DMS સોફ્ટવેર: એવી એપ્લિકેશનો જે તમને દસ્તાવેજો સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરવાની મંજૂરી આપે છે

La કાનૂની દસ્તાવેજીકરણ વ્યવસ્થાપન તે હવે વગર સમજાતું નથી a ડીએમએસ સોફ્ટવેર જે કોઈપણ ઉપકરણથી ફાઇલોને કેન્દ્રિય બનાવે છે, સુરક્ષિત કરે છે અને સુલભ બનાવે છે. જોકે ઘણી કાયદાકીય સંસ્થાઓ હજુ પણ કાગળ-આધારિત પ્રક્રિયાઓ સાથે સંઘર્ષ કરે છે, વાસ્તવિકતા એ છે કે કાનૂની બાબતો જટિલ છે અને કાર્યપ્રવાહને સુવ્યવસ્થિત કરવા, જોખમો ઘટાડવા અને ક્લાયન્ટ સંબંધો સુધારવા માટે આધુનિક સોફ્ટવેરની જરૂર પડે છે. કઈ એપ્સ તમને કાનૂની દસ્તાવેજો સંગ્રહિત કરવાની મંજૂરી આપે છે? અમે આ લેખમાં તેના વિશે વાત કરી.

તેમાં, અમે તેનો સુરક્ષિત રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો, તેમની સૌથી નોંધપાત્ર સુવિધાઓ અને અમે કયા શ્રેષ્ઠ ઉકેલોનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ તે સમજાવીએ છીએ.

કાનૂની દસ્તાવેજોના સંચાલન અને સંગ્રહ માટે સોફ્ટવેર શું છે?

કાનૂની દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સોફ્ટવેર (DMS) એ ફર્મ્સ, કન્સલ્ટન્સી અને કાનૂની વિભાગોમાં ડિજિટલ ફાઇલોને સ્ટોર કરવા, ગોઠવવા, સંસ્કરણ બનાવવા અને ટ્રેક કરવા માટેનું એક વિશિષ્ટ સાધન.તેનો ઉદ્દેશ્ય એ છે કે મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો અદ્યતન શોધ, ભૂમિકા-આધારિત પરવાનગીઓ અને ટ્રેસેબિલિટી સાથે, સુરક્ષિત છતાં શોધવામાં સરળ છે.

આ પ્લેટફોર્મ્સમાં સામાન્ય રીતે શક્તિશાળી શોધ, રીઅલ-ટાઇમ સહયોગ, સંસ્કરણ નિયંત્રણ અને પાલન સુવિધાઓ શામેલ હોય છે. કાનૂની ક્ષેત્રવધુમાં, એ મહત્વનું છે કે સિસ્ટમ વર્કફ્લો ઓટોમેશન, ક્લાયન્ટ્સ સાથે સુરક્ષિત વિનિમય, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરો અને ક્રિયાઓના ઑડિટિંગને સપોર્ટ કરે છે.

કાનૂની ક્ષેત્રની બહાર, ડીએમએસ એ એન્ટરપ્રાઇઝ કન્ટેન્ટ મેનેજમેન્ટ (ECM) ઇકોસિસ્ટમનો ભાગ છે., GDPR અને ISO ધોરણોનું પાલન કરવા માટે ડિજિટલાઇઝેશન (સ્કેન અને OCR), ઇલેક્ટ્રોનિક આર્કાઇવિંગ, બેકઅપ અને એન્ટરપ્રાઇઝ-સ્તરના સુરક્ષા સ્તરોનો સમાવેશ.

