Excel फ़ाइल में परिवर्तन देखें: आवश्यक मार्गदर्शिका

जब हम स्प्रेडशीट साझा करते हैं, तो यह जानना सामान्य बात है कि प्रत्येक व्यक्ति ने क्या छुआ है और कब। Excel फ़ाइल में संशोधन देखेंआज हमारे पास कई विकल्प हैं: परिवर्तन दिखाएँ पैनल, संस्करण इतिहास और, अधिक क्लासिक परिदृश्यों में, अनुभवी "परिवर्तन ट्रैक करें"।

इस लेख में हम बताते हैं इसे कैसे करें, प्रत्येक विकल्प की क्या सीमाएँ हैं, और कौन से विकल्प मौजूद हैं यदि आप क्लाउड के बाहर काम करते हैं, तो अन्य व्यावहारिक सुझाव भी यहां दिए गए हैं।

एक्सेल में “परिवर्तन दिखाएँ” क्या है और यह कौन सी जानकारी दिखाता है?

"परिवर्तन दिखाएँ" सुविधा किसी पुस्तक में हाल ही में किए गए संपादनों का रिकॉर्ड केंद्रीकृत करती है। इसका पैनल सबसे ऊपर नवीनतम परिवर्तनों को प्रदर्शित करता है, जिससे आप उन्हें विस्तार से पहचान सकते हैं। संशोधन किसने किया, प्रभावित सेल, सटीक समय और पिछला मानयह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब एक साझा फ़ाइल को कई लोग संपादित कर रहे हों और आपको एक स्पष्ट समय-सीमा की आवश्यकता हो।

यह पैनल आपको "बल्क में" किए गए संपादनों की समीक्षा करने की भी सुविधा देता है। इन मामलों में, एक्सेल यह बल्क एक्शन के साथ एक कार्ड तैयार करता है और उस कार्ड के भीतर "परिवर्तन देखें" तक पहुंच प्रदान करता है, ताकि आप इसमें गहराई से जा सकें प्रत्येक समूहीकृत संशोधन का विवरण बिना संदर्भ खोए.

ध्यान रखें कि एक्सेल इस पैनल में हाल की गतिविधि को बरकरार रखता है, जिससे अधिकतम दृश्यता मिलती है लगभग 60 दिनयदि आप यह जांचने के लिए समय सीमा बढ़ाना चाहते हैं कि पहले क्या हो रहा था, तो संस्करण इतिहास की बारी आएगी, जिसके बारे में हम बाद में बात करेंगे। पिछले संस्करणों पर जाएँ और बिना किसी आश्चर्य के उनकी समीक्षा करें।

पुस्तक में परिवर्तन देखें: त्वरित चरण

वर्कबुक का विस्तृत अवलोकन करने और एक्सेल फ़ाइल में किए गए संशोधनों को देखने के लिए, यह प्रक्रिया बहुत आसान है और आपको हाल ही में किए गए सभी संपादनों वाले पैनल पर ले जाती है। इन चरणों का पालन करके, आप तुरंत देख पाएँगे। जो कुछ भी हुआ फ़ाइल में:

1. समीक्षा टैब पर, चुनें परिवर्तन दिखाएं हाल के संपादनों वाला पैनल खोलने के लिए.
2. ध्यान दें कि परिवर्तन क्रमबद्ध दिखाई देते हैं, जिनमें सबसे हालिया परिवर्तन सबसे ऊपर दिखाई देते हैं, जो दर्शाते हैं वास्तविक कालानुक्रमिक क्रम निष्पादन की.
3. आप यह पहचान सकेंगे कि किसने क्या और किस सेल में बदलाव किया है, साथ ही सटीक दिनांक और समय भी जान सकेंगे, जिससे यह आसान हो जाएगा लेखापरीक्षा सहयोग.
4. यदि बल्क संपादन हैं, तो आपको एक कार्ड मिलेगा जो उस ऑपरेशन को समूहीकृत करता है और उसके लिए एक बटन मिलेगा परिवर्तन देखें और प्रत्येक सम्मिलित संशोधन के माध्यम से नेविगेट करें।

शीट, श्रेणी या विशिष्ट सेल के अनुसार परिवर्तन फ़िल्टर करें

जब आप अपना फ़ोकस सीमित करना चाहते हैं, तो आप एक्सेल फ़ाइल में केवल एक विशिष्ट शीट, एक श्रेणी, या यहाँ तक कि एक एकल सेल के लिए परिवर्तन देख सकते हैं। यह फ़िल्टरिंग आपको विस्तार से जाँच करने में मदद करती है। किसी विशिष्ट क्षेत्र में क्या हुआ पुस्तक से बिना किसी अतिरिक्त शोर के।

शीट से त्वरित रूप से फ़िल्टर करने के लिए: एक शीट, एक श्रेणी, या एक एकल सेल का चयन करें, फिर संदर्भ मेनू खोलने के लिए राइट-क्लिक करें और चुनें परिवर्तन दिखाएंइस क्रिया के साथ, एक्सेल पैनल को प्रतिबंधित करता है वह चयन.

