Outlook માં ઇમેઇલ ક્યાં સાચવવામાં આવે છે તે કેવી રીતે જાણવું

દુનિયામાં આજના કાર્યસ્થળમાં, ઈમેલ કોમ્યુનિકેશનનું એક મુખ્ય માધ્યમ બની ગયું છે. આઉટલુક જેવા ઈમેઈલ પ્લેટફોર્મ્સ આપણે દરરોજ પ્રાપ્ત થતા સંદેશાઓની મોટી સંખ્યામાં વ્યવસ્થા અને વ્યવસ્થા કરવા માટે જરૂરી સાધનો બની ગયા છે. જો કે, કેટલીકવાર અમારા ઇનબૉક્સમાં ચોક્કસ ઇમેઇલને ઝડપથી શોધવાનું મુશ્કેલ બની શકે છે. આ લેખમાં, અમે ટેકનિકલી અન્વેષણ કરીશું કે કેવી રીતે જાણવું કે આઉટલુકમાં ઇમેઇલ ક્યાં સાચવવામાં આવે છે, ઓફર કરે છે ટિપ્સ અને યુક્તિઓ જે અમને મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓ શોધવા અને ઍક્સેસ કરતી વખતે અમારી કાર્યક્ષમતા અને ઉત્પાદકતામાં સુધારો કરવા દેશે.

1. આઉટલુકમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સ શોધવાનો પરિચય

આઉટલુક એ કાર્ય અને વ્યક્તિગત ક્ષેત્રમાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતો ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ છે. જો કે, આ પ્લેટફોર્મ પર સંગ્રહિત ઈમેઈલ શોધવાનું ક્યારેક પડકારરૂપ બની શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે મોટા પ્રમાણમાં સંદેશાઓ સાથે વ્યવહાર કરવામાં આવે છે. આ વિભાગ તમને કેવી રીતે સંબોધન કરવું તેની વિગતવાર માહિતી પ્રદાન કરશે આ સમસ્યા પગલું દ્વારા પગલું, જેથી તમે તમને જોઈતી ઈમેઈલ ઝડપથી શોધી શકો.

Outlook માં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે, તમે આ સરળ પગલાંને અનુસરી શકો છો:

1. આઉટલુક ખોલો અને તે ફોલ્ડર પસંદ કરો જ્યાં તમે ઇમેઇલ્સ શોધવા માંગો છો.
2. આઉટલુક વિન્ડોની ટોચ પર સ્થિત શોધ બારને ક્લિક કરો.
3. તમે સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સમાં શોધવા માંગતા હો તે કીવર્ડ્સ અથવા શબ્દસમૂહો દાખલ કરો.
4. પરિણામોને રિફાઇન કરવા માટે અદ્યતન શોધ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરો, જેમ કે પ્રેષક, તારીખ અથવા શ્રેણીઓ દ્વારા ફિલ્ટરિંગ.
5. "શોધ" બટનને ક્લિક કરો અને શોધ પરિણામો પ્રદર્શિત કરવા માટે Outlookની રાહ જુઓ.

વધુમાં, આઉટલુકમાં ઘણા ટૂલ્સ અને સુવિધાઓ છે જે તમારી ઇમેઇલ શોધને વધુ સરળ બનાવી શકે છે. તમે વધારાના શોધ ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, કેવી રીતે શોધવું ખાસ કરીને "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ" ફોલ્ડરમાં અથવા "મહત્વપૂર્ણ" લેબલવાળા ફોલ્ડર્સમાં. વધુમાં, આઉટલુક તમને સંદેશાઓના સ્વચાલિત સંગઠન માટે નિયમો બનાવવાની મંજૂરી આપે છે, જે તમને પછીથી તેમને ઝડપથી અને અસરકારક રીતે શોધવામાં મદદ કરશે.

2. આઉટલુકમાં શોધ કાર્યને ઍક્સેસ કરવું

Outlook માં શોધ સુવિધાને ઍક્સેસ કરવા માટે, આ સરળ પગલાં અનુસરો:

1. તમારા ઉપકરણ પર Outlook એપ્લિકેશન ખોલો.

2. સ્ક્રીનના ઉપરના ડાબા ખૂણામાં, શોધ ક્ષેત્રને ક્લિક કરો.

3. વિસ્તૃત શોધ બાર પ્રદર્શિત થશે. અહીં તમે કીવર્ડ્સ, શબ્દસમૂહો અથવા શબ્દો દાખલ કરી શકો છો જે તમે તમારા ઇમેઇલ્સમાં શોધવા માંગો છો.

એકવાર તમે તમારી શોધ ક્વેરી દાખલ કરી લો તે પછી, Outlook આપમેળે તમારા ઇમેઇલ્સ શોધશે અને સંબંધિત પરિણામો પ્રદર્શિત કરશે. તમે તમારા પરિણામોને રિફાઇન કરવા માટે શોધ બારમાં વધારાના ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જેમ કે તારીખ, પ્રેષક અથવા પ્રાપ્તકર્તા.