કાનૂની DMS પાસેથી તમારે જે મુખ્ય સુવિધાઓની માંગ કરવી જોઈએ

• ક્લાઉડ અને/અથવા પોતાના સર્વરમાં મેનેજમેન્ટ અને સ્ટોરેજ: વેબ અને મોબાઇલ પરથી 24/7 ઍક્સેસ, સુરક્ષિત સિંક્રનાઇઝેશન અને ડેટા વોલ્યુમ પર આધારિત સ્કેલેબલ પ્લાન સાથે, અને જો તમારી IT નીતિની જરૂર હોય તો હાઇબ્રિડ ક્લાઉડ-ઓન-પ્રિમાઇસિસની શક્યતા.
• સરળ ઉપયોગિતા અને અમલીકરણએક સાહજિક ઇન્ટરફેસ અપનાવવાની પ્રક્રિયાને વેગ આપે છે અને શીખવાની પ્રક્રિયા ઘટાડે છે; જેટલું વહેલું તમે મૂલ્ય પ્રદાન કરશો, તેટલું સારું વળતર તમને મળશે, અને આંતરિક પ્રતિકાર ઓછો થશે.
• કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય તેવા ટેમ્પ્લેટ્સ, ડેશબોર્ડ્સ અને મેટાડેટાપ્રગતિ, સીમાચિહ્નો અને નિર્ભરતા જોવા માટે ફરીથી વાપરી શકાય તેવા ટેમ્પ્લેટ્સ અને ડેશબોર્ડ્સ સાથે કરારો, દાવાઓ અથવા દસ્તાવેજોને માનક બનાવો; મેટાડેટા અને ટૅગ્સ વર્ગીકરણ માટે ચાવીરૂપ છે.
• ફ્લો ઓટોમેશન: મેન્યુઅલ પગલાંને નિયમો અને ટ્રિગર્સ (મંજૂરીઓ, ચેતવણીઓ, સોંપણીઓ) થી બદલો, ઓડિટિંગ માટે વર્ઝનિંગ અને પ્રવૃત્તિ લોગથી બદલો.

DMS ના પ્રકારો અને સામાન્ય કાર્યો

• જમાવટ દ્વારા: ક્લાઉડમાં (સર્વવ્યાપી ઍક્સેસ, ઘર્ષણમાં ઘટાડો, અને તૃતીય પક્ષો પર નિર્ભરતા) અથવા ઓન-પ્રિમાઈસ (સંપૂર્ણ નિયંત્રણ, આંતરિક રોકાણ અને જાળવણી). ફાયદાઓને જોડવા માટે હાઇબ્રિડ પણ છે.
• લાઇસન્સ દ્વારા: માલિકી (સત્તાવાર સમર્થન, તાલીમ, SLA, ઉચ્ચ ખર્ચ) વિરુદ્ધ ઓપન સોર્સ (લવચીકતા અને સમુદાય, જાળવણી માટે અનુભવી વિક્રેતા અથવા આંતરિક ટીમની જરૂર છે).
• મુખ્ય ક્ષમતાઓ: સ્કેનિંગ અને OCR, મેટાડેટા ઇન્ડેક્સિંગ, સામગ્રી અથવા કીવર્ડ શોધ, સંસ્કરણ, પરવાનગીઓ અને ઑડિટિંગ, એકીકરણ (ERP, CRM, ઇમેઇલ), અને વર્કફ્લો (મંજૂરીઓ).

શ્રેષ્ઠ DMS (કાનૂની દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન) સોફ્ટવેર

અમે કેસ મેનેજમેન્ટ, દસ્તાવેજીકરણ, કાર્યભાર અને ક્લાયન્ટ સંબંધો માટે કાનૂની ટીમો દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા ઉકેલોનું સંકલન કર્યું છે. નજીકની સરખામણી માટે અમે શક્તિઓ, મર્યાદાઓ, કિંમતો અને રેટિંગ્સનો સમાવેશ કર્યો છે.

ક્લિકઅપ

Docs પર ક્લિક કરો સમાન પ્રોજેક્ટ વાતાવરણમાં કાનૂની દસ્તાવેજો બનાવવા, શોધવા અને સહયોગ કરવાની એક ચપળ રીત પૂરી પાડે છે. તેનું શક્તિશાળી સર્ચ એન્જિન ફાઇલ સ્થાનને વેગ આપે છે અને સલામતી અને સુલભતા ઉત્કૃષ્ટ છે. નિકાલ કાનૂની નમૂનાઓ (ક્લાયન્ટ મેનેજમેન્ટ, કેસ ટ્રેકિંગ અને બિલિંગ) અને ક્લિકઅપ AI સારાંશ અને અપડેટ્સ લખવા માટે.

