માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ માટે સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા: તે શું છે અને તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે

માઇક્રોસોફ્ટ 365 ઇકોસિસ્ટમમાં, માઇક્રોસ .ફ્ટ સૂચિઓ તે એક આવશ્યક સાધનો છે માહિતીને સંગઠિત રીતે ગોઠવવા, ટ્રેક કરવા અને શેર કરવા. ઇશ્યૂ અને પ્રોજેક્ટ ટ્રેકિંગથી લઈને કર્મચારી ઓનબોર્ડિંગ અને રિસોર્સ મેનેજમેન્ટ સુધી, આ એપ્લિકેશન તેની સુગમતા અને ઉપયોગમાં સરળતા માટે અલગ પડે છે.

જો તમે ટીમમાં કામ કરો છો અથવા ફક્ત ઇચ્છો છો તમારી માહિતીને વ્યવસ્થિત રાખો અને ગમે ત્યાંથી સુલભ રાખો, અહીં એક ઉકેલ છે જેને તમારે અવગણવો જોઈએ નહીં. આ લેખમાં અમે તમને વિગતવાર જણાવીશું કે તમે શું કરી શકો છો માઇક્રોસ .ફ્ટ સૂચિઓ અને તેમના ટેમ્પ્લેટ્સનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો. અમે શેરપોઈન્ટ અથવા ટીમ્સ જેવી અન્ય એપ્લિકેશનો સાથેની તમારી ક્રિયાપ્રતિક્રિયાની પણ સમીક્ષા કરીશું.

માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ શું છે અને તે કેવી રીતે કામ કરે છે?

માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ્સ એ એક માઈક્રોસોફ્ટ 365 એપ્લિકેશન છે જે માટે રચાયેલ છે બુદ્ધિશાળી માહિતી ટ્રેકિંગ. તમે તેની સાથે વેબ, મોબાઇલ અથવા સીધા માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સથી પણ કામ કરી શકો છો, તેના સંપૂર્ણ એકીકરણને કારણે.

ખરેખર એક સરળ અને દ્રશ્ય ડેટાબેઝ તરીકે કાર્ય કરે છે, પંક્તિઓ અને સ્તંભોથી બનેલું છે જેમાં તમે ટેક્સ્ટ, છબીઓ, ફાઇલો, તારીખો, સોંપેલ લોકો, હાઇપરલિંક્સ અને ઘણું બધું શામેલ કરી શકો છો. તેની વ્યુ સિસ્ટમનો આભાર, તમે ઉદ્દેશ્યના આધારે માહિતીને અલગ અલગ રીતે પ્રદર્શિત કરી શકો છો: ગ્રીડ (ડિફોલ્ટ વિકલ્પ), સૂચિ, કેલેન્ડર અથવા ગેલેરી. યાદી સમાન છે પણ ઓનલાઈન સંપાદનની શક્યતા વિના. ગેલેરી દ્રશ્ય સામગ્રી માટે સારી રીતે અનુકૂળ છે, અને જો તમે તારીખ દ્વારા ગોઠવાયેલી વસ્તુઓ જોવા માંગતા હો, તો કેલેન્ડર સંપૂર્ણ છે.

જ્યારે તમે નવી યાદી બનાવો છો, ત્યારે તમે શરૂઆતથી શરૂઆત કરી શકો છો, હાલની યાદીનો ટેમ્પલેટ તરીકે ઉપયોગ કરી શકો છો અથવા એક્સેલ ટેબલ આયાત કરી શકો છો. તમે અસંખ્ય પર પણ આધાર રાખી શકો છો પૂર્વનિર્ધારિત નમૂનાઓ જે માઇક્રોસોફ્ટ ચોક્કસ ઉપયોગના કિસ્સાઓ માટે ઓફર કરે છે.

બધી યાદીઓ દૃષ્ટિની રીતે કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય છે: પૃષ્ઠભૂમિ રંગો બદલો, ચોક્કસ ચિહ્નો સોંપો, અને નિયમો લાગુ કરો જે તેમની સ્થિતિના આધારે તેમના દેખાવમાં ફેરફાર કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, "મંજૂર" સ્ટેટસવાળી આઇટમ લીલા રંગની પૃષ્ઠભૂમિ સાથે દેખાઈ શકે છે, જ્યારે "સમીક્ષા હેઠળ" સ્ટેટસવાળી આઇટમ નારંગી રંગની દેખાશે.