યાદ રાખો કે આઉટલુક તમને અદ્યતન શોધ વિકલ્પોને ઍક્સેસ કરવાની પણ મંજૂરી આપે છે, જેમ કે ચોક્કસ ફોલ્ડર્સમાં શોધવું, લોજિકલ ઓપરેટરો સાથે શોધ કરવી અને વધુ ચોક્કસ શોધ માપદંડનો ઉપયોગ કરવો. જો તમે તમારા ઇનબોક્સમાં ચોક્કસ માહિતી શોધી રહ્યાં હોવ તો આ વિકલ્પો ઉપયોગી થઈ શકે છે.

3. Outlook માં ચોક્કસ ઈમેલ શોધવા માટે કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરવો

અ કાર્યક્ષમ રીત આઉટલુકમાં ચોક્કસ ઈમેલ શોધવાની શ્રેષ્ઠ રીત કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરીને છે. યોગ્ય કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરીને, તમે ઝડપથી ફિલ્ટર કરી શકો છો અને સમય અને પ્રયત્નની બચત કરીને તમને જોઈતી ઈમેલ શોધી શકો છો. અહીં અમે તમને બતાવીશું કે તે પગલું દ્વારા કેવી રીતે કરવું:

1. તમારી Outlook એપ્લિકેશન ખોલો અને તમારા ઇનબોક્સ પર જાઓ.

• જો તમે Outlook ના વેબ સંસ્કરણનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તો તમે તેને તમારા બ્રાઉઝર દ્વારા ઍક્સેસ કરી શકો છો અને તમારા એકાઉન્ટમાં સાઇન ઇન કરી શકો છો.
• જો તમે ડેસ્કટૉપ ઍપનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તો તેને સ્ટાર્ટ મેનૂમાંથી ખોલો અથવા ટાસ્કબાર.

2. એકવાર તમે તમારા ઇનબોક્સમાં આવી જાઓ, વિન્ડોની ટોચ પર શોધ ફીલ્ડ પર ક્લિક કરો. આ Outlook સર્ચ બાર ખોલશે.

• તમે પ્રેષક, વિષય, તારીખ અથવા ઇમેઇલની કોઈપણ વિશિષ્ટ સામગ્રીથી સંબંધિત કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
• જો તમે વધુ અદ્યતન શોધ કરવા માંગો છો, તો તમે કીવર્ડ્સને જોડવા માટે "AND" અને "OR" જેવા ઓપરેટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

3. સર્ચ ફીલ્ડમાં તમે જે કીવર્ડ્સ શોધવા માંગો છો તે ટાઈપ કરો અને Enter દબાવો. આઉટલુક શોધ ફીલ્ડની બરાબર નીચે મેઇલિંગ સૂચિમાં મેળ ખાતા પરિણામો પ્રદર્શિત કરશે.

• તમે પરિણામોની સૂચિમાંથી સ્ક્રોલ કરી શકો છો અને તમે શોધી રહ્યાં છો તે વિશિષ્ટ ઇમેઇલ પર ક્લિક કરી શકો છો.
• જો પરિણામો ખૂબ વ્યાપક છે, તો તમે વધુ કીવર્ડ્સ ઉમેરીને અથવા લોજિકલ ઓપરેટર્સનો ઉપયોગ કરીને તમારી શોધને સુધારી શકો છો.

4. Outlook માં અદ્યતન શોધ વિકલ્પોની શોધખોળ

આઉટલુકમાં, તમે વિશિષ્ટ ઇમેઇલ્સને વધુ અસરકારક રીતે શોધવા માટે અદ્યતન શોધ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ વિકલ્પો તમને તારીખો, પ્રેષકો અથવા કીવર્ડ્સ જેવા વિવિધ માપદંડોના આધારે શોધ પરિણામોને રિફાઇન કરવાની મંજૂરી આપે છે. નીચે Outlook માં કેટલાક સૌથી ઉપયોગી અદ્યતન શોધ વિકલ્પો છે:

1. તારીખ દ્વારા શોધો: ચોક્કસ તારીખ શ્રેણીમાં ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે, તમે શોધ બારમાં "તારીખ" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરી શકો છો. તમે તમારા શોધ પરિણામોને મર્યાદિત કરવા માટે પ્રારંભ તારીખ અને સમાપ્તિ તારીખનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો.

2. પ્રેષક દ્વારા શોધો: જો તમે કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ ઈમેઈલ શોધવા માંગતા હો, તો પ્રેષકનું નામ અથવા ઈમેઈલ સરનામું અનુસરતા "પ્રેષક" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો. આ તમને તે વ્યક્તિ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ તમામ ઈમેલ બતાવશે.

3. કીવર્ડ શોધ: જો તમે જે ઈમેઈલ શોધી રહ્યા છો તેમાં કોઈ ચોક્કસ શબ્દ અથવા વાક્ય યાદ હોય, તો તમે સંબંધિત કીવર્ડ્સ પછી "કીવર્ડ્સ" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ સંદેશના મુખ્ય ભાગમાં અથવા વિષયમાં તે કીવર્ડ્સ ધરાવતી તમામ ઇમેઇલ્સ પ્રદર્શિત કરશે.