કિંમતો: કાયમ માટે મફત; અમર્યાદિત $7/વપરાશકર્તા/મહિનો; વ્યવસાય $12/વપરાશકર્તા/મહિનો; એન્ટરપ્રાઇઝ (સંપર્ક). ક્લિકઅપ AI પેઇડ પ્લાન પર સભ્ય દીઠ +$5/મહિનો.

પ્રોપ્રોફ્સ પ્રોજેક્ટ

કાર્યો, કૅલેન્ડર્સ અને સંસાધનો માટે સરળ સ્યુટ, કાનૂની રીતે વિશિષ્ટ નથી, પરંતુ જો તમે શોધી રહ્યા હોવ તો ઉપયોગી છે સરળતા અને સારી કિંમત. પ્રોપ્રોફ્સ પ્રોજેક્ટ તે ઇન્વોઇસ અને રિપોર્ટ્સ જનરેટ કરે છે, સમય ટ્રેક કરે છે અને ગેન્ટ અને કાનબન બોર્ડ ઓફર કરે છે. તેમાં અદ્યતન CRM અને ટીમ ચેટનો અભાવ છે.

ભાવ: અમર્યાદિત વપરાશકર્તાઓ માટે $39,97/મહિનો (વાર્ષિક).

આસન

આસન તે એક છે ઓટોમેશન, ડિપેન્ડન્સી અને રિપોર્ટિંગ સાથેનું એક વ્યાપક વર્કફ્લો પ્લેટફોર્મ.. તે તમને સમયરેખા, સૂચિ અથવા બોર્ડમાં મુદ્દાઓ જોવા, સ્માર્ટ લક્ષ્યો સેટ કરવા અને કોડ વિના નિયમો બનાવવાની મંજૂરી આપે છે. તેનો પ્રારંભિક શીખવાનો વળાંક અને જટિલ વંશવેલો કેટલાક વપરાશકર્તાઓ માટે અવરોધ બની શકે છે.

કિંમતો: મૂળભૂત (મફત), પ્રીમિયમ $૧૦.૯૯/વપરાશકર્તા/મહિનો (વાર્ષિક), વ્યવસાય $૨૪.૯૯/વપરાશકર્તા/મહિનો (વાર્ષિક).

રેડબુથ

ટીમો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું જે ભેગા થાય છે એક જ પ્લેટફોર્મ પર કાર્યો, HD વિડિઓ કૉલ્સ અને કસ્ટમ ફ્લો. રેડબુથ મહત્વપૂર્ણ કાર્યો માટે ટેમ્પ્લેટ્સ, ગેન્ટ અને કટોકટી ધ્વજનો સમાવેશ થાય છે.

કિંમતો: પ્રો $9; બિઝનેસ $15/વપરાશકર્તા/મહિનો (વાર્ષિક); એન્ટરપ્રાઇઝ (સંપર્ક).

ટ્રેલો

ટ્રેલો તેના સરળ કાનબાન માટે જાણીતું છે, હવે સાથે બટલર ઓટોમેશન અને બહુવિધ દૃશ્યો (સમયરેખા, કેલેન્ડર, કોષ્ટક, નકશો)પાવર-અપ્સ અને ઇન્ટિગ્રેશનની એક મહાન ઇકોસિસ્ટમ ધરાવતું DMS સોફ્ટવેર.

કિંમતો: મફત; માનક $5; પ્રીમિયમ $10/વપરાશકર્તા/મહિનો (વાર્ષિક); એન્ટરપ્રાઇઝ (સંપર્ક).

Evernote

જોકે તે મૂળ રૂપે નોટ્સ માટે બનાવવામાં આવ્યું હતું, ઘણી કાયદાકીય સંસ્થાઓ તેનો ઉપયોગ કરે છે Evernote કોમોના હલકો અને સહયોગી ભંડારઅદ્યતન શોધ સાથે સ્કેન કરો, સાચવો અને શોધો. કૅલેન્ડર્સ અને કાર્યોને એકીકૃત કરો.