आप परिवर्तन पैनल से भी फ़िल्टर कर सकते हैं। सबसे ऊपर, आपको एक फ़िल्टर आइकन दिखाई देगा: इसे चुनने पर आप यह तय कर पाएँगे कि आप फ़िल्टर करना चाहते हैं या नहीं... Rango क्यों पत्तीयदि आप रेंज चुनते हैं, तो टेक्स्ट बॉक्स में रेंज या सेल टाइप करें और उस फ़ील्ड के बगल में स्थित तीर आइकन से पुष्टि करें तुरंत फ़िल्टर करें.

यह फ़िल्टरिंग दृष्टिकोण आपको घटनाओं की जांच करते समय या जब आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है, तो बहुत समय बचाता है एक महत्वपूर्ण क्षेत्र शीट का (उदाहरण के लिए, वह श्रेणी जहां कुल योग की गणना की जाती है या जहां किसी ने संदर्भ बदल दिए हैं)।

"परिवर्तन दिखाएं" कहां काम करता है और सब कुछ पंजीकृत करने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं?

परिवर्तन दिखाएँ सुविधा डेस्कटॉप के लिए एक्सेल और वेब के लिए एक्सेल दोनों में उपलब्ध है, तथा इसके पैनल में इसका समर्थन करने वाले एक्सेल अनुप्रयोगों द्वारा किए गए संपादनों को प्रदर्शित करता है। सह ग्रन्थकारिताइसका मतलब यह है कि डैशबोर्ड में सबसे पूरा इतिहास देखने के लिए, सभी उपयोगकर्ताओं को एक संगत एक्सेल ऐप का उपयोग करना होगा और उन स्थानों पर फ़ाइल के साथ काम करना होगा जो सह-प्रकाशन बनाए रखें सक्रिय (उदाहरण के लिए, OneDrive या SharePoint).

क्या होगा अगर डैशबोर्ड खाली दिखाई दे, जबकि आपको पता है कि कोई गतिविधि हुई है? कुछ क्रियाओं के कारण Excel उस लॉग को साफ़ कर सकता है। आपको एक खाली डैशबोर्ड दिखाई देगा यदि किसी ने, उदाहरण के लिए, एकमुश्त खरीदारी या Excel के पुराने संस्करण के साथ संपादन किया है जो सह-लेखन के साथ संरेखित नहीं है, या यदि ऐसे फ़ंक्शन का उपयोग किया गया है जो वे संगत नहीं हैं सह-प्रकाशन के साथ या यदि फ़ाइल प्रतिस्थापित किया गया या एक प्रतिलिपि सहेजी गई, जिससे निगरानी की निरंतरता भंग हो गई।

अच्छी खबर यह है कि, उसके बाद, आपके या किसी और के द्वारा संगत ऐप्स में किए गए सभी नए बदलाव, परिवर्तन पैनल में फिर से लॉग हो जाएँगे। इससे आगे की घटनाओं की दृश्यता बहाल हो जाती है और आप इस रास्ते पर चलें दस्तावेज़ को दोबारा तैयार किए बिना.

कौन से परिवर्तन रिकॉर्ड किए जाते हैं और कौन से पैनल पर नहीं दिखाए जाते

परिवर्तन पैनल सूत्रों और कक्ष मानों के साथ-साथ कक्षों और श्रेणियों को स्थानांतरित करने, क्रमबद्ध करने, सम्मिलित करने या हटाने जैसे कार्यों पर केंद्रित है। इसलिए, आपको स्पष्ट रूप से एक-बार के संपादन और संरचनात्मक परिवर्तन दोनों दिखाई देंगे जो प्रभावित करते हैं डेटा ब्लॉक.

