Pūnaehana DMS: Nā polokalamu e ʻae iā ʻoe e mālama pono i nā palapala

La mālama palapala kānāwai ʻAʻole hoʻomaopopo hou ʻia ke ʻole a lako polokalamu DMS e hoʻokaʻawale, mālama, a hoʻolilo i nā faila i hiki ke ʻike ʻia mai kekahi mea hana. ʻOiai e hakakā nei ka nui o nā ʻoihana loio me nā kaʻina hana pepa, ʻo ka ʻoiaʻiʻo he paʻakikī nā mea pili kānāwai a koi i nā polokalamu hou e hoʻomāmā i nā kaʻina hana, hōʻemi i nā pilikia, a hoʻomaikaʻi i ka pilina o nā mea kūʻai aku. He aha nā polokalamu e ʻae iā ʻoe e mālama i nā palapala kānāwai? Ua kamaʻilio mākou ma kēia ʻatikala.

I loko o ia mea, wehewehe mākou pehea e hoʻohana ai iā lākou me ka palekana, kā lākou mau hiʻohiʻona kaulana loa, a me nā hopena maikaʻi loa hiki iā mākou ke hoʻohana.

He aha ka lako polokalamu no ka mālama ʻana a me ka mālama ʻana i nā palapala kānāwai?

He polokalamu hoʻokele palapala kānāwai (DMS). He mea hana kūikawā no ka mālama ʻana, hoʻonohonoho, hoʻololi ʻana, a me ka nānā ʻana i nā faila kikohoʻe i loko o nā ʻoihana, nā kūkākūkā, a me nā keʻena kānāwai.. ʻO kāna pahuhopu ʻo ia ka palapala koʻikoʻi paʻa akā maʻalahi ka loaʻa ʻana, me nā ʻimi holomua, nā ʻae pili i ke kuleana, a me ka hiki ke loaʻa.

Hoʻokomo pinepine ʻia kēia mau paepae i ka ʻimi ikaika, ka hui manawa maoli, ka mana mana, a me nā hiʻohiʻona hoʻokō. I ka ʻāpana kānāwaiEia kekahi, he mea nui e kākoʻo ka ʻōnaehana i ka automation workflow, hoʻololi paʻa me nā mea kūʻai aku, nā pūlima uila, a me ka loiloi o nā hana.

Ma waho aʻe o ke kānāwai, ʻO nā DMS kahi ʻāpana o ka hoʻokele waiwai hoʻokele waiwai (ECM)., e hoʻokomo ana i ka digitalization (scans and OCR), waihona waihona uila, hoʻihoʻi, a me nā pae palekana pae ʻoihana e hoʻokō i nā kūlana GDPR a me ISO.

ʻO nā hiʻohiʻona nui āu e koi ai mai kahi DMS kānāwai

• ʻO ka hoʻokele a me ka mālama ʻana i ke ao a/a i ʻole nā kikowaena ponoʻī: 24/7 komo mai ka punaewele a me ka mobile, me ka palekana synchronization a me scalable hoʻolālā e pili ana i ka ikepili helu, a me ka hiki o hybrid kapuaʻi-ma ka hale, ina kou IT kulekele koi ia.
• Hoʻohana maʻalahi a hoʻokōʻO kahi interface intuitive e hoʻolalelale i ka hoʻokomo ʻana a hōʻemi i ka pihi aʻo; ʻo ka wikiwiki o kāu hāʻawi ʻana i ka waiwai, ʻoi aku ka maikaʻi o ka hoʻihoʻi ʻana iā ʻoe, a ʻoi aku ka liʻiliʻi o ke kūpaʻa kūloko.
• Nā laʻana, nā dashboard, a me nā metadataHoʻohālikelike i nā ʻaelike, nā koi, a i ʻole nā palapala me nā laʻana a me nā dashboards hiki ke hoʻohana hou ʻia e ʻike i ka holomua, nā milestone, a me nā hilinaʻi; ʻO nā metadata a me nā hōʻailona ke kī i ka hoʻokaʻawale ʻana.
• ʻO ke kahe ʻana: Hoʻololi i nā ʻanuʻu lima me nā lula a me nā mea hoʻomaka (nā ʻae, nā mākaʻikaʻi, nā hana), me ka hoʻololi ʻana a me nā moʻolelo hana no ka loiloi.

Nā ʻano DMS a me nā hana maʻamau

• Ma ke kau ʻana: Ma ke ao (ke komo ma nā wahi a pau, hoʻemi ʻia ka hakakā ʻana, a me ka hilinaʻi ʻana i nā ʻaoʻao ʻekolu) a i ʻole ma ka hale (ka mana piha, ka hoʻopukapuka kūloko a me ka mālama ʻana). Aia kekahi mau hybrids e hoʻohui i nā pono.
• Ma ka laikini: Pono (kākoʻo kūhelu, hoʻomaʻamaʻa, SLA, kumu kūʻai kiʻekiʻe) vs open source (maʻalahi a me ke kaiāulu, koi i ka mea kūʻai akamai a i ʻole hui kūloko no ka mālama ʻana).
• Nā mana kī: Ka nānā ʻana a me ka OCR, ka helu helu metadata, ka ʻike a i ʻole ka ʻimi huaʻōlelo, ka hoʻololi ʻana, ka ʻae a me ka loiloi, nā hoʻohui (ERP, CRM, leka uila), a me nā kahe hana (nā ʻae).

