તે Microsoft 365 ઑફિસ સ્યુટમાં સૌથી ઓછા જાણીતા પ્રોગ્રામ્સમાંનું એક છે, જો કે તે 1992ના સંસ્કરણથી સમાવિષ્ટ હોવા છતાં, તે ખૂબ જ ઉપયોગી સાધન છે. આ પોસ્ટમાં અમે સમજાવીએ છીએ માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ શું છે અને તે શેના માટે છે?.
નું સૌથી તાજેતરનું સંસ્કરણ માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ, જેના વિશે આપણે અહીં વાત કરવા જઈ રહ્યા છીએ, તે વિન્ડોઝ 5 અને વિન્ડોઝ 2021 માં ઉપયોગમાં લેવા માટે 10 ઓક્ટોબર, 11 ના રોજ રીલીઝ કરવામાં આવ્યું હતું. આ પસંદ કરેલ ઇન્સ્ટોલેશન વિકલ્પોના આધારે, હાર્ડ ડ્રાઈવ પર 44 MB અને 60 MB ની વચ્ચે ધરાવે છે.
માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસ શું છે?
માઇક્રોસોફ્ટ એ છે ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સ્યુટ ઓફ એપ્લીકેશન (હવે Microsoft 365) માં સમાવેશ થાય છે. તે માહિતીને સંગ્રહિત કરવા, ગોઠવવા અને તેનું વિશ્લેષણ કરવાના ઉદ્દેશ્ય સાથે ડેટાબેઝ બનાવવામાં અને તેનું સંચાલન કરવામાં વપરાશકર્તાઓને મદદ કરવાના હેતુથી એક સાધન છે.
આ એપ્લિકેશનનો આટલો ઓછો ઉપયોગ શા માટે થાય છે તેનું મુખ્ય કારણ તેની સાચી ઉપયોગિતા જાણતા નથી. ઘણા વપરાશકર્તાઓ ભૂલથી માને છે કે ઍક્સેસ સાથે કરવામાં આવેલ કંઈપણ વાસ્તવમાં ઍક્સેસ સાથે થઈ શકે છે. એક્સેલ
જો કે તે સાચું છે કે બંને પ્રોગ્રામમાં પોઈન્ટ્સ સમાન છે, એક્સેલ સંખ્યાત્મક ડેટાને હેન્ડલ કરવા અને તે ડેટા પર ગણતરીઓ કરવા માટે વધુ યોગ્ય છે. ઍક્સેસ, તેના ભાગ માટે, વિશેષતાની મોટી ડિગ્રી ઉમેરે છે અને વિવિધ પ્રકારના ડેટાનું સંચાલન કરવા માટે ચોક્કસ કાર્યોનો સમાવેશ કરે છે. વધુમાં, તે તમને દરેક ફીલ્ડમાં વપરાશકર્તાઓ દાખલ કરે છે તે ડેટાને પ્રતિબંધિત કરવાની પરવાનગી આપે છે, તેમજ બહુવિધ કોષ્ટકોમાં સંબંધિત ડેટાને લિંક કરે છે.
ડેટાબેઝ કે જે Microsoft Access સાથે સાચવવામાં આવે છે તે દર્શાવે છે ફાઇલ એક્સ્ટેંશન ".accdb". જો કે આ સૌથી સામાન્ય અને સૌથી વર્તમાન પણ છે, તેમ છતાં અન્ય એક્સ્ટેન્શન્સ શોધવાનું શક્ય છે (".mdbe" o ".mde"), જે 2007 પહેલાના સંસ્કરણોને અનુરૂપ છે. કેટલાક પ્રસંગોએ, આ પ્રકારના એક્સ્ટેંશનને ખોલવા માટે, વપરાશકર્તાએ તેને « માં કન્વર્ટ કરવા માટે પ્રથમ રૂપાંતર સાધનનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે..accdb».
વસ્તુઓ અમે ઍક્સેસ સાથે કરી શકીએ છીએ
ડેટાબેઝનું સંચાલન કરવા માટે તમે એક્સેસનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકો? નીચે, અમે કેટલાક સૌથી સામાન્ય કાર્યો સમજાવીએ છીએ જે અમે આ સાધન વડે કરી શકીએ છીએ.
ડેટાબેસ બનાવો
ઍક્સેસ હોમ સ્ક્રીન પર, "ફાઇલ" પર ક્લિક કરો અને ડાબી બાજુના વિકલ્પો કૉલમમાં, "નવું" પસંદ કરો. સ્ક્રીન પર દર્શાવેલ વિવિધ વિકલ્પોમાંથી, આપણે શીર્ષકવાળા એકને પસંદ કરવું આવશ્યક છે "ખાલી ડેસ્કટોપ ડેટાબેઝ".
આ નવા બનાવેલા ડેટાબેઝને નવા નમૂનાને ઍક્સેસ કરવા અને તેનો ઉપયોગ શરૂ કરવા માટે પ્રારંભિક પગલા તરીકે નામ સોંપી શકાય છે.
એક ટેબલ બનાવો
અમે બનાવેલા ડેટાબેઝમાં ડેટા ટેબલ ઉમેરવા માટે, ટૂલ રિબન પર જવું અને ટેબ પર ક્લિક કરવું જરૂરી છે. "કોષ્ટક". આ નવા કોષ્ટકમાં આપણે જોઈએ તેટલા ફીલ્ડ ઉમેરી શકાય છે. આ કરવા માટે તમારે જમણું ક્લિક કરવું પડશે અને વિકલ્પ પસંદ કરવો પડશે "ઉમેરવા માટે ક્લિક કરો".
