Que é Access e para que serve?

É un dos programas menos coñecidos da suite ofimática de Microsoft 365, a pesar de estar incluído dende a versión de 1992. Non obstante, é unha ferramenta moi útil. Neste post explicamos Que é Microsoft Access e para que serve?.

A versión máis recente de Microsoft Access, do que imos falar aquí, foi lanzado o 5 de outubro de 2021 para ser usado en Windows 10 e Windows 11. Este ocupa entre 44 MB e 60 MB no disco duro, dependendo das opcións de instalación escollidas.

Que é Microsoft Access?

Microsoft é un sistema de xestión de bases de datos incluído no conxunto de aplicacións de Microsoft Office (agora Microsoft 365). Trátase dunha ferramenta destinada a axudar aos usuarios a crear e xestionar bases de datos co obxectivo de almacenar, organizar e analizar a información.

O motivo polo que esta aplicación é tan pouco utilizada débese principalmente a descoñecer a súa verdadeira utilidade. Moitos usuarios cren erróneamente que calquera cousa que se faga con Access se pode facer con Access. Excel

Aínda que é certo que ambos programas teñen puntos en común, Excel é máis axeitado para manexar datos numéricos e realizar cálculos sobre eses datos. O acceso, pola súa banda, engade un maior grao de especialización e inclúe funcións específicas para xestionar distintos tipos de datos. Ademais, permite restrinxir os datos que os usuarios introducen en cada campo, así como vincular os datos relacionados en varias táboas.

As bases de datos que se gardan con Microsoft Access mostran o extensión de ficheiro ".accdb". Aínda que esta é a máis común e tamén a máis actual, aínda é posible atopar outras extensións (".mdbe" o ".mde"), que corresponden a versións anteriores a 2007. Nalgunhas ocasións, para abrir este tipo de extensións, o usuario debe empregar primeiro unha ferramenta de conversión para convertela en «.accdb».

Cousas que podemos facer con Access

Como podes usar Access para xestionar unha base de datos? A continuación, explicamos algunhas das tarefas máis habituais que podemos realizar con esta ferramenta.

Crea unha base de datos

Na pantalla de inicio de Access, faga clic en "Ficheiro" e na columna de opcións da esquerda, seleccione "Novo". Entre as diferentes opcións que aparecen na pantalla, debemos escoller a que leva por título "Base de datos de escritorio en branco".

Esta base de datos de nova creación pódeselle asignar un nome como paso preliminar para acceder ao novo modelo e comezar a utilizalo.

Crea unha táboa

Para engadir unha táboa de datos á base de datos que creamos, cómpre ir á cinta de ferramentas e facer clic na pestana «Táboa». A esta nova táboa pódense engadir cantos campos queiramos. Para iso tes que facer clic co botón dereito e seleccionar a opción «Fai clic para engadir».

A sección do cadro combinado utilízase para enumerar os diferentes tipos de datos que se poden asignar a un campo (en Access é obrigatorio asignar un tipo de datos a cada campo).

Engadir datos á táboa

Hai moitas formas de engadir datos a unha táboa de Access: mediante un formulario, importándoo dun ficheiro externo, usando SQL ou introducindo datos directamente (é dicir, manualmente). A opción máis común é a importar mediante ficheiros ".csv". Así o fas:

1. Na cinta do instrumento, fai clic en «Datos externos».
2. Despois facemos clic en "Arquivo de texto".
3. A continuación seleccionamos o ficheiro fonte e a táboa de destino.
4. Antes de proceder á importación, podemos revisar todos os detalles do ficheiro (uso de puntos ou comas como delimitadores, é necesario omitir certos campos.
5. Finalmente, prememos o botón «Rematar» para executar a importación.

A partir de aquí, son moitas as accións que podemos realizar na aplicación coas diferentes táboas que introducimos. Por exemplo, é posible crear relacións entre táboas para consultar datos de diferentes táboas. Tamén podes crear un táboa de busca, que contén datos referenciados por outra táboa, ou incluso crea consultas complexas en varias táboas con diferentes tipos de datos.

Outras posibles accións son facer copias de seguridade, crear bases de datos executables (que os usuarios externos non poden modificar) crear macro para automatizar tarefas complexas ou exportar datos a excel, entre outras moitas posibilidades.

Para levar a cabo todas estas accións, Microsoft Access inclúe un útil Asistente o que sen dúbida é de gran axuda para os que usan esta aplicación por primeira vez.

Conclusión

Microsoft Access é unha opción moi recomendable para pequenas e medianas empresas que o necesiten unha ferramenta de xestión de datos sinxela e fácil de usar. Ideal para tarefas como gxestión de inventarios ou seguimento de proxectos. Para todos estes casos, paga a pena aprender a usalo.