ʻO ka polokalamu DMS maikaʻi loa (Legal Document Management).

Ua hōʻuluʻulu mākou i nā hāʻina i hoʻohana ʻia e nā hui kānāwai no ka hoʻokele hihia, nā palapala, nā hana, a me nā pilina o nā mea kūʻai aku. Ua hoʻokomo mākou i nā ikaika, nā palena, nā kumu kūʻai, a me nā helu no ka hoʻohālikelike kokoke.

KaomiU

ClickUp Docs hāʻawi i kahi ala agile e hana, ʻimi, a hui pū i nā palapala kānāwai i loko o ka honua papahana like. Kona ikaika huli engine accelerates wahi waihona a Kūlana ka palekana a me ka hiki ke komo. Hoʻolei o nā laʻana kānāwai (ka hoʻokele o nā mea kūʻai aku, ka nānā ʻana i nā hihia a me ka bila) a ClickUp AI e kākau i nā hōʻuluʻulu a me nā mea hou.

Nā kumukū'ai: Kuokoa mau; palena ʻole $ 7 / mea hoʻohana / mahina; Pāʻoihana $ 12 / mea hoʻohana / mahina; ʻoihana (hoʻopili). ClickUp AI + $5 / mahina no kēlā me kēia lālā ma nā hoʻolālā uku.

Papahana ProProfs

Mea maʻalahi no nā hana, kalena, a me nā kumuwaiwai, ʻaʻole kikoʻī kānāwai, akā pono inā ʻoe e ʻimi nei ka maʻalahi a me ke kumu kūʻai maikaʻi. Papahana ProProfs Hoʻopuka ia i nā invoice a me nā hōʻike, kaʻana i ka manawa, a hāʻawi i nā papa Gantt a me Kanban. Loaʻa iā CRM kiʻekiʻe a me ke kamaʻilio hui.

ʻO ka uku: $39,97/mahina no nā mea hoʻohana palena ʻole (makahiki).

asana

asana He ʻO kahi papa hana holoʻokoʻa me ka automation, nā hilinaʻi, a me ka hōʻike.. Hiki iā ʻoe ke nānā i nā pilikia ma kahi Timeline, List, a i ʻole Papa, hoʻonohonoho i nā pahuhopu akamai, a hana i nā lula me ka ʻole code. He mea keakea paha kona papa aʻo mua a me nā hierarchies paʻakikī no kekahi mau mea hoʻohana.

Nā kumukū'ai: Kumu (Free), Premium $10,99/mea hoʻohana/mahina (makahiki), Pāʻoihana $24,99/mea hoʻohana/mahina (makahiki).

Hoʻoponopono

Hoʻopili ʻia i nā hui hui Nā hana, nā kelepona wikiō HD, a me nā kahe maʻamau ma kahi kahua hoʻokahi. Hoʻoponopono loaʻa i nā laʻana, Gantt a me ka hōʻailona pilikia no nā hana koʻikoʻi.

Nā kumukū'ai: Pro $9; Pāʻoihana $ 15 / mea hoʻohana / mahina (makahiki); ʻoihana (hoʻopili).

Trello

Trello ʻike ʻia no kāna Kanban maʻalahi, i kēia manawa me ʻO nā automation Butler a me nā manaʻo he nui (Timeline, Calendar, Table, Map)He polokalamu DMS me kahi kaiaola nui o nā mana-up a me nā hoʻohui.

Nā kumukū'ai: Kuokoa; Kūlana $5; Premium $10 / mea hoʻohana / mahina (makahiki); ʻoihana (hoʻopili).

Evernote

ʻOiai ua hana mua ʻia no nā memo, hoʻohana nui nā ʻoihana loio Evernote e like me waihona māmā a hui pūE ʻimi, mālama, a huli me ka ʻimi holomua. Hoʻohui i nā kalena a me nā hana.

Nā kumukū'ai: Kuokoa; Pilikino $10,83; ʻOihana $14,17 / mea hoʻohana / mahina (i kēlā me kēia makahiki).

DMS, ECM a me CMS: nā ʻokoʻa pono e maopopo

Ke koho ʻana i kahi polokalamu DMS, pono e wehewehe i kekahi mau manaʻo i huikau pinepine ʻia:

• Ke nānā aku nei ka DMS i ke ola o ka palapala (ka nānā ʻana, ka hoʻokaʻawale ʻana, ka mālama ʻana, ka hoʻololi ʻana, ka paʻi ʻana a me ka kaʻana like).
• Hoʻopili ka ECM i nā mea āpau o ka hui (nā palapala, leka uila, multimedia, data), me nā kahe ʻike a me ka hoʻomalu.
• ʻO ka CMS e kuhikuhi pinepine ana hoʻokele waiwai pūnaewele (pūnaewele, blogs, intranets).