યાદ રાખો કે Outlook માં અદ્યતન શોધ વિકલ્પો ચોક્કસ ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે ખૂબ જ ઉપયોગી થઈ શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમારી પાસે તમારા ઇનબોક્સમાં મોટી સંખ્યામાં ઇમેઇલ્સ હોય. આ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરો અને તમને જોઈતા સંદેશાઓને ઝડપથી શોધીને સમય બચાવો. જો તમને Outlook માં અદ્યતન શોધ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે વિશે વધુ માહિતીની જરૂર હોય, તો આઉટલુક મદદ અને સમર્થન વિભાગ જુઓ વેબસાઇટ માઈક્રોસોફ્ટ તરફથી.

5. Outlook માં ઇમેઇલ સ્ટોરેજ ફોલ્ડર્સ નેવિગેટ કરવું

Outlook માં તમારા ઇમેઇલ સ્ટોરેજ ફોલ્ડર્સને બ્રાઉઝ કરતી વખતે, તમારા સંદેશાઓને ગોઠવવા અને ઍક્સેસ કરવા માટે ઉપલબ્ધ વિવિધ વિકલ્પોને જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે. કાર્યક્ષમ રીતે. આ ફોલ્ડર્સ નેવિગેટ કરવામાં તમારી મદદ કરવા માટે નીચે કેટલીક મદદરૂપ માર્ગદર્શિકા અને ટિપ્સ છે. અસરકારક રીતે:

1. નેવિગેશન બારનો ઉપયોગ કરો: Outlook માં નેવિગેશન બાર તમને વિવિધ ઈમેલ સ્ટોરેજ ફોલ્ડર્સને સરળતાથી એક્સેસ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તમે તેને Outlook વિન્ડોની ડાબી બાજુએ શોધી શકો છો. તેના સમાવિષ્ટો જોવા માટે ફક્ત ઇચ્છિત ફોલ્ડર પર ક્લિક કરો. જો વર્તમાન દૃશ્યમાં ફિટ થઈ શકે તે કરતાં વધુ હોય તો તમે ફોલ્ડર્સમાં સ્ક્રોલ કરવા માટે ઉપર અને નીચે તીરોનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો.

2. શોધ ફિલ્ટર્સ લાગુ કરો: જો તમે કોઈ ચોક્કસ ઈમેલ શોધી રહ્યા છો અથવા અમુક માપદંડોને પૂર્ણ કરતા હોય તેવા સંદેશાઓ શોધવા માંગતા હો, તો તમે આઉટલુકમાં શોધ ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. વિન્ડોની ટોચ પર શોધ બાર પર ક્લિક કરો અને તમારા ઇચ્છિત શોધ શબ્દો લખો. પછી, તમારા શોધ પરિણામોને વધુ શુદ્ધ કરવા માટે ઉપલબ્ધ ફિલ્ટર્સ, જેમ કે પ્રેષક, તારીખ, વિષય વગેરેનો ઉપયોગ કરો. આ તમને વધુ ઝડપથી અને અસરકારક રીતે ઇમેઇલ્સ શોધવાની મંજૂરી આપશે.

6. આઉટલુકમાં સ્પામ તરીકે વર્ગીકૃત થયેલ ઈમેઈલનું સ્થાન

આઉટલુકમાં સ્પામ તરીકે વર્ગીકૃત થયેલ ઇમેઇલ્સને શોધવા માટે, આ સરળ પગલાં અનુસરો:

1. તમારા કમ્પ્યુટર પર Outlook એપ્લિકેશન ખોલો અને ઇનબોક્સ પર જાઓ.

2. ડાબી નેવિગેશન બારમાં, તેને પસંદ કરવા માટે "ઇનબોક્સ" ફોલ્ડર પર ક્લિક કરો.

3. રિબનના "હોમ" ટેબ પર, "ડિલીટ" જૂથમાં "સ્પામ" પર ક્લિક કરો.

આ પગલાંને અનુસરીને, તમે Outlook માં સ્પામ તરીકે વર્ગીકૃત થયેલ ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરશો. આ ફોલ્ડરને નિયમિતપણે તપાસવું મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે કેટલાક કાયદેસર ઇમેઇલ્સ ભૂલથી સ્પામ તરીકે ઓળખાઈ શકે છે. હંમેશા સંભવિત ફિશિંગ અથવા સ્પામ ઈમેઈલ માટે સતર્ક રહેવાનું યાદ રાખો, કારણ કે તેમાં દૂષિત લિંક્સ હોઈ શકે છે અથવા તમને છેતરવાનો પ્રયાસ કરી શકે છે. જો તમને સ્પામ ફોલ્ડરમાં કોઈ કાયદેસર ઈમેલ મળે, તો તમે તેને પસંદ કરી શકો છો અને રિબનમાં "સ્પામ નથી" પર ક્લિક કરી શકો છો જેથી આઉટલુક તેને ભવિષ્યમાં સુરક્ષિત ઈમેલ તરીકે ઓળખે.

