'आंतरिक चैटबॉट' क्या है और बड़ी कंपनियां एआई को प्रशिक्षित करने के लिए इसका उपयोग कैसे करती हैं?

द आंतरिक चैटबॉट वे तकनीकी जिज्ञासा से आगे बढ़कर संगठनों के भीतर प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में एक महत्वपूर्ण तत्व बन गए हैं। ऐसे माहौल में जहाँ हर मिनट मायने रखता है, ये आभासी सहायक तुरंत जवाब देते हैं, नियमित कार्य करते हैं, और बिना किसी रुकावट के लोगों को सही जानकारी से जोड़ते हैं।

अगर आप सोच रहे हैं आंतरिक चैटबॉट क्या है, यह कैसे काम करता है और इसका क्या उद्देश्य है?यहाँ आपको एक व्यापक और व्यावहारिक मार्गदर्शिका मिलेगी। हमने वास्तविक जीवन के केस स्टडीज़, लाभ, सुरक्षा संबंधी सर्वोत्तम अभ्यास, कार्यान्वयन विकल्प और तृतीय क्षेत्र सहित विभिन्न आकार के व्यवसायों में उपयोगों को शामिल किया है, ताकि आप प्रभावी ढंग से आकलन कर सकें कि यह तकनीक आपके संगठन के लिए उपयुक्त है या नहीं।

आंतरिक चैटबॉट क्या है?

Un आंतरिक चैटबॉट यह एक संवादात्मक सहायक है जिसे विशेष रूप से कर्मचारियों के उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया है। ग्राहक-उन्मुख बॉट्स के विपरीत, इसका उद्देश्य है संगठन के भीतर कार्यों को स्वचालित और सुविधाजनक बनानाइसमें अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर देने से लेकर अवकाश अनुरोध, नीति संबंधी प्रश्न, घटना प्रबंधन या दस्तावेज तक पहुंच जैसी प्रक्रियाओं को स्थानांतरित करना शामिल है।

कल्पना कीजिए कि आपकी टीम पूछती है ढीला o माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसा किसी व्यय की रिपोर्ट करना, छुट्टी का अनुरोध करना, या किसी दस्तावेज़ का पता लगानाबॉट बिना किसी प्रतीक्षा या अंतहीन ईमेल श्रृंखला के, तुरंत प्रतिक्रिया देता है, चरणों का मार्गदर्शन करता है, या कनेक्टेड सिस्टम पर क्रियाएं निष्पादित करता है।

वे कार्य जिन्हें आंतरिक चैटबॉट संभाल सकते हैं

आंतरिक बॉट बहुत बहुमुखी हैं और कई क्षेत्रों में अनुकूलित होते हैं। स्वचालित FAQ पृष्ठभूमि में चरणों को निष्पादित करने के लिए सिस्टम के साथ एकीकृत करना।

1. अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न और कॉर्पोरेट ज्ञान

एक ही तरह की समस्याओं से जूझ रही टीमों का बोझ कम करने के लिए आदर्श। एक बॉट सटीक और तुरंत प्रतिक्रिया दे सकता है। नीतियां, अनुसूचियां, लाभ और प्रक्रियाएं, सूचना का मानकीकरण।

• कंपनी की नीतियाँ: टेलीवर्किंग, आहार, यात्रा, व्यवहार, आदि।
• कार्यक्रम और कैलेंडर: शिफ्ट, छुट्टियाँ, हस्ताक्षर।
• फ़ायदेलचीला मुआवजा, बीमा, प्रशिक्षण।

2. मानव संसाधन

एक बॉट कर सकता है छुट्टी के दिनों के लिए अनुरोध दर्ज करें, प्रभारी व्यक्ति को सूचित करें, अनुमोदन की पुष्टि करें, और वास्तविक समय में अवकाश शेष को साझा करें।

• परमिट और छुट्टी: अनुरोध, स्थितियाँ और संचार।
• ज्ञानप्राप्ति: चेकलिस्ट, पहुंच, प्रथम संदेह।
• निर्देशिकाएँ और डेटा: सहकर्मियों या क्षेत्रों का पता लगाएं।

