Yadda Ake Ingantawa

A fagen fasaha, ana ci gaba da neman ci gaba a kowane fanni na rayuwarmu. Ba kome ba idan batun haɓaka ingantaccen tsari ne, haɓaka albarkatu ko haɓaka ayyukanmu, koyaushe muna son nemo hanyar ci gaba da samun sakamako mafi girma. A wannan lokaci, za mu shiga cikin duniyar ban sha'awa na yadda za a inganta, bincika ingantattun dabaru da dabaru don haɓaka ayyukanmu a kowane fanni na aiki. Daga aiwatar da sabbin dabaru zuwa cin gajiyar sabbin sabbin fasahohin zamani, za mu gano mabudan samun nagarta da samun sakamako na kwarai.

1. Muhimmancin gano wuraren da za a inganta

2. Kayan aiki da hanyoyin don kimantawa da auna aikin na yanzu

A cikin wannan sashe, za a gabatar da kayan aiki daban-daban da hanyoyin da za a iya amfani da su don ƙididdigewa da auna aikin tsari ko tsari na yanzu. Waɗannan kayan aikin da hanyoyin suna ba mu damar gano wuraren ingantawa da kuma yanke shawara mai fa'ida don cimma ingantattun manufofin.

Kayan aiki da aka yi amfani da shi da yawa shine Balanced Scorecard (BSC), wanda ke ba da tsari don aunawa da kimanta aiki dangane da ra'ayoyi daban-daban kamar kuɗi, abokin ciniki, tsarin ciki da koyo da haɓaka. Kuna iya kafa alamomin aikin maɓalli (KPIs) don kowane hangen nesa da yin ma'auni na lokaci-lokaci don kimanta ci gaba.

Wata hanya mai amfani ita ce Lean Six Sigma, wanda ya haɗu da ka'idodin Lean Manufacturing da Six Sigma don inganta ingantaccen tsari da aiki. Wannan dabarar tana amfani da kayan aiki kamar binciken tushen tushen, zanen Pareto, ginshiƙi mai gudana, da sauransu, don gano matsaloli da damar haɓakawa. Ta hanyar aikace-aikacen Lean Six Sigma ka'idoji da kayan aiki, yana yiwuwa a cimma ci gaba da ci gaba.

3. Dabarun kafa bayyanannun manufofin ingantawa

A cikin wannan sashe, za mu bincika wasu dabarun da suka dace don kafa bayyanannun manufofin ingantawa a kowane fanni ko fannin da muke son mayar da hankali a kai. Ana iya amfani da waɗannan dabarun a kan matakin sirri da na ƙwararru, kuma za su ba mu damar samun hangen nesa na abin da muke son cim ma da yadda za mu cimma shi. A ƙasa, za mu gabatar da mahimman hanyoyi guda uku waɗanda zasu taimaka muku ayyana manufofin haɓaka ku:

1. Gano mahimman wuraren ingantawa: Kafin kafa kowace manufa, yana da mahimmanci a gano wuraren da kuke son ingantawa. Suna iya zama takamaiman ƙwarewa, ilimin fasaha, ƙwarewar motsin rai ko duk wani fannin da kuke ɗaukan dacewa. Yi tunani akan ƙarfinku da raunin ku, kuma zaɓi waɗannan abubuwan da kuke son mayar da hankali akai don samun ci gaba mai mahimmanci.

2. SMART – Saita wayo: Hanya mai tasiri don saita maƙasudai bayyananne shine amfani da acronym SMART, wanda ke tsaye ga “takamaiman,” “mai aunawa,” “mai yiwuwa,” “mai dacewa” da “daure lokaci” (tare da lokaci iyaka). Lokacin amfani da wannan hanyar, tabbatar da manufofin ku na musamman ne kuma na zahiri, ana iya aunawa don ku iya kimanta ci gaban ku, mai yiwuwa don guje wa takaici, dacewa da buƙatunku, da ɗaure lokaci don kula da hankali da kuzari.