हालाँकि, कुछ क्रियाएँ वर्तमान में प्रदर्शित नहीं होती हैं: ग्राफ़िक्स, आकृतियों या अन्य वस्तुओं, गतिविधियों या सेटिंग्स में संशोधन गतिशील टेबलइसमें फ़ॉर्मेटिंग में बदलाव (रंग, फ़ॉन्ट, शैलियाँ), सेल/रेंज छिपाना और फ़िल्टर लगाना शामिल है। इसे ध्यान में रखें, क्योंकि यह "विज़ुअल लेयर" पैनल में दिखाई नहीं देती, जो मुख्य कार्यों पर केंद्रित है। संख्यात्मक और कार्यात्मक.

इसके अलावा, अगर कुछ बदलाव उपलब्ध न हों, तो एक्सेल समयरेखा में यथासंभव संपूर्ण इतिहास प्रदान करने के लिए कुछ अंतराल छोड़ सकता है। परिणामस्वरूप, जब संपादन, उनकी प्रकृति या उपयोग किए गए टूल के कारण, नहीं किए जा सकते, तो आपको "छोड़" दिखाई दे सकते हैं। पैनल पर रिकॉर्ड.

कुछ प्रविष्टियों में पिछले मान कभी-कभी क्यों गायब हो जाते हैं? ऐसा तब हो सकता है जब डेटा को कोड (उदाहरण के लिए, VBA या ऐड-इन्स) का उपयोग करके संशोधित किया जाता है या जब किसी ने एक्सेल के साथ वर्कबुक को अपडेट किए बिना संपादित किया हो। नवीनतम संस्करणऐसे मामलों में, उस विशिष्ट कार्रवाई के लिए "पहले मूल्य/बाद मूल्य" की पता लगाने योग्यता खो सकती है।

पुराने परिवर्तन कैसे देखें: संस्करण इतिहास

परिवर्तन पैनल सबसे हाल के परिवर्तनों को दिखाता है; यदि आपको अवधि बढ़ाने की आवश्यकता है, तो इसका उपयोग करें संस्करण इतिहासफ़ाइल > जानकारी > संस्करण इतिहास से, आप पिछले संस्करण को खोलकर उसका पूर्वावलोकन कर सकते हैं और ज़रूरत पड़ने पर उसे पुनर्स्थापित भी कर सकते हैं। शोध करते समय यह बहुत उपयोगी होता है। पिछली घटनाएँ उस सीमा तक जो शो परिवर्तन कवर करता है।

संस्करण इतिहास, समय के दो बिंदुओं के बीच एक "दृश्य तुलनित्र" जैसा नहीं है: इसका उद्देश्य फ़ाइल स्थितियों के माध्यम से नेविगेशन की अनुमति देना है, साथ ही पिछले संस्करण को खोलने और उस पर काम करने की क्षमता भी प्रदान करना है। फिर भी, इस सुविधा को "परिवर्तन दिखाएँ" के साथ संयोजित करने से एक संतुलित अवलोकन प्राप्त हो सकता है। तेज़ और हालिया एक दीर्घकालिक लेखा परीक्षा के साथ.

अगर आपकी फ़ाइल SharePoint में है, तो याद रखें कि संस्करण नियंत्रण की कॉन्फ़िगर करने योग्य सीमाएँ होती हैं। सेटअप के दौरान, आप अधिकतम संस्करणों की संख्या निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें आप रखना चाहते हैं, और जब सिस्टम उस सीमा तक पहुँच जाता है, तो वह अंतिम संस्करण हटा देता है। सबसे पुराने नए लोगों के लिए जगह बनाने के लिए। अगर आपको और छूट चाहिए, तो उस संख्या को सिस्टम सीमा तक बढ़ाना संभव है, जिससे समय में पीछे जाने की क्षमता बेहतर हो जाती है। व्यापक शोध.

ऐतिहासिक संस्करणों पर निर्भर रहने वाली टीमों के लिए, SharePoint लाइब्रेरी में इस कॉन्फ़िगरेशन की समय-समय पर समीक्षा करना और इसे वर्कफ़्लो के अनुसार अनुकूलित करना उचित है: जितने अधिक दैनिक परिवर्तन होंगे, उतनी ही अधिक संख्या में परिवर्तन करना उचित होगा। रोके गए संस्करण ताकि कोई उपयोगी मार्ग न छूट जाए।

परिवर्तन फलक को रीसेट करना: कब और कैसे

वेब के लिए Excel में, डैशबोर्ड में दिखाई देने वाले परिवर्तन इतिहास को साफ़ करने का एक विकल्प होता है। यह फ़ाइल > जानकारी में स्थित है, और इसकी पुष्टि करने पर... पैनल साफ़ करें पुस्तक के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए। यह एक अपरिवर्तनीय कार्रवाई है और इसलिए, यदि आपको इसके साक्ष्य को संरक्षित करने की आवश्यकता है, तो इसे करने से पहले सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए। हालिया सहयोग.

