Gmail નો ગોપનીય મોડ શું છે અને તમારે તેને ક્યારે ચાલુ કરવો જોઈએ?

¿Gmail નો "ગોપનીય મોડ" શું છે અને તમારે તેને ક્યારે સક્રિય કરવો જોઈએ? આ ખાસ મોકલવાની પદ્ધતિ તમને પ્રાપ્તકર્તા તમારા ઇમેઇલ સાથે શું કરી શકે છે તે મર્યાદિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.તે વપરાશકર્તાઓને તેને ફોરવર્ડ કરવા, તેના ટેક્સ્ટની નકલ કરવા, જોડાણો ડાઉનલોડ કરવા અથવા તેના સમાવિષ્ટો છાપવાથી અટકાવશે. તમે તેને ખોલવા માટે સમાપ્તિ તારીખ પણ સેટ કરી શકો છો અથવા SMS કોડની પણ જરૂર પાડી શકો છો. તે ફૂલપ્રૂફ નથી, પરંતુ જ્યારે યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, ત્યારે તે સંવેદનશીલ માહિતી સાથે કામ કરતી વખતે જોખમોને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે.

જીમેલનો ગોપનીય મોડ ઇમેઇલ મોકલવાની એક ખાસ રીત છે. આ મોડમાં, Google સંદેશ અને તેના જોડાણો પર નિયંત્રણો લાગુ કરે છે, જે પ્રાપ્તકર્તાની માહિતી શેર કરવાની ક્ષમતાને મર્યાદિત કરે છે. જ્યારે તમે આ મોડને સક્રિય કરો છો, ત્યારે પ્રાપ્તકર્તાના સામાન્ય શેરિંગ વિકલ્પો અદૃશ્ય થઈ જાય છે. ફોરવર્ડ કરો, કોપી કરો, ડાઉનલોડ કરો અને પ્રિન્ટ કરો સામગ્રી.

તે ક્રિયાઓને અવરોધિત કરવા ઉપરાંત, Gmail તમને સમાપ્તિ તારીખ સેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. સંદેશ માટે: તે સમયગાળા પછી, પ્રાપ્તકર્તા તેને જોઈ શકશે નહીં. જો તમને મોકલેલા સંદેશનો અફસોસ થાય અથવા પ્રાપ્તકર્તા તરફથી કોઈ ભૂલ જણાય તો તમે કોઈપણ સમયે મેન્યુઅલી ઍક્સેસ રદ કરી શકો છો. ગુપ્ત દસ્તાવેજો, વ્યક્તિગત ડેટા અથવા સંવેદનશીલ આંતરિક સંદેશાવ્યવહાર સાથે વ્યવહાર કરતી વખતે આ ખાસ કરીને ઉપયોગી છે.

આ સુવિધામાં એક વધારાનો પાસવર્ડ વેરિફિકેશન સિસ્ટમ પણ શામેલ છે.તમે ઇમેઇલ ખોલવા માટે પ્રાપ્તકર્તાને કોડની જરૂર પાડી શકો છો: કાં તો એક સરળ ચકાસણી (જે કેટલાક કિસ્સાઓમાં ઇમેઇલ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે) અથવા પ્રાપ્તકર્તાના મોબાઇલ ફોન પર SMS દ્વારા મોકલવામાં આવેલ કોડ. આ બીજા દૃશ્યમાં, ફક્ત તે ફોન નંબરની ઍક્સેસ ધરાવનાર વ્યક્તિ જ સામગ્રી જોઈ શકશે.

એ સમજવું અગત્યનું છે કે ગોપનીય મોડ જાદુઈ રીતે ઇમેઇલને એન્ડ-ટુ-એન્ડ એન્ક્રિપ્ટ કરતું નથી.તેના બદલે, તે સામગ્રી કેવી રીતે પહોંચાડવામાં આવે છે તે બદલી નાખે છે. Gmail સામાન્ય સંદેશની જેમ ટેક્સ્ટ અને જોડાણો સીધા મોકલતું નથી; તેના બદલે, તે એક સુરક્ષિત લિંક જનરેટ કરે છે જે ફક્ત તમે સેટ કરેલી શરતો (સમાપ્તિ, ચકાસણી, વગેરે) હેઠળ જ ઍક્સેસ કરી શકાય છે.

આ સુવિધા વ્યક્તિગત Gmail એકાઉન્ટ અને Google Workspace બંને માટે ઉપલબ્ધ છે.અને વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં, વહીવટકર્તાઓ નક્કી કરી શકે છે કે તેનો ઉપયોગ સમગ્ર ડોમેનમાં અથવા ફક્ત ચોક્કસ સંગઠનાત્મક એકમોમાં (ઉદાહરણ તરીકે, કાનૂની વિભાગ માટે તેને સક્ષમ કરવું અને બાકીના માટે તેને અક્ષમ કરવું) મંજૂરી આપવી કે નહીં.