3. Rarraba manufofin ku zuwa matakan da za ku iya cimma: Da zarar kun kafa babban burin ku, yana da amfani ku rarraba shi zuwa ƙananan matakai masu iya cimmawa. Wannan zai ba ku damar samun hanya bayyananne kuma a aikace don cimma burinku gaba ɗaya. Ƙirƙiri jerin abubuwan yi ko cikakken tsarin aiki wanda ke ƙayyadaddun matakan da kuke buƙatar ɗauka don cimma kowace manufa. Tsara abubuwan da suka faru a kan hanya zai taimake ka ka kasance mai himma da kuma yin bikin abubuwan da ka samu.

Ka tuna cewa mabuɗin kafa bayyanannun manufofin ingantawa yana cikin tsari da tsari. Ɗaukar lokaci don gano wuraren da za a inganta, saita manufofin SMART, da kuma rarraba su zuwa matakan da za a iya cimmawa zai ba ka damar ayyana wata hanya madaidaiciya don samun nasara a kowane yanki da kake son ingantawa.

4. Yadda za a ba da fifiko ga wuraren ingantawa gwargwadon tasirinsu da yuwuwarsu

A cikin wannan sashe, za mu bincika . Wannan mataki yana da mahimmanci don tabbatar da cewa muna sadaukar da albarkatunmu da ƙoƙarinmu zuwa mafi dacewa kuma abubuwan da suka dace na ingantawa. A ƙasa akwai uku matakai masu mahimmanci don aiwatar da wannan aikin yadda ya kamata:

Mataki 1: Gano yuwuwar tasirin kowane yanki na haɓakawa: Don farawa, wajibi ne a bincika kowane yanki na haɓakawa daki-daki kuma ƙayyade tasirin da zai iya yi akan ƙungiyar. Wannan ya haɗa da kimanta yadda zai yi tasiri ga inganci, yawan aiki, inganci ko duk wani abin da ya dace. Dabaru irin su bincike na SWOT (Ƙarfafa, Rauni, Dama da Barazana) ko tasiri da matrix na ƙoƙarin za a iya amfani da su don sanya nau'in tasiri ga kowane yanki na haɓakawa.

Mataki 2: Kimanta yiwuwar aiwatarwa: Da zarar mun ƙayyade tasirin kowane yanki na haɓakawa, yana da mahimmanci don kimanta yiwuwar aiwatarwa. Wannan ya haɗa da nazarin abubuwan da ake buƙata, ilimin fasaha da ake buƙata, ƙididdigar lokacin da duk wani ƙuntatawa wanda zai iya iyakance aiwatar da canjin. Ana ba da shawarar ƙima daki-daki don sanin waɗanne wuraren ingantawa ne suka fi yiwuwa a aiwatar a cikin ɗan gajeren lokaci kuma waɗanda ke iya buƙatar ƙarin lokaci ko ƙarin albarkatu.

Mataki na 3: Ba da fifikon wuraren ingantawa: Da zarar mun sami bayani game da yuwuwar tasiri da yuwuwar kowane yanki na haɓakawa, za mu iya ci gaba da ba su fifiko. Yana da mahimmanci a yi la'akari da tasiri da yuwuwar lokacin yin wannan shawarar. Za mu iya amfani da dabaru kamar matrix na fifiko, inda aka rarraba wuraren ingantawa zuwa huɗu gwargwadon tasirinsu da yuwuwarsu. Ta wannan hanyar, za mu iya gano wuraren haɓakawa waɗanda ke da babban tasiri da yuwuwar yuwuwa a matsayin mafi fifikon aiwatarwa nan da nan.

5. Hanyoyi don tattara bayanai masu dacewa don tsarin ingantawa

Akwai da yawa. Waɗannan fasahohin suna da mahimmanci don samun ingantattun bayanai masu inganci, waɗanda ke ba ku damar gano matsaloli da yanke shawara mai kyau. A ƙasa akwai wasu fasahohin da aka fi amfani da su:

1. Lura kai tsaye: Wannan dabarar ta ƙunshi tsare-tsare da lura da rikodin halayen mutane, matakai ko abubuwan da suka faru. Yana da mahimmanci don zama haƙiƙa kuma rubuta bayanan daki-daki. Ana iya lura da kai tsaye a cikin mutum ko ta hanyar na'urorin rikodi, kamar kyamarori ko makirufo.