 

દરેક જરૂરિયાત માટે પૂર્વ-ડિઝાઇન કરેલા નમૂનાઓ

જો તમારી પાસે શરૂઆતથી યાદી બનાવવા માટે થોડો સમય હોય, માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટમાં વિવિધ પરિસ્થિતિઓને અનુરૂપ ઉપયોગી ટેમ્પ્લેટ્સનો સમાવેશ થાય છે.. આ ટેમ્પ્લેટ્સ ચોક્કસ માળખું, કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ, દૃશ્યો અને દ્રશ્ય શૈલીઓ જાળવી રાખીને, ફક્ત થોડા ક્લિક્સ સાથે ઉપયોગ કરવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યા છે.

આ કેટલાક સૌથી લોકપ્રિય છે:

• ઇશ્યૂ મેનેજમેન્ટ ટેમ્પલેટ: ઘટનાઓને તેમની સ્થિતિ, પ્રાથમિકતા અને જવાબદાર પક્ષો સાથે ટ્રેક કરવા માટે આદર્શ.
• ઇવેન્ટ ઇટિનરરી ટેમ્પલેટ: ઇવેન્ટની બધી વિગતોને સ્પષ્ટ અને સંપાદનયોગ્ય માળખામાં ગોઠવે છે.
• દર્દી મોડેલ: આરોગ્યસંભાળ સેટિંગ્સ માટે, તે તમને દરેક દર્દીની સ્થિતિ, અવલોકનો અને જરૂરિયાતો રેકોર્ડ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
• લોન અરજી નમૂનો: લોન મંજૂરી પ્રક્રિયાનું નિરીક્ષણ અને નિયંત્રણ.

સંગઠન, ફોર્મેટિંગ અને નિયમોના વિકલ્પો

પહેલાથી જ ઉલ્લેખિત મંતવ્યો ઉપરાંત, તમે દરેક યાદીને તમારા કાર્યપ્રણાલી અનુસાર અનુકૂલિત કરી શકો છો. ફિલ્ટર્સ, જૂથો, વર્ગીકરણ અને સ્વચાલિત નિયમો સ્થાપિત કરવા. કેટલીક શક્યતાઓ છે:

• ઇમેઇલ ચેતવણીઓ સેટ કરો જ્યારે સ્થિતિ બદલાય છે અથવા નવી વસ્તુ ઉમેરવામાં આવે છે.
• શરતી રીતે ફોર્મેટ બદલો સામગ્રી અનુસાર: રંગો, ચિહ્નો, શૈલીઓ.
• જૂથબદ્ધ તત્વો પ્રાથમિકતા, તારીખ, સ્થિતિ, વગેરે દ્વારા.
• અન્ય યાદીઓમાંથી નવી યાદીઓ બનાવો, ડિઝાઇન અને માળખાની નકલ કરવી.
• એક્સેલમાંથી ડેટા આયાત કરો ઓટોમેટિક કોલમ ઓળખ સાથે.

આ બધા કાર્યો તમને સમય બચાવવા માટે પરવાનગી આપે છે અને ટીમમાં દ્રશ્ય અને ડેટા સુસંગતતા સુનિશ્ચિત કરો., ખાસ કરીને સહયોગી પ્રોજેક્ટ્સમાં જ્યાં બહુવિધ લોકો સામેલ હોય છે.

યાદીઓ સાચવો અને ઍક્સેસ કરો

માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટનો એક ફાયદો એ છે કે તેનું માઈક્રોસોફ્ટ 365 ઇકોસિસ્ટમ સાથેનું મૂળ સંકલન. તમે તમારી યાદીઓ જેવી સાઇટ્સ પર સાચવી શકો છો શેરપોઈન્ટ અથવા સાઇન વનડ્રાઇવ ફક્ત વ્યક્તિગત ઉપયોગ. જો તમે એક ટીમ તરીકે કામ કરો છો, તો તેમને બધા સભ્યો સાથે શેર કરેલી SharePoint સાઇટ પર હોસ્ટ કરવાનું સૌથી સામાન્ય છે.

સરળ સંપાદન માટે યાદીઓ પૂર્ણ-સ્ક્રીન મોડમાં ખુલે છે, અને તમે URL અથવા ટૂલબાર પરથી યાદી ક્યાં સંગ્રહિત છે તે બરાબર જોઈ શકો છો. માનક ઇન્ટરફેસમાંથી તમે કરી શકો છો સરળતાથી વસ્તુઓ બનાવો, સંપાદિત કરો, શેર કરો અને નિકાસ કરો.

