સ્લેકમાં ઓટોરેસ્પોન્ડર્સનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું?

ડિજિટલ યુગમાં સમકાલીન, સ્લેક જેવા કોર્પોરેટ કોમ્યુનિકેશન સાધનોનો ઉપયોગ વ્યવસાયની કાર્યક્ષમતા માટે વ્યવહારીક રીતે આવશ્યક છે. Slack ઑફર કરે છે તે ઘણી સુવિધાઓ પૈકી, ઑટોરેસ્પોન્ડર્સ ખાસ રસ ધરાવે છે કારણ કે તેઓ તમારી ગેરહાજરીમાં મુખ્ય વ્યવસ્થાપન કાર્યો કરી શકે છે. આ લેખ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે સ્લેકમાં ઓટોરેસ્પોન્ડર્સનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું?

જવાબ આપતી મશીનો તે પ્રોગ્રામ કરેલા પ્રતિભાવો છે જે અમુક શરતો પૂરી થાય અથવા અમુક સંદેશા પ્રાપ્ત થાય ત્યારે સક્રિય થાય છે. તેઓ કર્મચારીઓ તરફથી વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોના જવાબ આપવા જેટલાં સરળ કાર્યો માટે અથવા દેખરેખ વિના સંકલનનાં કાર્યો જેટલા જટિલ કામો માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે. જો કે, ખોટી ગોઠવણી મૂંઝવણ અને સંચારની ભૂલોનું કારણ બની શકે છે. તેથી, તેનું યોગ્ય રીતે સંચાલન કેવી રીતે કરવું તે સમજવું સફળ અમલીકરણ માટે મહત્વપૂર્ણ છે.

સ્લૅકમાં ઑટોરેસ્પોન્ડર્સને સમજવું

આ સ્લેકમાં જવાબ આપતી મશીનો તે એક કાર્ય છે જે તમને પ્રાપ્ત સંદેશાઓ પર સ્વચાલિત જવાબો મોકલવાની મંજૂરી આપે છે. આ કાર્ય, જેને ઓટોરેસ્પોન્ડર તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે, તે દિવસના ચોક્કસ સમયે અથવા અમુક વપરાશકર્તાઓને સ્વચાલિત પ્રતિસાદ મોકલવા માટે ગોઠવી શકાય છે, આમ કંપનીના આંતરિક સંદેશાવ્યવહારના સંચાલનને સરળ બનાવે છે. સ્લૅકમાં ઑટોરેસ્પોન્ડર્સ માટેના કેટલાક સામાન્ય ઉપયોગોનો સમાવેશ થાય છે:

• કામના કલાકોની બહાર પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશાઓનો આપમેળે જવાબ આપો.
• ટીમના નવા સભ્યોને તેમના એકીકરણ માટે ઉપયોગી માહિતી સાથે સ્વચાલિત સંદેશ મોકલો.
• વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોનો સ્વતઃ જવાબ આપો, આમ સમય અને પ્રયત્નોની બચત થાય છે.

ના વહીવટ સ્લેકમાં જવાબ આપતી મશીનો તે સરળ છે અને દરેક કંપની અથવા કાર્ય ટીમની જરૂરિયાતો અનુસાર કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય છે. આન્સરિંગ મશીન સેટ કરવા માટે, તમારે Slack વર્કસ્પેસમાં એડમિન પરવાનગીઓની જરૂર છે. પરવાનગીઓ પ્રાપ્ત કર્યા પછી, તમારે ફક્ત આ પગલાંઓનું પાલન કરવું પડશે:

• Slack માં “Apps ગોઠવો” મેનૂ પર જાઓ.
• "ઓટોરેસ્પોન્ડર" એપ્લિકેશન શોધો અને "સેટિંગ્સ ઉમેરો" પર ક્લિક કરો.
• ઑટોરેસ્પોન્ડર નિયમો સેટ કરો, જેમ કે ઑટોરેસ્પોન્ડર સમય અને પ્રાપ્તકર્તાઓ.

યાદ રાખો કે નવા સંજોગો અથવા ટીમની જરૂરિયાતોને અનુરૂપ થવા માટે સેટિંગ્સ કોઈપણ સમયે બદલી શકાય છે.

