OCR: todo sobre o recoñecemento óptico de caracteres

Un dos avances que revolucionou a forma de tratar a información escrita no mundo dixital é o Tecnoloxía OCR. Unha solución que nos permite converter documentos impresos ou imaxes en texto dixital, o que nos pode aforrar tempo e esforzo en tarefas repetitivas ou relacionadas coa xestión documental.

Hoxe, moitas empresas xestionan unha gran cantidade de trámites, facturas, contratos e documentos legais. Non só dixitalizar esta información usando tecnoloxía OCR mellora a eficienciapero tamén facilita a busca, edición e almacenamento. Neste artigo, contarémosche todo o que necesitas saber sobre o recoñecemento óptico de caracteres: que é, como funciona e cales son os seus usos.

Que é OCR e para que serve?

OCR son las siglas de Optical Character Recognition. Traducido al español: Recoñecemento óptico de caracteres. Esta tecnoloxía analiza documentos que conteñen texto, como imaxes, fotografías ou ficheiros PDF, e convérteos en datos que poden ser interpretados por un ordenador.

Explicado dun xeito moi breve, a tecnoloxía OCR é capaz extrae os personaxes visuais dunha imaxe e tradúceos a texto editable. Isto significa que podemos converter un documento dixitalizado nun ficheiro. Palabra, Excel, JSON ou outros formatos, facilitando a súa edición, busca e procesamento.

Por que é isto tan interesante? A resposta é obvia: os seus numerosas aplicacións prácticas, que van dende a dixitalización de desde ficheiros físicos ata automatización de tarefas en lugares de traballo como bancos, hospitais, compañías de seguros, empresas de marketing, loxística... Calquera empresa que traballe con grandes volumes de información.

Como funciona a tecnoloxía OCR?

O proceso de recoñecemento óptico de caracteres Consta de varios pasos fundamentais no que se combinan hardware (como un escáner ou cámara) e un software especializado, que utiliza algoritmos baseados en patróns visuais e mesmo intelixencia artificial.

Estes son os pasos clave da tecnoloxía OCR:

1. Captura del documento: Unha imaxe do documento obtense mediante un escáner ou cámara.
2. Preprocesamiento: O software mellora a calidade da imaxe axustando o contraste, eliminando o ruído visual e detectando bordos.
3. Segmentación: O sistema divide a imaxe en seccións: bloques de texto, liñas, palabras e finalmente caracteres.
4. Recoñecemento: Cada carácter é analizado e comparado cunha base de datos que contén patróns de letras, números e símbolos.
5. Postprocesamiento: Corríxense os posibles erros e estrutúrase o contido para a súa exportación en formato dixital, como texto simple ou JSON estruturado.

Aínda que este proceso poida parecer complexo a primeira vista, o certo é que pódese executar en segundos grazas ao software moderno. Isto permítenos aproveitar a tecnoloxía OCR en tempo real, incluso desde aplicacións móbiles.

Tipos de tecnoloxía OCR

Hai diversas variantes dentro da tecnoloxía OCR, adaptada a diferentes usos e tipos de documentos. Non todos os textos son iguais, polo que, segundo os casos, utilízanse métodos específicos para garantir unha lectura precisa.

• OCR tradicional: Úsase para textos impresos, libros, informes ou calquera documento escrito.
• ICR (Intelligent Character Recognition): Especializado no recoñecemento de documentos manuscritos, como formularios manuscritos. Usa a IA para mellorar a súa precisión.
• OMR (Optical Mark Recognition): Identifica marcas, como caixas marcadas, sinaturas ou logotipos. Amplamente utilizado en enquisas, exames ou loterías.
• OWR (Optical Word Recognition): Identifica palabras enteiras en lugar de caracteres individuais cando traballa con textos claros e ben estruturados.

A elección da variante dependerá do tipo de documento e do complexo que sexa o seu contido visual. Por exemplo, un pasaporte require ICR para ler sinaturas, mentres que un formulario de opción múltiple necesita OMR.

Vantaxes do uso de OCR en empresas e organizacións

Implantación de ofertas de tecnoloxía OCR beneficios claros para calquera organización que manexa documentos. Grazas a este sistema, pódense automatizar procesos que antes requirían traballo manual e eran moi propensos a erros. Estas son algunhas das principais vantaxes:

• Aforro de tempo: O procesamento automático de documentos aforra horas de escritura manual.
• Reducción de errores: Reduce os erros inherentes ao traballo humano, como os erros de mecanografía.
• Acceso rápido á información: Permítelle buscar nomes, datas ou datos clave dentro de ficheiros dixitalizados.
• Menores custos operativos: Reduce a necesidade de imprimir, almacenar ou enviar documentos físicos.
• Maior seguridade: Os documentos dixitais pódense cifrar e protexer cun acceso restrinxido.
• Mejora la experiencia del cliente: Racionalízanse procesos como a verificación de identidade e o servizo ao cliente.

Usos máis comúns da tecnoloxía OCR

OCR ten aplicacións prácticas en múltiples sectores. E coa evolución do software, cada vez pódense automatizar máis tarefas grazas a esta ferramenta. Algúns dos usos máis comúns son:

• Verificación de identidades: Escaneo de DNI, pasaportes ou carnés de conducir para verificar a información persoal.
• Incorporación dixital: Rexistra novos clientes en bancos ou empresas escaneando documentos desde aplicacións móbiles.
• Procesamiento de facturas: Extraer información de gastos para sistemas de contabilidade ou ERP.
• Reconocimiento de matrículas: Control de vehículos en sistemas de tráfico ou estacionamento.
• Lectura de receitas médicas: Extraer datos de instrucións médicas en hospitais ou farmacias.
• Accesibilidade para persoas con discapacidade visual: Transforma texto en voz ou formatos accesibles.

Documentos que se poden procesar con OCR

Grazas á versatilidade do OCR, pódese aplicar a diferentes tipos de documentos. Sempre que estean nun formato visual recoñecible, pódense enviar a través de aplicacións web, correo electrónico ou dispositivos móbiles.

Entre os soportes máis comúns están:

• PDF (escaneado ou xerado a partir da imaxe)
• Imaxes en formatos JPG, PNG, BMP, TIFF

E os tipos de documentos máis procesados ​​son:

• Facturas y recibos
• Documentos de identidade (DNI, pasaportes, licenzas)
• Contratos y formularios
• albaráns e xustificante de entrega
• Receitas, matrículas de vehículos e extractos bancarios

Ferramentas e servizos de OCR dispoñibles

Hai diferentes opcións para aplicar OCR dependendo das túas necesidades. Desde ferramentas gratuítas para traballos puntuais ata solucións empresariais integradas.

• Software de escritorio: Programas como ABBYY FineReader permíteche aplicar OCR profesionalmente.
• Aplicacións móbiles: Aplicacións que usan a cámara do teléfono para dixitalizar e converter texto en tempo real.
• Servicios online: Sitios web onde podes subir un ficheiro e descargalo xa procesado sen ter que instalar nada.

Ademais, Moitas plataformas de xestión de documentos inclúen módulos de tecnoloxía OCR integrados. Isto facilita o seu uso regularmente en fluxos de ficheiros, xestión de contabilidade ou almacenamento seguro.

A dixitalización dos documentos nunca foi máis necesaria que agora. Ambos por razóns de eficiencia e sustentabilidade. A aplicación de OCR é, sen dúbida, unha das formas máis eficaces de reducir o uso de papel, mellorar o acceso á información e optimizar procesos repetitivos que antes requirían horas de intervención humana.