શેરિંગ યાદીઓ: પરવાનગીઓ, ઍક્સેસ અને સહયોગ

યાદી શેર કરવી એટલી જ સરળ છે જેટલી લિંક જનરેટ કરો અથવા ચોક્કસ સભ્યોને આમંત્રિત કરો. તમે સંપૂર્ણ ઍક્સેસ (વાંચો + સંપાદિત કરો) અથવા ફક્ત વાંચવા માટે આપી શકો છો. ઉપરાંત, તમે લિંકની સમાપ્તિ તારીખ સેટ કરી શકો છો, તેને પાસવર્ડ-સુરક્ષિત કરી શકો છો અને પ્રાપ્તકર્તાઓ ફેરફારો કરી શકે છે કે નહીં તે પણ પસંદ કરી શકો છો.

તમે આખા ડેટાબેઝને બદલે એક જ સૂચિ આઇટમ પણ શેર કરી શકો છો. વ્યક્તિગત વસ્તુઓ પર ટિપ્પણીઓ છોડી શકાય છે., જે ઇમેઇલ મોકલ્યા વિના સહયોગને સુધારે છે.

પરવાનગીઓ SharePoint દ્વારા સંચાલિત થાય છે અને ડિફોલ્ટ રૂપે વારસામાં મળે છે. તે સાઇટ પરથી જ્યાં યાદી સાચવવામાં આવી છે. જોકે, તમે તેમને ફક્ત ચોક્કસ લોકો માટે ઍક્સેસને સમાયોજિત કરવા અથવા ચોક્કસ ક્રિયાઓને પ્રતિબંધિત કરવા માટે સંશોધિત કરી શકો છો.

માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ અને અન્ય એપ્સ સાથે તેનું એકીકરણ

માઇક્રોસોફ્ટ વાતાવરણમાં અન્ય સાધનો સાથે જોડવામાં આવે ત્યારે લિસ્ટ્સની સાચી સંભાવના પ્રકાશમાં આવે છે. સંપૂર્ણપણે હોવું શેરપોઈન્ટ, માઈક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ અને પ્લાનર સાથે સંકલિત, તમે નીચેના કરી શકો છો:

• ટીમ્સ ચેનલમાં ટેબ તરીકે યાદીઓ ઉમેરો, ટીમ વાતચીતમાંથી સીધી ઍક્સેસની સુવિધા આપે છે.
• શેરપોઈન્ટ પેજ પર વેબ ભાગ તરીકે યાદીઓનો ઉપયોગ કરવો તમારા ઇન્ટ્રાનેટ પર લાઇવ માહિતી પ્રદર્શિત કરવા માટે.
• પાવર ઓટોમેટ સાથે યાદીઓને જોડતા નિયમો અથવા ઓટોમેશન સેટ કરો અથવા કસ્ટમ ફ્લો માટે પાવર એપ્સ.
• પ્લાનર અથવા ટુ ડુમાંથી કાર્યો લિંક કરો કાર્ય વ્યવસ્થાપનને કેન્દ્રિત કરવા.

આ બધું માઇક્રોસોફ્ટ 365 ના વિઝનનો એક ભાગ છે કારણ કે એક કનેક્ટેડ પ્લેટફોર્મ જ્યાં બધી એપ્લિકેશનો એકબીજા સાથે વાત કરે છે ઉત્પાદકતા અને કાર્ય પારદર્શિતા સુધારવા માટે.

મોબાઇલ ઉપકરણો પર માઇક્રોસોફ્ટ યાદીઓ

માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ્સનું મોબાઇલ વર્ઝન આ માટે ઉપલબ્ધ છે , Android y iOS. તે પરવાનગી આપે છે તમારા મોબાઇલથી યાદીઓ બનાવો, જુઓ અને સંપાદિત કરો, ઓફિસમાં હોય, ઘરે હોય કે મુસાફરી કરતી વખતે. અહીં કેટલીક વસ્તુઓ છે જે તમે કરી શકો છો:

• તાજેતરની અને મનપસંદ યાદીઓ જુઓ.
• સૂચિ વસ્તુઓનું સંપૂર્ણ સંપાદન.
• ઑફલાઇન ઍક્સેસ.
• ફોટા કેપ્ચર કરો અને QR કોડ સ્કેન કરો.
• ડાર્ક મોડ અને હોરીઝોન્ટલ ઓરિએન્ટેશન માટે સપોર્ટ સાથે, અનુકૂલનશીલ ઇન્ટરફેસ.