Slack માં સ્વચાલિત પ્રતિસાદકર્તાઓનું સેટઅપ કરવું: એક પગલું દ્વારા પગલું

Slack માં આન્સરિંગ મશીનો સેટ કરવાની પ્રક્રિયા સરળ છે અને તે તમારી ટીમમાં નોંધપાત્ર રીતે સંચાર સુધારી શકે છે, ખાસ કરીને જો તમારી પાસે લોકો જુદા જુદા સમય ઝોનમાં અથવા તમારા નિયમિત કામના કલાકોની બહાર કામ કરતા હોય. જવાબ આપનાર મશીન તમે ક્યારે પ્રતિસાદની અપેક્ષા રાખી શકો તે અંગે સ્પષ્ટ અપેક્ષાઓ સેટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે. Slack માં ઑટોરેસ્પોન્ડર્સ સેટ કરવા માટેની બે સામાન્ય પદ્ધતિઓ Slack Statuses અને Slack Apps દ્વારા છે.

આ સ્લેક સ્ટેટસ શું છે અસરકારક રીતે સ્વચાલિત પ્રતિસાદોને ગોઠવવા માટે. પ્રથમ, તમારા પ્રોફાઇલ નામ પર ક્લિક કરો અને "સ્ટેટસ સેટ કરો" પસંદ કરો. પછી, તમે તમારો સ્વતઃ-જવાબ સંદેશ લખી શકો છો. આ તમારી પ્રોફાઇલ પર દરેકને દેખાશે. તમારી સ્થિતિ અદૃશ્ય થઈ જાય તે પહેલાં તમે કેટલા સમય સુધી ચાલવા માંગો છો તે તમે પસંદ કરી શકો છો. કેટલાક ઉદાહરણો સ્લેક સ્થિતિઓ આ હોઈ શકે છે: «બુધવાર સુધી ઓફિસની બહાર" ક્યાં તો "કૉલ પર, હું 20 મિનિટની અંદર જવાબ આપીશ" જો કે, આ પદ્ધતિ સીધા સંદેશાઓ પર સ્વચાલિત પ્રતિભાવો મોકલતી નથી, જ્યારે કોઈ તમારી પ્રોફાઇલની મુલાકાત લે ત્યારે જ તે તમારું સ્ટેટસ બતાવે છે.

આ સ્લેક એપ્સ જેમ કે Slackbot તમને વધુ અદ્યતન ઓટોરેસ્પોન્ડર્સ સેટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે. તમે અમુક ટ્રિગર્સના જવાબમાં સ્વચાલિત સંદેશ મોકલવા માટે Slackbot પ્રોગ્રામ કરી શકો છો. આ કરવા માટે, તમારી વર્કસ્પેસ સેટિંગ્સમાં "કસ્ટમાઇઝ Slack" પર જાઓ અને "Slackbot" પસંદ કરો. અહીં તમે નવા જવાબો ઉમેરી શકો છો અને નક્કી કરી શકો છો કે કયા શબ્દો જવાબને ટ્રિગર કરશે. જો તમને વારંવાર પૂછાતા ઘણા પ્રશ્નો મળે તો આ મદદરૂપ થઈ શકે છે. અને તમે ઈચ્છો છો કે તેઓ આપમેળે જવાબ આપે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે " સાથે પ્રતિસાદ આપવા માટે Slackbot ને પ્રોગ્રામ કરી શકો છોમાસિક વેચાણ અહેવાલ દર મહિનાના પ્રથમ સોમવારે પ્રકાશિત થાય છે» જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ "સેલ્સ રિપોર્ટ" સંદેશ મોકલે છે.

સ્લૅકમાં ઑટોરેસ્પોન્ડર્સને શ્રેષ્ઠ બનાવવું: વ્યવહારુ ભલામણો

આ સ્લેકમાં જવાબ આપતી મશીનો તેઓ વર્કફ્લોનું સંચાલન કરવા અને કાર્ય વાતાવરણમાં અસરકારક સંચાર સ્થાપિત કરવા માટે મૂલ્યવાન સાધન બની શકે છે. Slack માં પ્રતિસાદ આપનારાઓની એક વિશિષ્ટ વિશેષતા એ વપરાશકર્તાઓની વ્યક્તિગત જરૂરિયાતોને આધારે સૂચનાઓ અને સંદેશાઓને કસ્ટમાઇઝ કરવાની તેમની ક્ષમતા છે. ઉદાહરણ તરીકે, આન્સરિંગ મશીનને ટેન્શન દૂર કરવા માટે કામના દિવસના અંતે ટુ-ડૂ રીમાઇન્ડર્સ, મીટિંગની ઘોષણાઓ અથવા જોક્સ મોકલવા માટે પ્રોગ્રામ કરી શકાય છે. વધુમાં, તેઓ સંદેશાઓને ફિલ્ટર કરવા અને પ્રાથમિકતા આપવા માટે પણ ઉપયોગી થઈ શકે છે જે ટીમના સભ્યો જુએ છે અને પ્રતિસાદ આપે છે.