भले ही आप पैनल से उस प्रविष्टि को हटा दें, फिर भी आप संस्करण इतिहास के माध्यम से पिछले संस्करणों को खोल या पुनर्स्थापित कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, आप पैनल से "ईवेंट सूची" हटा देते हैं, लेकिन आप इसे फिर से खोलने की क्षमता नहीं खोते। पिछली स्थिति में वापस लौटना फ़ाइल का तब तक उपयोग करें जब तक कि वे संस्करण सिस्टम पर मौजूद रहें।

एक्सेल में क्लासिक "ट्रैक परिवर्तन": यह क्या प्रदान करता है और इसकी समीक्षा कैसे करें

वर्षों तक, इस प्रोग्राम में एक पारंपरिक "ट्रैक चेंजेस" प्रणाली थी जिसे अब विरासत माना जाता है। यह एक्सेल फ़ाइल में संशोधनों को देखने का एक अच्छा तरीका था। इस सुविधा से कॉन्फ़िगर की गई कार्यपुस्तिकाओं में, प्रत्येक संपादन को सहेजने और साझा करने से कक्षों (नीले त्रिकोण) में चिह्न और पॉप-अप टिप्पणियाँ दिखाई देती थीं। परिवर्तन का विवरण और ज़िम्मेदार उपयोगकर्ता। हालाँकि यह अभी भी विशिष्ट परिदृश्यों में मौजूद है, आधुनिक सह-लेखन परिवेशों में इसे "परिवर्तन दिखाएँ" द्वारा प्रतिस्थापित कर दिया गया है।

अगर आपका संगठन अभी भी इसी तरीके का इस्तेमाल करता है, तो आप बदलावों को एक अलग शीट पर सूचीबद्ध कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, समीक्षा टैब से, ट्रैक चेंजेस खोलें और चुनें परिवर्तनों को हाइलाइट करें"नई शीट में परिवर्तन दिखाएँ" विकल्प चुनें और OK से पुष्टि करें: Excel "इतिहास" नामक एक शीट जोड़ देगा परिवर्तन के लिए विवरण पुस्तक से उद्धृत.

इन संपादनों की समीक्षा "समीक्षा > परिवर्तन ट्रैक करें > परिवर्तन स्वीकार करें या अस्वीकार करें" से भी प्रबंधित की गई थी। वहाँ आप उन्हें एक-एक करके स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं, या "सभी स्वीकार करें" या "सभी अस्वीकार करें" विकल्पों का उपयोग करके उन्हें बैचों में संसाधित कर सकते हैं, और किसी भी समय बंद कर सकते हैं। पृष्ठ पर वापस जाएँ.

इस पद्धति का उन पुस्तकों के लिए महत्व है जो पहले से ही उस प्रणाली के साथ बनाई गई थीं, लेकिन यह एकीकरण और सह-लेखन अनुभव प्रदान नहीं करता है जो आज क्लाउड और शो चेंजेस पैनल प्रदान करते हैं, जहां जानकारी बेहतर ढंग से संरेखित होती है सहयोगी संपादन एन tiempo असली।

संस्करणों और सीमाओं की तुलना: आप एक्सेल से क्या अपेक्षा कर सकते हैं और क्या नहीं

एक्सेल फ़ाइल में हुए बदलावों को देखने के बजाय, कई उपयोगकर्ता बस "एक नज़र में" यह जानना चाहते हैं कि पिछले संस्करण और वर्तमान संस्करण के बीच क्या बदलाव हुए हैं, बिना दो फ़ाइलों को एक साथ खोले। व्यवहार में, एक्सेल में ऐसा कोई मूल टूल शामिल नहीं है जो यह कार्य करता हो। विस्तृत अंतर किन्हीं दो स्थानीय फ़ाइलों के बीच। यह सह-लेखक पुस्तकों के लिए परिवर्तन दिखाएँ (एक हालिया और बहुत ही व्यावहारिक सुविधा) और पिछले संस्करणों को खोलने के लिए संस्करण इतिहास और, यदि लागू हो, तो सुविधाएँ प्रदान करता है। उन्हें पुनर्स्थापित करें.