ગોપનીય મોડ આંતરિક રીતે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે

જ્યારે તમે ગોપનીય મોડમાં સંદેશ મોકલો છો, ત્યારે Gmail ઇમેઇલનો મુખ્ય ભાગ "જેમ છે તેમ" પહોંચાડતું નથી. પ્રાપ્તકર્તાના સર્વર પર. તે જે કરે છે તે છે ગૂગલની સિસ્ટમ પર સામગ્રી સંગ્રહિત કરે છે અને તેને નિયંત્રિત લિંકથી બદલે છે. Gmail નો ઉપયોગ કરતી વ્યક્તિ માટે, પરિણામ સામાન્ય ઇમેઇલ જેવું લાગે છે, પરંતુ વાસ્તવમાં, તેઓ તે હોસ્ટ કરેલી સામગ્રીને મેનેજ્ડ રીતે ઍક્સેસ કરી રહ્યા છે.

જો પ્રાપ્તકર્તા Gmail નો ઉપયોગ ન કરે, તો તેમને એક લિંક સાથેનો સંદેશ પ્રાપ્ત થશે. "ઇમેઇલ જુઓ" અથવા તેના જેવા પ્રકારનું. તેના પર ક્લિક કરવાથી એક સુરક્ષિત Google પૃષ્ઠ ખુલશે જ્યાં તમારે ડિલિવરી કેવી રીતે ગોઠવી છે તેના આધારે તમારે લોગ ઇન કરવાની અથવા ચકાસણી કોડ દાખલ કરવાની જરૂર પડશે. આ રીતે, તમે પ્રાપ્તકર્તાના ઇમેઇલ પ્રદાતાને ધ્યાનમાં લીધા વિના નિયંત્રણ જાળવી શકો છો.

આ મોડમાં લાક્ષણિક પ્રતિબંધો સમગ્ર સામગ્રી પેકેજને અસર કરે છેટેક્સ્ટ, એમ્બેડેડ છબીઓ અને જોડાણો. જો ફોર્મેટ સુસંગત હશે તો પ્રાપ્તકર્તા તેને વાંચી શકશે અને જોડાણોનું પૂર્વાવલોકન કરી શકશે, પરંતુ તેમને તેમના કમ્પ્યુટર પર સાચવવા, અન્ય વ્યક્તિને ફોરવર્ડ કરવા અથવા Gmail માંથી ઇમેઇલ છાપવા માટેના કાર્યોની ઍક્સેસ હશે નહીં.

એક મહત્વપૂર્ણ મર્યાદા છે જે તમારે ધ્યાનમાં રાખવી જોઈએ.જો કોપી, ડાઉનલોડ અથવા પ્રિન્ટિંગ વિકલ્પો અવરોધિત હોય, તો પણ Gmail કોઈને આમ કરવાથી સંપૂર્ણપણે રોકી શકતું નથી. સ્ક્રીનશોટતમારા ફોનથી સ્ક્રીનશોટ લો અથવા સામગ્રીની નકલ કરવા માટે દૂષિત સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો. Google કેટલાક વાતાવરણમાં સ્ક્રીનશોટને મર્યાદિત કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, પરંતુ વ્યવહારમાં, આ સુરક્ષાને બાયપાસ કરવાનો હંમેશા એક રસ્તો હોય છે.

બીજી મુખ્ય ટેકનિકલ વિગત એ છે કે ગોપનીય મોડમાં ઇમેઇલ્સ શેડ્યૂલ કરી શકાતા નથી. પછીથી મોકલવા માટે. જો તમે કોઈ એવી વ્યક્તિ છો જે ચોક્કસ સમયે સંદેશા મોકલવા માટે હંમેશા "શેડ્યૂલ મોકલો" નો ઉપયોગ કરે છે, તો ધ્યાનમાં રાખો કે આ સુવિધા ગોપનીય મોડ સાથે અસંગત છે: તમારે તેમને તાત્કાલિક મોકલવા પડશે.

ફાયદા, મર્યાદાઓ અને તેને ક્યારે સક્રિય કરવું

ગોપનીય મોડનો મુખ્ય ફાયદો એ છે કે તે સંવેદનશીલ માહિતીના અજાણતાં સંપર્કને ઘટાડે છે.જો કોઈ પ્રાપ્તકર્તા આકસ્મિક રીતે "ફોરવર્ડ" પર ક્લિક કરે છે અથવા તેને શેર કરવા માટે જોડાણ ડાઉનલોડ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, તો તેઓ તે કરી શકશે નહીં. આ કાર્ય અને વ્યક્તિગત સેટિંગ્સ બંનેમાં ઘણી સામાન્ય ભૂલોને અટકાવે છે.