વ્યવહારમાં, આન્સરિંગ મશીનોનો ઉપયોગ વિવિધ કાર્યો માટે થઈ શકે છે. તેમની વચ્ચે, બહાર રહે છે સ્વચાલિત સ્થિતિ અહેવાલો, માટે રીમાઇન્ડર્સ શેડ્યૂલ કરો રિકરિંગ કાર્યો, અને એપ્લિકેશન અને મંજૂરી પ્રક્રિયાઓનું સરળીકરણ. વધુમાં, જ્યારે શેર કરેલા દસ્તાવેજો અપડેટ કરવામાં આવે અથવા કોઈ ચોક્કસ ચેનલમાં ઉલ્લેખ કરવામાં આવે ત્યારે તેમને સૂચનાઓ મોકલવા માટે પ્રોગ્રામ કરી શકાય છે. પરંતુ સૌથી મહત્વની બાબત એ છે કે, સારા ઉપયોગથી, આન્સરિંગ મશીનો સમય બચાવી શકે છે, ઉત્પાદકતા વધારો અને ટીમની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો. તેમાંથી સૌથી વધુ મેળવવા માટે, કયા કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા, ટીમની જરૂરિયાતોના આધારે પ્રતિસાદોને કસ્ટમાઇઝ કરવા અને વર્કફ્લોમાં ફેરફારોની ટોચ પર રહેવા માટે સમયાંતરે પરિમાણોને સમાયોજિત કરવા માટે કાળજીપૂર્વક આયોજન કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

Slack માં સ્વચાલિત પ્રતિસાદકર્તાઓ સાથે ટીમની કાર્યક્ષમતા વધારવા

આ સ્લેકમાં જવાબ આપતી મશીનો તમામ પ્રશ્નો, સમસ્યાઓ અથવા વિનંતીઓ પર ધ્યાન આપવામાં આવે છે તેની ખાતરી કરવા માટે તેઓ ખૂબ જ ઉપયોગી સાધન છે. કાર્યક્ષમ રીતે અને સમયસર. આ સુવિધાને એવી રીતે ગોઠવી શકાય છે કે જ્યારે પણ કોઈ સંદેશ ચોક્કસ ચેનલ અથવા ટીમના સભ્ય સુધી પહોંચે છે, ત્યારે તરત જ સ્વચાલિત પ્રતિસાદ મોકલવામાં આવે છે. આ પ્રતિભાવમાં ઉપયોગી માહિતી હોઈ શકે છે જેમ કે તકનીકી સપોર્ટ વિગતો, સામાન્ય પ્રશ્નોના વારંવાર પૂછાતા જવાબો અથવા તો રીડાયરેક્ટ. વ્યક્તિને યોગ્ય વ્યક્તિ અથવા વિભાગને.

આ જવાબ આપનાર મશીનોનું સંચાલન કરો તે એક પ્રક્રિયા છે તદ્દન સરળ. પ્રથમ, ખાતરી કરો કે તમારી પાસે તેમને સેટ કરવા માટે યોગ્ય પરવાનગીઓ છે. પછી, ફક્ત તમારી ચેનલ અથવા વ્યક્તિગત એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ પર જાઓ અને 'આન્સરિંગ મશીન્સ' વિકલ્પ શોધો. તમે રૂપરેખાંકિત કરી શકો છો:

• પ્રતિભાવ સમય: સંદેશ પ્રાપ્ત કર્યા પછી પ્રતિસાદ સમય સેટ કરો.
• જવાબ લખાણ: ઓટોમેટિક જવાબ તરીકે કયો સંદેશ મોકલવામાં આવશે તે નક્કી કરે છે.
• ફિલ્ટર્સ: આન્સરિંગ મશીન કઈ પરિસ્થિતિઓમાં સક્રિય થશે તે વ્યાખ્યાયિત કરે છે.

યાદ રાખો કે ધ્યેય છે સાધનોની કાર્યક્ષમતા વધારવા - ખાતરી કરો કે ઑટોરેસ્પોન્ડર્સ સારી રીતે લખાયેલા, ઉપયોગી અને કંપનીના સ્વર અને બ્રાન્ડને પ્રતિબિંબિત કરે છે.