2. Hira: Tambayoyi suna ba ku damar samun bayanai kai tsaye daga mutanen da ke cikin aikin haɓakawa. Yana da mahimmanci a yi tambayoyi masu ma'ana da taƙaitacciya kuma a saurara da kyau ga amsoshi don gano alamu da abubuwan da ke faruwa. Tambayoyi na iya zama mutum ɗaya ko ƙungiya, kuma ana iya yin su ta hanyar mutum ko ta hanyar lantarki.

6. Binciken Gap: gano bambance-bambancen da ke tsakanin halin da ake ciki da kuma yanayin da ake so a inganta

Binciken rata mataki ne mai mahimmanci a kowane tsari na ingantawa. Wannan lokaci yana mai da hankali ne kan ganowa da fahimtar bambance-bambance tsakanin yanayin halin da ake ciki da kuma yanayin da ake son ingantawa. Ta hanyar wannan cikakken bincike, ana iya gano wuraren da ke buƙatar kulawa da ayyukan da suka dace don cimma manufofin da aka bayyana.

Don gudanar da bincike mai inganci, yana da mahimmanci a bi wasu matakai masu mahimmanci. Da farko dai wajibi ne a fayyace halin da ake ciki a fili da kuma yanayin da ake so, tare da kafa takamaiman manufofi da manufofi. Na gaba, duk bayanan da suka dace game da halin da ake ciki dole ne a tattara su, gami da bayanai, rahotanni da ra'ayoyi daga waɗanda abin ya shafa.

Da zarar an tattara bayanan, sai a kwatanta halin da ake ciki da yanayin da ake so, ana gano bambance-bambancen da ke akwai. Yana da taimako don amfani da kayan aikin gani, kamar zane-zane ko zane-zane, don wakiltar waɗannan bambance-bambance a fili. Lokacin nazarin gibi, dole ne a yi la'akari da bangarori daban-daban, kamar albarkatun, matakai, ƙwarewa da fasaha.

7. Zayyana ayyuka masu inganci da tsare-tsaren ingantawa

Da zarar an gano matsaloli da kasawa a cikin kamfanin, yana da mahimmanci don tsara ayyuka masu tasiri da tsare-tsaren ingantawa don warware su daidai. hanya mai inganci. A ƙasa akwai mahimman matakan da za a bi don haɓaka ingantaccen shirin ingantawa:

1. Binciken Ƙarfafawa: Yana da mahimmanci don aiwatar da cikakken bincike game da halin da ake ciki na kamfanin, gano wuraren matsalolin da kuma kafa manufofin da kake son cimma tare da shirin ingantawa. Aunawa da tattara bayanan da suka dace zasu zama mabuɗin fahimtar girman matsalar da kafa ma'aunin aiki.

2. Gano mafita: Da zarar an tabbatar da manufofin, ya zama dole a nemi hanyoyin da suka dace. Wannan ya ƙunshi bincika hanyoyi daban-daban, neman nassoshi da misalan ayyukan nasara da aka aiwatar a cikin kamfanoni iri ɗaya. Ana iya amfani da kayan aiki kamar bincike na SWOT, zane-zane mai tasiri, da sauransu, don sauƙaƙe gano zaɓuɓɓukan da za a iya amfani da su.

8. Aiwatar da matakan gyarawa da kariya don ci gaba da ingantawa

Da zarar an gano matsalolin da wuraren da za a inganta a cikin tsari, yana da muhimmanci a aiwatar da matakan gyara da kariya don samun ci gaba mai kyau. Wadannan matakan na da nufin kawar da musabbabin matsalolin da aka gano da kuma hana sake faruwar su a nan gaba.

Don aiwatar da waɗannan matakan, yana da mahimmanci a bi matakai masu zuwa:

• Yi nazarin tushen matsalolin da aka gano. Wannan yana nufin yin bincike mai zurfi daban-daban da abubuwan da suka haifar da bayyanar matsalolin. Ana iya amfani da kayan aiki irin su zanen Ishikawa ko 5 Whys don gano tushen tushen.
• Ƙirƙirar tsarin aiki don magance tushen tushen. Wannan shirin yakamata ya ƙunshi takamaiman ayyuka waɗanda za a ɗauka don gyara matsalolin da aka gano. Bugu da ƙari, yana da mahimmanci a kafa jadawali da kuma ba da alhakin kula da waɗannan ayyuka.
• Kashe tsarin aikin. A lokacin wannan mataki, yana da mahimmanci a bi tsarin da aka kafa kuma a ci gaba da lura da ayyukan da aka aiwatar. Yana da mahimmanci don auna sakamakon da aka samu kuma kwatanta su tare da manufofin da aka kafa don kimanta tasirin matakan da aka aiwatar.