સંદેશાઓની સમાપ્તિ એ બીજો ખૂબ જ રસપ્રદ મુદ્દો છે.તમે ઇમેઇલને ફક્ત એક દિવસ, એક અઠવાડિયા, એક મહિના અથવા ઘણા વર્ષો માટે સુલભ બનાવવાનું પસંદ કરી શકો છો (સામાન્ય રીતે 1 દિવસથી 5 વર્ષ સુધીની રેન્જ હોય ​​છે). તે સમય પછી, સંદેશનો મુખ્ય ભાગ અને કોઈપણ જોડાણો બંને પ્રાપ્તકર્તા માટે અનુપલબ્ધ થઈ જાય છે, ભલે તેઓ હજી પણ તેને તેમના ઇનબોક્સમાં જોઈ શકે.

કોઈપણ સમયે ઍક્સેસ રદ કરવાની ક્ષમતા વધારાની સલામતી જાળ ઉમેરે છે.જો તમે ખોટા વ્યક્તિને ઇમેઇલ મોકલ્યો હોય, જેમાં એવી માહિતી શામેલ હોય જેનો તમને પાછળથી પસ્તાવો થયો હોય, અથવા ફક્ત તમારો વિચાર બદલાઈ ગયો હોય, તો ફક્ત તમારા મોકલેલા વસ્તુઓ ફોલ્ડરમાં જાઓ, ગુપ્ત ઇમેઇલ ખોલો અને ઍક્સેસ દૂર કરવા માટે વિકલ્પ પર ક્લિક કરો. તે ક્ષણથી, પ્રાપ્તકર્તા તેને ખોલી શકશે નહીં.

જોકે, આ મોડ સંપૂર્ણ કવચ નથી અને તેની સ્પષ્ટ મર્યાદાઓ છે.જેમ અગાઉ ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, તે સ્ક્રીનશોટ અથવા ફોટાને બ્લોક કરવાથી સુરક્ષિત રાખી શકતું નથી, અને જો પ્રાપ્તકર્તા તમારા વિશ્વાસનો ભંગ કરવાનો ઇરાદો ધરાવે છે, તો તેઓ હંમેશા માહિતી સાચવવાના રસ્તાઓ શોધશે. વધુમાં, કડક કોર્પોરેટ વાતાવરણમાં, તે આર્કાઇવિંગ, ઓડિટિંગ અથવા ઇ-ડિસ્કવરી નીતિઓ સાથે વિરોધાભાસી શકે છે કારણ કે કેટલીક ઍક્સેસ પ્રમાણભૂત વર્કફ્લોની બહાર આવે છે.

એવી પરિસ્થિતિઓમાં જ્યાં તમને વધારાના નિયંત્રણની જરૂર હોય ત્યાં ગોપનીય મોડ સક્રિય કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.કરારો, પ્રમાણપત્રો, ઓળખ દસ્તાવેજો, નાણાકીય માહિતી, તબીબી ડેટા, સંવેદનશીલ આંતરિક સંદેશાવ્યવહાર અથવા લિંક્સ જે ચોક્કસ તારીખે કામ કરવાનું બંધ કરી દે છે તે મોકલવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી. તેનો ઉપયોગ આડેધડ રીતે થવો જોઈએ નહીં, કારણ કે તે પ્રાપ્તકર્તા માટે પગલાં ઉમેરે છે અને જો તેમને તેની જરૂર ન હોય તો તે વસ્તુઓને જટિલ બનાવી શકે છે.

કમ્પ્યુટર પર Gmail માંથી ગુપ્ત ઇમેઇલ કેવી રીતે મોકલવો

Gmail ના વેબ વર્ઝનમાંથી ગોપનીય મોડનો ઉપયોગ કરવાની પ્રક્રિયા એકદમ સહજ છે.પરંતુ તમે કંઈપણ ચૂકી ન જાઓ તેની ખાતરી કરવા માટે તેને પગલું દ્વારા પગલું વાંચવા યોગ્ય છે. વિચાર એ છે કે તમે તમારા ઇમેઇલને હંમેશની જેમ કંપોઝ કરો અને, તેને મોકલતા પહેલા, મોડને સક્રિય કરો અને સમાપ્તિ અને ચકાસણી સેટિંગ્સને સમાયોજિત કરો.

કમ્પ્યુટર પર આ મૂળભૂત પગલાં છે:

• Gmail ખોલો અને "કંપોઝ" પર ક્લિક કરો. નવો સંદેશ બનાવવા માટે.
• પ્રાપ્તકર્તા, વિષય અને સામગ્રી લખો ઇમેઇલમાંથી, અને તમારે મોકલવાની જરૂર હોય તેવી ફાઇલો જોડો.
• કંપોઝ બોક્સના તળિયે, ઘડિયાળવાળા પેડલોક આઇકોન પર ક્લિક કરો. (આ ગોપનીય મોડ બટન છે.) જો તમે પહેલાથી જ તેનો ઉપયોગ કરી લીધો છે અને સેટિંગ્સ બદલવા માંગો છો, તો તમને "એડિટ" વિકલ્પ દેખાશે.
• એક પોપ-અપ વિન્ડો ખુલશે જ્યાં તમે સમાપ્તિ તારીખ પસંદ કરી શકો છો. સંદેશ અને શું તમે પાસવર્ડ જરૂરી બનાવવા માંગો છો.
• પાસવર્ડ વિભાગમાં તમે બે મોડ્સ વચ્ચે પસંદગી કરી શકો છો:
  • "SMS દ્વારા કોઈ પાસવર્ડ નથી"જે વપરાશકર્તાઓ Gmail એપ્લિકેશન અથવા વેબસાઇટ પરથી ઇમેઇલ ખોલશે તેઓ તેને સીધા જોઈ શકશે; જે લોકો Gmail નો ઉપયોગ કરતા નથી તેઓ તેમની ઓળખ ચકાસવા માટે બીજા ઇમેઇલમાં કોડ પ્રાપ્ત કરી શકે છે.
  • "SMS દ્વારા પાસવર્ડ"પ્રાપ્તકર્તાએ એક કોડ દાખલ કરવો પડશે જે તેમને ટેક્સ્ટ સંદેશ દ્વારા મોકલવામાં આવશે. પ્રાપ્તકર્તાનો ફોન નંબર દાખલ કરવો ફરજિયાત છે, તમારો નહીં.
• બધું સેટ થઈ ગયા પછી, "સેવ" પર ક્લિક કરો. અને પછી તમે સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ મોકલો છો તેમ મોકલો.

યાદ રાખો કે ગોપનીય મોડ સેટિંગ ટેક્સ્ટ અને જોડાણો બંનેને અસર કરે છે.બધી સંદેશ સામગ્રી તમે હમણાં જ વ્યાખ્યાયિત કરેલા સમાપ્તિ, ચકાસણી અને નકલ અથવા ડાઉનલોડ પ્રતિબંધોને આધીન છે.

તમારા મોબાઇલ ફોનથી ગોપનીય મોડ કેવી રીતે સક્રિય કરવો

જો તમે સામાન્ય રીતે તમારા મોબાઇલ (Android અથવા iOS) થી Gmail નો ઉપયોગ કરો છો, તો તમારી પાસે ગોપનીય મોડ પણ છે.ડેસ્કટોપ વર્ઝનની સરખામણીમાં સેટિંગનું સ્થાન થોડું બદલાય છે, પરંતુ તર્ક એ જ છે: તમે ઈમેલ લખો છો અને મોકલતા પહેલા, તમે વિકલ્પ સક્રિય કરો છો અને તમે તેને કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવા માંગો છો તે પસંદ કરો છો.

Gmail એપ્લિકેશનમાં ગોપનીય મોડનો ઉપયોગ કરવા માટેઆ સામાન્ય પ્રવાહ નીચે મુજબ છે:

• તમારા સ્માર્ટફોન પર Gmail એપ ખોલો. અને નવો ઈમેલ લખવા માટે બટન પર ક્લિક કરો.
• પ્રાપ્તકર્તા, વિષય અને સંદેશ લખોઅને જો જરૂરી હોય તો ફાઇલો જોડો.
• ઉપર જમણા ખૂણામાં ત્રણ-બિંદુવાળા મેનૂ પર ટેપ કરો ટાઇપ કરતી વખતે સ્ક્રીન પરથી.
• "ગોપનીય મોડ" વિકલ્પ પસંદ કરો. ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂમાં.
• સમાપ્તિ તારીખ અને પાસવર્ડ ગોઠવવા માટે એક સ્ક્રીન ખુલશે., વેબ પરની જેમ જ સમાપ્તિ શ્રેણીઓ (1 દિવસથી 5 વર્ષ સુધી) અને બે ચકાસણી વિકલ્પો (માનક અથવા SMS) સાથે.
• તમને જોઈતી સેટિંગ્સ ગોઠવો અને "સેવ" પર ક્લિક કરો..
• સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ મોકલોતે ક્ષણથી, બધા નિર્ધારિત નિયંત્રણો લાગુ થશે.

રોજિંદા કામગીરીમાં, આ પ્રક્રિયા સામાન્ય શિપમેન્ટ કરતા માત્ર થોડી સેકન્ડ વધુ લે છે.તેથી, જ્યાં સુધી સામગ્રી તેને યોગ્ય ઠેરવે ત્યાં સુધી તેનો નિયમિત ઉપયોગ કરવો શક્ય છે. જો કે, જો પ્રાપ્તકર્તા આ સિસ્ટમથી અજાણ હોય તો તેમને જાણ કરવાનું ભૂલશો નહીં, જેથી કોડ માંગવામાં આવે ત્યારે તેઓ ગભરાય નહીં અથવા તેઓ સંદેશ ફોરવર્ડ કરી શકતા નથી તે શોધી કાઢે નહીં.