Manaʻo ka mākeke ECM e hōʻea ma kahi o $67.590 biliona ma 2023 a hiki ke ʻoi aku ma mua o $ 131.200 biliona i loko o ʻelima mau makahiki., me ka ulu makahiki o 14%. Nui nā SME i hoʻopau i ke kālā ma muli o nā hemahema: a hiki i $20.000 i ka makahiki ma muli o nā pilikia palapala a me ka awelika o 18 mau minuke e ʻimi i kahi faila.

Open source and self-hosted: nā hoʻonā e hoʻololi

Inā makemake ʻoe ʻO ka mana ʻikepili piha a me ka hana maʻamau, hāʻawi ke kaiaola open source i nā mea ʻē aʻeEia nā koho kūʻokoʻa 10 a me kā lākou mau mea nui.

• Hoailona Pepa: He kumu wehe, hoʻokipa ponoʻī, nā palapala a me nā waihona palena ʻole, ka lepili keʻokeʻo, nā kāʻei kapu, a me nā kaha wai. Kumukūʻai: Hoʻolālā manuahi; $29 (3 noho) no ka mahele palapala; $59 lumi ʻikepili palekana; $149 lumi palena ole; piha hoʻokipa ponoʻī.
• Nextcloud: Hui hui pū me nā faila, Talk, Groupware, a me Office (hoʻoponopono pūnaewele, kalena, nā leka uila, a me ka leka uila). ʻO ka palekana o ka ʻoihana a me ka hoʻokele ʻana, a me ka hoʻohui ʻana me nā ʻōnaehana i loaʻa. Kumukūʻai: €37,49–€195 / mea hoʻohana / makahiki ma muli o ka hoʻolālā.
• palapala palapala: Wehe i ka papa kuhikuhi palapala, Hoʻokipa ponoʻī me nā laʻana akamai a me nā lula; hui pū me Zapier. Hoʻopili TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Kumukuai: 'Oihana $1188 no ka noho/makahiki; Singleplayer (ʻaʻohe kumu kūʻai lehulehu).
• OpenDocMan: lako polokalamu DMS pūnaewele ma PHP e hoʻokō ana ISO 17025 a me OIE, me ka mana hiki, loiloi ʻakomi, metadata, hulina e ka mea kākau/ʻoihana/ʻano a me Nā URL palekana. Kūlana: UI me hoʻopilikino palena a me ka piko no oe. 
• PapermergeHoʻolālā ʻia no nā palapala i nānā ʻia me ka OCR a me ka ʻimi kikokikona piha; mea hoʻohana lehulehu, hoʻololi, REST API, a me nā ʻae kikoʻī. Nā palena: E nānā i nā scans a nele paha i nā hiʻohiʻona holomua.

Pehea e koho ai i kāu polokalamu DMS

ʻO kēia nā mea e noʻonoʻo ai ma mua o ke koho ʻana i kahi polokalamu DMS a i ʻole:

• ʻIke mea hoʻolako: E ʻimi i nā hoa i hoʻomaopopo i nā kaʻina hana kānāwai a hiki ke kōkua iā ʻoe i ka hoʻokō, hoʻomaʻamaʻa, a me ka hoʻomau ʻana i ka ʻoihana.
• ʻOka maʻalahi o ka hoʻohanaʻO kahi mea hana hoʻohana e hōʻemi i ke kū'ē i loko; me ka hoʻomaʻamaʻa pōkole, hiki i kekahi ke hana i nā kumu (mai ka helu helu a hiki i ke kūʻai aku).
• Ka mālamaʻikepiliHoʻomua mua i ka hoʻopili ʻana, ka hoʻihoʻi ʻana, ka mana komo, nā moʻolelo hana, a me ka hoʻokō GDPR/ISO; ʻaʻole hiki ke kūkākūkā ka palekana.
• Mobile a me kahi mamao: No laila hiki iā ʻoe ke hoʻomaka i nā kahe a hoʻoholo i kāu kelepona paʻalima ma waho o ke keʻena me ka ʻole o ka hakakā.
• Scalability: E loiloi i kona hiki ke ulu pū me ʻoe (nā mea hoʻohana, GB/TB, nā keʻena hou) a me kona maʻalahi e hoʻohui pū me ERP/CRM/leka uila.

ʻO ka polokalamu DMS maikaʻi ke kikowaena, hoʻokaʻawale, a me ka automate, ʻoiai e hōʻoiaʻiʻo ana i ka palekana, ka hoʻokō ʻana, a me kahi hulina holomua e loaʻa ai ka palapala i kekona.Me nā mea a pau i kūkākūkā ʻia ma ʻaneʻi, loaʻa iā ʻoe kahi ʻano mea hana i hōʻoia ʻia no ka hoʻokō ʻana i kahi kahua kikohoʻe paʻa a huahua e kākoʻo ana i nā mea āpau mai kahi keʻena hoʻokahi a i ka ʻoihana koi loa.