La Tsarin aiki ne maimaitawa. Wannan yana nufin cewa ya zama dole don sake duba sakamakon da aka samu akai-akai da yin gyare-gyare ga ayyukan da aka aiwatar idan ya cancanta. Bugu da ƙari, yana da mahimmanci a ƙarfafa haɗin kai da sadaukarwar dukan ƙungiyar a cikin wannan tsari, tun da ci gaba da ci gaba alhakin kowa ne. Ta hanyar aiwatar da waɗannan matakan, ana sa ran cimma nasara mafi inganci da inganci a cikin tsari, da kuma rage matsalolin da ƙara yawan gamsuwar abokin ciniki.

9. Sa ido da bin diddigin sakamakon ayyukan ingantawa

Don tabbatar da nasarar ayyukan ingantawa da aka aiwatar, yana da mahimmanci don gudanar da sa ido akai-akai da kuma bin diddigin sakamakon da aka samu. Wannan zai ba mu damar kimanta tasirin ayyukan da aka yi kuma mu yi gyare-gyaren da suka dace idan ya cancanta.

Ɗaya daga cikin kayan aikin da ya fi dacewa don wannan dalili shine amfani da maɓalli na ayyuka masu mahimmanci (KPIs). Waɗannan KPIs za su taimaka mana mu auna da ƙididdige ci gaban da aka samu ta ayyukan inganta mu. Yana da mahimmanci don zaɓar KPI masu dacewa don kowane aiki, don mu iya samun cikakkiyar ra'ayi na sakamakon.

Sakamakon sa ido da bin diddigin bai kamata a iyakance ga alamomi kawai ba, amma kuma yana da mahimmanci don tattarawa da tantance bayanan inganci. Wannan na iya haɗawa da ra'ayoyin abokin ciniki, ra'ayin ma'aikaci da duk wani bayani mai dacewa. Yin nazarin wannan bayanan zai ba mu cikakken hoto game da sakamakon kuma ya ba mu damar gano wuraren da za a ci gaba.

10. Kimanta tasirin abubuwan ingantawa da aka aiwatar

Yayin da muke aiwatar da ingantawa ga tsari ko tsari, yana da mahimmanci don kimanta tasirin su don sanin ko suna da tasiri mai kyau. The yana ba mu damar gano idan ana samun sakamakon da ake so kuma idan ƙarin gyare-gyare ya zama dole. Ga wasu muhimman abubuwa guda uku da ya kamata mu yi la'akari da su yayin da ake kimanta tasirin ingantawa:

1. Ƙayyade ma'aunin aiki: Kafin aiwatar da duk wani haɓakawa, yana da mahimmanci don kafa ma'auni bayyananne don auna aiki. Dole ne waɗannan ma'auni su kasance na musamman, masu aunawa da kuma daidaita su tare da manufofin haɓakawa. Wasu misalai Ma'auni gama gari sun haɗa da lokacin tsari, ingancin samfur ko sabis, gamsuwar abokin ciniki da farashi. Lokacin bayyana ma'auni, dole ne mu tabbatar da cewa suna da gaske kuma sun dogara ne akan bayanan haƙiƙa.
2. Tattara kuma bincika bayanai: Da zarar an aiwatar da abubuwan ingantawa, dole ne mu tattara bayanan da suka dace don kowane ma'aunin da aka ayyana. Wannan na iya haɗawa da bayanan tarihi na riga-kafi da bayanan da aka tattara bayan turawa. Yin amfani da kayan aikin bincike masu dacewa, dole ne mu bincika bayanan don gano kowane yanayi ko tsari. Wannan zai taimaka mana tantance menene tasirin gyare-gyare dangane da matakan da aka kafa.
3. Yi ƙarin gyare-gyare idan ya cancanta: Dangane da sakamakon da aka samu daga nazarin bayanai, za mu iya ƙayyade idan gyare-gyaren da aka aiwatar suna da tasiri ko kuma idan ana buƙatar ƙarin gyare-gyare. Idan ma'auni sun nuna cewa sakamakon ya yi daidai da manufofin da aka kafa, za mu iya ci gaba da aiwatar da waɗannan ingantawa kuma mu sa ido sosai kan ayyukansu. Duk da haka, idan sakamakon bai gamsar ba, dole ne mu gano wuraren da ke da matsala tare da yin gyare-gyaren da suka dace don inganta tasirin abubuwan da aka gyara.