પ્રાપ્તકર્તા તરીકે ગુપ્ત ઇમેઇલ કેવી રીતે ખોલવો

કોઈને ગુપ્ત ઈમેલ પ્રાપ્ત થવાનો અનુભવ બે મુખ્ય પરિબળો પર આધાર રાખે છે.તેઓ Gmail નો ઉપયોગ કરે છે કે નહીં અને મોકલનાર વ્યક્તિએ પાસવર્ડ ચકાસણી સક્ષમ કરી છે કે નહીં (ખાસ કરીને જો તે SMS દ્વારા હોય તો) તે ધ્યાનમાં લેવાના પરિબળો છે. તેમ છતાં, પ્રક્રિયા સામાન્ય રીતે ખૂબ માર્ગદર્શિત હોય છે, અને ઇન્ટરફેસ તમને દરેક પગલા પર શું કરવું તે કહે છે.

જો તમે Gmail એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરો છો અને મોકલનાર વ્યક્તિએ SMS દ્વારા પાસવર્ડની વિનંતી કરી નથીમોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, તમે કોઈપણ વધારાના પગલાં લીધા વિના વેબસાઇટ અથવા અપડેટ કરેલી એપ્લિકેશન પરથી સીધો ઇમેઇલ ખોલી શકો છો. તમને સંદેશ હંમેશની જેમ દેખાશે, પરંતુ ફોરવર્ડ, ડાઉનલોડ અથવા પ્રિન્ટ બટનો વિના. જો તમે Gmail સાથે જોડાયેલા બીજા ઇમેઇલ ક્લાયંટનો ઉપયોગ કરો છો (ઉદાહરણ તરીકે, આઉટલુક), "ઇમેઇલ જુઓ" જેવી લિંક દેખાઈ શકે છે જે તમને ગુગલ પેજ પર લઈ જશે જ્યાં તમારે લોગ ઇન કરવું પડશે.

જ્યારે મોકલનાર "SMS દ્વારા પાસવર્ડ" વિકલ્પ સક્રિય કરે છેઆ પ્રક્રિયા એક વધારાનું સુરક્ષા પગલું ઉમેરે છે. જ્યારે તમે સંદેશ ખોલવાનો પ્રયાસ કરો છો, ત્યારે સિસ્ટમ "પાસવર્ડ મોકલો" જેવું બટન પ્રદર્શિત કરશે; તેને દબાવવાથી તમારા માટે ગોઠવેલા ફોન નંબર પર ટેક્સ્ટ સંદેશ દ્વારા એક કોડ મોકલવામાં આવશે. સામગ્રીને ઍક્સેસ કરવા માટે તમારે સ્ક્રીન પર તે કોડ દાખલ કરવો પડશે.

જો તમારું સરનામું Gmail સરનામું નથી (ઉદાહરણ તરીકે, તમે કોર્પોરેટ ઇમેઇલ અથવા બીજા પ્રદાતાના ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરો છો)તમને Google ના સુરક્ષિત ઇન્ટરફેસમાં "ઇમેઇલ જુઓ" ની લિંક સાથેનો સંદેશ પણ પ્રાપ્ત થશે. ત્યાંથી, તમને "પાસવર્ડ મોકલો" પર ક્લિક કરીને તમારા SMS સંદેશાઓ તપાસવાનું કહેવામાં આવી શકે છે અથવા, મોકલનારની સેટિંગ્સના આધારે, ચકાસણી કોડ ધરાવતો વધારાનો ઇમેઇલ તપાસવાનું કહેવામાં આવી શકે છે.

બધા કિસ્સાઓમાં, નકલ કરવા, ફોરવર્ડ કરવા, ડાઉનલોડ કરવા અથવા છાપવા પરના નિયંત્રણો યથાવત રહેશે.તમે ઇમેઇલ વાંચી શકશો અને, જો તે સમાપ્ત ન થયો હોય અને તમારી ઍક્સેસ રદ કરવામાં ન આવી હોય, તો કોઈપણ સુસંગત જોડાણોનું પૂર્વાવલોકન કરી શકશો; પરંતુ તમને Gmail માંથી સીધા જ સામગ્રી શેર કરવા અથવા સાચવવા માટેની લાક્ષણિક સુવિધાઓની ઍક્સેસ મળશે નહીં.

જ્યારે કોઈ ઈમેલ સમાપ્ત થાય છે અથવા તેની ઍક્સેસ રદ કરવામાં આવે છે ત્યારે શું થાય છે?

એકવાર મોકલનાર દ્વારા નક્કી કરાયેલ સમાપ્તિ તારીખ પૂર્ણ થઈ જાય, પછી સંદેશ હવે ઍક્સેસિબલ રહેશે નહીં. પ્રાપ્તકર્તા માટે, ભલે તે તેમના ઇનબોક્સ અથવા આર્કાઇવમાં દૃશ્યમાન રીતે દેખાઈ શકે, જ્યારે તેઓ તેને ખોલવાનો પ્રયાસ કરશે, ત્યારે તેઓ જોશે કે તેઓ હવે સામગ્રી જોઈ શકતા નથી અથવા તેમને સંદેશ મળશે કે ઇમેઇલ સમાપ્ત થઈ ગયો છે.