3. आंतरिक तकनीकी सहायता

कंप्यूटर समस्या की स्थिति में, चैटबॉट निदान करना, समाधान का मार्गदर्शन करना, और टिकट खोलना स्वचालित रूप से, समय और त्रुटियों को कम करना।

• पासवर्डों: निर्देशित रीसेट.
• सॉफ़्टवेयर: पंजीकरण, लाइसेंस, पहुंच.
• घटनाओं: बाधारहित पंजीकरण और प्राथमिकता।

आंतरिक ज्ञान आधार चैटबॉट

Un आंतरिक ज्ञान बॉट यह कंपनी की महत्वपूर्ण जानकारी को इस तरह केंद्रित करता है कि सहायता, मानव संसाधन, या कोई भी टीम व्यक्तिगत स्मृति पर निर्भर हुए बिना प्रश्नों का समाधान कर सके। इससे अड़चनें दूर होती हैं और समस्याएँ कम होती हैं। होश खो देना रोटेशन द्वारा.

नौसिखिए प्रोफाइल बनाने में मदद के अलावा, विशेषज्ञों को भी दक्षता हासिल होती है: किसी से यह उम्मीद करना अवास्तविक है कि वह सब कुछ याद रखेगा। बॉट एक क्वेरी टूल हमेशा उपलब्ध।

इस दृष्टिकोण से, जो लोग सबसे बेहतर जानते हैं उनका समय अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त हो जाता है। उच्च मूल्य, जबकि बॉट आवर्ती समस्याओं को हल करता है और आपको सही उत्तरों के लिए निर्देशित करता है।

आंतरिक चैटबॉट लागू करने के मुख्य लाभ

संगठन इस तकनीक पर दांव लगा रहे हैं क्योंकि समय बचाएँ, त्रुटियाँ कम करें और उत्पादकता बढ़ाएँ बिना सिर बढ़ाए।

1. समय की बचत: दोहराए जाने वाले कार्यों और बुनियादी प्रश्नों को स्वचालित करता है।
2. कम गलतियाँ: स्थिर प्रक्रियाएं और सुसंगत प्रतिक्रियाएं।
3. अधिक ध्यान: टीम रणनीतिक कार्य पर ध्यान केंद्रित करती है।
4. 24×7 उपलब्धता: हमेशा मदद करता है, चाहे शेड्यूल कुछ भी हो।

एक अतिरिक्त प्रभाव के रूप में, एक आंतरिक बॉट एक बनाता है डिजिटल ट्रेस फॉर्म, अनुपालन और महत्वपूर्ण चरणों के लिए, ऑडिट और ट्रैकिंग की सुविधा प्रदान करना।

आंतरिक संचार और अंतःविपणन

चुस्त संचार ड्राइव सहयोग, प्रेरणा और अपनेपन की भावनाएक आंतरिक चैटबॉट यह सुनिश्चित करने में एक महान सहयोगी है कि सूचना बिना किसी शोर के प्रवाहित और पहुंचती रहे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर देने के लिए तैयार बॉट के साथ, आप जीतते हैं गति और गुणवत्ता संदेशों में। यह महत्वपूर्ण सूचनाओं के बड़े पैमाने पर मेलिंग, मानदंडों का मानकीकरण और सामग्री तक पहुँच को सुगम बनाने की भी अनुमति देता है।

अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए बॉट बढ़ा सकते हैं प्रतिबद्धता संस्कृति के अनुरूप व्यक्तिगत प्रतिक्रियाएं, और यहां तक ​​कि चैनल बदले बिना सर्वेक्षण या सामान्य ज्ञान के साथ विशेष तिथियों को भी सक्रिय करें।

करीबी भाषा का उपयोग करके, बॉट संदेश देता है मानवीय और समरूप संदेशअपने कर्मचारियों की प्रोफ़ाइल के आधार पर लहजे और व्यक्तित्व को परिभाषित करने से बहुत फर्क पड़ता है।