11. Matsayin sadarwa da horo a cikin tsarin ingantawa

Sadarwa da horarwa suna taka muhimmiyar rawa wajen inganta tsarin kowace kungiya. Dukkan bangarorin biyu sune mabuɗin don tabbatar da cewa duk membobin ƙungiyar suna sane da canje-canje da ci gaban da aka aiwatar, kuma suna da ƙwarewar da suka dace don aiwatar da su. yadda ya kamata.

Da farko, isassun sadarwa yana ba da damar watsa bayanan da suka dace zuwa dukkan matakan kungiyar. Wannan ya haɗa da watsa manufofin da manufofin ingantawa, da kuma sadarwar ci gaba da sakamakon da aka samu. Yana da mahimmanci a kafa tashoshi na sadarwa masu inganci, kamar tarurruka na yau da kullun, wasiƙun labarai, imel ko dandamalin sadarwa na ciki. Bugu da ƙari, ya kamata a ƙarfafa ra'ayoyin akai-akai, ta yadda duk membobin ƙungiyar za su iya bayyana ra'ayoyinsu, shawarwari ko damuwa.

A gefe guda kuma, isassun horo yana da mahimmanci ta yadda membobin ƙungiyar su sami ƙwarewar da suka dace don aiwatar da ingantawa. Wannan na iya haɗawa da horo kan amfani da sabbin kayan aiki, dabaru ko dabaru, da haɓaka takamaiman ƙwarewa, kamar aikin haɗin gwiwa ko warware matsala. Ana iya ba da horo ta hanyar darussa, tarurrukan bita, nasiha ko abubuwan tunani, kuma dole ne a daidaita su da buƙatu da bayanan martaba na kowane mutum.

12. Yadda za a haɗa dukkan ƙungiyar a cikin tsarin ingantawa

13. Canji gudanarwa da juriya ga tsarin ingantawa

Gudanar da canji wani muhimmin al'amari ne da za a yi la'akari da shi yayin aiwatar da ayyukan ingantawa a cikin ƙungiya. Sau da yawa ma'aikata na iya tsayayya da canji saboda rashin tabbas, tsoron abin da ba a sani ba, ko rashin cikakken bayani. Duk da haka, akwai ingantattun dabaru don magance wannan tsayin daka da kuma tabbatar da nasarar sauyi.

Da farko, yana da mahimmanci a bayyana maƙasudi da fa'idodin tsarin ingantawa a sarari kuma a bayyane. Dole ne ma'aikata su fahimci yadda canjin zai inganta aikin su, ingancin su, da ingancin aikin su. rayuwar aiki. Samar da takamaiman misalai da labaran nasara za su taimaka wajen isar da sako yadda ya kamata.

Bugu da ƙari, yana da mahimmanci a haɗa ma'aikata a cikin tsarin canji. Ana iya samun wannan ta hanyar ƙirƙirar ƙungiyoyin aiki ko kwamitocin da ke wakiltar yankuna daban-daban na ƙungiyar. Waɗannan ƙungiyoyi za su iya ba da ra'ayi, gano abubuwan da za su iya kawo cikas, da kuma taimakawa wajen tsara hanyoyin magance takamaiman buƙatun kowane sashe. Yana da mahimmanci a tuna cewa haɗin gwiwar ma'aikata mai aiki zai ƙara ƙaddamar da su kuma rage juriya ga canji.