મોકલનાર પણ પહેલ કરી શકે છે અને સમાપ્તિ તારીખ પહેલાં ઍક્સેસ રદ કરી શકે છે.આ કરવા માટે, કમ્પ્યુટર પર Gmail ખોલો, "મોકલેલ" ફોલ્ડરમાં જાઓ, ગુપ્ત ઇમેઇલ શોધો અને "એક્સેસ દૂર કરો" વિકલ્પ પર ક્લિક કરો. તે ક્ષણથી, પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા સંદેશ ખોલવાનો કોઈપણ પ્રયાસ ભૂલ અથવા ચેતવણી પ્રદર્શિત કરશે કે તેમની પાસે હવે પરવાનગી નથી.

જો તમને એક્સપાયર થયેલ ઇમેઇલ અથવા ડિલીટ કરેલ ઍક્સેસ ભૂલ મળી રહી છેમોટે ભાગે એવું બને છે કે મોકલનાર વ્યક્તિએ ઍક્સેસ બંધ કરી દીધી હોય અથવા તમે શરૂઆતમાં ગોઠવેલી સમય મર્યાદા ઓળંગી ગયા હોવ. તે કિસ્સામાં, તમારો એકમાત્ર વિકલ્પ એ છે કે સમાપ્તિ તારીખ લંબાવવા માટે તે વ્યક્તિનો સંપર્ક કરો અથવા તેમને નવા, ગુપ્ત સંદેશમાં માહિતી ફરીથી મોકલવાનું કહો.

SMS ચકાસણી માટે ઉપયોગમાં લેવાતા ફોન નંબરો સંબંધિત ભૂલો પણ થઈ શકે છે.Gmail ફક્ત અમુક દેશો અને પ્રદેશો (જેમ કે ઉત્તર અમેરિકા, દક્ષિણ અમેરિકાનો મોટો ભાગ, યુરોપ, ઓસ્ટ્રેલિયા અને કોરિયા, ભારત અને જાપાન જેવા કેટલાક એશિયન પ્રદેશો) માં મોકલવામાં આવતા કોડ્સને જ સપોર્ટ કરે છે. જો તમે એવો નંબર સેટ કરવાનો પ્રયાસ કરો છો જે સપોર્ટેડ પ્રદેશમાં નથી, તો તમને એક સંદેશ દેખાશે કે તેનો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી.

આ સમાપ્તિ અને રદ કરવાની પદ્ધતિઓ ખાસ કરીને કાર્ય સંદર્ભમાં ઉપયોગી છે. જ્યાં કામચલાઉ દસ્તાવેજો, સંવેદનશીલ અહેવાલો અથવા વ્યક્તિગત ડેટા જે અનિશ્ચિત સમય માટે સુલભ ન રહેવા જોઈએ તે શેર કરવામાં આવે છે. સમય મર્યાદા કાળજીપૂર્વક સેટ કરીને, તમે માહિતીના સંપર્કની બારીને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકો છો.

Google Workspace એડમિનિસ્ટ્રેટર માટે ગોપનીય મોડ મેનેજમેન્ટ

કોર્પોરેટ વાતાવરણમાં, ગુપ્તતા ઉપલબ્ધ છે કે નહીં તે અંગે અંતિમ નિર્ણય વહીવટકર્તાઓનો હોય છે. વપરાશકર્તાઓ માટે. ગૂગલ એડમિન કન્સોલમાંથી, તેને કંપનીની આંતરિક નીતિ અનુસાર, ડોમેન સ્તરે સક્ષમ અથવા અક્ષમ કરી શકાય છે અથવા ફક્ત ચોક્કસ સંગઠનાત્મક એકમો પર જ લાગુ કરી શકાય છે.

સંસ્થામાં વૈશ્વિક સ્તરે આ કાર્યનું સંચાલન કરવા માટે, સંચાલકે આવશ્યક છે:

• એડમિનિસ્ટ્રેટર કન્સોલ પર એવા એકાઉન્ટથી લોગ ઇન કરો જેમાં એડમિનિસ્ટ્રેટર વિશેષાધિકારો હોય..
• "એપ્લિકેશન્સ" વિભાગમાં જાઓ, પછી "ગુગલ વર્કસ્પેસ" પર જાઓ અને પછી "જીમેલ" પર જાઓ..
• "વપરાશકર્તા સેટિંગ્સ" વિભાગ ખોલો અને "ગોપનીય મોડ" સુધી નીચે સ્ક્રોલ કરો..
• "ગોપનીય મોડ સક્ષમ કરો" બોક્સને ચેક અથવા અનચેક કરો.અને ફેરફારો સાચવો.

ફેરફારો સામાન્ય રીતે તાત્કાલિક થતા નથી.ગૂગલ સૂચવે છે કે આ ફેરફારોને સમગ્ર ડોમેનમાં સંપૂર્ણપણે ફેલાવવામાં 24 કલાક જેટલો સમય લાગી શકે છે, જોકે વ્યવહારમાં તે ઘણીવાર ખૂબ વહેલા લાગુ થાય છે. ડિપ્લોયમેન્ટ અથવા નીતિમાં ફેરફારનું આયોજન કરતી વખતે આ ધ્યાનમાં રાખવું સલાહભર્યું છે.