વધુમાં, આઉટલુક તમને સ્પામ સાથે વ્યવહાર કરવામાં મદદ કરવા માટે ઘણા ટૂલ્સ અને રૂપરેખાંકન વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે. તમે સ્વચાલિત ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો અથવા સ્પામ તરીકે વર્ગીકૃત કરાયેલ ઇમેઇલ્સને રીડાયરેક્ટ કરવા અથવા કાઢી નાખવા માટે કસ્ટમ નિયમો સેટ કરી શકો છો. તમે સંદેશ પર જમણું-ક્લિક કરીને અને "સ્પામ" પસંદ કરીને મેન્યુઅલી ઇમેઇલને સ્પામ તરીકે ચિહ્નિત પણ કરી શકો છો. Outlook તમારી ક્રિયાઓમાંથી શીખશે અને ભવિષ્યમાં સ્પામ શોધવાની તેની ક્ષમતામાં સુધારો કરશે. સ્પામ સામેની લડાઈમાં નવીનતમ સુધારાઓનો લાભ મેળવવા માટે તમારા Outlook સોફ્ટવેરને અપડેટ રાખવાનું યાદ રાખો.

7. Outlook માં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરવો

આઉટલુકમાં, ઇનબોક્સ અને અન્ય ફોલ્ડર્સમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે ફિલ્ટર્સ ખૂબ જ ઉપયોગી સાધન છે. આ ફિલ્ટર્સ તમને સંદેશના મુખ્ય ભાગમાં મોકલનાર, વિષય, તારીખ અથવા કીવર્ડ્સ જેવા વિવિધ માપદંડોના આધારે ચોક્કસ ઇમેઇલ્સ શોધવાની મંજૂરી આપે છે. ફિલ્ટર્સનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવાથી તમને મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલ શોધવામાં સમય બચાવવામાં મદદ મળી શકે છે.

Outlook માં ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો:

1. આઉટલુક ખોલો અને ફોલ્ડર પસંદ કરો જેમાં તમે ઇમેઇલ્સ શોધવા માંગો છો.
2. વિન્ડોની ટોચ પરના સર્ચ બારમાં, ફિલ્ટર વિકલ્પોને વિસ્તૃત કરવા માટે "ફિલ્ટર્સ" બટનને ક્લિક કરો.
3. તમે ઉપયોગ કરવા માગો છો તે ફિલ્ટરનો પ્રકાર પસંદ કરો, જેમ કે “પ્રેષક,” “વિષય,” અથવા “કીવર્ડ્સ.”
4. યોગ્ય ક્ષેત્રમાં શોધ માપદંડ દાખલ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ચોક્કસ પ્રેષકના તમામ ઇમેઇલ્સ શોધવા માંગતા હો, તો "પ્રેષક" ફીલ્ડમાં તેમનું ઇમેઇલ સરનામું દાખલ કરો.
5. એકવાર શોધ માપદંડ દાખલ થઈ જાય, પછી ફિલ્ટર કરેલા પરિણામો જોવા માટે Enter દબાવો.

યાદ રાખો કે તમે તમારી શોધને વધુ શુદ્ધ કરવા માટે એકસાથે બહુવિધ ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, તમે પ્રેષક માટે વિશિષ્ટ અને ચોક્કસ વિષયોથી સંબંધિત ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે પ્રેષક ફિલ્ટરને કીવર્ડ ફિલ્ટર સાથે જોડી શકો છો. ઉપરાંત, તમે ભવિષ્યના ઉપયોગ માટે તમારા મનપસંદ ફિલ્ટર્સને સાચવી શકો છો અને આવનારા ઇમેઇલ્સને ચોક્કસ ફોલ્ડર્સમાં ગોઠવવા માટે સ્વચાલિત નિયમો બનાવી શકો છો.

8. Outlook માં કાઢી નાખેલ ઈમેઈલ પુનઃપ્રાપ્ત કરી રહ્યા છીએ

જો તમે આઉટલુકમાં આકસ્મિક રીતે મહત્વપૂર્ણ ઇમેઇલ્સ કાઢી નાખ્યા હોય, તો ચિંતા કરશો નહીં, તેમને પુનઃપ્રાપ્ત કરવાની રીતો છે. અહીં કેટલીક પદ્ધતિઓ છે જે તમે તમારા કાઢી નાખેલા ઇમેઇલને પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે અનુસરી શકો છો.

1. ડીલીટ કરેલ આઈટમ્સ ફોલ્ડર શોધો: ડીલીટ કરેલ ઈમેઈલ ડીલીટ કરેલ આઈટમ ફોલ્ડરમાં છે કે કેમ તે તમારે તપાસવાની પ્રથમ વસ્તુ છે. આમ કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો:

• આઉટલુક ખોલો અને નેવિગેશન બારમાં "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ" ફોલ્ડર પસંદ કરો.
• તમે પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માંગો છો તે ઇમેઇલ શોધો અને તેની બાજુમાં આવેલ ચેકબોક્સ પસંદ કરો.
• "પુનઃપ્રાપ્ત કરો" પર ક્લિક કરો ટૂલબાર ચડિયાતું. મેઇલ કાઢી નાખેલ આઇટમ ફોલ્ડરમાંથી મૂળ ફોલ્ડરમાં ખસેડવામાં આવશે.