कुछ उपयोगकर्ता दो सहेजी गई फ़ाइलों की तुलना करने के लिए स्प्रेडशीट कम्पेयर (कुछ Office इंस्टॉलेशन का हिस्सा) नामक एक उपयोगिता का उल्लेख करते हैं। इसका उपयोग करने के लिए, आपको अपने कंप्यूटर पर पिछले संस्करण की एक प्रति की आवश्यकता होगी; यह एक्सेल में कोई "जादुई बटन" नहीं है, बल्कि एक अलग टूल है जो वर्कबुक की तुलना करता है और परिणाम प्रदर्शित करता है। मतभेदयदि आप क्लाउड में काम नहीं करते हैं तो यह उपयोगी है, हालांकि इसके लिए स्थानीय संस्करण रखने का अतिरिक्त कदम उठाना पड़ता है।

फ़ोरम में यह पढ़ना आम बात है कि "सामग्री को पहले से तैयार किए बिना किसी भी संस्करण की तुलना वर्तमान संस्करण से करने का कोई मूल, तेज़ और सार्वभौमिक तरीका नहीं है"। और यह बात समझ में आती है: हर छोटे से छोटे बदलाव को रिकॉर्ड करने के लिए, संग्रह को भारी मात्रा में सामग्री संग्रहित करनी होगी। मेटाडाटाइससे इसका आकार काफी बढ़ जाएगा और इसका प्रबंधन जटिल हो जाएगा, विशेषकर उन पुस्तकों के मामले में जिन्हें प्रतिदिन अद्यतन किया जाता है।

यदि आप विंडोज़ में काम करते हैं, तो फ़ाइल एक्सप्लोरर आपको सूचना कॉलम (निर्माण तिथि, संशोधन तिथि, आदि) जोड़ने की सुविधा देता है, लेकिन ये फ़ाइल-स्तरीय मेटाडेटा हैं, न कि किसी फ़ाइल का इतिहास। प्रति कोशिका परिवर्तनप्रणाली का एक अन्य विकल्प है फ़ाइल इतिहासजो संशोधित फ़ाइलों की प्रतियां लेता है ताकि उन्हें पुनर्स्थापित किया जा सके; बदले में, यह डिस्क स्थान का उपभोग करता है और इसका दर्शक नहीं है बारीक परिवर्तन जैसे की।

परिचालन सारांश में: यदि आप Excel (OneDrive/SharePoint) के साथ सह-लेखन कर रहे हैं, तो हाल के परिवर्तनों के लिए "परिवर्तन दिखाएँ" और लंबी अवधि के लिए "संस्करण इतिहास" का उपयोग करें। यदि आपका वर्कफ़्लो स्थानीय है, तो संस्करणों को सहेजें और, जब आपको तुलना करने की आवश्यकता हो, तो परिवर्तनों का मानचित्र प्राप्त करने के लिए स्प्रेडशीट तुलना जैसे तुलना टूल का उपयोग करने पर विचार करें। मतभेद फ़ाइलों के बीच.

एक्सेल फ़ाइल में बदलावों को देखने का इकोसिस्टम क्लाउड में और सह-लेखन के साथ काम करते समय शक्तिशाली समाधान प्रदान करता है: "परिवर्तन दिखाएँ" फलक आपको "यहाँ और अभी" की जानकारी देता है, जबकि संस्करण इतिहास और SharePoint सेटिंग्स समय सीमा का विस्तार करती हैं। स्थानीय परिदृश्यों में, तुलना के लिए प्रतियाँ सहेजना और बाहरी उपयोगिताओं पर निर्भर रहना आवश्यक है। यह जानकर कि क्या लॉग किया गया है और क्या नहीं, और उचित कॉन्फ़िगरेशन सुनिश्चित करके, आप प्रक्रिया पर यथार्थवादी और कुशल नियंत्रण रख सकते हैं। एडी का निशानमाहौल आपकी स्प्रेडशीट में.

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डैनियल टेरासा

विभिन्न डिजिटल मीडिया में दस वर्षों से अधिक अनुभव के साथ प्रौद्योगिकी और इंटरनेट मुद्दों में विशेषज्ञ संपादक। मैंने ई-कॉमर्स, संचार, ऑनलाइन मार्केटिंग और विज्ञापन कंपनियों के लिए एक संपादक और सामग्री निर्माता के रूप में काम किया है। मैंने अर्थशास्त्र, वित्त और अन्य क्षेत्रों की वेबसाइटों पर भी लिखा है। मेरा काम भी मेरा जुनून है. अब, मेरे लेखों के माध्यम से Tecnobits, मैं उन सभी समाचारों और नए अवसरों का पता लगाने का प्रयास करता हूं जो प्रौद्योगिकी की दुनिया हमारे जीवन को बेहतर बनाने के लिए हमें हर दिन प्रदान करती है।