જો તમે સંગઠનાત્મક એકમો (OU) દ્વારા ગોપનીય સ્થિતિનું સંચાલન કરવા માંગતા હો, તોપ્રક્રિયા સમાન છે, પરંતુ સેટિંગને સમાયોજિત કરતા પહેલા, તમારે ડાબી પેનલમાં ચોક્કસ OU પસંદ કરવું આવશ્યક છે (ઉદાહરણ તરીકે, "માનવ સંસાધન", "ફાઇનાન્સ", "માર્કેટિંગ", વગેરે). પછી "ગોપનીય મોડ" વિભાગમાં જાઓ, તેને સક્ષમ અથવા અક્ષમ કરો, અને તે ચોક્કસ એકમ માટે ફેરફારો સાચવો.

ગોપનીય મોડને અક્ષમ કરવાથી વપરાશકર્તાઓ આ મોડનો ઉપયોગ કરીને ઇમેઇલ્સ મોકલી શકતા નથી.જોકે, તે પોતે જ તેમની પ્રાપ્તિને અવરોધિત કરતું નથી. જો કોઈ સંસ્થા ઓડિટિંગ, પાલન અથવા આર્કાઇવિંગ હેતુઓ માટે આવતા ગુપ્ત સંદેશાઓને સમસ્યારૂપ માને છે, તો તેણે આ પ્રકારના ઇમેઇલ્સને હેન્ડલ કરવા માટે ચોક્કસ પાલન નિયમો બનાવવા જોઈએ.

વ્યવસાયોમાં ગોપનીય મોડમાં આવતા સંદેશાઓને અવરોધિત કરો

કેટલીક સંસ્થાઓ ગુપ્ત ઇમેઇલ્સ તેમના વપરાશકર્તાઓ સુધી પહોંચતા અટકાવવાનું પસંદ કરે છે.કારણ કે આ પ્રકારના સંદેશાઓ સામગ્રી નિરીક્ષણ, આર્કાઇવિંગ અથવા કાનૂની ઇ-ડિસ્કવરી પ્રક્રિયાઓને મર્યાદિત કરે છે. આને સંબોધવા માટે, Google Workspace એક પાલન નિયમો સિસ્ટમ પ્રદાન કરે છે જે ડોમેન પર પહોંચ્યા પછી આ પ્રકારના ઇમેઇલ્સને ઓળખવા અને નકારવાની મંજૂરી આપે છે.

આવતા ગુપ્ત સંદેશાઓને અવરોધિત કરવાની સામાન્ય પ્રક્રિયા નીચે મુજબ છે.:

• એડમિન કન્સોલમાં, Gmail સેટિંગ્સને ઍક્સેસ કરો. અને "સામગ્રી ધોરણોનું પાલન" માટે સમર્પિત વિભાગ દાખલ કરો.
• નવી સેટિંગ બનાવવા માટે "રૂપરેખાંકિત કરો" પર ક્લિક કરો.જો નિયમો પહેલાથી જ અસ્તિત્વમાં હોય, તો તમે "બીજો નિયમ ઉમેરો" પસંદ કરી શકો છો.
• નિયમને વર્ણનાત્મક નામ આપો. (ઉદાહરણ તરીકે, "ઇનકમિંગ ગોપનીય મોડ બ્લોક").
• "અસરગ્રસ્ત સંદેશાઓ" વિભાગમાં, "ઇનકમિંગ" વિકલ્પ પસંદ કરો. જેથી આ નિયમ ફક્ત ડોમેન પર આવતા ઇમેઇલ્સ પર જ લાગુ પડે.
• અભિવ્યક્તિ વિભાગમાં, મેટાડેટા-આધારિત સ્થિતિ ઉમેરો અને "The message is in Gmail confidential mode" પ્રકાર સાથે, "Gmail Confidential Mode" એટ્રિબ્યુટ તરીકે પસંદ કરો.
• ક્રિયા બ્લોકમાં, "સંદેશ નકારો" પસંદ કરો. અને, જો ઇચ્છિત હોય, તો એક વ્યક્તિગત ટેક્સ્ટ તૈયાર કરો જે આપમેળે મોકલનારને અસ્વીકારનું કારણ સમજાવવા માટે મોકલવામાં આવશે.
• નિયમ રાખો અને તે ફેલાય તેની રાહ જુઓ (ફરીથી, મહત્તમ અંદાજિત સમયમર્યાદા લગભગ 24 કલાક છે).

આ અભિગમ ખૂબ જ ચોક્કસ સુરક્ષા અને પાલન નીતિઓના ઉપયોગને મંજૂરી આપે છે.ઉદાહરણ તરીકે, તમે સંસ્થાની બહારથી ગુપ્ત ઇમેઇલ્સની પ્રાપ્તિને અવરોધિત કરી શકો છો પરંતુ તેમ છતાં તેમના આંતરિક ઉપયોગની મંજૂરી આપી શકો છો, અથવા તેમને ફક્ત અમુક વિભાગો સુધી મર્યાદિત કરી શકો છો. તે બધું દરેક સંસ્થાની કાનૂની અને કાર્યકારી જરૂરિયાતો પર આધારિત છે.