2. "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ પુનઃપ્રાપ્ત કરો" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો: જો તમે કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ ફોલ્ડરમાં મેઇલ શોધી શકતા નથી, તો તમે આઉટલુકમાં "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ પુનઃપ્રાપ્ત કરો" વિકલ્પનો ઉપયોગ કરવાનો પ્રયાસ કરી શકો છો. આ પગલાં અનુસરો:

1. નેવિગેશન બારમાં, "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ" પર ક્લિક કરો.
2. વિંડોની ટોચ પર "કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ પુનઃપ્રાપ્ત કરો" ટેબ પર ક્લિક કરો.
3. તમે પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માંગો છો તે ઇમેઇલ્સ પસંદ કરો અને "પસંદ કરેલ વસ્તુઓ પુનઃપ્રાપ્ત કરો" પર ક્લિક કરો.
4. પસંદ કરેલ ઇમેઇલ્સ મૂળ ફોલ્ડરમાં પુનઃસ્થાપિત કરવામાં આવશે.

9. કૅટેગરીઝ અને ટૅગ્સનો ઉપયોગ કરીને આઉટલુકમાં ઇમેઇલ્સ શોધવી

આઉટલુકમાં ઇમેઇલ્સ શોધવાનું એક જટિલ કાર્ય હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને જો તમારી પાસે તમારા ઇનબોક્સમાં મોટી સંખ્યામાં સંદેશાઓ હોય. જો કે, શ્રેણીઓ અને ટૅગ્સનો ઉપયોગ કરીને કરી શકું છું આ પ્રક્રિયાને વધુ સરળ અને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવો. અહીં અમે તમને બતાવીશું કે આ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને Outlook માં ઇમેઇલ્સ કેવી રીતે શોધવી.

1. તમારા ઇમેઇલ્સ ગોઠવવા માટે શ્રેણીઓનો ઉપયોગ કરો: કેટેગરીઝ એ વિષય અથવા પ્રોજેક્ટ દ્વારા તમારા સંદેશાઓને ગોઠવવાની એક ઉપયોગી રીત છે. તમે દરેક ઈમેલને એક અથવા વધુ કેટેગરીઝ અસાઇન કરી શકો છો, જેનાથી તમે કેટેગરી દ્વારા સંદેશાને સરળતાથી ફિલ્ટર કરી શકો છો. ઈમેલને કેટેગરી સોંપવા માટે, ફક્ત સંદેશ પસંદ કરો અને રિબનમાં "કેટેગરીઝ" ટેબ પર ક્લિક કરો. આગળ, સૂચિમાંથી એક શ્રેણી પસંદ કરો અથવા એક નવી બનાવો.

2. વધુ ચોક્કસ શોધ માટે તમારા ઇમેઇલ્સને ટેગ કરો: શ્રેણીઓ ઉપરાંત, તમે તમારા ઇમેઇલ્સમાં વધારાની માહિતી ઉમેરવા માટે ટૅગ્સનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો. શ્રેણીઓથી વિપરીત, ટૅગ્સ પૂર્વવ્યાખ્યાયિત નથી અને તમે તેને તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, તમે ઈમેલને “અર્જન્ટ,” “બાકી” અથવા “સમીક્ષા” તરીકે લેબલ કરી શકો છો. પછી, જ્યારે તમારે કોઈ ચોક્કસ ઈમેલ શોધવાની જરૂર હોય, ત્યારે ફક્ત આઉટલુક વિન્ડોની ટોચ પરના સર્ચ બારનો ઉપયોગ કરો અને અનુરૂપ ટેગ દાખલ કરો.

10. આઉટલુકમાં અગાઉના ઈમેઈલ શોધવા માટે શોધ ઈતિહાસનો ઉપયોગ કરવો

માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલુકમાં અગાઉના ઇમેઇલ્સ શોધવાની વાત આવે ત્યારે, શોધ ઇતિહાસ ખૂબ જ ઉપયોગી સાધન બની શકે છે. શોધ ઇતિહાસ દ્વારા, તમે ભૂતકાળમાં મોકલેલ અથવા પ્રાપ્ત કરેલ ઇમેઇલ્સને ઝડપથી શોધી અને ઍક્સેસ કરી શકો છો. શોધ ઇતિહાસનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવા માટે અહીં કેટલાક સરળ પગલાં છે.

1. માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુક ખોલો અને વિન્ડોની ટોચ પર "શોધ" ટેબ પર જાઓ. શોધ ટૂલબાર પ્રદર્શિત કરવા માટે શોધ ક્ષેત્ર પર ક્લિક કરો.

2. સર્ચ ટૂલબારમાં, તમે જે ઈમેલ માટે સર્ચ કરી રહ્યાં છો તેનાથી સંબંધિત કીવર્ડ્સ અથવા શબ્દસમૂહો દાખલ કરી શકો છો. જો તમે તમારા બધા ઈમેલ શોધવા માંગતા હો, તો કોઈ વધારાના ફિલ્ટરિંગની જરૂર નથી. જો કે, જો તમે તમારી શોધને કોઈ ચોક્કસ ફોલ્ડર સુધી મર્યાદિત કરવા માંગતા હોવ, તો તમે સર્ચ બારમાંના "લોકેટ ઇન" ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂમાંથી તે ફોલ્ડરને પસંદ કરી શકો છો.