लागत पर भी प्रभाव पड़ता है: संचार को केंद्रीकृत करें सामान्य चैनलों के माध्यम से और आवर्ती प्रश्नों को स्वचालित करके, कई प्लेटफार्मों और ओवरटाइम की आवश्यकता को कम किया जा सकता है।

आंतरिक चैटबॉट के साथ डिजिटल परिवर्तन और ईएसएम

डिजिटल परिवर्तन में सभी क्षेत्रों में प्रौद्योगिकी को एकीकृत करना और स्वीकार करना शामिल है निरंतर सुधारइस चक्र को बंद करने के लिए, कई कंपनियां आंतरिक रूप से उच्च प्रभाव वाली डिजिटल पहलों का समन्वय करते हुए, एंटरप्राइज़ सेवा प्रबंधन को अपना रही हैं।

इस ढांचे में, आंतरिक चैटबॉट मदद करते हैं सेवाओं को स्पष्ट करना, सुधारों का पता लगाना, प्रक्रियाओं को नियंत्रित करना और स्वचालित करनावे रोजमर्रा के कार्यों जैसे टाइमशीट, कमरे की बुकिंग या अवकाश अनुरोध के लिए एकदम उपयुक्त हैं।

संवेदनशील मुद्दों से निपटते समय मानव संसाधन या वित्त, बॉट एसएसएल एन्क्रिप्शन, एमएफए प्रमाणीकरण और सुरक्षित सत्र प्रबंधन के साथ काम कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए गोपनीयता और नियामक अनुपालन.

वे एकीकरण का द्वार भी खोलते हैं भौतिक रोबोट आगंतुकों के साथ जाने से लेकर संयंत्र भ्रमण तक, कार्यप्रवाह में, सुरक्षित और अधिक कुशल वातावरण में योगदान देना।

व्यावसायिक बनाम नियमित चैटबॉट और कंपनी के आकार के अनुसार

द व्यावसायिक चैटबॉट वे बड़े पैमाने पर और सख्त आवश्यकताओं के साथ काम करते हैं। वे मज़बूत सुरक्षा और अनुपालन की माँग करते हैं। जीडीपीआर, SOC 2 या HIPAA संवेदनशील डेटा का प्रबंधन करते समय.

इसके अलावा, वे आमतौर पर तैनात होते हैं कई उपयोग के मामले और आंतरिक डेटा और प्रमुख प्रणालियों के साथ समन्वयित होते हैं। व्यवसाय-सटीक प्रतिक्रियाओं के लिए, इसका उपयोग करना आम है खपरैल, वह मतिभ्रम को कम करता है कॉर्पोरेट स्रोतों पर निर्भर रहना।

आकार के हिसाब से, बड़ी कंपनियों को गहन एकीकरण और प्रशासन की आवश्यकता होती है; मध्यम आकार की कंपनियां पूर्वनिर्धारित एकीकरण के साथ लचीलापन; और छोटी कंपनियां सरलता और लागत को प्राथमिकता देती हैं, तथा समर्थन और अधिग्रहण को बढ़ाने के लिए बॉट का उपयोग करती हैं।

सामान्य उपयोग के मामले

सूची लंबी है, लेकिन पैटर्न स्पष्ट हैं। एलएलएम के साथ, बॉट्स समझते हैं जटिल अनुरोधों और बिना लूप के हल करें।

