS.Gmail só admite códigos enviados a determinados países e rexións (como América do Norte, gran parte de América do Sur, Europa, Australia e algúns territorios asiáticos como Corea, a India e o Xapón). Se intentas configurar un número que non está nunha rexión compatible, verás unha mensaxe que indica que non se pode usar.

Estes mecanismos de caducidade e revogación son especialmente útiles en contextos laborais onde se comparten documentos temporais, informes confidenciais ou datos persoais que non deberían permanecer accesibles indefinidamente. Ao establecer coidadosamente límites de tempo, podes reducir significativamente a xanela de exposición da información.

Xestión do modo confidencial para administradores de Google Workspace

Nos entornos corporativos, os administradores teñen a última palabra sobre se o modo confidencial está dispoñible ou non. Para os usuarios. Dende a consola de administración de Google, pódese activar ou desactivar a nivel de dominio ou aplicar só a determinadas unidades organizativas, segundo a política interna da empresa.

Para xestionar esta función globalmente dentro da organización, o administrador debe:

• Iniciar sesión na consola de administración cunha conta que teña privilexios de administrador.
• Vaia á sección "Aplicacións", despois a "Google Workspace" e finalmente a "Gmail"..
• Abre a sección "Configuración do usuario" e desprázate cara abaixo ata "Modo confidencial".
• Marca ou desmarca a caixa "Activar o modo confidencial"e gardar os cambios.

Os cambios non adoitan ser inmediatos.Google indica que estes cambios poden tardar ata 24 horas en propagarse completamente por todo o dominio, aínda que na práctica adoitan aplicarse moito antes. É recomendable ter isto en conta ao planificar unha implementación ou un cambio de política.

Se queres xestionar o modo confidencial por unidades organizativas (OU)O proceso é similar, pero antes de axustar a configuración, debes seleccionar a OU específica no panel esquerdo (por exemplo, "Recursos humanos", "Finanzas", "Márketing", etc.). Despois, vai á sección "Modo confidencial", actívao ou desactívao e garda os cambios para esa unidade en particular.

Desactivar o modo confidencial impide que os usuarios envíen correos electrónicos usando este modo.Non obstante, isto non bloquea, por si só, a súa recepción. Se unha organización considera que as mensaxes confidenciais entrantes son problemáticas para fins de auditoría, cumprimento ou arquivo, debe crear regras de cumprimento específicas para xestionar este tipo de correos electrónicos.

Bloquear as mensaxes entrantes en modo confidencial en empresas

Algunhas organizacións prefiren evitar que os correos electrónicos confidenciais cheguen aos seus usuariosPorque este tipo de mensaxes limitan a inspección de contido, o arquivo ou os procesos legais de eDiscovery. Para solucionar isto, Google Workspace ofrece un sistema de regras de cumprimento que permite identificar e rexeitar este tipo de correos electrónicos ao chegar ao dominio.

O procedemento xeral para bloquear as mensaxes confidenciais entrantes é o seguinte:

• Na consola de administración, accede á configuración de Gmail. e entra na sección dedicada a “Cumprimento das normas de contido”.
• Fai clic en "Configurar" para crear unha nova configuraciónSe xa existen regras, podes seleccionar "Engadir outra regra".
• Asignar un nome descritivo á regra (por exemplo, «Bloqueo de modo confidencial entrante»).
• Na sección "Mensaxes afectadas", selecciona a opción "Entrantes". para que a regra só se aplique aos correos electrónicos que chegan ao dominio.
• Na sección de expresións, engade unha condición baseada en metadatos e escolle como atributo “Modo confidencial de Gmail”, co tipo de coincidencia “A mensaxe está en modo confidencial de Gmail”.
• No bloque de accións, selecciona "Rexeitar mensaxe" e, se o desexa, redactar un texto personalizado que se enviará automaticamente ao remitente para explicar o motivo do rexeitamento.
• Mantén a regra e agarda a que se estenda (de novo, o prazo máximo estimado é de aproximadamente 24 horas).

Esta estratexia permite a aplicación de políticas de seguridade e cumprimento moi precisas.Por exemplo, podes bloquear a recepción de correos electrónicos confidenciais de fóra da organización pero seguir permitindo o seu uso interno ou restrinxilos só a certos departamentos. Todo depende das necesidades legais e operativas de cada organización.

Boas prácticas e consellos de seguridade ao usar o modo confidencial

Aínda que o modo confidencial proporciona capas adicionais de protección, non substitúe o sentido común.Antes de enviar un correo electrónico con información moi confidencial, convén considerar se realmente é necesario envialo por correo electrónico ou se sería máis prudente usar outros métodos de cifrado máis robustos ou de uso compartido seguro de ficheiros.

Unha recomendación clave é axustar coidadosamente a data de caducidade.Para documentos extremadamente sensibles, pode que queiras establecer prazos curtos (un día, unha semana); para outras comunicacións, como contratos en revisión que requiren tempo, é preferible darlle ao destinatario unha cantidade razoable de tempo. Empregar prazos absurdamente curtos só serve para frustrar o destinatario e causar máis reenvíos ou confusión.

Cando o risco é alto, recoméndase encarecidamente a opción de contrasinal por SMS.Sempre que poidas xestionar de forma segura o número de teléfono do destinatario e que este se atope nunha rexión compatible con Google. Este paso adicional dificulta que alguén que obtivo acceso ao correo electrónico (por exemplo, iniciando sesión na conta sen permiso) poida ler o contido sen ter tamén o número de teléfono do destinatario.

É fundamental comprobar dúas veces os enderezos de correo electrónico e os números de teléfono antes de enviar.Un só erro no díxito pode enviar a información á persoa incorrecta ou impedir que o destinatario abra a mensaxe. Tamén é boa idea avisar previamente ao destinatario de que recibirá un correo electrónico confidencial con verificación, para que non pense que é phishing ou correo lixo.

Nas empresas, o despregamento do modo confidencial debe ir acompañado dunha formación mínima.Explica que fai e que non fai esta función, cando se recomenda usala, cales son as datas de caducidade habituais e como xestionar problemas como o acceso caducado ou as mensaxes SMS non entregadas. Isto evita que os usuarios recorran a solucións inseguras por falta de coñecemento.

O modo confidencial de Gmail convértese nunha ferramenta moi práctica Para gañar control sobre a difusión de información por correo electrónico, especialmente cando se combina con políticas claras, sentido común e outras medidas de seguridade complementarias. Usado con criterio, permite que os datos sensibles circulen de forma máis segura e con menos sustos innecesarios, tanto a nivel persoal como profesional.