11. આઉટલુકમાં PST ફાઈલોમાં સંગ્રહિત ઈમેઈલને ઍક્સેસ કરવી

એવા સમયે હોઈ શકે છે જ્યારે તમારે Outlook માં PST ફાઇલોમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરવાની જરૂર હોય. PST ફાઇલોનો ઉપયોગ Outlook દ્વારા ઇમેઇલ્સ, સંપર્કો, કૅલેન્ડર્સ અને અન્ય વપરાશકર્તા ડેટા સ્ટોર કરવા માટે થાય છે. સદભાગ્યે, જો તમારી પાસે આઉટલુકની ઍક્સેસ ન હોય તો પણ આ ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરવાની એક રીત છે. આ સમસ્યાને હલ કરવામાં તમારી મદદ કરવા માટે નીચે એક પગલું-દર-પગલાની પદ્ધતિ છે.

1. તૃતીય-પક્ષ સાધન ડાઉનલોડ કરો અને તેનો ઉપયોગ કરો: Outlook વિના PST ફાઇલોમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરવા માટે, તમે તૃતીય-પક્ષ સાધનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો જેમ કે PST દર્શક o "આઉટલુક PST વ્યૂઅર માટે કર્નલ". આ સાધનો તમને તમારી સિસ્ટમ પર આઉટલુક ઇન્સ્ટોલ કર્યા વિના PST ફાઇલોની સામગ્રી ખોલવા અને જોવાની મંજૂરી આપે છે. એકવાર તમે આમાંથી એક ટૂલ ડાઉનલોડ અને ઇન્સ્ટોલ કરી લો તે પછી, તમે PST ફાઇલ ખોલી શકશો અને તેમાં સંગ્રહિત તમામ ઇમેઇલ્સ જોઈ શકશો.

2. આમાં PST ફાઇલ આયાત કરો બીજું ખાતું ઈમેઈલ: અન્ય વિકલ્પ એ છે કે PST ફાઈલને બીજા Outlook-સુસંગત ઈમેલ એકાઉન્ટમાં આયાત કરવી. ઉદાહરણ તરીકે, તમે PST ફાઇલને a માં આયાત કરી શકો છો જીમેલ એકાઉન્ટ જે થન્ડરબર્ડ જેવા ઈમેલ ક્લાયન્ટમાં ગોઠવેલ છે. આ કરવા માટે, તમારે પહેલા એક નવું Outlook-સુસંગત ઈમેલ એકાઉન્ટ બનાવવું પડશે. પછી, ઈમેલ ક્લાયંટમાંથી, એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ પર જાઓ અને PST ફાઇલો આયાત કરવાનો વિકલ્પ શોધો. તમે આયાત કરવા માંગો છો તે PST ફાઇલ પસંદ કરો અને ઑન-સ્ક્રીન સૂચનાઓને અનુસરો. એકવાર પ્રક્રિયા પૂર્ણ થઈ જાય, પછી તમે નવા ઇમેઇલ એકાઉન્ટમાંથી PST ફાઇલમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરી શકશો.

3. PST ફાઇલને અન્ય ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરો: તમે PST ફાઇલને અન્ય ફોર્મેટમાં પણ કન્વર્ટ કરી શકો છો, જેમ કે ઇએમએલ o પીડીએફ, આઉટલુક વગર ઈમેલ એક્સેસ કરવામાં સક્ષમ થવા માટે. ત્યાં ઘણા ઑનલાઇન અને તૃતીય-પક્ષ સાધનો છે જે તમને PST ફાઇલોને કન્વર્ટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. વિવિધ ફોર્મેટમાં. ફક્ત PST ફાઇલને રૂપાંતરણ સાધનમાં લોડ કરો, ઇચ્છિત આઉટપુટ ફોર્મેટ પસંદ કરો અને રૂપાંતર પ્રક્રિયા પૂર્ણ થવાની રાહ જુઓ. એકવાર તે સમાપ્ત થઈ જાય, પછી તમે રૂપાંતરિત ફાઇલને ડાઉનલોડ કરી શકશો અને નવા ઇચ્છિત ફોર્મેટમાં ઇમેઇલ્સ ઍક્સેસ કરી શકશો.

યાદ રાખો કે આ પદ્ધતિઓ તમને Outlook વિના PST ફાઇલોમાં સંગ્રહિત ઇમેઇલ્સને ઍક્સેસ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તમારી જરૂરિયાતોને શ્રેષ્ઠ રીતે અનુકૂળ હોય તેવી પદ્ધતિ પસંદ કરો અને તમારી ઈમેલ માહિતીને અસરકારક રીતે એક્સેસ કરવા માટે આપેલા પગલાંને અનુસરો.

12. આઉટલુકમાં શેર કરેલ ફોલ્ડર્સમાં ઈમેલ શોધવી

જો તમે આઉટલુક સાથે કામ કરો છો અને શેર કરેલ ફોલ્ડર્સની ઍક્સેસ ધરાવો છો, તો તમારે કેટલીકવાર તે ફોલ્ડર્સમાં ચોક્કસ ઇમેઇલ્સ શોધવાની જરૂર પડી શકે છે. સદનસીબે, Outlook આ કાર્યને સરળ બનાવવા માટે ઘણા સાધનો અને વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે. નીચે, અમે તમને Outlook માં શેર કરેલ ફોલ્ડર્સમાં ઇમેઇલ્સ શોધવા માટે એક પગલું-દર-પગલાની પ્રક્રિયા બતાવીએ છીએ:

1. Outlook ખોલો અને ખાતરી કરો કે તમારી પાસે શેર કરેલ ફોલ્ડરની ઍક્સેસ છે જ્યાં તમે ઇમેઇલ્સ શોધવા માંગો છો.
2. આઉટલુક નેવિગેશન બારમાં, "હોમ" ટેબ પર ક્લિક કરો.
3. "શોધો" વિભાગમાં, "વધુ" બટનને ક્લિક કરો અને "શેર્ડ ફોલ્ડર્સ માટે શોધો" પસંદ કરો.
4. એક સર્ચ વિન્ડો ખુલશે. ટેક્સ્ટ ફીલ્ડમાં, તમે જે ઇમેઇલ શોધવા માંગો છો તેના કીવર્ડ્સ અથવા પ્રેષક દાખલ કરો.
5. તમારી શોધને રિફાઇન કરવા માટે વધારાના વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરો, જેમ કે ચોક્કસ તારીખો પસંદ કરવી અથવા માત્ર અમુક ફીલ્ડ્સ શોધવા.
6. શોધ શરૂ કરવા માટે "હવે શોધો" બટનને ક્લિક કરો.
7. આઉટલુક તમને શેર કરેલ ફોલ્ડરમાં શોધ પરિણામો બતાવશે. તમે દરેક ઈમેઈલની સામગ્રી જોવા અથવા વધારાના પગલાં લેવા માટે તેના પર ક્લિક કરી શકો છો.

યાદ રાખો કે જ્યારે તમે એક ટીમ તરીકે કામ કરો છો અને ચોક્કસ માહિતીને ઍક્સેસ કરવાની જરૂર હોય ત્યારે શેર કરેલ ફોલ્ડર્સમાં ઇમેઇલ્સનું સ્થાન ઉપયોગી થઈ શકે છે. આ પગલાંઓ વડે, તમે તમને જોઈતી ઇમેઇલ્સ ઝડપથી શોધી શકો છો અને Outlook માં તમારી ઉત્પાદકતામાં સુધારો કરી શકો છો.

13. આઉટલુકમાં ઈમેઈલ જોડાણો શોધી રહ્યા છીએ

જો તમે છો, તો તમે યોગ્ય સ્થાને છો. આઉટલુક એ વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતું ઇમેઇલ પ્લેટફોર્મ છે અને વપરાશકર્તાઓને તેમના ઇનબોક્સમાં ચોક્કસ જોડાણો શોધવાની જરૂર હોય તે સામાન્ય છે. સદભાગ્યે, તમે શોધી રહ્યાં છો તે જોડાણો સાથેના ઇમેઇલને ઝડપથી શોધવા માટે તમે ઘણી પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

1. અદ્યતન શોધ કાર્યક્ષમતાનો ઉપયોગ કરો: આઉટલુકમાં એક અદ્યતન શોધ સાધન છે જે તમને તમારા ઇમેઇલ્સને ફિલ્ટર કરવાની અને એટેચમેન્ટ્સ ધરાવતી હોય તે માટે ખાસ કરીને શોધવા માટે પરવાનગી આપે છે. આ સુવિધાને ઍક્સેસ કરવા માટે, ફક્ત આઉટલુક વિન્ડોની ટોચ પરના શોધ બાર પર ક્લિક કરો અને પછી શોધ વિકલ્પોના જૂથમાંથી "એડવાન્સ્ડ" પસંદ કરો. અહીંથી, તમે પ્રેષક, વિષય અથવા તારીખ જેવા શોધ માપદંડનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો અને તમે એટેચમેન્ટ ધરાવતા સંદેશાઓ માટે ફિલ્ટર પણ કરી શકો છો.

2. તમારી શોધમાં કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરો: જો તમે જે જોડાણ માટે શોધી રહ્યા છો તેનાથી સંબંધિત કોઈ ચોક્કસ શબ્દ તમારા ધ્યાનમાં હોય, તો તમે તેનો ઉપયોગ સર્ચ બારમાં કીવર્ડ તરીકે કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે એક્સેલ એટેચમેન્ટ સાથેનો ઈમેઈલ શોધી રહ્યા છો, તો તમે સર્ચ બારમાં "Excel" ટાઈપ કરી શકો છો અને Outlook તમને તે બધા ઈમેઈલ બતાવશે જેમાં તે કીવર્ડ હોય અને તેમાં જોડાણો પણ હોય. તમને જોઈતી ઇમેઇલ્સ શોધવાની આ એક ઝડપી અને સરળ રીત છે.

3. ઇનબૉક્સ નિયમોનો ઉપયોગ કરો: આઉટલુકમાં ઇમેઇલ જોડાણો શોધવા માટેની બીજી ઉપયોગી રીત છે ઇનબૉક્સ નિયમોનો ઉપયોગ કરીને. તમે એક નિયમ બનાવી શકો છો જે જોડાણો ધરાવતી વિશિષ્ટ ઇમેઇલ્સ પર લાગુ થાય છે અને તેને આપમેળે નિયુક્ત ફોલ્ડરમાં ખસેડે છે. આ તમને તમારા બધા ઈમેઈલને જોડાણો સાથે એક જ જગ્યાએ રાખવાની મંજૂરી આપશે, જેથી તેમને શોધવા અને ઍક્સેસ કરવામાં સરળતા રહે. તમે આઉટલુક રિબનમાં "હોમ" ટેબ પર ક્લિક કરીને અને "મૂવ" જૂથમાં "નિયમો" પસંદ કરીને નિયમ બનાવી શકો છો.