ગોપનીય મોડનો ઉપયોગ કરતી વખતે શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ અને સુરક્ષા ટિપ્સ

જોકે ગોપનીય મોડ સુરક્ષાના વધારાના સ્તરો પૂરા પાડે છે, તે સામાન્ય સમજનો વિકલ્પ નથી.અત્યંત સંવેદનશીલ માહિતી ધરાવતો ઈમેલ મોકલતા પહેલા, એ વિચારવું યોગ્ય છે કે શું તેને ખરેખર ઈમેલ દ્વારા મોકલવાની જરૂર છે કે પછી એન્ક્રિપ્શન અથવા સુરક્ષિત ફાઇલ શેરિંગની અન્ય, વધુ મજબૂત પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરવો વધુ સમજદારીભર્યું રહેશે.

એક મુખ્ય ભલામણ એ છે કે સમાપ્તિ તારીખ કાળજીપૂર્વક ગોઠવવી.અત્યંત સંવેદનશીલ દસ્તાવેજો માટે, તમે ટૂંકી સમયમર્યાદા (એક દિવસ, એક અઠવાડિયું) નક્કી કરી શકો છો; અન્ય સંદેશાવ્યવહાર માટે, જેમ કે સમીક્ષા હેઠળના કરારો જેમાં સમયની જરૂર હોય, પ્રાપ્તકર્તાને વાજબી સમય આપવો વધુ સારું છે. વાહિયાત રીતે ટૂંકી સમયમર્યાદાનો ઉપયોગ ફક્ત પ્રાપ્તકર્તાને હતાશ કરે છે અને વધુ ફરીથી મોકલવા અથવા મૂંઝવણ પેદા કરે છે.

જ્યારે જોખમ વધારે હોય છે, ત્યારે SMS પાસવર્ડ વિકલ્પની ખૂબ ભલામણ કરવામાં આવે છે.જો તમે પ્રાપ્તકર્તાના ફોન નંબરને સુરક્ષિત રીતે હેન્ડલ કરી શકો અને તેઓ Google દ્વારા સમર્થિત પ્રદેશમાં હોય. આ વધારાનું પગલું એવી વ્યક્તિ માટે ઇમેઇલની ઍક્સેસ મેળવવી (ઉદાહરણ તરીકે, પરવાનગી વિના એકાઉન્ટમાં લૉગ ઇન કરીને) મુશ્કેલ બનાવે છે જેણે પ્રાપ્તકર્તાનો ફોન નંબર વિના સામગ્રી વાંચી છે.

મોકલતા પહેલા ઇમેઇલ સરનામાં અને ફોન નંબર બે વાર તપાસવા જરૂરી છે.અંકમાં એક પણ ભૂલ ખોટી વ્યક્તિને માહિતી મોકલી શકે છે અથવા પ્રાપ્તકર્તા સંદેશ ખોલવામાં અસમર્થ બની શકે છે. પ્રાપ્તકર્તાને અગાઉથી ચેતવણી આપવી પણ એક સારો વિચાર છે કે તેમને ચકાસણી સાથે એક ગુપ્ત ઇમેઇલ પ્રાપ્ત થશે, જેથી તેઓ તેને ફિશિંગ અથવા સ્પામ ન માને.

કંપનીઓમાં, ગોપનીય મોડનો ઉપયોગ ઓછામાં ઓછી તાલીમ સાથે થવો જોઈએ.આ ફંક્શન શું કરે છે અને શું નથી કરતું, ક્યારે તેનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે, સામાન્ય સમાપ્તિ તારીખો શું છે અને સમાપ્ત થયેલ ઍક્સેસ અથવા ડિલિવરી ન થયેલા SMS સંદેશાઓ જેવી સમસ્યાઓને કેવી રીતે હેન્ડલ કરવી તે સમજાવો. આ વપરાશકર્તાઓને જ્ઞાનના અભાવે અસુરક્ષિત ઉકેલોનો આશરો લેતા અટકાવે છે.

Gmail નો ગોપનીય મોડ ખૂબ જ વ્યવહારુ સાધન બની જાય છે ઇમેઇલ દ્વારા માહિતીના પ્રસાર પર નિયંત્રણ મેળવવા માટે, ખાસ કરીને જ્યારે સ્પષ્ટ નીતિઓ, સામાન્ય સમજ અને અન્ય પૂરક સુરક્ષા પગલાં સાથે જોડવામાં આવે. સમજદારીપૂર્વક ઉપયોગ કરવાથી, તે સંવેદનશીલ ડેટાને વ્યક્તિગત અને વ્યવસાયિક બંને રીતે વધુ સુરક્ષિત રીતે અને ઓછા બિનજરૂરી ડર સાથે ફરવા દે છે.