• ग्राहक सेवाआधुनिक बॉट सिर्फ़ समस्या को आगे नहीं बढ़ाते, बल्कि उसका समाधान भी करते हैं। वे ज्ञानकोष से उत्तर निकालते हैं, चरणबद्ध तरीके से मार्गदर्शन करते हैं और उचित रूप से आगे बढ़ते हैं। वे टिकटों को प्राथमिकता भी देते हैं और हाइब्रिड एआई-मानव संपर्क केंद्रों को सक्षम बनाते हैं।
• लीड जनरेशन. आप जो कई बॉट देखते हैं, वे भर्ती के लिए होते हैं: वे योग्यता निर्धारित करते हैं, आवश्यकताओं के आधार पर कोटेशन प्रदान करते हैं, तथा परामर्शदाता के रूप में कार्य करते हैं जो मार्गदर्शन प्रदान करते हैं तथा महत्वपूर्ण डेटा एकत्रित करते हैं।
• बिक्री। वे कीमतों, सुविधाओं और तुलनाओं से जुड़े सवालों के जवाब देते हैं, डेमो शेड्यूल करते हैं और फ़ॉलो-अप करते हैं। ई-कॉमर्स में, वे उत्पादों की सिफ़ारिश करते हैं और व्यक्तिगत छूट देते हैं।
• विपणन। संवादात्मक विपणन फ़नल को आगे बढ़ाने के लिए वास्तविक समय की बातचीत का उपयोग करता है: योग्यता निर्धारित करना, प्रश्नों का उत्तर देना, और उन्हें प्रासंगिक सामग्री या ऑफ़र की ओर निर्देशित करना।
• वित्तवित्तीय बॉट मानवीय त्रुटि को रोकते हैं: व्यय ट्रैकिंग, अनुस्मारक, पूर्वानुमान और नियामक अपडेट।
• मानव संसाधन। बेहतर योजना बनाने के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और छुट्टियों से लेकर अनुपस्थिति के पूर्वानुमान तक। एक वास्तविक जीवन का उदाहरण दिखाता है कि कैसे एक बॉट ने कवरेज का अनुमान लगाने के लिए अनुपस्थिति के पैटर्न सीखे।
• कंप्यूटर सहायता. कई समस्याएँ दोहराए जाने वाले दिशानिर्देशों का पालन करती हैं, इसलिए बॉट द्वारा सामान्य समस्याओं को संभालना उचित है। एक मामले में सर्विस डेस्क कॉल में 30 प्रतिशत की कमी दर्ज की गई।

AI-संचालित आंतरिक बॉट्स के अतिरिक्त लाभ

इसके बहुत व्यावहारिक लाभ हैं: चैटबॉट एक तत्काल संपर्क बिंदु, जिससे मेल के लिए प्रतीक्षा की आवश्यकता समाप्त हो जाएगी।

1. आसान संपर्क: तत्काल उत्तर.
2. प्राकृतिक दत्तक ग्रहणकार्यबल पहले से ही प्रतिदिन चैट ऐप्स का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए, अरबों मासिक उपयोगकर्ताओं के साथ मैसेजिंग सेवाएं।
3. हमेशा उपलब्धवे लचीले कार्यक्रम के अनुकूल ढल जाते हैं।
4. डिजिटल ट्रेल: फॉर्म और चरणों पर नज़र रखना.
5. बेहतर ऑनबोर्डिंग: नई प्रतिभाओं की उंगलियों पर सभी जानकारी।

आदर्श प्लेटफ़ॉर्म कैसे चुनें

• सबसे पहले, परिभाषित करें आवश्यकताओंहो सकता है कि आप एक एचआर बॉट (छुट्टियाँ, ऑनबोर्डिंग, पेरोल) या एक बड़े संवादात्मक संग्रह की तलाश में हों। यह स्पष्टता आवश्यक विशेषताओं को परिभाषित करती है।
• जाँचें एकीकरणक्या यह आपके CRM, कर्मचारी आधार, इंट्रानेट, या Slack, Workplace और Microsoft Teams जैसे चैनलों के साथ फिट बैठता है? कनेक्शन की आसानी से टकराव से बचा जा सकता है।
• विश्लेषण करें कि कैसे प्रश्नों और प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है: प्रवाह निर्माण, अनुलग्नक प्रकार, क्रियाएं, ऑर्केस्ट्रेशन विकल्प, और मानव को हैंडओवर।
• मूल्य कार्य स्वचालन दोहराव: टीम की बात सुनें और उन समस्याओं का पता लगाएं जिन्हें बॉट समय-सीमाओं और क्षेत्रों के बीच समन्वय पर प्रभाव डालकर अवशोषित कर सकता है।
• अंत में, विचार करें प्रशिक्षण सामग्री और उपयोगकर्ता अनुभव: अकादमियां, ट्यूटोरियल और एक विज़ुअल बिल्डर परियोजना को बिना किसी रुकावट के आगे बढ़ने में मदद करते हैं।