14. અદ્યતન સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરીને આઉટલુકમાં ઇમેઇલ શોધને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો

આઉટલુકમાં ઇમેઇલ શોધને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે, એપ્લિકેશનની અદ્યતન સેટિંગ્સનો લાભ લેવાનું શક્ય છે. આ અમને વધુ ઝડપી અને વધુ સચોટ શોધ કરવા માટે પરવાનગી આપે છે, અમારા ઇમેઇલ્સનું સંચાલન કરવામાં સમય અને પ્રયત્ન બચાવે છે. આગળ, આઉટલુકને રૂપરેખાંકિત કરવા અને અમારી શોધમાં વધુ કાર્યક્ષમ પરિણામો મેળવવા માટે અનુસરવાનાં પગલાં વિગતવાર હશે.

1. અદ્યતન ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરો: આઉટલુક ચોક્કસ માપદંડોના આધારે ઈમેલ ફિલ્ટર કરવા માટે ઘણા વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે. જ્યારે તમે સર્ચ બાર પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે એક ફિલ્ટરિંગ ટેબ પ્રદર્શિત થાય છે જે તમને પ્રેષક, વિષય, તારીખ, શ્રેણી જેવા વિકલ્પો પસંદ કરવા દે છે. તમારી શોધને વધુ શુદ્ધ કરવા માટે બહુવિધ ફિલ્ટર્સને જોડવાનું શક્ય છે.

2. શોધ સેટિંગ્સને કસ્ટમાઇઝ કરો: આઉટલુક પાસે શોધની રીતને કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે વિકલ્પો છે. આ વિકલ્પોને ઍક્સેસ કરવા માટે, આપણે એપ્લિકેશન મેનૂમાં "સેટિંગ્સ" પર જવું જોઈએ અને "શોધ વિકલ્પો" પસંદ કરવું જોઈએ. ત્યાંથી, અમે પસંદગીઓ સેટ કરી શકીએ છીએ જેમ કે ચોક્કસ ફોલ્ડર્સનો સમાવેશ કરવો અથવા બાકાત કરવો, ફક્ત વર્તમાન ફોલ્ડરમાં જ શોધવું અથવા શોધ પર સ્વચાલિત ફિલ્ટર્સ લાગુ કરવું. આ રૂપરેખાંકનો અમને આઉટલુકને અમારી જરૂરિયાતો અનુસાર અનુકૂલિત કરવા અને શોધની ચોકસાઇ સુધારવાની મંજૂરી આપશે.

નિષ્કર્ષમાં, આ ઇમેઇલ પ્લેટફોર્મ દ્વારા ઓફર કરવામાં આવતા વિવિધ વિકલ્પો અને કાર્યોને કારણે Outlook માં ઇમેઇલ ક્યાં સાચવવામાં આવે છે તે જાણવું એ એક સરળ કાર્ય છે. આ સમગ્ર લેખમાં, અમે મૂળભૂત શોધથી લઈને ફોલ્ડર્સ અને લેબલ્સના અદ્યતન ઉપયોગ સુધી, Outlook માં સંદેશાઓ શોધવા અને શોધવાની વિવિધ રીતોની શોધ કરી છે.

શોધ ટૂલ્સ, ફિલ્ટર્સ અને કસ્ટમ ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ કરીને, વપરાશકર્તાઓ તેમના ઇનબોક્સને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરી શકે છે અને તેમના ઇમેઇલ્સની શ્રેષ્ઠ સંસ્થા જાળવી શકે છે. વધુમાં, ચોક્કસ ફોલ્ડર્સમાં ઈમેલને સાચવવાની અથવા કીવર્ડ્સ સાથે ટેગ કરવાની ક્ષમતા ઇચ્છિત માહિતીની ઝડપી અને સરળ ઍક્સેસ માટે પરવાનગી આપે છે.

તે યાદ રાખવું અગત્યનું છે કે તમારી વ્યક્તિગત સેટિંગ્સ અને સંસ્થાકીય પસંદગીઓના આધારે ઇમેઇલનું સ્થાન બદલાઈ શકે છે. તેથી, તમારી જરૂરિયાતોને શ્રેષ્ઠ રીતે અનુકૂળ હોય તેવી સંસ્થા પદ્ધતિ શોધવા માટે Outlook ઑફર કરે છે તે વિવિધ સુવિધાઓનું અન્વેષણ અને પ્રયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.

ટૂંકમાં, આઉટલુકના તકનીકી અને તટસ્થ અભિગમથી, આ પ્લેટફોર્મ પર ઇમેઇલ ક્યાં સંગ્રહિત છે તે બરાબર જાણવું શક્ય છે. શોધ બારનો ઉપયોગ કરવો, સંસ્થાના નિયમો સેટ કરવા અથવા ફક્ત પૂર્વવ્યાખ્યાયિત ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ કરવો, આઉટલુક સંગઠિત અને કાર્યક્ષમ ઇનબોક્સ જાળવવા માટે વિવિધ પ્રકારના સાધનો પ્રદાન કરે છે.