કોમ્બો બોક્સ વિભાગનો ઉપયોગ વિવિધ ડેટા પ્રકારોને સૂચિબદ્ધ કરવા માટે થાય છે જે ફીલ્ડને સોંપી શકાય છે (એક્સેસમાં દરેક ફીલ્ડને ડેટા પ્રકાર સોંપવો ફરજિયાત છે).
કોષ્ટકમાં ડેટા ઉમેરો
ઍક્સેસ કોષ્ટકમાં ડેટા ઉમેરવાની ઘણી રીતો છે: ફોર્મનો ઉપયોગ કરીને, તેને બાહ્ય ફાઇલમાંથી આયાત કરો, SQL નો ઉપયોગ કરીને અથવા સીધો ડેટા દાખલ કરો (એટલે કે મેન્યુઅલી). સૌથી સામાન્ય વિકલ્પ છે ફાઇલો દ્વારા આયાત કરો ".csv". આ તમે આ કરો છો:
- ઇન્સ્ટ્રુમેન્ટ રિબન પર, ક્લિક કરો "બાહ્ય ડેટા".
- પછી આપણે ક્લિક કરીએ "ટેક્સ્ટ ફાઇલ".
- આગળ આપણે સ્રોત ફાઇલ અને ગંતવ્ય કોષ્ટક પસંદ કરીએ છીએ.
- આયાત સાથે આગળ વધતા પહેલા, અમે ફાઇલની તમામ વિગતોની સમીક્ષા કરી શકીએ છીએ (સીમાંકક તરીકે પીરિયડ્સ અથવા અલ્પવિરામનો ઉપયોગ, અમુક ફીલ્ડ્સને છોડી દેવાની જરૂર છે.
- છેલ્લે, અમે બટન દબાવો "સમાપ્ત" આયાત ચલાવવા માટે.
અહીંથી, એવી ઘણી ક્રિયાઓ છે જે અમે રજૂ કરેલ વિવિધ કોષ્ટકો સાથે એપ્લિકેશનમાં કરી શકીએ છીએ. ઉદાહરણ તરીકે, તે શક્ય છે કોષ્ટકો વચ્ચે સંબંધો બનાવો વિવિધ કોષ્ટકોમાંથી ડેટાની ક્વેરી કરવા માટે. તમે એ પણ બનાવી શકો છો લુકઅપ ટેબલ, જે અન્ય કોષ્ટક દ્વારા સંદર્ભિત ડેટા ધરાવે છે અથવા તો વિવિધ પ્રકારના ડેટા સાથે બહુવિધ કોષ્ટકો પર જટિલ ક્વેરી બનાવે છે.
અન્ય સંભવિત ક્રિયાઓ છે બેકઅપ બનાવો, એક્ઝિક્યુટેબલ ડેટાબેઝ બનાવો (જે બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ સુધારી શકતા નથી) મેક્રો બનાવો જટિલ કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા અથવા એક્સેલ પર ડેટા નિકાસ કરો, ઘણી બધી શક્યતાઓ વચ્ચે.
આ બધી ક્રિયાઓ હાથ ધરવા માટે, માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેસમાં હેન્ડીનો સમાવેશ થાય છે મદદનીશ જે નિઃશંકપણે તે લોકો માટે ખૂબ મદદરૂપ છે જેઓ આ એપ્લિકેશનનો પ્રથમ વખત ઉપયોગ કરે છે.
નિષ્કર્ષ
માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેસ એ નાના અને મધ્યમ કદના વ્યવસાયો માટે ખૂબ ભલામણ કરેલ વિકલ્પ છે જેની જરૂર છે એક સરળ અને ઉપયોગમાં સરળ ડેટા મેનેજમેન્ટ ટૂલ. જી જેવા કાર્યો માટે આદર્શઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ અથવા પ્રોજેક્ટ મોનીટરીંગ. આ બધા કિસ્સાઓમાં, તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે શીખવું યોગ્ય છે.
વિવિધ ડિજિટલ મીડિયામાં દસ વર્ષથી વધુ અનુભવ સાથે ટેક્નોલોજી અને ઈન્ટરનેટ મુદ્દાઓમાં વિશેષતા ધરાવતા સંપાદક. મેં ઈ-કોમર્સ, કોમ્યુનિકેશન, ઓનલાઈન માર્કેટિંગ અને એડવર્ટાઈઝીંગ કંપનીઓ માટે એડિટર અને કન્ટેન્ટ સર્જક તરીકે કામ કર્યું છે. મેં અર્થશાસ્ત્ર, ફાઇનાન્સ અને અન્ય ક્ષેત્રોની વેબસાઇટ્સ પર પણ લખ્યું છે. મારું કામ પણ મારું પેશન છે. હવે, માં મારા લેખો દ્વારા Tecnobits, હું દરેક સમાચાર અને નવી તકોનું અન્વેષણ કરવાનો પ્રયાસ કરું છું જે ટેક્નોલોજીની દુનિયા આપણને દરરોજ આપણા જીવનને સુધારવા માટે આપે છે.