કિંમતો: મફત; વ્યક્તિગત $૧૦.૮૩; વ્યાવસાયિક $૧૪.૧૭/વપરાશકર્તા/મહિનો (વાર્ષિક).

DMS, ECM અને CMS: તફાવતો જે સ્પષ્ટ હોવા જોઈએ

DMS સોફ્ટવેર પસંદ કરતી વખતે, કેટલીક વિભાવનાઓને સ્પષ્ટ કરવી ઉપયોગી છે જે ઘણીવાર મૂંઝવણમાં હોય છે:

• DMS દસ્તાવેજ જીવનચક્ર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે (સ્કેનિંગ, સૉર્ટિંગ, સ્ટોરિંગ, વર્ઝનિંગ, પ્રકાશન અને શેરિંગ).
• ECM કંપનીની બધી સામગ્રીને આવરી લે છે (દસ્તાવેજો, ઇમેઇલ્સ, મલ્ટીમીડિયા, ડેટા), માહિતી પ્રવાહ અને શાસન સાથે.
• સી.એમ.એસ. સામાન્ય રીતે તરફ લક્ષી હોય છે વેબ કન્ટેન્ટ મેનેજમેન્ટ (સાઇટ્સ, બ્લોગ્સ, ઇન્ટ્રાનેટ).

ECM બજાર 67.590 માં આશરે $2023 બિલિયન સુધી પહોંચવાની અપેક્ષા છે અને પાંચ વર્ષમાં $131.200 બિલિયનને વટાવી શકે છે., વાર્ષિક 14% વૃદ્ધિ સાથે. ઘણા SMEs બિનકાર્યક્ષમતાને કારણે મૂડી બગાડે છે: દસ્તાવેજોની સમસ્યાઓને કારણે દર વર્ષે $20.000 સુધી અને ફાઇલ શોધવામાં સરેરાશ 18 મિનિટ લાગે છે.

ઓપન સોર્સ અને સ્વ-હોસ્ટેડ: ઉકેલો જે ફરક લાવે છે

જો તમને જરૂર હોય સંપૂર્ણ ડેટા નિયંત્રણ અને કસ્ટમાઇઝેશન, ઓપન સોર્સ ઇકોસિસ્ટમ શક્તિશાળી વિકલ્પો પ્રદાન કરે છેઅહીં 10 શ્રેષ્ઠ વિકલ્પો અને તેમના મુખ્ય મુદ્દાઓ છે.

• પેપરમાર્ક: ઓપન સોર્સ, સ્વ-હોસ્ટેડ, અમર્યાદિત દસ્તાવેજો અને ફોલ્ડર્સ, વ્હાઇટ લેબલિંગ, કસ્ટમ ડોમેન્સ અને વોટરમાર્ક્સ. કિંમત: મફત યોજના; દસ્તાવેજ શેરિંગ માટે $29 (3 બેઠકો); $59 સુરક્ષિત ડેટા રૂમ; $149 અમર્યાદિત રૂમ; સંપૂર્ણ સ્વ-હોસ્ટેડ સંસ્કરણ.
• આગળ ક્લોક્ડ: ફાઇલો, ટોક, ગ્રુપવેર અને ઓફિસ (ઓનલાઇન એડિટિંગ, કેલેન્ડર, સંપર્કો અને ઇમેઇલ) સાથે સહયોગી સ્યુટ. એન્ટરપ્રાઇઝ-ગ્રેડ સુરક્ષા અને ઍક્સેસ નિયંત્રણ, અને હાલના ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર સાથે એકીકરણ. કિંમત: €37,49–€195/વપરાશકર્તા/વર્ષ યોજનાના આધારે.
• દસ્તાવેજી: ઓપન સોર્સ દસ્તાવેજ સહી પ્લેટફોર્મ, સ્માર્ટ ટેમ્પ્લેટ્સ અને નિયમો સાથે સ્વ-હોસ્ટેડ; ઝેપિયર સાથે સંકલિત. સ્ટેક TS/Next.js/Prisma/Tailwind. કિંમત નિર્ધારણ: એન્ટરપ્રાઇઝ $1188 પ્રતિ સીટ/વર્ષ; સિંગલપ્લેયર (કોઈ જાહેર કિંમત નથી).
• ઓપનડોકમેન: PHP પાલન કરતી વેબ DMS સોફ્ટવેર ISO ૧૭૦૨૫ અને OIE, ઍક્સેસ નિયંત્રણ સાથે, સ્વચાલિત સમીક્ષા, મેટાડેટા, લેખક/વિભાગ/શ્રેણી દ્વારા શોધ અને સુરક્ષિત URL. મર્યાદાઓ: UI સાથે મર્યાદિત કસ્ટમાઇઝેશન અને તમારા માટે વળાંક. 
• પેપરમર્જOCR અને ફુલ-ટેક્સ્ટ સર્ચ સાથે સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો માટે રચાયેલ; મલ્ટિ-યુઝર, વર્ઝનિંગ, REST API અને ગ્રેન્યુલર પરવાનગીઓ. મર્યાદાઓ: સ્કેન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો અને તેમાં અદ્યતન સુવિધાઓનો અભાવ હોઈ શકે છે.