તેમાં ડેસ્કટોપ જેવી જ સુરક્ષા ક્ષમતાઓ પણ છે, જેમાં MDM અને MAM માટે Intune સપોર્ટ છે. ઍક્સેસ માટે SharePoint અથવા Office 365 ની ઍક્સેસ ધરાવતું વ્યવસાયિક Microsoft એકાઉન્ટ જરૂરી છે.

માઈક્રોસોફ્ટ ઉપયોગના કેસોની યાદી આપે છે

જેમ જેમ સાધન વિકસિત થયું છે, માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટનો લાભ લેવા માટે અનેક સર્જનાત્મક રીતો વિકસાવવામાં આવી છે. વિવિધ સંદર્ભોમાં. અહીં કેટલાક સૌથી નોંધપાત્ર છે:

• સામાજિક નેટવર્ક્સ માટે સામગ્રીનું સંગઠન. સામગ્રી આયોજન નમૂનાનો ઉપયોગ કરીને, તમે ઝુંબેશ ગોઠવી શકો છો, પોસ્ટ્સ શેડ્યૂલ કરી શકો છો, છબીઓ, લિંક્સ અને પ્રકાશન તારીખો શામેલ કરી શકો છો. માર્કેટિંગ ટીમો માટે ખૂબ ઉપયોગી.
• પ્રવેશ અને મુલાકાતી નિયંત્રણ. યાદીઓ તમને દરેક મુલાકાતી માટે તેમના નામ, ID ફોટો અને પ્રવેશ અને બહાર નીકળવાની તારીખો સાથેનો રેકોર્ડ જનરેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. જ્યારે કોઈ બહાર જાય ત્યારે તમે દરવાજાવાળાને ઓટોમેટિક સૂચના પણ શેડ્યૂલ કરી શકો છો.
• ગ્રાહક ટિકિટ ટ્રેકિંગ. મિની-CRM તરીકે યાદીઓનો ઉપયોગ કરીને, તમે જવાબદાર પક્ષોને સોંપી શકો છો, સમસ્યાઓ લોગ કરી શકો છો, પ્રાથમિકતા આપી શકો છો અને ટિકિટની સ્થિતિ પર પ્રતિસાદ આપી શકો છો.
• સરળ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ. જો તમને કોઈ જટિલ સાધનની જરૂર ન હોય, તો Lists તમને કાર્યો, સમયમર્યાદા અને કૅલેન્ડર દૃશ્યો સાથે મૂળભૂત ટ્રેકિંગ કરવા દે છે. જ્યારે કોઈ કાર્ય બદલાય છે ત્યારે તમે ચેતવણીઓ પણ પ્રાપ્ત કરી શકો છો.
• ઇન્વેન્ટરી અને આઇટી સંસાધનો. યાદીઓ સાથે, તમે તમારા બધા કોર્પોરેટ સાધનો અને તેની સાથે સંકળાયેલ ડેટાનો ટ્રૅક રાખી શકો છો: ખરીદી તારીખ, વોરંટી, સેવા, સ્થાન, વગેરે. એક ક્લિકમાં બધું દ્રશ્ય અને ફિલ્ટર કરી શકાય તેવું.
• નવા કર્મચારીઓ અથવા સપ્લાયર્સનો સમાવેશ. ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ નવા કર્મચારીના બધા કાર્યો અને દસ્તાવેજોનો ટ્રેક રાખવામાં મદદ કરે છે. વસ્તુઓને "પૂર્ણ" તરીકે ચિહ્નિત કરવાથી સંબંધિત વિભાગને સૂચનાઓ મળી શકે છે.

ટૂંકમાં, માઈક્રોસોફ્ટ લિસ્ટ્સ ઓફર કરે છે ગતિશીલ માહિતીનું સંચાલન કરવાની એક બહુમુખી, દ્રશ્ય અને સહયોગી રીત. ટ્રેકિંગ સોલ્યુશન તરીકે, સંગઠનાત્મક સાધન તરીકે, અથવા ટીમ્સ અથવા શેરપોઈન્ટ જેવા અન્ય પ્લેટફોર્મના પૂરક તરીકે, તે કોઈપણ પ્રકારના વપરાશકર્તા અથવા વ્યવસાય માટે સંપૂર્ણ રીતે યોગ્ય સાબિત થાય છે.