14. Mafi kyawun ayyuka da misalai na nasara don zaburarwa da ƙarfafa tsarin ingantawa

A cikin wannan sashe, za mu bincika wasu mafi kyawun ayyuka da misalai masu nasara waɗanda za su iya ƙarfafawa da ƙarfafa tsarin ingantawa. Ta wajen duba ainihin yanayin yadda wasu suka magance da kuma shawo kan matsalolin irin wannan, za mu iya samun fahimi da ra’ayoyi masu mahimmanci waɗanda za su iya taimaka mana mu fuskanci ƙalubale.

1. Aiwatar da hanyoyin agile: Hanyoyi masu ƙarfi, irin su Scrum ko Kanban, sun zama sanannun hanyoyin inganta inganci da haɗin gwiwa a cikin hanyoyin haɓaka software. Waɗannan hanyoyin sun dogara ne akan rarraba aiki zuwa sprints, haɗin gwiwa akai-akai tare da ƙungiyar da daidaitawa bisa ga canje-canje. Aiwatar da dabarar agile na iya taimakawa haɓaka aikin haɓakawa da ƙarfafa ƙirƙira.

2. Amfani da kayan aikin gudanarwa: Akwai kayan aikin sarrafa ayyuka da yawa waɗanda zasu iya sauƙaƙe tsarin haɓakawa. Waɗannan kayan aikin suna ba da damar aikin ɗawainiya, bin diddigin ci gaba, da haɗin gwiwa a ainihin lokaci. Ta amfani da kayan aikin gudanar da ayyuka, za ku iya kiyaye bayyanannun ayyuka da haɓaka aiki..

3. Tattalin Arziki Na Nasara: Yin nazarin nazarin shari'o'in nasara zai iya ba da haske mai mahimmanci game da yadda aka magance irin waɗannan matsalolin a baya. Ta hanyar nazarin labarun nasara, za mu iya koyo daga dabaru da hanyoyin da suka ba da sakamako mai kyau a cikin yanayi iri ɗaya.. Bugu da ƙari, waɗannan misalan suna iya zama tushen ƙarfafawa kuma suna nuna cewa yana yiwuwa a sami ci gaba mai mahimmanci a cikin matakai irin namu.

Ta hanyar aiwatar da waɗannan mafi kyawun ayyuka da koyo daga misalai masu nasara, za mu iya samun ƙwarin gwiwa da kwadaitar da mu don inganta hanyoyin mu. Babu wani bayani mai-girma-daya-duk, amma ta amfani da waɗannan ingantattun fasahohin za mu iya matsawa zuwa ci gaba da ci gaba da samun sakamako mai nasara.

A taƙaice, a bayyane yake cewa akwai dabaru da dabaru da yawa don ingantawa a kowane fanni da muka ba da shawara. Tun daga kafa maƙasudai masu ma'ana, zuwa sa ido akai-akai da kuma kimanta ci gaban da muke samu, kowane mataki da muka ɗauka za a iya amfani da shi don cimma babban matsayi.

Bugu da ƙari, yana da mahimmanci a yi la'akari da ƙimar horo da juriya, tun da ci gaba da ci gaba yana buƙatar ƙoƙari da sadaukarwa. Tare da tunani mai buɗewa don koyo da kyakkyawan hali game da ƙalubale, za mu iya fuskantar kowane cikas kuma mu inganta kanmu.

Kada mu manta da mahimmancin amfani da kayan aiki da albarkatun da ke ba mu damar haɓaka ƙwarewarmu. Yin amfani da sabbin fasahohi da dabaru na iya zama da amfani sosai don haɓaka tsarin inganta mu, yana ba mu sabbin dabaru da dama.

Daga ƙarshe, hanyar zuwa ci gaba da ci gaba an gina ta akan sadaukarwar kai da ƙudurin shawo kan iyakokinmu. Ko ma mene ne mafarinmu, abu mai mahimmanci shi ne mu ɗauki mataki na farko kuma mu mai da hankali ga burinmu.

To me muke jira? Bari mu yi amfani da kayan aiki da dabarun da aka ambata, mu rungumi dabi'ar kai tsaye kuma a koyaushe mu nemi hanyoyin ingantawa a kowane fanni na rayuwarmu. Nasara da ƙwazo suna kusa da waɗanda suke shirye su ba da himma da sadaukar da kai. Babu iyaka ga ci gabanmu da haɓakawa!