सफल कार्यान्वयन के लिए कदम

1. प्लेटफ़ॉर्म चुनेंशुरुआत से निर्माण करना आकर्षक लगता है, लेकिन इसमें समय लगता है और रखरखाव महंगा भी पड़ता है। खुले मानकों, विस्तारशीलता और उन्नत सुरक्षा पर ध्यान दें।
2. डेटा जुटाओ: नीतियाँ, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न, प्रतिलिपियाँ, या मार्गदर्शिकाएँ। यह हमेशा ज़रूरी नहीं है। अपने स्वयं के डेटा के साथ प्रशिक्षण, लेकिन यदि आप अपने व्यवसाय के अनुरूप उत्तर चाहते हैं, तो यह कोष तैयार करना उचित होगा।
3. बॉट बनाएँशिक्षण संसाधनों, टेम्प्लेट और प्रवाह संपादक का उपयोग करें। उद्देश्य, लहजा और विचारशील वापसी पथ निर्धारित करें।
4. एकीकृत और अनुकूलित करें: इसे अपने सामान्य बाहरी सिस्टम और सेवाओं जैसे हबस्पॉट, एडब्ल्यूएस, गूगल एनालिटिक्स, इंटरकॉम, कैलेंड्ली, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, स्लैक, स्ट्राइप, मिक्सपैनल, टेलीग्राम, व्हाट्सएप या जेनडेस्क से कनेक्ट करें।
5. ओमनीचैनल तैनात करें: वेब, मैसेजिंग और आंतरिक चैनल। टचपॉइंट चाहे जो भी हो, एक सुसंगत अनुभव और मौखिक पहचान सुनिश्चित करता है।

सुरक्षा और अनुपालन

सुरक्षा से समझौता नहीं किया जा सकता। सुनिश्चित करें परिवहन के दौरान एन्क्रिप्ट किया गया, MFA, सत्र नियंत्रण और डेटा पृथक्करण। GDPR और, यदि लागू हो, तो SOC 2 या HIPAA के अनुपालन की समीक्षा करें, और एआई में डेटा के उपयोग को रोकने के लिए नियंत्रण स्थापित करें.

बॉट के दायरे को सीमित करें पहुँच नियंत्रण, आपको अपनी पहुंच से बाहर जानकारी साझा करने से रोकता है और मतिभ्रम को कम करने के लिए सत्यापित स्रोतों के साथ RAG का उपयोग करता है।

आंतरिक हेल्पडेस्क: परिभाषा और मूल्य

Un आंतरिक हेल्पडेस्क यह एक ऐसी सेवा है जो कर्मचारियों को कॉर्पोरेट उपकरणों और प्रणालियों से संबंधित प्रश्नों और तकनीकी समस्याओं में सहायता प्रदान करती है। एक अच्छी तरह से एकीकृत बॉट उस हेल्प डेस्क की क्षमता को कई गुना बढ़ा देता है। दक्षता और उत्पादकता में सुधार घटनाओं को फ़िल्टर करने, हल करने और रूट करने के दौरान एजेंटों की।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए आंतरिक चैटबॉट को अपनाने से परिचालन चपलता, निरंतर गुणवत्ता और बचतज्ञान प्रबंधन से लेकर मानव संसाधन, आईटी और वित्त तक, बॉट का उपयोग हर क्षेत्र में किया जा सकता है। एक सुरक्षित प्लेटफ़ॉर्म, मज़बूत एकीकरण और चरणबद्ध कार्यान्वयन के साथ, यह बॉट एक ऐसा मूक साथी बन जाता है जो संगठन को चलाता रहता है और ज़रूरी कामों के लिए समय निकालता है।