તમારા DMS સોફ્ટવેર કેવી રીતે પસંદ કરવા

એક અથવા બીજા DMS સોફ્ટવેર પસંદ કરતા પહેલા ધ્યાનમાં લેવાના પાસાઓ આ છે:

• સપ્લાયરનો અનુભવ: એવા ભાગીદારો શોધો જે કાનૂની પ્રક્રિયાઓને સમજે છે અને અમલીકરણ, તાલીમ અને વ્યવસાય સાતત્યમાં તમને મદદ કરી શકે.
• ઉપયોગમાં સરળતાએક ઉપયોગી સાધન આંતરિક પ્રતિકાર ઘટાડે છે; ટૂંકી તાલીમ સાથે, કોઈપણ વ્યક્તિ મૂળભૂત બાબતો (એકાઉન્ટિંગથી વેચાણ સુધી) ચલાવવા સક્ષમ બનશે.
• ડેટા સંરક્ષણએન્ક્રિપ્શન, બેકઅપ, એક્સેસ કંટ્રોલ, એક્ટિવિટી લોગ અને GDPR/ISO પાલનને પ્રાથમિકતા આપો; સુરક્ષા બિન-વાટાઘાટોપાત્ર છે.
• મોબાઇલ અને રિમોટ એક્સેસ: જેથી તમે ઓફિસની બહાર તમારા મોબાઇલ ફોનથી ફ્લો શરૂ કરી શકો અને ઘર્ષણ વિના નિર્ણયો લઈ શકો.
• સ્કેલેબિલીટી: તમારી સાથે વિકાસ કરવાની તેની ક્ષમતા (વપરાશકર્તાઓ, GB/TB, નવા વિભાગો) અને ERP/CRM/ઇમેઇલ સાથે સંકલન કરવાની તેની સુગમતાનું મૂલ્યાંકન કરો.

સારું DMS સોફ્ટવેર કેન્દ્રિયકૃત કરે છે, વર્ગીકૃત કરે છે અને સ્વચાલિત કરે છે, સાથે સાથે સુરક્ષા, પાલન અને એક અદ્યતન શોધની ખાતરી કરે છે જે સેકન્ડોમાં દસ્તાવેજ શોધી કાઢે છે.અહીં ચર્ચા કરાયેલી દરેક બાબત સાથે, તમારી પાસે એક મજબૂત અને ઉત્પાદક ડિજિટલ ફાઉન્ડેશન લાગુ કરવા માટે સાધનોની સાબિત શ્રેણી છે જે એક વ્યક્તિની ઓફિસથી લઈને સૌથી વધુ માંગણી કરતી કોર્પોરેશન સુધી દરેક વસ્તુને સપોર્ટ કરે છે.